Individualni faktori važni za upravljanje vremenom
Upravljanje vremenom ovisi o individualnim postavkama svakoga od nas. To su faktori na koje možemo utjecati i koji su pod našom kontrolom. Tako u individualne faktore prvenstveno pripada manjak samokontrole – osoba koja ima manjak samokontrole je podložnija distrakcijama. Češće će, umjesto obaveza, vrijeme utrošiti na manje važne stvari i tako biti u vremenskoj stisci. Zatim slijedi prokrastinacija ili odugovlačenje - sklonost ostavljanja važnih zadataka za kasnije.
Odugovlačenje ili prokrastinacija je vrlo često na radnom mjestu, pa su se tako i mnoga istraživanja bavila njegovim uzrocima. Odugovlačenje se najčešće događa zbog straha od neuspjeha ako su u pitanju teški i složeni zadaci koje treba obaviti. Ako pomisao na ispunjavanje tog zadatka izaziva nelagodu i sumnju u sebe, onda možete biti sigurni da je u pitanju strah od lošeg obavljenog posla. Kao i svaka druga vještina, tako i ispunjavanje radnih obaveza postaje lakše s iskustvom i trudom. Osim toga, uspješno obavljanje teških zadataka je odlično za osjećaj kompetentnosti i samopouzdanja! Prokrastinacija je u osnovi samo loša navika koja nastane zbog straha ili neorganiziranosti. Mjenjanjem ove navike, mjenjate cjelokupnu radnu učinkovitost i produktivnost!
Idući individualni faktor važan za upravljanje vremenom je motivacija. Vrlo često nam nedostaje intrinzične motivacije – želje za obavljanjem neke aktivnosti zbog osjećaja radoznalosti, želje za znanjem, kompetentnosti, osjećajem rasta i razvoja i slično. Onda tu uskače ekstrinzična motivacija - motivacija koja ima izvor izvan osobe. Najčešće očekujemo da nam netko prodaje neku pogodnost ili nas privuče nagradom ako obavimo određeni zadatak. Ekstrinzična motivacija može biti plaća, bonusi, slobodni dani, skraćeno radno vrijeme i slično. Kako bi sami sebi povećali motivaciju, možete si obećati neku nagradu za uspješno obavljanje svih obaveza na poslu. To može biti sitnica, kao što je šetnja nakon posla, kava s dragim osobama, omiljeni kolač. Bilo što čemu se možete veseliti! Uključivanjem malih nagrada u svakodnevni život povećat će vam se zadovoljstvo nakon ispunjavanja radnih obaveza te ćete biti sretniji na radnom mjestu.
Multitasking
Sigurno ste čuli da su najuspješniji ljudi na radnom mjestu oni koji su učinkoviti u multitaskingu - obavljanju više zadataka u isto vrijeme. Jedno vrijeme je razvoj zaposlenika išao u tom smjeru. No, istraživanja pokazuju da takav način rada jednostavno izaziva različite konflikte kojima ne možemo upravljati. Zašto? Zato što multitasking može značajno smanjiti našu produktivnost i utjecati na kvalitetu rada. Kada obavljamo više zadataka u isto vrijeme, naš mozak mora brzo prebacivati fokus i pažnju s jedne stvari na drugu. Tako postajemo osjetljiviji na distrakcije i mogu se dogoditi mentalne blokade. Multitasking također može negativno utjecati na brzinu rada, budući da smo preokupirani prebacivanjem fokusa s jednog zadatka na drugi. Multitasking utječe na izvršne funkcije - one upravljaju kognitivnim funkcijama i odlučuju kojim redoslijedom će se izvršiti pojedini zadatak. Izvršne funkcije obuhvaćaju dva sustava – postavljanje cilja kojeg trebamo obaviti i mjenjanje pravila za svaki zadatak. Izmjenom ova dva sustava zapravo dolazi do gubitka vremena. Stoga su multitaskeri podložniji greškama i lošijoj izvedbi. Ukoliko ste navikli izvršavati nekoliko zadataka odjednom, pokušajte se fokusirati na jedan zadatak 20 minuta, pa onda krenite na sljedeći. Također, ograničavanje distrakcija je vrlo važno za uspješno obavljanje posla i upravljanje vremenom.
