Svi smo se barem jednom našli u situaciji da nam je vrijeme prošlo, a da ne znamo na što smo ga točno potrošili. Kada razmislimo, za zadatak za koji je potrebno sat vremena, nama je bilo potrebno tri sata. Kako se to dogodilo? Vjerojatno su za tako nešto glavni krivci kradljivci vremena.
S napretkom tehnologije i digitalizacijom poslovanja, pojavili su se i brojni novi kradljivci vremena. Kradljivcima vremena možemo smatrati sve one aktivnosti koje nam oduzimaju vrijeme koje imamo na raspolaganju za ostvarivanje naših željenih ciljeva. Za te aktivnosti je karakteristično da one kontinuirano i sustavno troše naše vrijeme te zbog toga zna biti prilično izazovno naučiti nositi se s njima. Zbog toga i ne čudi činjenica da su upravo kradljivci vremena najveća prepreka koju treba savladati na putu prema ostvarivanju željenih rezultata i uspjehu.
Jedini način da savladamo tu prepreku je da naučimo što više o tome kako učinkovito upravljati vremenom na vlastito zadovoljstvo. Prvi korak prema tome je da si osvijestimo koji su naši kradljivci vremena. Tek onda kada ih utvrdimo, možemo početi raditi na njihovom uklanjanju. Preporuka je da se kradljivci vremena uklanjanju jedan po jedan kako bi imali točnu predodžbu o tome koliko nam je uklanjanje svakog pojedinog kradljivca uštedjelo vremena. U organizacijskom kontekstu su već prepoznati najčešći kradljivci vremena. To su: neučinkoviti sastanci, nedovoljno delegiranje, telefonski razgovori i društvene mreže, loše radne navike i perfekcionizam.
Neučinkoviti sastanci
Sastanci su neizbježan dio rada svake organizacije. Oni su najbolji način da članovi organizacije iznesu planove za naredno razdoblje, postave ciljeve i riješe probleme na koje su naišli. No, iznimno je bitno da menadžer ili druge osobe koje su zadužene za sazivanje sastanaka vode računa o njihovoj učinkovitosti. Upravo su neučinkoviti sastanci jedan od najčešćih kradljivaca vremena koji otežavaju adekvatno upravljanje vremenom. Zbog toga je potrebno prije svakog sastanka odrediti temu, svrhu i cilj sastanka. Sazivanje sastanaka za svaku sitnicu, za nešto o čemu se vrlo lako moglo zaposlenike obavijestiti putem elektroničke pošte, smanjit će motivaciju zaposlenika za aktivno sudjelovanje na istima. Također bi bilo poželjno nakon svakog sastanka od zaposlenika dobiti povratnu informaciju o tome koliko im je bilo korisno ono što su čuli na istome.
Ako procijenimo da je održavanje sastanka neophodno, postoje neke smjernice kojih se poželjno držati kako bi svim zaposlenima olakšali njihovo upravljanje vremenom. Za svaki sastanak se potrebno dobro pripremiti kako se ne bi zbog naše nepripremljenosti sastanak previše odužio. Nadalje, važno je da sastanak započne u vrijeme koje je dogovoreno i da se ne gubi vrijeme na čekanje hoće li se još netko pridružiti sastanku.
Nedovoljno delegiranje
Delegiranje zadataka je gotovo uvijek visoko na popisu vještina koje su nužne za učinkovito upravljanje vremenom. No, bez obzira na to, brojni menadžeri se susreću s problemom nedovoljnog delegiranja. Kada menadžer prepusti određeni zadatak drugome, on ima više vremena na raspolaganju za one poslove koje može obaviti isključivo on osobno. Nadalje, kada menadžer usvoji praksu delegiranja zadataka smanjit će se njegova razina stresa i vremenski pritisak koji osjeća. Kako bi spriječili da nam nedovoljno delegiranje postane preveliki kradljivac vremena, trebali bi poduzeti iduće korake. Najprije je potrebno odlučiti za koje zadatke bi bilo bolje da ih obavi netko drugi umjesto nas. To mogu biti zadaci u kojima nismo naročito iskusni ili zadaci koji nam oduzimaju previše vremena. Neki od zadataka koji se najčešće delegiraju su: slanje pošte, fotokopiranje i skeniranje dokumenata, pisanje izvještaja, pravopisna provjera dokumenata i slično. Nakon što odredimo koje zadatke ćemo delegirati, idući jednako važan korak je odabrati osobu kojoj vjerujemo i za koju smatramo da je kompetentna da joj prepustimo obavljanje navedenih zadataka.
