Već dugi niz godina "novi programi orijentacije zaposlenika" i "tehnike socijalizacije" predmet su organizacijskih istraživanja. U praksi se onboarding proces često provodi delegiranjem nekom članu tima. Još češće se novom zaposleniku jednostavno prepusti da kroz pokušaje i pogreške nauči što treba raditi. Pokazalo se da nesustavni onboarding procesi često podbace u izvedbi. Umjesto onboarding pomogne da upravljanje učinkom odmah počne davati rezultate onboarding često rezultira izgubljenim vremenskim, financijskim i ljudskim resursima.
Pružanjem podrške u sustavnom osmišljavanju ili prilagođavanju postojećeg onboarding procesa, moguće je efikasnije upravljati resursima te razviti potencijal od početka. Da bi uspjeli, potrebno je da novozaposleni u novoj organizaciji prođu određene korake. Moraju ispuniti potrebnu dokumentaciju, osposobiti svoje radno mjesto i pristup računalu, upoznati se sa zahtjevima i ulogama te sa svojim kolegama.
Uz brigu o pravnoj dokumentaciji, temeljit proces uključivanja zaposlenika trebao bi novom članu tima olakšati integraciju u radno okruženje. Obično se smatra da proces uključivanja počinje kada se prihvati ponuda za posao. Proces se zatim nastavlja kroz bilo koje orijentacijsko razdoblje, prvi radni dan zaposlenika, vrijeme čekanja do početka zaposlenja. U određenim situacijama ako je postupak jako složen, onboarding proces traje do završetka prve godine zaposlenja.
Važnost onboarding procesa
Svaki početak predstavlja novi izazov. Izazov je to bilo da se radi o novom ili postojećem zaposleniku koji počinje raditi na novom ili različitom radnom mjestu u organizaciji. Novi zaposlenik u kratkom vremenu upoznaje organizacijsku kulturu. Upoznaje viziju, misiju, ciljeve i vrijednosti poduzeća čime se ubrzava postizanje produktivnosti i samostalnosti u obavljanju posla. To ga potiče na stjecanje novih znanja i razvoj novih vještina. Stjecanjem znanja i vještina, dolazi do unapređenja rada, kreativnosti na radnom mjestu te dugoročne povezanosti s organizacijom.
Tim u kratkom roku dobiva ravnopravnog člana jer je on na sustavan način doznao karakteristike novog radnog mjesta. Također, doznaje područje odgovornosti, standarde rada, procese i procedure, praktične savjete, dobre prakse te ciljeve i očekivanja koja treba ispuniti. To je velika dodana vrijednost i snažan poticaj za dostizanje zadanih ciljeva. Brzim uklapanjem su timska kohezija i organizacijska kultura kraće vrijeme na kušnji što pogoduje ostvarenju timskih i organizacijskih ciljeva.
Kvalitetnim onboarding procesom poduzeće razvija sliku poželjnog poslodavca koji privlači talente na tržištu rada, zadržava kvalitetne zaposlenike kroz sustavan proces uhodavanja, podrške i učenja. Povećava se osjećaj pripadnosti u poduzeću jer svi zaposlenici vide svoju karijernu perspektivu. Na taj način raste spremnost za ostvarenje poslovnih ciljeva.
Konačni rezultat je zaposlenik koji vrlo brzo upoznaje poduzeće i počinje pridonositi ostvarenju organizacijskih ciljeva. Tako uhodani radnici bolje i brže obavljaju svoje radne zadatke te preuzimaju odgovornost za njihovu kvalitetu. Uz pažljivo proveden onboarding proces, novi zaposlenici ne postaju samo produktivni. Oni postaju motivirani članovi organizacije.
Zašto onboarding?
- Prvi dojmovi imaju vrlo bitnu ulogu. U prvih 30 dana, novi zaposlenici procjenjuju osjećaju li se dobrodošlo u organizaciji.
- Većina novih zaposlenika odlučuje hoće li ostati u organizaciji u prvih šest mjeseci od zapošljavanja
- Stavovi i ideje koje novozaposleni usvajaju o svojoj organizaciji često se formiraju prilično rano i teško se mijenjaju. To naglašava nužnost ranog poticanja povoljnih stavova zaposlenika prema organizaciji.
