Budući da su interesi i potrebe ljudi vrlo različiti, vrlo ih je izazovno uskladiti s mogućnostima i željenim ishodima svih strana. Upravo je zato pregovaranje izuzetno zahtjevan proces koji je ključan dio razvoja zaposlenika. Pregovaranje kao proces može rezultirati na tri načina. Onaj u kojem su na dobitku obje strane, što bi bilo idealno, onaj u kojem je na dobitku samo jedna strana a druga ostaje nezadovoljna te treća u kojoj se uloge onog koji je na dobitku zamijene.
Kako bi uspješno proveli pregovarački proces od početka od kraja važno je razumjeti što je pregovaranje i po čemu se razlikuje od ostalih komunikacijskih procesa. Pregovaranje je proces u kojem se dogovara ishod bilo koje situacije u kojem svaka strana koja pregovara pokušava naći svoju korist kako bi proces pregovaranja bio za nju uspješan. Stoga su vještine pregovaranja ključan alat koji treba svakoj osobi kako bi mogla došla do onoga što ju u određenim situacijama zanima. Usvajanjem ključnih pretpostavki uspješnog pregovaranja tijekom Menadžment Leadership Akademije ili na individualnom menadžment coaching programu, uz našu pomoć, naučite kako upravljati različitim vrstama pregovora sa željenim rezultatom.
3 ključna sastojka uspješnog procesa pregovaranja
Kako bi koristeći načela pregovaranja ostvarili željeni učinak, na treningu ćete usvojiti alate za provođenje kvalitetne analize sudionika pregovara i tako unaprijediti svoje donešenje odluka koje će vam pomoći da uspješno navigirate kroz cijeli proces. Dobro razumjeti i procijeniti vlastitu poziciju može biti ključno za pregovore. Vaša vlastita pozicija, ona s koje krećete u pregovore, ključan je dio svakog procesa pregovaranja baš kao i stilovi pregovaranja koje možete koristiti u procesu. Morate znati u kojoj se situaciji nalazite kako bi znali što u procesu pregovaranja možete postići.
Važno je da imate pripremljeno više ciljeva različite važnosti kako biste definirali pregovarački prostor i imali s čime pregovarati. U pregovaračkom svijetu, uz primarni cilj pregovora, najvažnija je ona druga koja se ukratko naziva BATNA. Bez postavljanih ciljeva, to jest rezultata pregovaranja, nema smisla ni ići u proces pregovora jer se bez njih ne znate što želite postići, a samim time ne možete ni pregovarati. Nakon ovakve pripreme nužno je pretpostaviti i poziciju suprotne strane kako biste lakše ispitali njene potrebe te definirali okvir pregovora. Sa spoznajom kakve želje i mogućnosti ima suprotna strana u pregovorima, lakše se možete naći u situaciji koja će dati zadovoljavajuće rezultate i vama i suprotnoj strani. Ako ne znate što suprotna strana želi, riskirate uspješan rezultat na kraju procesa pregovaranja. Možemo zaključiti kako je jedan od ključnih aspekata pregovaranja upravo pripremljenost za taj proces pa vještine pregovaranja puno vremena i važnost daju upravo pripremi.
Aspekti uspješnog pregovaranja
Za uspješno postizanje ciljeva, uz upravljanje konfliktima te održavanje dobrih odnosa prilikom pregovora, važno je imati na umu sve elemente komunikacije. Često nismo svjesni da osim riječima, svoje poruke prenosimo i položajem tijela, tonom glasa i slično. Kao i u svakodnevnom razgovoru, prilikom pregovaranja naš sugovornik također promatra našu verbalnu i neverbalnu komunikaciju. Zbog toga su upravo i ti aspekti pregovaranja dio vještine pregovaranja koju moramo posjedovati i razvijati kako bi u tom procesu bili što uspješniji.
