Upravljanje učinkom zaposlenika u organizacijama holistički je proces koji uključuje više različitih procesa upravljanja ljudskim resursima. U tom kontekstu najvažniju ulogu ima najviše vodstvo organizacije kao i voditelji svih razina. Upravo oni trebaju postaviti okvire željene učinkovitosti, što je temelj kvalitetnog sustava upravljanja učinkom. Oni imaju ključnu ulogu i u dosljednom provođenju sustava upravljanja učinkom na razini cijelog poduzeća. Kontinuirano praćenje rada zaposlenika, davanje povratne informacije i postavljanje individualnih ciljeva za razvoj svakog zaposlenika ključni su zadaci voditelja. Kako bi to radili na pravi način, važno je imati kvalitetno postavljen sustav upravljanja učinkom kao i kvalitetno razvijene vještine vođenja kao i upravljanje talentima.
Velik broj istraživanja pokazao je da menadžeri često ne vide smisao sustava upravljanja učinkom. Istovremeno, podaci i dalje pokazuju da u mnogim organizacijama nedostaje aktivnog rada s timovima i zaposlenicima što negativno utječe na organizacijski imunitet. Zaposlenici su često prepušteni sami sebi, bez adekvatnog vođenja, podrške i usmjeravanja. Upravo su to karakteristike koje su nužne da bi se zaposlenici osjećali motivirano na svome radnom mjestu i da bi u organizaciji na sceni bila pozitivna organizacijska klima.
Razumijevanje upravljanja učinkom
Formalni program upravljanja učinkom pomaže menadžerima i zaposlenicima da oči u oči vide očekivanja, ciljeve i napredak u karijeri, uključujući kako se rad pojedinca usklađuje s cjelokupnom vizijom poduzeća. Općenito govoreći, upravljanje učinkom promatra pojedince u kontekstu šireg sustava radnog mjesta. U teoriji, tražite apsolutni standard izvedbe, iako se to smatra nedostižnim. Programi upravljanja učinkom koriste tradicionalne alate kao što su stvaranje i mjerenje ciljeva. Također, imaju za cilj definirati kako izgleda željeni učinak i razviti procese za mjerenje učinka. Međutim, umjesto tradicionalne paradigme pregleda na kraju godine, upravljanje učinkom svaku interakciju sa zaposlenikom pretvara u priliku za učenje. Ponekad ta interakcija ima svrhu razgovora isključivo ciljeve, a ponedak je i važna psihološka podrška zaposlenicima kako bi ustrajali na ostvarenju ciljeva.
Menadžeri mogu koristiti alate za upravljanje učinkom kako bi prilagodili tijek rada, preporučili nove smjerove djelovanja i donijeli druge odluke koje će pomoći zaposlenicima da postignu svoje ciljeve. Zauzvrat, to pomaže organizaciji da postigne svoje ciljeve i postigne optimalne rezultate. Na primjer, voditelj odjela prodaje osoblju daje ciljne količine prihoda koje moraju postići u određenom razdoblju. U sustavu upravljanja učinkom, uz brojke, upravitelj bi ponudio smjernice koje bi pomogle prodavačima da uspiju.
Usredotočenost na stalnu odgovornost može stvoriti zdravije, transparentnije radno okruženje, a naglasak na redovitim sastancima može poboljšati internu komunikaciju. Budući da upravljanje učinkom uspostavlja konkretna pravila, svatko ima jasniji osjećaj očekivanja. Kada su očekivanja jasna, smanjuje se stres na radnom mjestu. Zaposlenici ne pokušavaju impresionirati menadžere obavljanjem nekog slučajnog zadatka, a menadžeri se ne brinu o tome da kažu zaposlenicima da ne rade dobro posao. Ako sustav funkcionira, oni to vjerojatno već znaju.
Ciklus programa za upravljanje učinkom
Proces ili ciklus upravljanja učinkom niz je od pet ključnih koraka:
- Planiranje
Ova faza uključuje postavljanje ciljeva zaposlenika i komuniciranje tih ciljeva s njima. Iako bi ti ciljevi trebali biti objavljeni u opisu poslova kako bi se privukli kvalitetni kandidati, trebali bi se ponovno priopćiti tijekom postupka procjene, assessment centra te kada ti kandidati postanu novi zaposlenici. Ovisno o procesu upravljanja učinkom vaše organizacije, možda ćete morati dodijeliti postotak svakom cilju kako biste mogli mjeriti njegovo postignuće.
- Praćenje
Tijekom ove faze menadžeri trebaju pratiti učinak zaposlenika na postavljenim ciljevima. Ovdje dolazi do izražaja kontinuirano upravljanje učinkom. S pravim softverom za upravljanje učinkom možete pratiti učinak svog tima u stvarnom vremenu i izvršiti revizije i ispravke kada je to potrebno.
