Kada je vrijeme za promjene?

Što je ključ za upravljanje promjenama i zašto im se toliko opiremo?

Već je Heraklit davno ustvrdio da u svijetu samo promjena stalna jest, a suvremeni svijet nam svakodnevno podastire obilje dokaza za to. Tek što pomislimo da smo nešto dobro osmislili te da će to jedno vrijeme trajati, suočimo se s promjenama na tržištu ili u organizaciji na koje moramo odgovoriti nekim novim rješenjem, s obzirom da postojeći modeli više nisu učinkoviti. I sad dolazimo do paradoksa: ne možemo biti uspješni, a u mnogim slučajevima čak niti opstati, ako se ne mijenjamo. Unatoč tome, vrlo se teško odlučujemo na taj korak.

Čini se kao da se nadamo da će se nešto samo po sebi dogoditi što će riješiti situaciju, a to je izuzetno rijetka pojava. Skloni smo okrivljavati okolnosti, umjesto da sami zasučemo rukave i skrojimo okolnosti koje nam trebaju. Razlog takvog otpora leži u činjenici da smo se svi imali prilike suočiti s promjenama i znamo da su vrlo naporne te zahtijevaju upravljanje vremenom na drugačiji način. Vaše vrijeme bi trebalo biti vaše zadovoljstvo, a ne muka. Promjene od nas zahtijevaju veliki intelektualni angažman od samog početka - već pri samoj analizi situacije i definiranju željenog stanja. Jednako zahtjevno je isplanirati korake za dolazak do njega, a pravi pothvat tek slijedi, kada ih počnemo provoditi u praksi, jer se prepreke pojavljuju gotovo iza svakog ugla.

Kada na to dodamo da moramo mijenjati svoje ustaljene navike, a još k tome uvjeriti i druge da se i oni trebaju promijeniti – čitav proces nam se već u samoj ideji čini nemoguć. Od njega najčešće odustajemo bez da smo ga i pokušali provesti, ili u najboljem slučaju kod prvih prepreka. Kada ovako postavimo stvari, čini se da ključa za upravljanje promjenama nema. Ipak, brojni primjeri uspješnih promjena zorno pokazuju da ključ postoji, samo što se njime moramo naučiti služiti, što iziskuje veliki i dugotrajniji napor, koji se u konačnici izuzetno isplati.

Kako poboljšati razinu spremnosti na promjene i koje su faze u upravljanju promjenama?

Najbolji način za podizanje razine spremnosti na promjene je stalno podizanje svijesti ljudi da zapravo nemamo izbora. Ne možemo o(p)stati sa starim načinima funkcioniranja u svijetu koji se promijenio, niti će netko napraviti promjene umjesto nas. Štoviše, možda će i napraviti promjene, ali u pravcu ostvarenja svojih želja i interesa, koji se ne moraju nužno poklapati s našima. To znači da je naše sudjelovanje u promjenama nužno, ako želimo doći do svojih ciljeva. Nitko to ne može napraviti bolje od nas, ma koliko se sami sebi možda činili nedovoljno kompetentnima za to.

Također, ono što zaboravljamo je da ne traže sve promjene radikalne poteze. U većini situacija se od nas traži da zadržimo sve što je dobro te da pronađemo rješenja samo za one dijelove koji su manje funkcionalni. To su one situacije u kojima razmišljamo kako da postojeće načine rada učinimo efikasnijima. Ako se izvještimo u tim malim i relativno nezahtjevnim izazovima, uskoro ćemo biti spremni i za svladavanje onih zahtjevnijih, a to su npr. uvođenje novih procesa, tehnologija, učinkovitije upravljanje vremenom i sl.

Tek kada svladamo prepreke u tim srednje zahtjevnim razinama promjene, moći ćemo se uhvatiti ukoštac i s onima najzahtjevnijima, koje se odnose na transformaciju cjelokupnog poslovanja. Međutim, bez obzira koja razina promjene bila, faze su uvijek iste: detektiranje potrebe za promjenom, definiranje cilja ili željenog stanja, izrada plana akcije i sustava za praćenje napretka te osmišljavanje strategija za rješavanje neizbježnih prepreka. Pritom je najvažnije što prije aktivno uključiti sve zainteresirane strane na jasan, iskren i motivirajući način.

Kako se organizacije ponašaju u promjenama i koji su najčešći razlozi neuspješnoj provedbi promjena?

