Upravljanje promjenama dio je stalnog prilagođavanja poduzeća
Uspješno upravljanje promjenama jedna je od ključnih kompetencija suvremenih poduzeća. Kako bi se uspješno nosila sa zahtjevima tržišta, konkurencijom i brzim tehnološkim razvojem, poduzeća moraju postati agilna, kreativna i spremna na stalnu promjenu. Istovremeno trebaju sačuvati zadovoljstvo i angažiranost ljudi, što je lako narušiti ako se promjene u poslovanje uvode na pogrešan način. To je jedan od najčešćih razloga zašto mnoga poduzeća odustaju od pothvata koje su prihvatili kroz strateško planiranje. Time zaostaju za konkurencijom i potrebama tržišta, riskirajući svoj opstanak.
Manjak jednoznačnog rješenja koje se može primijeniti na upravljanje promjenama u bilo kojem poduzeću je dio problema zbog koje upravljanje promjenama često ima loše rezultate. Svaki menadžer ima svoje mišljenje o tome što je presudan faktor za upravljanje promjenama ovisno o njegovom iskustvu, stečenom znanju ili kutu iz kojeg gleda na inicijativu kojom se pokreće promjena te čimbenicima na koje će gledati da provjeri je li promjena uspjela. U razmišljanjima o promjeni često mu prođe puno vremena pa je, umjesto uspješnog prilagođavanja strategije i novog pravca djelovanja, potreban krizni menadžment da se organizacija izvuče iz krize.
Kako je potreba za promjenom stalna, logično je da se od samog početka promatranja promjena u poduzeću velika važnost pridavala mjerljivim pokazateljima promjena. Jednostavnije rečeno pozornost je bila na rezultatu koji je promjena donijela. Usmjerenost na rezultat je smislen jer ga poduzeća mogu mjeriti na izravan ili neizravan način.
Rezultati su podloga za usporedbu s konkurentima odnosno stvaranje pozicije na tržištu, a poduzeća su sposobna samostalno utjecati na aktivnosti koje bi mogle polučiti rezultat. Ti čimbenici mogu biti vrijeme potrebno za dovršenje promjene, broj ljudi koje je upravljanje promjenom obuhvatilo ili financijski rezultati koje želite ostvariti. Mjerljivi čimbenici moraju biti zadani da bi uvođenje i upravljanje promjenom pokazalo svoju opravdanost.
Upravljanje promjenom je zahtjevno
Ipak, koliko god usmjerenost na rezultat koji očekujete od promjena bio važan, tijekom vremena se pokazalo da on sam nije dovoljan. Zbog toga se posljednjih godina sve više pažnje na to koje su odgovornosti menadžera, kakva je organizacijska kultura i motivacija radnika.
Ovi čimbenici također izravno utječu na ishode mnogih promjena koja poduzeća pokušavaju provesti. Razlog leži u tome što nije lako promijeniti stavove ili odnose u poduzeću. Oni su duboko ukorijenjeni u poduzećima i ljudima te ih inzistiranje na rezultatima promjena neće promijeniti. Zapravo, upravo ti duboko ukorijenjeni načini poslovanja i stavovi prema njima su glavna prepreka uvođenju promjena. Za takvo okruženje dobro je organizirati timski coaching koji će objasniti uključenima o kakvim se promjenama radi i zašto su one nužne.
Svaka nedosljednost u procesu upravljanja promjenom nepotrebno će narušiti vaše napore. Važno je da promjena živi i kada niste prisutni i ne pratite svaki korak tima. Ona mora postati uobičajen način razmišljanja i svakodnevnog djelovanja svih zaposlenika jedno svojevrsno teambuilding vezivo za ostvarenje zajedničkog cilja. Promjene treba provoditi ispravno kako bi ispunile ulogu koju ste im namijenili. Upravljanje promjenama traži menadžersku ekspertizu, organiziranost, upornost i razvijene vještine komuniciranja. Menadžeri podcjenjuju otpor koji treba nadjačati, a na koji će sigurno naići, pretpostavljajući da će zaposlenici prihvatiti novitete koji će podići kvalitetu poslovanja.
Menadžer treba uspostaviti kontrolu nad promjenom
Dio takvog pristupa leži u kvalitetnom suočavanju zaposlenika s pitanjem koliko kontrole imaju nad promjenama koje se dešavaju u njihovoj okolini. To uključuje kako privatni tako i poslovni život, a time i promjene koje želite uvesti u razvoj organizacije. I vi sami, ako imate osjećaj da vam izmiče kontrola nad nekim životnim područjem, razmislite gdje i kad se najbolje osjećate. Uočit ćete da je to u trenucima i situacijama koje doživljavate kontroliranima. Jedan od razloga zašto se volite vratiti kući nakon puta je da, nakon što kročite kroz vrata, osjećate kontrolu nad svojom okolinom. Znate gdje se sve nalazi. Ne morate nikome odgovarati. Možete se potpuno opustiti. Ponovo imate kontrolu.