- Razvijanje
Ova faza uključuje korištenje podataka dobivenih tijekom faze praćenja za poboljšanje učinka zaposlenika. To može uključivati predlaganje tečajeva za osvježenje znanja, dodjeljivanje zadatka koji će im pomoći da poboljšaju svoje znanje i učinak na poslu ili promjenu procesa razvoja zaposlenika kako bi se poboljšao učinak ili održala izvrsnost.
- Ocjenjivanje
Učinak svakog zaposlenika mora se ocjenjivati redovito. Procjene su ključne za određivanje stanja uspješnosti zaposlenika i uvođenje promjena u skladu s tim. I kolege i menadžeri mogu dati ove ocjene za povratnu informaciju od 360 stupnjeva.
- Nagrađivanje
Prepoznavanje i nagrađivanje dobrog učinka ključno je za upravljanje učinkom i bitan dio angažmana zaposlenika. Otvorite novi prozor. To možete učiniti jednostavnom zahvalom, društvenim priznanjem ili sveobuhvatnim programom nagrađivanja zaposlenika koji redovito prepoznaje i nagrađuje izvrsnost u vašoj organizaciji.
Proces upravljanja učinkom: najbolje prakse
Prije nego što napravite bilo kakve promjene u svom trenutnom procesu upravljanja učinkom ili alatima, morate razumjeti što trenutno funkcionira u procesu, što ne i zašto je to tako. Odjel za ljudske resurse bi trebao ispitati zaposlenike i menadžere te prikupiti mišljenja o trenutnom procesu i prijedloge o tome što bi se moglo učiniti bolje.
Tada možete prenijeti interne nalaze, zajedno sa istraživanjima, poslovnim vođama i donositeljima odluka koji mogu sponzorirati i potaknuti promjene u poslovanju. Pokažite im utjecaj poboljšanog procesa upravljanja učinkom na poslovne rezultate.
Odaberite pravi pristup
Dva su uobičajena pristupa upravljanju učinkom. Bihevioralni pristup gdje se ponašanja identificiraju i ocjenjuju, a zaposlenici se ocjenjuju na temelju njihovog ponašanja i truda. Ovaj je pristup prikladan za davanje detaljnih povratnih informacija o ponašanju mapiranjem poželjnih budućih ponašanja i kada je pojedinačne rezultate teško izmjeriti. Primjeri uključuju pojedinačne igrače u timu, pomoćno osoblje ili stručnjake za ljudske resurse.
Pristup usmjeren na rezultate, odnosno zaposlenici se ocjenjuju na temelju objektivnih kriterija. Fokus nije na inputu nego na outputu u smislu kvalitete i kvantitete. Ovaj pristup je prikladan kada postoji više načina za obavljanje posla. Važan je krajnji rezultat, a ne način na koji je postignut. Primjeri uključuju zaposlenike kontaktnih centara koji imaju specifične metrike uspjeha, kao i prodajne stručnjake.
Menadžeri su sastavni dio uspjeha vašeg programa upravljanja učinkom. Oni igraju vitalnu ulogu u angažiranju, motiviranju i razvoju zaposlenika. Stoga je ključno da Odjel za ljudske potencijale ima jasan plan za obuku menadžera za davanje i primanje konstruktivnih povratnih informacija.
Gdje stvari krenu krivo?
U stvarnom svijetu, pogrešne postavke sustava za upravljanje učinkom teško je ispraviti. Pogledajmo nekoliko uobičajenih zamki koje mogu zahtijevati i krizne intervencije.
- Loše postavljeni ciljevi
Odabir pravih meta je znanost i umjetnost. Ako su prejednostavni, neće poboljšati učinak. Ako su izvan dosega, zaposlenici ih neće ni pokušati dostići. Najbolji ciljevi su dostižni, ali uz potreban zdrav element ulaganja dodatnih napora.
- Nedostatak transparentnosti
Zaposlenici moraju vjerovati da njihovi ciljevi vode smislenom postignuću, odnosno ukupnom cilju poduzeća. Međutim, kako se metrika i ciljevi nižu kroz organizaciju, veza između individualnih napora i ciljeva organizacije često je nejasna ili razvodnjena. Različite razine menadžmenta, kako bi poboljšale svoj status ili osigurale da njihov učinak bude bolji od drugog odjela, mogu postaviti prepreke na putu ka ciljevima. Mjerni podaci na određenoj razini možda neće biti logično povezani s mjernim podacima koji se kaskadno spuštaju niz hijerarhiju.
- Nedostatak dijaloga
Upravljanje učinkom ne funkcionira bez česte, iskrene, otvorene i učinkovite komunikacije. Mjerni podaci nisu pasivna mjera napretka već aktivni dio svakodnevnog upravljanja organizacijom. Dnevna druženja u smjenama, razgovori o metodama koje se koriste na radnom mjestu, pregledi nakon radnji i slično pomažu angažiranju članova tima i zadržavanju fokusa na ono što je najvažnije.
