Upravljanje vremenom kojim raspolažete i ciljevima koje želite postići zapravo je upravljanje samim sobom.
Zamislite da vam na početku svakog dana netko na račun stavi 86.400 kuna i kaže da ih možete trošiti samo do kraja tog dana te da sve što vam ostane neiskorišteno odlazi u nepovrat. I onda dođe novi dan, vaš dobrotvor vam opet pokloni 86.400 kuna koje možete iskoristiti samo tog dana. Sljedećeg dana opet isto, kao i sljedećeg, i sljedećeg itd. Imajte na umu da ono što je ostalo nepotrošeno ne ostaje za sutra, već tih 86.400 kuna na raspolaganju imate samo taj jedan dan. Što biste učinili? Vjerujem da biste prije svega bili neizmjerno sretni na takvom daru. Također, sigurna sam da bi većina nas sve svoje potrebe, znanje, iskustvo, kreativnost, dosljednost stavila u službu razmišljanja kako te poklonjene novce iskoristiti na najbolji mogući način.
Kao i dobročinitelj iz prethodne priče, život je jednako tako velikodušan. Svaki dan poklanja nam 86.400 sekundi da radimo s njima što poželimo, da ih iskoristimo kako nam najviše odgovara, ali nam istovremeno poručuje da jednom kad dan završi te sekunde su nepovratno prošle. Stavljamo li uistinu sve svoje potrebe, znanje, iskustvo, kreativnost, dosljednost u službu maksimalnog korištenja tog dara? Jesmo li mi uopće svjesni koliko nam je vremena na raspolaganju? Razumijemo li zapravo svjesni koliko je našeg vremena pod našom kontrolom? Razumijemo li koliko je upravljanje vremenom važno i korisno?
Zašto baš ova priča?
Možda ste se tijekom ove priče pronašli ili zamislili ili vas je čak potakla na razmišljanje o svome životu. Neki će se pronaći u ovoj priči pitajući se koliko često u životu propuste maksimalno iskoristiti svoje vrijeme. I koliko često izgube dragocjene sate, dane, mjesece, čak i godine, jer se ne mogu organizirati, jer odgađaju, odugovlače, jer je svakim novim danom sve teže i teže pokrenuti se i motivirati na akciju. Drugi će se kroz priču vidjeti potpuno drugačije. Sjetit će se koliko truda ulažu u svakodnevne aktivnosti. Koliko energije troše trčeći sa zadatka na zadatak, balansirajući između privatnog i poslovnog života. Istovremeno osjećaju kao da ništa ne stižu, da nemaju dovoljno vremena za spavanje, a kamoli za razgovor s bližnjima, djecom, parterom ili roditeljima. Pronašli se u prvoj ili u drugoj skupini, zaključak je isti: svoje vrijeme ne koristimo dovoljno kvalitetno i na vlastito zadovoljstvo.
Sigurno je da svi imamo jednaku količinu vremena. Međutim, neki stignu napraviti sve što žele, a neki ne. Pred spavanje, rezimirajući učinjeno, neki se osjećaju ispunjeno i zadovoljno, no mnogi se začuđeno pitaju „Pa gdje mi je proletio dan?“. Nažalost, ovo ne ostaje samo kao jedan dan, nego se, nakon dan za danom, nađemo u ciklusu nezadovoljstva životom. No, pozitivna stvar je što ovom ciklusu možete stati na kraj i promijeniti svoj život u onaj u kojemu se osjećate ispunjeno. Zbog toga ćete u ovom tekstu moći pronaći rješenje za upravljanje vremenom i vaš mudriji način rada.
Stavite najvažnije na prvo mjesto
Dvije karakteristike koje definiraju neku aktivnost su hitnost i važnost. Hitno je ono čemu odmah treba obratiti pozornost. To znači „Sad!“. Hitne stvari djeluju na nas tako da nam stvaraju osjećaj hitnosti tjeraju nas da ih odmah napravimo. Primjerice; kada vaš telefon zvoni - to je hitna stvar. Većina ljudi ne može zamisliti da jednostavno puste telefon zvoniti. S druge strane, možete satima pripremati materijale, razmišljati o mogućim rješenjima i konačno otići u nečiji ured kako biste razgovarali o nekom problemu, ali ako telefon zazvoni dok ste tamo, najčešće će te taj poziv smatrati važnijim od vašeg posjeta.
