Upravljanje vremenom je mudriji način rada

Ponekad možemo naići na teškoće kada trebamo procijeniti koliko vremena će nam biti potrebno da obavimo neki zadatak. Kriva procjena može dovesti do našeg nezadovoljstva ili nezadovoljstva naših nadređenih jer nismo odradili sve što je bilo predviđeno za taj dan. Kako do toga ne bi došlo, bitno je učinkovito upravljanje vremenom.

Što je upravljanje vremenom?

Prema definiciji, uspješno upravljanje vremenom karakterizira uspješno ostvarenje određene aktivnosti u vremenu koje je osoba imala na raspolaganju. Iz te definicije možemo zaključiti kako je cilj upravljanja vremenom učinkovito korištenje vremenskih resursa u svrhu postizanja postavljenih ciljeva. Danas je, zbog čestih promjena u poslovanju i okoline koja je svakim danom sve neizvješnja i podložna promjenama, vještina upravljanja vremenom sve više na ljestvici prioriteta u odabiru menadžmenta organizacije.

Velika važnost se pridaje tim vještinama zato što se smatra da ako osoba ne zna upravljati vlastitim vremenom, vrlo će vjerojatno naići na teškoće kada bude trebala upravljati vremenom organizacije. Također, ako menadžer ne zna upravljati vremenom te zbog toga propušta rokove i kasni na sastanke, pitanje je vremena kada će poslovno opteretiti svoje suradnike u tolikoj mjeri da oni više neće htjeti to tolerirati. Najčešće onda kada dođe do negativnih posljedica, osoba se zainteresira za upravljanje vremenom i odluči započeti s istim. Svaki je početak težak, ali kako najbezbolnije započeti upravljati vremenom?

Kako krenuti upravljati vremenom?

Prije nego što uvedemo upravljanje vremenom u naš svakodnevni život, prvi korak je analizirati trenutno stanje. To znači da si trebamo osvijestiti koje su naše trenutne navike te kako te navike utječu na naš rad. Najbitnije je uvidjeti jesu li nam sadašnje navike dostatne za ostvarivanje željenih ciljeva i u skladu s našim osobnim sklonostima ili ih je potrebno korigirati. To ćemo najlakše učiniti tako da vodimo vremenski dnevnik.

Vremenski dnevnik se vodi tako da sve naše aktivnosti tijekom određenog razdoblja podijelimo na iskorišteno vrijeme i izgubljeno vrijeme. U iskorišteno vrijeme svrstavamo sve aktivnosti koje su provedene u svrhu ostvarivanja osobnih i poslovnih ciljeva i to vrijeme bi trebalo biti naše zadovoljstvo. Izgubljeno vrijeme se odnosi na sve one aktivnosti zbog kojih nismo imali dovoljno vremena za obavljanje drugih zadataka, a koje nisu povezane s našim ciljevima. Najčešće aktivnosti koje se zapisuju u vremenski dnevnik su: sastanci, telefonski pozivi, odgovaranje na mailove, rutinski zadaci, hobiji, prekidi, itd. Na taj način, na primjer, možemo uočiti kako previše vremena utrošimo na telefonske pozive te možemo zajedno s našim suradnicima pokušati osmisliti strategiju za njegovo smanjenje. Pri vođenju vremenskog dnevnika, preporuka je za svaku aktivnost odrediti je li ona u skladu s našim osobnim sklonostima. To je korisno zato što ćemo one aktivnosti koje su u skladu s našim osobnim sklonostima brže i temeljitije obaviti i nećemo odgađati s njihovim započinjanjem. Nije loše da svaki član tima otvoreno podijeli svoje osobne sklonosti te da tu podjelu koristimo pri raspodjeli zadataka kako bi svatko imao priliku svoje vrijeme i trud uložiti u ono područje oko kojeg je najsigurniji i za koje se smatra najkompetentnijim.

Faze upravljanja vremenom

Nakon završetka vođenja vremenskog dnevnika, vrijeme je za upravljanje vremenom koje ima dvije osnovne faze: planiranje vremena i slijeđenje isplaniranog. Prva faza (planiranje vremena) podrazumijeva određivanje potreba organizacije, postavljanje ciljeva kako bi osigurali zadovoljenje tih potreba, određivanje prioriteta među zadacima koje treba izvršiti i odabir resursa koji će nam biti potrebni za njihovo izvršavanje. Ciljevi koje postavljamo mogu biti osobni i poslovni. Najčešći poslovni ciljevi su ekonomske prirode, a njih je nemoguće ostvariti bez da efikasno raspodijelimo vrijeme koje imamo na raspolaganju.