Osoba kojoj upravljanje situacijom izmiče iz ruku, ima osjećaj da je ta situacija manje ili više pod kontrolom okolnosti izvan njenog utjecaja. To može biti njen nadređeni, nepovoljna financijska situacija, neadekvatne poslovne ili privatne veze i slično. Tada osjeća visok stupanj stresa, vrlo je napeta i teško prihvaća promjene bilo koje vrste. Za nju promjena predstavlja prijetnju pa većinu odluka donosi s ciljem njenog izbjegavanja, što ju koči u razmišljanjima u svrhu sagledavanja svih mogućnosti koje krije. Stručnjaci koji se bave ovom temom pojašnjavaju takav pristup promjeni kao letenje na automatskom pilotu.
Što god da se događa oko aviona ne utječe na odluke automatskog pilota, jer je njemu unaprijed zadano da se drži određenog smjera. Ako ga prepreke u tome sprečavaju, to mu može samo izazivati veliki stres i želju da se one riješe same od sebe, kako bi mogao nastaviti jedinim smjerom koji ima kao opciju. S druge strane, osoba koja situacije oko sebe promatra kao na nešto na što se može utjecati, preuzima i visok stupanj odgovornosti za svoj život. Ona planira svoje aktivnosti i izvršava svoj plan. Ona vjeruje da se sve događa s razlogom te da je upravo ona najvažnija stvaralačka snaga u svom životu. Zbog toga je iznimno važno da ljudi koje vodite imaju upravo takav osjećaj prilikom uvođenja promjena u poduzeću. Kako to postići?
Prigrlite upravljanje promjenama
Osmišljavanjem vizije budućnosti i postavljanjem ciljeva, tih kamena međaša koji su preduvjet da se i ostvare, povećavate svoj utjecaj na situacije oko vas. Postaviti ciljeve znači napraviti plan kako ćete ostvariti viziju željene budućnosti za sebe, svoj tim, obitelj, organizaciju ili čitavu zajednicu. Ciljevi nam omogućuju da kontroliramo smjer promjene te da se osjećamo sigurnije i stabilnije. S ciljevima, upravljanje promjenama postaje planirana i promišljena aktivnost, a ne nešto slučajno i besmisleno. Ciljevi mogu zahtijevati od vas da promijenite čitav organizacijski dizajn, ali ako je to nužno za njihovo ostvarenje, nemojte se ustručavati.
S jasnim i specifičnim ciljevima upravljanje promjenama postaje pozitivno iskustvo te potiče vas i ljude oko vas prema onome što želite ostvariti prije nego iskrsne nešto što bi vas moglo skrenuti s puta. Na primjer, ako radite u prodaji, iskusit ćete niz većih i manjih razočarenja i prepreka na putu do željenog cilja. One su neizbježne i nezaobilazne. Unatoč vašim naporima, neočekivani i nepredvidivi događaji će iskočiti iz okvira čak i vaših najbolje postavljenih planova. Ovaj beskrajni proces promjena i prepreka na putu do cilja počinje u vašoj ranoj dobi i nastavlja se cijeli život, jer jednostavno predstavlja samu suštinu života. Ovakva osobna promjena može poboljšati vaše menadžerske sposobnosti.
I zato postavite jasne ciljeve za svoj posao, obiteljski život i osobni razvoj, ali i razvoj organizacije. Tako, bez obzira na okolnosti, možete usmjeriti svoja razmišljanja na njih te u tom kontekstu sagledati trenutne okolnosti. Možete se izdići iznad trenutačnih izazova i zadržati pogled na zvijezdama vodiljama vašeg života i svojih najljepših snova. To će vam dati sigurnost u trenucima kad upravljanje promjenama naiđe na prepreke, a dvojbe i pitanja onih kojima su promjene namijenjene počnu navirati prema vama.
Upravljanje promjenama se povećava s razinom prihvaćene odgovornosti
Potreba za upravljanjem promjenama na menadžerskoj razini raste s pozicijom na kojoj se nalazite. Problemi koji dolaze do vas su višestruko brojniji, a mnogi su i veći od onih koje smo imali dok ste bili na poziciji administrativnog radnika ili radnika u proizvodnom pogonu. Imate sposobnost učinkovito se nositi sa situacijama koje se u suvremenom svijetu mijenjaju rapidnom brzinom. Na kojoj god razini upravljanja se nalazili, od vas se očekuje da reagirate mirno, jasno i s uvjerenjem da znate što radite i gdje želite stići, kao i tim koji vodite. Rješavanje konflikata je vrlo važan dio upravljanja promjenom jer svaki je konflikt prilika da uključenima objasnite svrhu promjene i zašto baš od njih očekujete prijedlog rješenja i podršku u toj situaciji.