Ako pregovaračkom razgovoru nastupamo s tonom glasa koji zvuči samouvjereno, možemo očekivati bolje rezultate jer će mo sugovorniku ostaviti dojam osobe koja zna što želi i zna kako to postići. Nadalje, naš položaj tijela također dosta odaje o tome kako se u danom trenutku osjećamo. Ako je naš položaj tijela obrambeni ili uplašen, a naš sugovornik to uspije prepoznati, znat će da je u prednosti naspram nas te to može iskoristiti kako bi izvukao veću korist za sebe. Stoga je važno naučiti upravljati vlastitom neverbalnom komunikacijom u pregovorima te prepoznati što nam neverbalna komunikacija sugovornika govori.
Prepoznavanjem suptilnih signala lakše ćete doći do željenog cilja. I riječi imaju svoju važnost pa je potrebno postaviti prava pitanja u pravom trenutku te asertivno izražavati i mijenjati stavove ili mišljenja te povući prijedloge ili već postignute dogovore.
Upravljanje emocijama tijekom pregovaranja
Bilo da je riječ o teškim pregovorima ili onima koji teku u pozitivnom tonu, ključna kompetencija za ostvarivanje uspješne suradnje jest upravljanje emocijama. Tijekom pregovora je važno pozitivno utjecati na emocije sugovornika te upravljati svojim emocijama. Kako bi pregovaranje bilo što uspješnije te kako bi mogli ostvariti željene rezultate, uspješno upravljanje emocijama mora biti dio vještine pregovaranja.
Zamislite situaciju u kojoj vaš sugovornik u procesu pregovora krene iznositi zahtjeve koji se vama čine apsurdni. Smijete li se u tom trenu dati isprovocirati ili burno reagirati? To će samo značiti da vas je vaš sugovornik izbacio iz takta te on u tom trenutku pregovora ima prednost. S druge strane, ako ostanete smireni i pokažete mu da takve provokacije kod vas ne prolaze i ne izbacuju vas iz ravnoteže, vaš sugovornik shvaća da ste spremni na ozbiljne pregovore u kojima nema posustajanja s vaše strane.
Vaš utjecaj na emocije sugovornika može značajno utjecati na kranji rezultat pregovora. Najbolje to znaju oni kojima prodaja i ispitivanje klijentovih potreba zauzimaju najveći dio dana. Kako ne želite da se vas isprovocira, to sigurno ne želi ni vaš sugovornik. Stoga, vaš je cilj održavati i sugovornikove emocije stabilnima kako bi pregovori prošli na način u kojem će obje strane na kraju biti zadovoljne. Za uspješno privođenje pregovara njihovom koncu treba znati upravljati vlastitim i sugovornikovim emocijama, razumijevati potrebe sugovornika te, učinkovito verbalno i neverbalno komunicirati. Tako ćete uspješno reagirati na otpor sugovornika te učiniti adekvatne korake u pregovorima.
Tri faze pregovaranja
- Upoznavanje sa sugovornikom i iznošenje zahtjeva
Kod pregovaranja treba prvo naglasiti da se upoznavanje sa sugovornikom ne mora nužno odnositi na činjenicu da prvi put upoznajete osobu s kojom ulazite u proces pregovaranja. Upzonavanje se u ovom slučaju odnosi na spoznaje kakav je vaš sugovornik kao pregovarač i koji su njegovi ciljevi. Drugim riječima, upoznajete svog sugovornika kao pregovarača. U ovom dijelu shvaćate koliko je sugovornik potencijalno siguran u ono što želi, kako to želi postići i koliko je otvoren za potencijalne promjene u rezultatima koje vi i on želite postići.
Nakon početnog upoznavanja i odmjeravanja snaga slijedi iznošenje zahtjeva svake strane. U ovom dijelu se potencijalno ništa neće slagati s vašim željama i željama sugovornika jer i vi i sugovornik iznosite svoju idealnu situaciju kao kraj pregovora, to jest cilj koji želite ostvariti na kraju pregovora. Isti cilj ima i vaš sugovornik te će on sigurno nastojati iznijeti situaciju na način koja će najviše odgovarati njemu. Postavljanje početnih, startnih ciljeva je također dio vještine pregovaranja jer u ovom dijelu pregovaranja vaš cilj nije odmah doći do rješenja nego iznijeti svoje želje, to jest ciljeve koje želite postići na kraju procesa.