Kada smo to učinili, i kada nam u naviku uđe delegirati neke svoje zadatke osobama od povjerenja, vrlo brzo ćemo uočiti pozitivne posljedice koje ta praksa ima na naše upravljanje vremenom. Osim što ćemo si osloboditi vrijeme u rasporedu za neke druge aktivnosti, također ćemo pomoći zaposlenima da razviju nove vještine te da im se poveća aktivnost i motivacija. To će dovesti do osjećaja veće važnosti kod članova organizacije. Konačno, delegiranje zadataka potiče timski rad koji pomaže u poboljšanju međuljudskih odnosa unutar organizacije i zbližavanju kolega.
Telefonski razgovori i društvene mreže
Jedan od čestih kradljivaca vremena znaju biti predugi i prekobrojni telefonski razgovori. Mala je vjerojatnost da ćemo dobro izvršiti neki zadatak ako nas stalno prekida zvonjava telefona i novi upiti koji stalno dolaze. Pogotovo ako znamo podatak da čovjeku treba prosječno 23 minute da se oporavi od svake distrakcije na poslu. Upravljanje vremenom je mudriji način rada, ali nam ga otežava što nikada ne možemo sa sigurnošću znati koliko će neki telefonski poziv trajati. Kako bi telefonski razgovori prestali biti naš kradljivac vremena, najbolje bi bilo odrediti vrijeme u danu kada ćemo rješavati telefonske upite. Bitno je da to vrijeme jasno istaknemo kako bi svi znali u koje vrijeme smo dostupni. Također, uvijek je korisno odgovore na najčešće postavljena pitanja istaknuti na web stranici kako ne bi trošili vrijeme na odgovaranje na iste upite. Konačno, ne bi trebali miješati poslovne i privatne razgovore. Čak i ako nas nazove osoba koju poznajemo u privatnom životu, možemo joj reći da ćemo ju nazvati nakon radnog vremena.
Osim telefonskih razgovora, ljudi se sve češće žale da im društvene mreže na poslu lako odvuku pažnju i potroše previše vremena. Kako bi to izbjegli, najbolje bi bilo da na poslovnom mobitelu i računalu uopće ne posjedujemo aplikacije koje nam nisu potrebne za obavljanje posla. Što se tiče privatnog mobitela, najbolje bi bilo ukloniti ga iz vidokruga. Ako to ipak nije moguće, onda je preporuka ugasiti ton zvona i isključiti obavijesti za aplikacije.
Loše radne navike
Prema definiciji, navike su učenjem stečeni obrazac ponašanja u određenim situacijama. Budući da se navike oblikuju i učvršćuju što ih više ponavljamo, za efikasno upravljanje vremenom nužno je eliminirati loše radne navike. Loše radne navike su veliki kradljivci vremena te često zbog njih ne napredujemo na našem radnom mjestu. Jedna od najštetnijih radnih navika koja je često prisutna na radnom mjestu je odugovlačenje. Najveći problem odugovlačenja je da tako riskiramo da neku obavezu ne izvršimo na vrijeme što je iznimno neprofesionalno i može dovesti do gubitka klijenta i narušavanja imidža organizacije u kojoj smo zaposleni.
Osim odugovlačenja, iako se možda ne čini tako na prvu, lošom radnom navikom smatra se i zatrpavanje poslom. Iako često želimo biti dijelom što više projekata i pokazati se u što boljem svjetlu, bolje je projekte rješavati jedan po jedan kako bi se svakom projektu mogli maksimalno posvetiti i dovršiti ga na vrijeme. Još neke loše radne navike koje je potrebno izmijeniti ako si osvijestimo da ih radimo su: uzimanje previše pauza tijekom radnog vremena, preskakanje pauze za ručak, boravak u neorganiziranom i neurednom radnom prostoru i manjak prioriteta.