Na menadžerskim poslovima dobro osmišljen i proveden onboarding može imati izravne pozitivne posljedice na uspjeh organizacije jer:
- Potrebna su četiri mjeseca da se novi menadžer prilagodi svojoj ulozi. To, međutim, ne podrazumijeva uvijek potpunu produktivnost.
- Menadžerima u sredini hijerarhijske ljestvice je potrebno u prosjeku 6 mjeseci da dosegnu rezultate koje je na istom radnom mjestu imao njihov prethodnik. Za to vrijeme troškovi zapošljavanja i uhodavanja novog menadžera nadmašuju njegov doprinos na poslu.
- U prvih 18 mjeseci nakon imenovanja na novo radno mjesto 40% voditelja ne uspije ostvariti zadane ciljeve.
- 64% novozaposlenih rukovoditelja koji nisu bili članovi organizacije neće uspjeti u svojoj novoj ulozi.
- Samo 38% novopostavljenih menadžera će biti dovoljno uspješni u svom poslu da će dobiti promaknuće.
Već prema ovim podacima možete početi primjećivati koliko je potrebna integracija novih zaposlenika kako bi se osigurala dugoročna uspješnost. Investiranjem u strukturiranu podršku i integraciju novih članova tima može doći do velikog povrata ulaganja. Tj. investiranjem onboardingom dobivate zauzvrat zadrživost, produktivnost i angažman zaposlenika.
Greške koje organizacije čine tijekom onboardinga
Često se zaposlenike pokušava upoznati s gomilom informacija u jako kratkom roku, pa oni mnoge informacije previde odnosno prečuju. Preopterećenost s toliko informacija odjednom je kontraproduktivno jer ne mogu upamtiti sve što im je rečeno.
Umjesto da se vidi kao integrirani proces, onboarding proces se smatra ''check listom''. To znači da neke organizacije vide onboarding samo kao popis zadataka koje treba obaviti nakon dolaska radnika. Međutim, takav pristup je manjkav jer ne uzima u obzir sve važne aspekte za uspješno uključivanje novih zaposlenika.
Zatim, događa se da je nejasno tko je zadužen za obveze onboardinga između direktno nadređenog menadžera i odjela za upravljanje ljudskim resursima.
Mnoge organizacije pretpostavljaju da novi zaposlenici imaju socijalne vještine i razumijevanje da se sami snađu u novoj organizaciji. Stoga ulažu malo vremena u upoznavanje novih radnika s procesima, postupcima i, najvažnije, odgovornim osobama. Bez početne podrške i razjašnjavanja kako se obavljaju neki zadaci te tko im u tome može pomoći mnogim zaposlenicima je teško obavljati poslove koji su im namijenjeni pa su nekad potrebne gotovo i krizne intervencije.
Često se dešava i kod davno zaposlenih da im nije jasno kako se njihov rad uklapa u organizacijske ciljeve. Kod novozaposlenih se situacija dodatno pogoršava jer se od njih očekuje da rade na, za njih, nepoznatim zadacima, u novom okruženju, a da im se istovremeno ne ukaže na širu sliku njihovog posla. Zaposlenici se žele osjećati vrijedno i važno. Jedan od ključnih zadataka za oboarding je pokazati kako rad zaposlenika doprinosi ukupnom uspjehu organizacije.
Onboarding počinje prije zapošljavanja
Obično postoji određeno vrijeme između prihvaćanja ponude za posao i datuma početka rada zaposlenika. Uz pravilno planiranje, to se vrijeme može iskoristiti za dovršavanje potrebnih administrativnih zadataka. Na taj se način novom radniku daje do znanja da smo mislili na njega i prije nego je došao na radno mjesto. Kad je radnik počeo raditi više vremena se može uložiti da ga se u osobnom kontaktu upozna sa zadacima nakon što započne posao. Unaprijed pripremljena administracija i opis posla koje treba obaviti može pomoći da zaposlenikov prvi, najčešće stresan, dan bude manje naporan.
Za dobar onboarding je svakako važno da svom novom zaposleniku prije nego dođe na posao pošaljete upute o tome što će se dešavati prvi dan. Uštedite vrijeme tako što ćete, unaprijed formulirati sažeti e-mail s datumima, vremenima, lokacijama i kontakt podacima osoba s kojima će se susretati u tom kritičnom razdoblju. Uključite i upute o tome što ponijeti i kako se odjenuti. Dajte im do znanja što mogu očekivati kada se pojave, naravno s ciljem da im umanjite brigu i budete im psihološka podrška. Ovakav e-mail, zajedno s opisom posla i pripremljenim obrascima za rješavanje administrativnih obaveza dat će novozaposlenima vremena da ih na miru prouče te vam se jave s potencijalnim pitanjima ili nedoumicama.