- Pregovori
Nakon upoznavanja sugovornika i iznošenja vaših početnih ideja i zahtjeva kako bi htjeli da pregovori završe, kreće faza pravog pregovaranja. Ova faza zahtijeva najveću razinu upravljanja stresom i pregovaranja jer će o vašoj vještini ovisiti i rezultat pregovora. Dakle, nakon što ste vi i sugovornik predstavili svoje ideje, idući cilj vam je naći se u točki koja će odgovarati i vama i sugovorniku. Ovaj proces može biti značajno otežan ako se i jedna i druga strana slijepo drže svojih zahtjeva, a bez promišljanja kako ih mogu prilagoditi da i druga strana bude zadovoljna.
Dio vještine pregovaranja je imati sposobnost pročitati u kojim dijelovima svojih zahtjeva možete popustiti kako bi zadovoljili sugovornika, a u isto vrijeme izvukli maksimum iz onog što vi želite postići. Ako vaš sugovornik napravi istu stvar, pregovori će biti završeni uspješno za obje uključene strane. U slučaju da je vaš sugovornik tvrdoglav i vi morate ostati čvrsti. U svakom trenutku trebate znati na što ste spremni pristati, a na što ne. Vaš cilj je ukazati vašem sugovorniku kako od vaših prijedloga svi imaju koristi, to jest objasniti mu pozadinu vaših razloga i elaborirati rezultate koji nastaju ako se ti zahtjevi prihvate.
- Završetak pregovora
Svaka od faza pregovaranja od vas traži određene vještine pregovaranja. U završnoj fazi, vaš je cilj procijeniti kako je sam proces pregovaranja prošao. Jesu li vaši zahtjevi usvojeni u mjeri u kojoj ste vi s tim rezultatom zadovoljni? Ako jesu, pregovori su za vas prošli uspješno te proces možete smatrati zadovoljavajućim po vas. U suprotnom, ako shvatite da je proces pregovaranja završio nepovoljno po vas, koristite priliku i vratite se u fazu pregovaranja. Nastojte ostvariti one uvjete koji će biti zadovoljavajući i za vašu stranu, a ne samo za sugovornika.
Ključan dio vještine pregovaranja u ovoj fazi je biti u mogućnosti prepoznati ishod pregovora. Nakon što su pregovori završeni, teško ćete moći promijeniti njihov ishod, bar na neko vrijeme. Stoga je vaš cilj u samom procesu upravljati vremenom tijekom kojeg ćete izvući maksimum za vas i vašu organizaciju. Pravovremenim prepoznavanjem ishoda to možete i postići. Taj proces zamislite kao niz natuknica koje smatrate da morate zadovoljiti kako bi za vas pregovori bili uspješni. Nakon usklađivanja zahtjeva vas i vašeg sugovornika, možete proći kroz te natuknice te vidjeti koliko ste ih zadovoljili. Ako nakon toga smatrate da nešto treba promijeniti, još uvijek imate priliku to raspraviti sa sugovornikom, a ako ste zadovoljni, pregovori su dobro prošli.
Uspostavljanje kvalitetne suradnje nakon pregovora
Primjenom različitih govornih i prezentacijskih vještina u pregovaranju naučit ćete kako upravljati cijelim procesom pregovaranja, kao i finalnim fazama. Za uspjeh cijelog procesa važno je znati kako uspješno završiti pregovore, kao i koje korake poduzeti nakon pregovora za uspješno ostvarivanje suradnje. Ako ste pregovore odradili na način na koji smo ovdje objasnili, oni su prošli uspješno i za vas i za vašeg sugovornika, a to vam može osigurati poboljšanje međusobnih odnosa.
Poboljšani odnosi će dovesti do mogućnosti novih suradnji i potencijalnih novih pregovora. No, u tom će te slučaju znati da će nasuprot vama biti netko s kim se možete dogovoriti, s kim možete pregovarati i netko tko zajedno s vama od tih pregovora ima koristi te će rado ponovno stupiti u njih. U konačnici, ulaganje u izgradnju povjerenja i održavanje pozitivnih odnosa će biti ključno za dugoročnu uspješnu suradnju.