Hitne stvari su jako vidljive. One nas pritišću i zahtijevaju akciju. Obično su nam ispred nosa i čine nam se važnima u tom trenutku. No, važno je za napomenuti da one često mogu biti i nevažne. Važnost je, s druge strane, povezana s rezultatima i zadovoljstvom. Ako je nešto važno, onda to pridonosi našim ciljevima, našim potrebama, našim željama, našim vrijednostima, našoj osobnoj misiji. Dok na hitne stvari reagiramo, važne aktivnosti koje nisu hitne zahtijevaju više inicijative, više proaktivnosti. Zato puno nas, kada obavimo hitne aktivnosti, nemamo energije niti motivacije baviti se onime što zahtijeva više energije i ulaganja. No, ipak moramo djelovati kako bismo iskoristili mogućnosti, kako bismo izazvali događaje. I upravo zbog toga, često nas je lako skrenuti da reagiramo na hitno, a zanemarimo ono uistinu važno što nas čini zadovoljnima i ispunjenima.
Hitne aktivnosti u našim svakodnevnim životima
Kako ovo neuspješno upravljanje vremenom izgleda u svakodnevici? Vrijeme najčešće provodimo ili gaseći požare, rješavajući krize i spašavajući brod koji tone (hitne i važne aktivnosti). Ili reagiramo na aktivnosti koje se čine hitnima, no istovremeno se takva hitnost najčešće temelji na prioritetima i očekivanjima drugih, a ne nas samih. Zbog takvih kradljivaca vremena jurimo od dovršavanja ključnog projekta čiji rok je pred vratima, javljamo se na svaki telefonski poziv, a telefon ne prestaje zvoniti, obavljamo neki „hitan“ posao koji je važan kolegi. Naravno, vrlo brzo se dogodi da se imamo potrebu odmoriti, stati, udahnuti, a onda skliznemo u aktivnosti koje nam nisu niti važne, niti hitne (kave, Internet, slaganje pošte …). I dođe kraj dana, a da nismo stigli pronaći vremena za brigu i uveseljavanje sebe, za razgovor s najbližima, za razradu sjajne nove ideje koja nam je pala na pamet. Ovo se najčešće događa jako često i bez prekida te dovodi do sagorijevanja ili, u još gorem slučaju, do težih psiholoških poteškoća.
E.M.Grey cijelog je života tražio zajednički nazivnik svim uspješnim ljudima. Otkrio je da to nije naporan rad, sreća ili lukavost u međuljudskim odnosima, već navika da se najvažnije stvari stave na prvo mjesto i steknu vještine za uspješno upravljanje vremenom. Zvuči logično i jednostavno, zar ne, no unatoč tome se pitate kako to propustimo učiniti. Što napraviti?
Kako biti osobno učinkovit
Definirajte vlastitu viziju. Kako biste znali što je to što želite staviti na prvo mjesto u svom životu, trebate pronaći vlastitu viziju. Vrlo je jednostavno. Jedno popodne posvetite sebi i odgovorite na sljedeća pitanja: Što mi je najvažnije u životu? Što za mene ima najviše smisla? Tko u životu želim biti i što želim raditi? Koji su moji najvažniji odnosi i kako im želim doprinijeti? Koje osjećaje želim doživljavati? Odgovor na ta pitanja bit će vodstvo i glavna smjernica u planiranju vaših trenutaka. Ako se ne možete sjetiti odgovora ili niste sigurni imate li ove odgovore, nemojte se uznemiriti. Na ova pitanja ne morate hitno odgovoriti. Ništa se neće dogoditi ako odmah ne smislite odgovore. Dopustite si da vam ovo bude vrijeme za vas i idite svojim tempom.