Također je dobra ideja obavijestiti postojeći tim o novom zaposleniku prije njegova dolaska. Trenutni zaposlenici također će trebati prilagodbu kada novi zaposlenik stigne. Stoga im unaprijed pružanje informacija o ulozi i uključivanju novog člana tima može biti od velike pomoći. Postoje osobe kojima je rad s nekim novim ljudima stresna promjena u njihovoj rutini. Ako ih adekvatno pripremite za njegov dolazak vjerojatnije će dočekati novog zaposlenika s dobrodošlicom.
I odjel za ljudske resurse ima svoje zadatke
Zakažite sastanke upoznavanja s kolegama. Važno je da novi zaposlenik što prije usvoji organizacijsku kulturu te aktivno pridonese pozitivnoj organizacijskoj klimi. Ne prepuštajte ništa slučaju. Unaprijed organizirajte sastanke gdje će se novozaposleni moći upoznavati s ključnim osobljem.
Korištenje ovih jednostavnih prijedloga može vam pomoći poboljšati vaš postupak ''pre-boardinga'' bez obzira na vašu organizaciju. Pomoći će vam u održavanju entuzijazma stvorenog tijekom procesa zapošljavanja. Učinkovite tehnike provedene prije onboardinga također mogu smanjiti fluktuaciju promoviranjem lojalnosti i angažmana.
Ako član odjela za upravljanje ljudskim resursima dodajte onboarding zadatke svom rasporedu. Napravite 90-dnevni plan onboardinga kako vam netko od novozaposlenih ne bi prošao nezapažen. Vaši zadaci neka budu precizni i budite sigurni da ste o njima obavijestili i one s kojima ćete na njima surađivati. To su nadređeni novozaposlenom, zatim osoba pratitelj kojoj će se moći javljati s pitanjima i nedoumicama jer joj vi ili nadređeni u tom trenutku neće biti dostupni. Tu su i postojeći zaposlenici koji novog trebaju uputiti u tajne zanata.
To ne znači da vi trebati biti prisutni u tim aktivnostima, ali se od vas očekuje da provjerite jesu li gore nabrojani sudionici rezervirali svoje vrijeme na vrijeme i u dovoljnoj količini. Ovakva interna komunikacija će vam omogućiti da izbjegnete prazan hod novozaposlenih te neugodne situacije ako je netko od uključenih postojećih zaposlenika zaboravio unijeti te aktivnosti u kalendar ili ih je morao izmijeniti zbog važnijih obaveza. Takav pristup pomaže uhodavanju te čuva organizacijski imunitet.
Pristupite uhodavanju na individualizirani način
Još jedan bitan, često zanemaren savjet je da učinite onboarding proces personaliziranim za svakog novog zaposlenika. Nakon što je završena psihološka procjena koja je, možda, uključivala i assessment centar imate dovoljno podataka da znate na koji način vaš novi zaposlenik razmišlja, prihvaća i daje informacije. To je jedan od osnovnih elemenata na kojem temeljite upravljanje talentima. Stoga informacije i cijeli onboarding proces prilagodite kako bi ga novi radnik što bolje usvojio, a vi imali što manje frustracija.
Osigurajte svu potrebnu opreme i materijale. Pomozite novozaposlenima s instrumentima i materijalima potrebnim za njihov uspjeh. Vaša organizacija, a i mnogi novo zaposleni žele odmah ili u najkraćem roku krenuti s poslom. Stoga, moraju imati pristup resursima i alatima koje će im biti potrebni za to. Ništa nije toliko demotivirajuće kao početak rada za organizaciju koja nije spremna da odmah obavljate svoje dužnosti.
Pokažite da ste pripremljeni za svoje nove zaposlenike! A ako imate nedoumica oko organizacije, kompleksnosti i aktivnosti vezanih uz onboarding proces mi ćemo vas pratiti u svakom od koraka kako biste se vi osjećali sigurno i omogućili to isto svojim novim članovima tima!