Nadalje, bitno je naglasiti kako planiranje vremena može biti kratkoročno, srednjoročno i dugoročno. Kratkoročno planiranje vremena znači isplanirati vrijeme za jedan dan, srednjoročno podrazumijeva planiranje vremena za tjedan dana, a dugoročno planiranje vremena se odnosi za razdoblje od mjesec dana ili duže. Druga faza - slijeđenje planiranog - odnosi se na pridržavanje rasporeda te njegovo poboljšavanje i prilagođavanje. Konačno, nakon te dvije faze zadnje na redu je praćenje napretka, kako bi znali na što posebno treba obratiti pažnju i popraviti pri sljedećem planiranju vremena, a ne da kradljivci vremena upravljaju vašim vremenom.

Metode upravljanja vremenom

Danas postoje brojne metode koje se mogu koristiti za efikasnije upravljanje vremenom. Ovo su tri metode koje su se pokazale najprikladnijim za organizacijski kontekst. To su: ABC pravilo, Eisenhowerov princip delegiranja i Parkinsov zakon.

• ABC pravilo

Iako se ABC pravilo čini jednostavnim, ne sjetimo ga se uvijek uključiti u naš radni dan. Naime, logika iza ABC pravila glasi da bi trebali pokušati organizirati naše radno vrijeme tako da zadatke koje trebamo izvršiti taj dan svrstamo u tri kategorije: A kategorija, B kategorija i C kategorija.

A kategoriji pripadaju svi oni zadaci čije obavljanje ima najviši prioritet, kao npr. zadaci čiji je rok jako blizu i koje bi trebali odmah napraviti. Također, zadaci iz A kategorije su oni koje osoba ne može delegirati nekome drugome i najuže su vezani uz njezinu funkciju u organizaciji. B kategorija rezervirana je za zadatke koji su visokog prioriteta i trebali bi se napraviti što prije, čim obavimo zadatke iz A kategorije. Posljednja, C kategorija odnosi se na zadatke koji su najniže na ljestvici prioriteta za taj dan i koje ćemo obaviti kada budemo imali takozvani „prazan hod“. C kategorija najčešće je rezervirana za papirologiju, fotokopiranje i ostale slične administrativne poslove.

Kada zadatke na početku dana razvrstamo u kategorije, vrijeme je za sljedeći korak. Radni dan je potrebno organizirati tako da imamo više od 50% za izvršavanje aktivnosti iz kategorije A, otprilike 30% vremena za aktivnosti iz kategorije B i manje od 20% vremena za aktivnosti iz kategorije C. Konačno, pri planiranju izvršavanja obaveza potrebno je uzeti u obzir i sate kada se mi osjećamo najproduktivnijima i to vrijeme rezervirati za obavljanje zadataka iz kategorije A kako bi njih obavili kvalitetno i s najboljom koncentracijom.

• Eisenhowerov princip delegiranja

Eisenhowerov princip delegiranja druga je metoda koju možemo koristiti za lakše upravljanje vremenom. Taj princip sličan je gore opisanom ABC pravilu zato što i ovdje zadatke razvrstavamo u kategorije. No, glavna razlika je u tome što prema Eisenhowerovom principu delegiranja sve aktivnosti raspoređujemo u četiri kategorije. Pri raspoređivanju zadataka potrebno je uzeti dva kriterija: važnost i hitnost. Važni zadaci su svi oni zadaci za koje je nama osobno bitno da ih izvršimo i čije završavanje će imati pozitivne posljedice za nas. S druge strane, hitni zadaci su zadaci koji imaju zadan rok za obavljanje i koji se ne mogu odgoditi. Prema tome, četiri kategorije u koje razvrstavamo zadatke su: hitno i važno, nije hitno i važno, hitno i nije važno te nije hitno i nije važno.

Hitno i važno - U ovu prvu kategoriju pripadaju svi zadaci gdje imamo vrlo malo kontrole nad sadržajem i vremenskim okvirima. Često će to biti neki hitni slučajevi i krizne situacije. Zbog toga se sa zadacima iz te kategorije mora odmah pozabaviti kako nam njihovo odgađanje ne bi dodatno povećalo razinu stresa i prouzrokovalo dodatne probleme.

