Vrijeme je najmanje korišten hrvatski kapacitet

Koliko vrijeme postaje sve bitniji faktor kod donošenja različitih odluka u politici i gospodarstvu, u kontekstu dugotrajne recesije?

Vrijeme je jedno od presudnih komponenti u politici i gospodarstvu, odnosno u svim djelatnostima u kojima se želi postići neki cilj. Političari obično imaju određeni mandat u kojem trebaju dobro analizirati postojeću situaciju, zacrtati ciljeve te sustavnim aktivnostima dovesti do njihovog ostvarenja. ako ne krenu na vrijeme, situacija svaki danom postaje sve teža, jer raste interes i prosuđivanje javnosti, a smanjuje se strpljenje. Dodatno, za neke važne odluke i njihove provedbe svakako treba odabrati pravu strategiju te prave trenutke za povlačenje ključnih poteza, što se nikako ne može napraviti u situaciji vremenske stiske.

Štoviše, ako u tim trenutcima trebamo pregovarati s nekim kako bi dobili ono što nam je potrebno te ako druga strana zna da nam je vrijeme ograničavajući faktor, tada pravih pregovora zapravo ne može ni biti. U recesiji sve to dobiva veliku dodatnu težinu, jer su izrazito ugroženi brojni socioekonomski resursi, pa svaka minuta odgađanja odluka ili besciljne improvizacije ima snažne negativne posljedice. Zato recesija traži vrsne stratege koji mogu brzo i kvalitetno procijeniti situaciju te donijeti nekoliko najvažnijih odluka koje mogu trenutačno pokrenuti situaciju s mrtve točke. Istovremeno, oni moraju isplanirati srednjoročnu i dugoročnu strategiju, sve do razine konkretnih poteza koji se moraju napraviti već danas, kako bi se one i ostvarile u željenom roku.

Čovjek posjeduje osjećaj za vrijeme kako bi se orijentirao, organizirao i preživio. Upravo se to prenosi i na poslovni svijet i upravljanje vremenom u organizacijama. No, vrijeme je toliko zanemaren faktor i resurs u domaćoj politici i biznisu da bi netko mogao pomisliti da se ovdje otkrilo kako vratiti vrijeme unazad. Tomu ipak nije tako. Vrijeme je jedini resurs koji samo možemo potrošiti, ali ne i obnoviti. Zato organizacije i ljudi općenito upravljanje vremenom često uzimaju zdravo za gotovo.

Vrijeme je novac

Svima je dobro poznata slavna izreka - vrijeme je novac. Što to točno znači za organizacije? Regrutacija zaposlenika, proizvodnja, transport, prodaja, usluge - sve navedeno zahtijeva stručnost, obuku i operacionalizaciju. Da bi netko obavljao svoj posao vješto, brzo i efikasno potrebno ga je za to obučiti. Da bi netko bio obučen, potrebno je platiti osobu koja taj posao može napraviti. Sve to zahtjeva ulaganje vremena i novca.

U današnjem svijetu čini se kako želimo da sve bude brzo i učinkovito, kako bismo što manje trošili. Često i ne prepoznamo da ako nešto radimo brzo, da gubimo na kvaliteti, a na taj način gubimo još više vremena jer nas u budućnosti čekaju problemi koji su posljedice takvog pristupa i popravci svega što je krenulo po zlu. Također se događa to da se za provedbu projekata čeka zadnji čas, da mnogi sjede i odugovlače misleći da je život lagan i lagodan. Ipak, brojne su posljedice kada vrijeme uzimamo zdravo za gotovo te ne iskorištavamo vrijeme kako bismo napredovali unutar organizacije, a tako i u društvu. Pritom nam se radno vrijeme čini kao nešto što treba izdržati te ne možemo u njemu uživati. 

Kako to izgleda u praksi unutar organizacija, pod kolikim i kakvim pritiskom su vlasnici, menadžeri, zaposlenici? Znate li neke primjere gdje su loš tajming i odugovlačenje doveli do negativnih ili pak pozitivnih posljedica?