Identificirajte svoje životne uloge. Ponekad u svakodnevnom žrvnju zaboravimo na uloge koje aktualno nisu hitne (npr. ulogu partnera, ulogu prijatelja ili ulogu osobe koja se brine sama o sebi). Svjesno ili nesvjesno ih odlučimo ostaviti po strani do trenutka kad ćemo imati više vremena. No, uskoro se probudimo i iznenadimo kad uvidimo da se nešto što nam se činilo sigurnim i stabilnim aspektom našeg života odjednom pretvorilo u brod koji tone. Shvatimo da smo propustili baviti se stvarima koje su nam uistinu važne, ali nas nisu pritiskale svojom hitnošću. Stoga, zapišite svoje najvažnije uloge, imajte ih neprestano na umu i podsjećajte se koliko su vam sve važne.
Što vam je raditi?
Izaberite svoje ciljeve. Sljedeći korak je odrediti dva ili tri važna rezultata koje želite ostvariti u svakoj ulozi, i to u nekom kratkom razdoblju, npr. tijekom sljedećeg tjedna ili mjeseca. Barem dio tih aktivnosti neka budu one važne, no ne nužno i hitne stvari. Hoće li to biti rad na realizaciji novih prijedloga za povećanje poslovne uspješnosti, ili odlazak s djetetom u kino, ili razgovor s partnerom o budućnosti, na vama je da odlučite. U svakom slučaju, time ćete učvrstiti brod kojim plovite kroz život. Rasporedite prethodno predviđene aktivnosti u svoj tjedni raspored. Pritom planirajte samo 60% svog vremena, a 20% ostavite za nepredviđene i neočekivane situacije, i 20% za spontane i društvene aktivnosti.
I na kraju, recite „ne“ hitnim, ali nevažnim stvarima. Kad odlučite koji su vam prioriteti i zbog čega su vam ti prioriteti važni, imat ćete i hrabrosti da, ljubazno i sa smiješkom, bez opravdavanja, kažete „ne“ drugim aktivnostima. To se postiže time što u vama plamti neki veći „da“. Naime, neprijatelj „najboljeg“ često je „dobro“. Drugim riječima, imajte na umu da uvijek nečemu govorite „ne“. Ako ne vidljivim, hitnim (ali ne toliko bitnim) stvarima u svom životu, onda vjerojatno temeljnim, važnijim stvarima. Kao što Stephen Covey kaže: „Čak i kad je ono što je hitno dobro, to dobro vas može spriječiti da učinite ono najbolje, da date svoj jedinstveni doprinos, ako vi to dopustite.“
Upravljanje vremenom - vaše veliko rješenje
Upravljanje vremenom kojim raspolažete i ciljevima koje želite postići zapravo je upravljanje samim sobom. Svaki trenutak je trenutak odluke: ili mi preuzimamo upravljanje sobom ili nama upravljaju okolnosti odnosno drugi. Ili mi ostvarujemo svoje ciljeve ili drugi ostvaruju svoje ciljeve pomoću nas. Kad shvatite da se ne radi o tome kako puše vjetar, već kako ćete vi postaviti svoje jedro, svojih 86.400 sekundi znat ćete iskoristiti na pravi način. Na vaše, a time i na tuđe zadovoljstvo. Uživajte u toj mogućnosti koju imate i iskoristite ju.
Stoga, prije nego što počnete vježbati upravljanje vremenom, prisjetimo se nekoliko savjeta za uspješno upravljanje vremenom: znajte kako provodite vrijeme; držite se dnevnog rasporeda; postavite prioritete; najprije odradite najteži zadatak; odradite slične zadatke zajedno; postavite razumna vremenska ograničenja; naučite kada reći ne; izbjegavajte multitasking; koristite alate za upravljanje vremenom (primjerice planere, kalendare ili bilježnice u koje ćete si organizirati vrijeme i aktivnosti).
I, naravno, nemojte biti prestrogi prema sebi! Nove navike i vještine zahtijevaju vrijeme i trud. Nemojte od sebe očekivati da ćete promijeniti život u jednom danu. Krenite s jednom aktivnosti (to može biti planiranje ili dodavanje hobija u raspored) i dopustite da ta aktivnost postane navika. Tek onda krenite s drugom. Nemojte nikako sumnjati u sebe! Samo krenite svojim tempom i iznenadit će vas koliko vi sami možete poboljšati kvalitetu svog života.