Perfekcionizam
Iako ga možda ne bi naveli kada bi vas pitali da nabrojite kradljivce vremena, perfekcionizam zna „ukrasti” mnogo vremena i znatno otežati upravljanje vremenom. Na primjer, perfekcionizam može kod nas potaknuti povišenu razinu anksioznosti i usporiti nas. Još jedan problem s kojim se susreću perfekcionisti na radnom mjestu je da oni često izbjegavaju sudjelovati u zadacima koje ne mogu dovesti do savršenstva što dovodi do ekstremne prokrastinacije odnosno odugovlačenja. Postoje još neka ponašanja po kojima je lako prepoznati perfekcioniste na radnom mjestu. Naime, oni si vrlo često postavljaju previsoke standarde i jako su kritični prema sebi. Nadalje, imaju tendenciju da dobronamjerne povratne informacije protumače kao napad na sebe te imaju izrazito izražen strah od neuspjeha što uzrokuje stres koji im je teško kontrolirati.
No, postoje određeni načini kako perfekcionisti mogu vježbati nošenje sa stresom na radnom mjestu. Na primjer, poželjno je da prvu verziju nečega na čemu rade što prije pokažu svojim kolegama ili nadređenom kako bi saznali njihovo mišljenje. Na taj način mogu spriječiti da utroše sate i sate na dodatno usavršavanje nečega što je već napravljeno da zadovoljava sve zadane kriterije. Nadalje, perfekcionisti si trebaju osvijestiti da nitko nije savršen i trebaju prestati s praksom uspoređivanja sebe s drugima. Osim toga, korisno je da za svaki zadatak procijene koliko je on uistinu važan. Vrlo često će se perfekcionisti stresirati oko zadatka kojeg treba samo obaviti i krenuti dalje na druge. Konačno, za svakog perfekcionista je dobro da si postavi realne ciljeve te se nagradi kada ih postigne zato što tako uči cijeniti sve ono što je dobro napravio.
Kako ukloniti kradljivce vremena?
Svaki kradljivac vremena je specifičan te postoje različiti načini nošenja s njima. No, postoje neke opće smjernice koje možemo primijeniti na sve kradljivce vremena koji otežavaju naše upravljanje vremenom pa ih zbog toga želimo eliminirati. Naime, kada identificiramo naše kradljivce vremena, idući korak je njihova analiza. Analiza će nam pomoći da otkrijemo uzroke zbog čega dajemo prednost aktivnostima koje nam oduzimaju vrijeme umjesto onima pomoću kojih možemo ostvariti naše dugo željene ciljeve. Osim uzroka, potrebno je razmisliti i o negativnim posljedicama do kojih će doći ako nastavimo prakticirati takva ponašanja. Kako bi spriječili te posljedice, razmislit ćemo koja znanja i vještine trebamo steći da uklonimo kradljivce vremena te početi raditi na njihovom stjecanju. Konačno, točno ćemo odrediti aktivnosti koje ćemo provesti kako bi eliminirali te kradljivce vremena i rokove za njihovu provedbu kako bi mogli pratiti vlastiti napredak i zatražiti pomoć ili promijeniti aktivnosti ako nam ove prvotne ne budu olakšale naše upravljanje vremenom.
Kao što smo vidjeli, postoje brojni kradljivci vremena koji nam mogu odvući pažnju i učiniti upravljanje vremenom na radnom mjestu prilično izazovnim. Prvi korak prema njihovom uklanjanju je da si osvijestimo koji kradljivac vremena nam najviše otežava obavljanje željenih zadataka i pokušamo ga smanjiti. Nakon što isto ponovimo s još nekoliko naših kradljivaca vremena vrlo brzo ćemo uočiti porast produktivnosti i zadovoljstva poslom što će nas motivirati za daljnji napredak sve dok potpuno ne usavršimo naše upravljanje vremenom.