Većina organizacija se, nažalost, mijenja tek kada je to potpuno neizbježno. Tada uvođenje promjena više liči na rješavanje krizne situacije nego na sustavno osmišljenu aktivnost, koja bi trebala rezultirati pozitivnim ishodom za sve. Čini se kao da menadžment takvim pristupom želi odaslati poruku svojim djelatnicima da su sve pokušali kako bi izbjegli promjenu, ali su na kraju i oni morali pokleknuti. To rade jer misle da ju i zaposlenici ne žele, pa nastoje svim sredstvima boriti se protiv nje i tako zastupati njihovu stranu, kako bi izbjegli nezadovoljstvo i demotiviranost. Dobro je da rukovoditelji žele spriječiti premorenost zaposlenika, ali je način na koji to rade pogrešan.

Ovakav pristup je vrlo loš, jer zaposlenici, bez obzira na to kakve poruke eksplicitno slali, implicitno uvijek očekuju od menadžmenta da aktivno vodi organizaciju. To znači da očekuju i da razmišlja o tome kada je vrijeme za promjene te kako mogu poboljšati upravljanje vremenom da bi to postigli. Također, očekuju redovito i iskreno iznošenje činjeničnog stanja o poslovanju te njihovo aktivno uključivanje u rješavanje problema. Najveći otpor pokazuju ako ih se iznenada suoči s gotovim nacrtom neke promjene, bez da su imali prilike dobiti sve potrebne informacije o situaciji na vrijeme, razmisliti o njima, pomiriti se s time da je promjena nužna te dati svoje prijedloge za poboljšanje. Tada svojim postupcima ne pokazuju otpor prema promjeni, već prema neučinkovitom menadžmentu.

Kako se zaposlenici odnose prema promjenama kroz koje prolaze kao pojedinci i kako oni mogu utjecati na ponašanje menadžera u promjeni ustaljenih navika u poslovanju?

Malo tko voli promjene, jer one znače izlazak iz tzv. osobne zone udobnosti i iskorak u nešto nepoznato i neizvjesno. Čovjek u proces promjene najčešće dolazi na dva načina. Prvi je da se okolnosti promijene do te mjere da situacija na koju je naviknut jednostavno prestane postojati. Drugi je da ima jasan i poticajan cilj, koji mu daje dovoljno hrabrosti i optimizma za suočavanje sa strahovima i preprekama. Ovaj potonji je puno rjeđi, premda gotovo sigurno rezultira uspjehom.

Međutim, i u prvom slučaju, kada je čovjek „gurnut“ u promjene, od presudne je važnosti da što prije pronađe jasan i poticajan cilj, jer je to jedini način da uspješno izađe iz njih. Život treba prestati preživljavati i treba ga početi živjeti. Kada je riječ o privatnoj domeni, čovjek je tu prepušten samome sebi i svojim bližnjima. Ako mu svjetlost novog cilja ne obasja put, velika je vjerojatnost da će ostati u tmini optuživanja okolnosti, prebacivanja odgovornosti i općenito osjećaja bespomoćnosti, što situaciju može samo dodatno pogoršati. U poslovnoj domeni, on očekuje jasne smjernice od menadžmenta, jer bi menadžment po prirodi trebao imati najširu sliku situacije i donositi najbolje odluke za organizaciju. Ako se te ne događa, zaposlenici mogu konstruktivnim akcijama potaknuti menadžment da odgovorno preuzme svoju ulogu.

To može biti ukazivanje na konkretne probleme s već osmišljenim prijedlozima rješenja ili predočavanje analiza određenih nepovoljnih trendova u poslovanju, uz sugestiju da se zajedničkim snagama pokuša doći do rješenja, i sl. Važno je naglasiti da bilo kakav oblik destruktivne komunikacije (vika, prijetnje, vrijeđanje i sl.) može samo obje strane udaljiti od rješenja. Važno je krenuti od sebe i pokazati dobru volju za promjenom, umjesto očekivati od drugih da se oni promijene, a da mi ostanemo isti. Gandhi je jednom vrlo mudru rekao: „Budi promjena koju želiš vidjeti.“

Kakvu ulogu ima mjerenje rezultata u provedbi promjena i koliko je pritom važan subjektivan osjećaj zaposlenika o uspješnosti uvođenja promjena?

Mjerenje rezultata u procesu provedbe promjena ključ je njihovog uspjeha. Ako želimo znati do kuda smo stigli, važno je unaprijed odrediti očekivane rezultate na svakoj etapi puta i onda sustavno uspoređivati trenutačni učinak s njima te mudro organizirati upravljanje vremenom. Pritom je važno neuspjehe ne tretirati kao znakove da treba odustati, već kao povratnu informaciju o tome što treba mijenjati kako bi se postigao uspjeh.