Kada je tržište u pitanju, situacija s vremenom je još složenija, jer su promjene vrlo brze, pa traže i brzu reakciju, ako poduzeća namjeravaju opstati i uspješno poslovati. Generalno gledano, u današnjem poslovnom i političkom svijetu svakako više uopće nema vremena za tugovanje zbog nepovoljnih promjena i traženje krivaca u vanjskim okolnostima, jer se tako sve više gubi korak za onima koji brzo odgovaraju na promjene i postižu uspjehe.

Tada nam hvatanje koraka s njima izgleda sve teže, sve dok nam se ne učini nemogućom misijom. U takvim okolnostima lako se izgubi volja za otkrivanjem bilo kakvih mogućnosti koje nam stoje na raspolaganju za izlazak iz krize, što krizu svakim trenutkom čini sve dubljom. Tada nam ostaje samo nadati se da će se nešto globalno povoljno dogoditi što će povoljno utjecati i na nas, ali takva strategija je vrlo hazarderska, jer nas čini ovisnima o drugima i oslabljuje naše snage, pa čak i svojevrsni elementarni nagon za temeljnu samoodrživost. Treba prestati razmišljati o vremenu kao nečem što treba preživjeti bez obzira što se događa. 

Odgađanje - neprijatelj uspjeha

Odgađanje ili prokrastinacija na radnom mjestu češća je nego što mislite. Jeste li ikada zavirili u računalo svojih kolega ili zaposlenika koji su vam se našli na putu dok ste se bavili drugim obvezama? Sigurno ste nekad ugledali utakmicu, pasijans ili portal vijesti na njihovim ekranima. Sve samo ne ono što tamo treba biti. I zapitali se - pa što ti ljudi rade ako ne svoj posao? Odgovor je - odgađaju i odugovlače. Ako se vaši zaposlenici osjećaju premoreni pokušajte ustanoviti zašto je to tako.

Prokrastinatori misle da ono što je nevidljivo oku nadređenog kao i da ne postoji. No, to nije baš tako. Iako se na kraju dana radne obveze ispune, odgađanje i ne iskorištavanje “slobodnog hoda” tijekom radnog vremena uvelike može utjecati na uspjeh organizacije. I to negativno. Umjesto odugovlačenja i popunjavanja viška vremena nesvrsishodnim aktivnostima, zaposlenici bi mogli prijeći na nove zadatke i izazove čije bi obavljanje organizaciji donijelo više uspjeha pa time i više prilika za daljnji rad i napredak.

No, teško je očekivati da će sam radnik doći nadređenom i tražiti još posla. Zbog toga je uloga menadžera da regulira tijek i trajanje obavljanja dužnosti svojih zaposlenika. U suradnji sa svojim zaposlenicima menadžer se treba fokusirati na kvalitetno upravljanje vremenom te doći do zaključka koliko je posla dovoljno izazovno, ali ne izaziva sagorijevanje. Na taj način se organizaciji mogu otvoriti nova vrata za bolje i veće projekte te donijeti veći poslovni uspjeh za sve uključene.

Tada, sada i onda

Brojne organizacije ili pojedinci u poslovnom svijetu pretjerano su usmjereni na upravljanje vremenom u budućnosti ili analiziranje već proteklog vremena. Važno je uzeti u obzir faktore koji su ostavili posljedice na upravljanje vremenom sada kao i što je važno stvaranje strateškog plana za dobro funkcioniranje u budućnosti.

No, moramo se zapitati - što poduzimamo upravo sada? Jer “lako” je napraviti plan, no ako ga se ne držimo te ako trošimo vrijeme na nerealistične planove ili one koji nam dopuštaju previše slobodnog vremena, onda nam vrijeme koje imamo u ovom trenutku klizi kroz prste. Ne trebamo zamijeniti planiranje s obavljanjem posla. Važno je usmjeriti se na akcije i ponašanja koja možemo poduzeti ovog trenutka kako vrijeme kao resurs ne bismo tek tako trošili. Vrijeme treba biti vaše zadovoljstvo, a ne muka.

Primjećujete li da je češće odgađanje odluka i poteza ili s, druge strane, brzopleto donošenje istih? Kako se s tim nose organizacije kod nas i vani, kako Vlade itd. i kako bi se trebalo 'ponašati' s vremenom na svim razinama?