Ako radite u prodaji i stalo vam je da ostvarite prodajne ciljeve, razvit ćete široku bazu klijenata. Radit ćete istovremeno i s kratkoročnim i dugoročnim, kao i s većim i manjim klijentima. To će vam omogućiti da ostvarujete ciljeve čak i kad se pojave problemi u zadržavanju nekih od tih klijenata.
Od vas se očekuje da si postavljate pitanja poput zašto je promjena potrebna ili što je u ovoj situaciji ispravno činiti. Izbjegavajte odluke temeljene na pitanjima što vam je lakše napraviti u ovoj situaciji ili s kojom odlukom ćete se drugima više svidjeti. Odluke temeljene na potonjem pitanju dugoročno nužno dovode do loših rezultata za sve. Na taj način oni koji vas promatraju opisat će vas kao osobu koja ostvaruje svoje životne ciljeve uspješno ploveći između prepreka koje vam se nađu na putu.
Promjena mora zaživjeti u cijelom poduzeću
Vaša sposobnost da učinkovito obavljate zadatke u svijetu stalnih promjena je stvarno mjerilo toga koliko ste se dobro razvili kao osoba, a time i kao menadžer. Ključni koraci za upravljanje promjenama su prihvaćanje promjena, prilagođavanje promjenama, unapređenje na temelju promjena i prelazak na upravljanje promjenama u nekoj drugoj situaciji. Opredjeljenje da to sustavno radite daje vam prekrasan osjećaj samokontrole i samoodređenja pa cijeli vaš život postaje uspješan i pozitivan, kao i vaši rezultati.
Vaši rezultati će biti ugroženi ako premalo, nedosljedno ili uvijeno komunicirate što očekujete od promjene. Onima kojima upravljate ili koji vas slijede time dobivaju pravo da vam uskrate podršku u upravljanju promjenama. Vrlo često nešto što viši menadžment vidi kao izvrsnu priliku ostali zaposlenici vide kao lošu procjenu. Jednako tako poruka koju viši menadžment smatra vrlo jasnom ostali pogrešno shvate. To se posebno vidi u situacijama kad pojedini članovi višeg menadžmenta svjesno ili nesvjesno različito tumače zajedničku poruku. Tada poduzećem cirkuliraju različite smjernice za upravljanje promjenama kojih često nitko nije svjestan sve dok izostane rezultat promjene. Često se izostanak rezultata pripisuje nekim drugim pogrešnim faktorima.
Poduzeća podcjenjuju potrebu izgradnje podrške zaposlenih iako je to iznimno važna aktivnost za uspjeh upravljanja promjenama. Uključivanjem zaposlenih u proces steći ćete mnogo saveznika te saznati mnogo novih ideja koje će značajno poboljšati vjerojatnost uspjeha uvođenja promjena. Većina zaposlenika, uključujući i menadžere srednje razne spremna je podržati i uložiti napor kako bi se ostvario željeni rezultat. Oni su itekako svjesni promjena koje se dešavaju u organizacijskoj okolini pa su spremni na dodatni rad kako bi smanjili neizvjesnost kojoj su zbog toga izloženi.
Stručna podrška je nužna za upravljanje promjenama
Ako se opiru promjenama to je zbog toga što ih se premalo uključuje u upravljanje promjenama. Njihovo sudjelovanje se često svodi na izvršavanje aktivnosti koje je osmislio netko drugi, a tko nije upoznat s detaljima poslovanja s kojima oni svakodnevno žive. Često im nedostaju prilike i načini da izraze zabrinutost oko načina na koji su promjene zamišljene, a kad ih i dobiju njihov doprinos se ne shvaća dovoljno ozbiljno te se njihovi prijedlozi odbijaju.
Kako bismo dobili njihovu privolu za uvođenje promjene uvijek preporučamo njihovo uključivanje u promišljanje trenutne situacije od rane ih faze, identifikaciju rizičnih točaka poslovanja te načina njihovog rješavanja. Na taj način stvaramo povezanost među ključnim ljudima, a cijeli tim je spremniji uložiti dodatnu energiju u ostvarenje željenih rezultata.
Poduzeća često kreću u pothvate bez da zaposlenici znaju što ih očekuje, a promjene su moguće samo uz njihovu motivaciju, timski rad te znanja i vještine. Kako bi zaposlenici nastavili podržavati promjene bit ćemo vam podrška u donošenju i komunikaciji odluka tijekom cijelog procesa. Posebnu pažnju ćemo posvećivati menadžerima i najboljim stručnjacima koji su ključni ljudi u stvaranju pozitivnog odnosa prema promjenama. Na vrijeme osigurajte našu stručnu podršku i znanja, koja će vam pomoći u angažiranju ljudi i ostvarivanju ciljeva!