Također, jako je važno detektirati sve uspjehe i motivirajuće ih komunicirati zaposlenicima, jer su oni neprocjenjiv izvor energije na dugom putu do cilja. Ljudi lako gube smisao i motivaciju ako ih se suočava s neuspjesima, dok se uspjesi tretiraju kao nešto normalno i očekivano. Zato je jedna od osnovnih zadaća menadžmenta upravo stalno podsjećanje ljudi da njihov trud ima jasan i dostižan cilj te da su mu svakim danom sve bliži. Takav pristup u njima razvija ogromnu snagu i upreže sve njihove potencijale, što je najvažniji ključ uspjeha svake promjene.

Što nam je činiti?

Učinkovito upravljanje vremenom ključno je kada se radi o upravljanju promjenama na radnom mjestu. Promjena može biti dugotrajan proces koji zahtijeva mnogo resursa, a bez odgovarajućeg upravljanja vremenom vaš tim može brzo postati preopterećen i neproduktivan. To može rezultirati propuštanjem rokova, smanjenim moralom i nedostatkom napretka prema vašim ciljevima.

Učinkovito upravljanje vremenom tijekom razdoblja promjena zahtijeva brojne ključne vještine. Jedna od najvažnijih vještina je određivanje prioriteta. Bitno je identificirati najvažnije zadatke i rasporediti svoje vrijeme u skladu s tim. To može značiti delegiranje određenih zadataka drugima u vašem timu ili stavljanje manje hitnih stvari na čekanje. Ostati organiziran još je jedna bitna vještina kada je riječ o upravljanju vremenom tijekom razdoblja promjena. Praćenje rokova, sastanaka i drugih važnih događaja pomoću kalendara ili drugog alata za planiranje može vam pomoći da ne propustite ništa važno. To će vam pomoći da ostanete na vrhu svog radnog opterećenja i informirati svoj tim o tome što se događa.

Učinkovita komunikacija također je kritična tijekom razdoblja promjena. Informiranje vašeg tima o tome što se događa i što se od njih očekuje može im pomoći u određivanju prioriteta vlastitih zadataka i osigurati da svi rade prema istim ciljevima. To može pomoći u izbjegavanju nesporazuma i osigurati da su svi na istoj stranici. Posjedovanje plana za nepredviđene situacije također je bitno za upravljanje vremenom tijekom razdoblja promjena. Promjena može biti nepredvidiva, stoga je važno biti spreman na sve potencijalne izazove koji se mogu pojaviti. To može pomoći vama i vašem timu da ostanete na pravom putu i osigurati da još uvijek napredujete prema svojim ciljevima.

Važno je brinuti i o sebi

Učinkovito upravljanje vremenom tijekom razdoblja promjena također zahtijeva da se brinete o sebi. Važno je raditi pauze, dovoljno spavati i ostati zdrav. Ne možete učinkovito upravljati svojim timom ako ne brinete o sebi. Provjerite upravljate li svojim vremenom na način koji vam omogućuje održavanje zdrave ravnoteže između posla i privatnog života. Rastavljanje procesa na korake kojima se može upravljati još je jedna korisna strategija pri upravljanju vremenom tijekom razdoblja promjena. To može pomoći vama i vašem timu da ostanete usredotočeni i motivirani, kao i osigurati da napredujete prema svojim ciljevima. Raščlanjivanjem procesa možete identificirati specifične zadatke koje treba izvršiti i osigurati da svi znaju što se od njih očekuje.

Osim učinkovitog upravljanja vremenom u svom životu, važno je odrediti prioritete radnog opterećenja vašeg tima i upravljanje vremenom vašeg tima. Mnogi radno vrijeme doživljavaju kao nešto što treba izdržati. Zato identificirajte zadatke koji su bitni za postizanje vaših ciljeva i prema tome rasporedite svoje resurse. Konačno, slavljenje vaših malih uspjeha može pomoći da vaš tim ostane motiviran i da ide naprijed. Učinkovito upravljanje vremenom tijekom razdoblja promjena može biti izazovan zadatak, ali to je i prilika za rast i poboljšanje. Prepoznavanjem svojih postignuća možete održati svoj tim motiviranim i usredotočenim na krajnji cilj.

Učinkovito upravljanje vremenom tijekom razdoblja promjena ključno je za osiguravanje da vaš tim ostane produktivan i motiviran. Određivanjem prioriteta zadacima, održavanjem organiziranosti, učinkovitom komunikacijom, postavljanjem plana za nepredviđene situacije, brigom o sebi, raščlanjivanjem procesa na upravljive korake, davanjem prioriteta radnom opterećenju vašeg tima i slavljenjem svojih uspjeha, možete voditi svoj tim prema uspjehu i osigurati da napredujete prema svojim ciljevima.