Za razliku od ostalih, vrijeme je jedini resurs kojeg svake sekunde imamo sve manje i to je nešto što mnogi često zaboravljaju. Ponašaju se kao da imaju svo vrijeme svijeta da naprave ono što su namjeravali. Osvještavanje počinje s približavanjem rokova, kada najčešće brzopleto krećemo u akciju spašavanja svega što se spasiti može. Ovakav scenarij se često događa u hrvatskom gospodarstvu.

Rokovi su dio svačijeg života, a osobito poslovnog života. Iako su za mnoge izvor nemira, stresa i pritiska, iznimno su važni. Bitno ih je postaviti za svaki zadatak i obvezu i neizbježni su za uspješno upravljanje vremenom i glatko funkcioniranje organizacije. Da nema rokova, organizacija ne bi imala sustav te bi s time i propala. Organizacije, odjeli i pojedinačni zaposlenici ovisni su jedni o drugima kako bi taj sustav funkcionirao - stoga ako kasni jedan, kasnit će i drugi, i treći...

Rokovi su nešto što ljude “tjera” da vrijeme koje imaju na raspolaganju shvate ozbiljno, krenu raditi na vrijeme i ne riskiraju probijanje rokova. Kada imamo rok, uvijek je potrebno gledati da se stvari obave što prije kako bismo ostavili i vremena za pogreške. Najčešće posljedice koje probijanje roka i loše upravljanje vremenom nose sa sobom nisu vrijedne takvih postupaka. No, treba se zapitati - zašto vrijeme shvaćamo ozbiljno samo onda kada imamo nešto za izgubiti bila to poslovna prilika, novac ili radno mjesto?

Rad po pritiskom

Možda vam puko postojanje roka ne stvara dovoljnu motivaciju za njegovo stizanje. Tu se postavlja pitanje: „Što nas uistinu motivira i tjera na rad?“ Odgovor na to pitanje važno je kako bismo kvalitetno iskoristili vrijeme i održali razinu produktivnosti.

S druge strane, rad pod vremenskim pritiskom uvijek potiče da donesemo samo one odluke koje nas odmiču od neke neposredne velike opasnosti. Manjak vremena nam onemogućuje da iz određene situacije izvučemo maksimum. Iz toga proizlazi da, ako stalno donosimo odluke pod vremenskim pritiskom, odnosno ako ne znamo koristiti vrijeme planski, uspijevat ćemo se uvijek samo provlačiti, odnosno izvlačiti od opasnosti, što je daleko od nekog stvarnog postignuća. Isto takav će nam biti i imidž, a to je nešto o čemu stvarno treba dobro razmisliti.

Kultura i mentalitet

Velik utjecaj na razumijevanje i shvaćanje vremena kao važnog poslovnog resursa ima kultura u kojoj živimo. Svi smo barem jednom na televiziji uočili užurbane ljude u poslovnoj odjeći kako žustro hodaju ulicama New Yorka ili druge metropole u holivudskim filmovima. Ponekad se divimo njihovoj predanosti, asertivnosti, ambicijama, usmjerenosti na ciljeve i velikim snovima. A ponekad je taj prizor zastrašujuć i tjera nas da se zapitamo želimo li iskoristiti svaku sekundu na produktivnost, zarađivanje i napredovanje organizacije. Iako sanjamo o kvalitetnom životu i poslovnom uspjehu, ljudski je istovremeno željeti spor život pun uživanja te posvećivanju sitnicama i bližnjima.

Teško je balansirati ova dva ekstrema koja uvelike definira kultura u kojoj smo odrastali. Ponekad se vrijednosti unutar kulture kose s osobnim ciljevima. Također, moguće je da ono što želimo ostvariti nije ostvarivo u okruženju gdje se trenutno nalazimo. Tada je vrijeme za promjene, sredine ili mentaliteta. Unatoč poznavanju različitosti između politike, gospodarstva i navika radnog naroda između država, ponekad se aspekti okruženja u kojem živimo ne shvaćaju kao značajni faktori koji utječu i na poslovnu kulturu.

Naše okruženje i kulturne norme imaju veliki utjecaj na razumijevanje i shvaćanje vremena i njegove vrijednosti. Važno je uspostaviti ravnotežu između svega što radimo i poslovno i privatno i jedino tako ćemo postići sreću i uspjeh.