- Nedostatak posljedica
Izvedba mora imati posljedice. Nagrađivanje dobrog učinka može biti važnije od kažnjavanja lošeg učinka. Većina poduzeća ima različite vrste formalnih i neformalnih sustava priznanja i nagrađivanja, ali malo ih čini dovoljno za ovu vrstu izgradnje morala, bilo u količini ili učestalosti. Proslave u klubu ili restoranu, isticanje na sastancima svih zaposlenika, nagrade za zaposlenike mjeseca i timska postignuća neprocjenjivi su u poticanju ponašanja koja poboljšavaju učinak i održavaju ga visokim.
Kako poboljšati proces upravljanja učinkom
Kako biste poboljšali proces upravljanja učinkom, postavite si pitanja: Što vaša radna snaga želi od upravljanja učinkom? Prije nego što možete napraviti bilo kakve praktične promjene u svojim trenutnim procesima i alatima, morate razumjeti što ne radi i zašto. Također morate odvojiti vrijeme da procijenite što vaši zaposlenici žele od programa upravljanja učinkom. Sljedeći korak je prenijeti svoje nalaze donositeljima odluka koji mogu sponzorirati i potaknuti promjene u vašoj organizaciji. Podijelite svoje interne nalaze kao i istraživanja stručnjaka utemeljena na dokazima koja pokazuju utjecaj koji poboljšani proces izvedbe može imati na poslovne rezultate.
Pružate li kontinuirano upravljanje učinkom? Iskustvo upravljanja učinkom trebalo bi se usredotočiti na povećanje motivacije. Za poticanje motivacije, proces upravljanja učinkom mora uključivati česte, stalne razgovore između zaposlenika i menadžera kako bi ciljevi, napredak i osobna postignuća ostali relevantni i najvažniji. Sadržaj tih razgovora jednako je relevantan kao i njihova učestalost. Motivacija je povezana s perspektivom usmjerenom na budućnost usmjerenom na razvojne mogućnosti. Menadžeri moraju autentično razgovarati sa zaposlenicima o njihovom uspjehu u karijeri, postizanju ciljeva i usklađivanju njihovog rada s glavnim prioritetima organizacije.
Imaju li menadžeri alate za proces upravljanja učinkom? Menadžeri su ključni za uspjeh programa upravljanja učinkom vaše organizacije. Oni igraju veliku ulogu u motiviranju, angažiranju i razvoju osoblja. Zbog toga je ključno osigurati da su menadžeri osposobljeni za davanje i primanje korisnih povratnih informacija te da su obučeni u elementima kontinuiranog procesa. Odvojite vrijeme za sastanak s menadžerima i obučite ih o svojim praksama upravljanja talentima kako bi se svi osjećali ugodno u čestim, laganim razgovorima.
Upravljanje učinkom je kontinuirani proces
Upravljanje učinkom ključni je aspekt uspjeha svake organizacije. Usredotočujući se na postavljanje ciljeva i očekivanja te stvarajući kontinuirani proces upravljanja učinkom, osnažujete svoje zaposlenike da se svakodnevno razvijaju i poboljšavaju te postavljate svoju organizaciju prema uspjehu. Upravljanje učinkom zaposlenika u konačnici dovodi do značajnih poboljšanja u organizacijskom učinku, uključujući rast prihoda i zadovoljstvo kupaca. Pomaganje vašim zaposlenicima da uče, razvijaju se i rade bolje u svojim ulogama ima pozitivan povratni učinak na šire poslovanje.
Zato je važno da poduzeća postave sustav upravljanja učinkom. On treba osigurati da svaki zaposlenik razumije koliki se doprinos poslovnim rezultatima, odnosno učinak, očekuje od njega te kako može napredovati. Takva jasnoća očekivanja od svakog zaposlenika, doprinosa njihova rada poduzeću te mogućnosti napredovanja povećava vjerojatnost da će zaposlenici biti motivirani ostvarivati postavljene ciljeve.
Poseban naglasak prilikom njegove implementacije treba staviti na osvještavanje važnosti i korisnosti tog sustava menadžerima. Usklađivanje učinkovitog sustava upravljanja učinkom s menadžerima koji posjeduju voditeljske vještine za redovito davanje povratnih informacija može rezultirati visoko motiviranom radnom snagom i pretakanje te motivacije u poboljšane poslovne rezultate. Jedino tada sustav uistinu može zaživjeti, jer su oni najvažnije karike u smislenoj primjeni tog sustava. Kad menadžeri razumiju i prihvate sustav upravljanja učinkom, tada ga i zaposlenici puno lakše prihvaćaju kao smislen i koristan alat za vlastiti razvoj.