Nije hitno i važno - U ovu drugu kategoriju najčešće svrstavamo zadatke koji su u skladu s našim osobnim i poslovnim ciljevima. To su zadaci koji nas vesele i čije izvršavanje dovodi do našeg profesionalnog razvoja. Zbog toga je potrebno znati upravljati vremenom kako bi mogli većinu našeg radnog vremena posvetiti upravo aktivnostima iz ove kategorije.

Hitno i nije važno - Najčešći zadaci koji se nalaze u ovoj skupini su, na primjer, nevažni sastanci, telefonski pozivi ili e-mailovi. Najbolje bi bilo te zadatke obaviti tako da ih delegiramo drugim članovima organizacije.

Nije hitno i nije važno - U ovu kategoriju ćemo uvrstiti sve zadatke koji nam odvraćaju pažnju od ostalih zadataka. Takvi zadaci mogu biti: beskrajno pretraživanje društvenih mreža, gledanje videozapisa, igranje igrica, itd. Iako su nam te aktivnosti najčešće ugodne, nisu prikladne za obavljanje tijekom radnog vremena te ih zbog toga trebamo u potpunosti izbaciti.

• Parkinsov zakon

Posljednja metoda upravljanja vremenom o kojoj ćemo više govoriti u ovom dijelu je Parkinsov zakon. Prema toj metodi, zadatke ćemo izvršiti temeljitije i uložiti više truda ako imamo manje vremena za njihovo obavljanje. Naime, kada imamo previše vremena za obavljanje nekog zadatka puno lakše ćemo gubiti vrijeme i otezati njegovo izvršavanje. Zbog toga je, prije određivanja roka, potrebno zastati i dobro procijeniti koliko je vremena uistinu potrebno za neki zadatak. To je iznimno bitno kada kao nadređeni zadajemo rokove. Jedna od najvažnijih smjernica, koja proizlazi iz Parkinsovog zakona, glasi da bi trebali maksimalno izbjegavati prekoračenje unaprijed dogovorenih rokova. Takva praksa će vjerojatnije dovesti do pada motivacije, a ne do fokusiranog djelovanja i boljeg izvršenja zadataka.

Naravno, osobe će se najbolje pronaći u različitim metodama, stoga nije na odmet isprobati nekoliko njih i odlučiti se za onu koja nam najbolje odgovara za naše zadatke i odgovornosti.

Prednosti upravljanja vremenom

Kada naučimo i primijenimo gore navedene metode upravljanja vremenom, vrlo brzo ćemo vidjeti pozitivne promjene i u našem radnom funkcioniranju, ali također i u funkcioniranju organizacije u kojoj smo zaposleni. Glavna prednost kvalitetnog upravljanja vremenom je ta što će nam te vještine olakšati osobno napredovanje i razvoj. Nadalje, osobe koje su zadovoljne načinom na koji upravljaju vremenom su produktivnije, izvještavaju o većem zadovoljstvu poslom i imaju niže razine stresa i emocionalne iscrpljenosti. Još neke prednosti kvalitetnog upravljanja vremenom su: izvršavanje zadataka s manje napora, bolja organizacija vlastitog rada, manje grešaka kod rješavanja zadataka i brže i optimalno postizanje ciljeva. Kada članovi organizacije znaju upravljati vremenom, male su šanse da će imati potrebu za radom izvan radnog vremena što će povećati njihovu kvalitetu života.

Sve te pozitivne posljedice također će dovesti do povećane organizacijske efikasnosti i efektivnosti. Efikasno upravljanje vremenom članova organizacije dovest će do poboljšanog ugleda poduzeća jer će se poštovati rokovi i svi će proizvodi biti isporučeni kupcima u dogovorenom roku.

Kao i sve vještine, i upravljanje vremenom je vještina koju treba razvijati. No, važno je biti svjestan da upravljati vremenom nije uvijek jednostavan zadatak, pogotovo zato što koliko god obaveza imamo, dan će uvijek imati 24 sata. Vrijeme je gotovo pa jedini resurs bez kojeg je poslovanje nemoguće, a za koji ne postoji mogućnost da ga povećamo na načine koje inače koristimo za povećanje organizacijskih resursa. Zbog toga trebamo iskoristiti metode koje su nam na raspolaganju da si olakšamo upravljanje vremenom, a onda ćemo i vrlo brzo osjetiti prednosti i pozitivne posljedice ulaganja truda u taj proces.