Individualni faktori oblikuju navike i ponašanje ljudi. Iako su neka od ovih ponašanja podsvjesna ili ukorijenjena, svatko od nas ima mogućnost preuzeti kontrolu nad njima. Kada osvijestite vlastite greške, otvorit će vam se prostor za usvajanje i implementiranje učinkovitih strategija i navika. Mjenjanjem navika moderiramo vlastito ponašanje i u konačnici poboljšavamo upravljanje vremenom.
Kako upravljamo svojim vremenom
Za uspješno unapređivanje vještine upravljanja vremenom prvi je korak analizirati kako trenutno koristite vrijeme. Jeste li svjesni koliko vremena dnevno utrošite na društvene mreže? A što je s nepotrebnim pozivima, perfekcionizmom, multitaskingom koji vas usporava i slično? Analizom vremena koje vam je potrebno za izvršavanje pojedinih obaveza dobit ćete uvid na što trošite najviše vremena. Na temelju toga naučit ćete upravljati „kradljivcima vremena“, odnosno kontrolirati aktivnosti koje nepotrebno troše vrijeme, što je preduvjet učinkovitosti u ispunjavanju obveza. Kako bi uspješno organizirali svoj radni dan, važno je imati plan i određenu sliku kako će vam dan izgledati. Naravno, neke stvari ne možete predvidjeti. No, ako imate plan za većinu svog vremena, bit će vam lakše osigurati uspješno upravljanje vremenom i obavljanje obaveza.
Jedan od načina upravljanja najvećim kradljivcem vremena – društvenim mrežama jest doziranje. Odredite si vrijeme u danu kad ćete provjeriti obavijesti, odgovoriti na poruke i biti na društvenim mrežama. No, ukoliko ih konstantno kroz dan provjeravate, vaša pažnja i fokus će se puno teže vratiti na radne obaveze. Stoga, pokušajte koristiti mobitel na pauzi ili kada završite određen dio obaveza.
To-do lista – izvor stresa ili učinkovitosti
Razni alati koji služe za pomoć u organizaciji vremena često nam budu izvor neučinkovitosti. Događa se da imamo brojne to-do liste, planere i rokovnike, što naposljetku rezultira njihovim neefikasnim korištenjem i povećanjem stresa. Što možemo promijeniti?
Fokusirajte se na jednu to-do listu koja treba sadržavati zadatke poredane po prioritetima. Vrlo je važno da ciljevi koje postavite za taj dan budu ostvarivi i mogući, te da si ne pretrpate raspored. U sastavljanju to-do liste i pregovorima koje ćete voditi sami sa sobom vam može pomoći Eisenhower matrica. Ona je način organizacije zadataka po hitnosti i važnosti. Hitni zadatci su oni koji zahtijevaju vašu neposrednu pažnju, odnosno morate ih obaviti odmah ili imate vrlo ograničen vremenski rok. Također, za neizvršavanje hitnih zadataka postoje posljedice. S druge strane, važni zadaci su oni koji ne zahtijevaju neposrednu pažnju, no pomažu pri ostvarivanju dugoročnih ciljeva. Iako nisu hitni, ne znači da su nisu značajni. Primjerice, važan zadatak može biti planiranje dugoročnog projekta, održavanje web stranice i slično. Zatim popunjavate matricu na sljedeći način:
Napravite: Zadatke koji su hitni i imaju ograničen vremenski rok
Zakažite: Zadatke koji nemaju strog vremenski rok, ali su važni za vaše dugoročne ciljeve
Odgodite: Zadatke koji se trebaju napraviti, ali ne ovise samo o vama
Uklonite: Distrakcije i nepotrebne zadatke.
Ova matrica je zanimljiv način na koji si možete organizirati obaveze, te stoga i naučiti učinkovitije upravljanje vremenom.
Idući način za učinkovito upravljanje vremenom je pomodoro tehnika. Pomodoro tehnika se bazira na fokusiranom radu u vremenskom intervalu od 25 minuta, nakon kojeg slijedi pauza od 5 minuta. Nakon odrađena četiri pomodora ili bloka, slijedi duža pauza. Ova tehnika se pokazala vrlo uspješnom za regulaciju prokrastinacije i održavanje fokusa na radnom zadatku. Također je korisna za sprječavanje multitaskinga. Pokušajte implementirati ove tehnike za upravljanje vremenom u svakodnevni radni dan kako biste otkrili koja za vas najbolje funkcionira. Iako nema univerzalnog recepta, ovdje opisane tehnike su se pokazale korisnima kod značajnog broja ljudi.
Kako pronaći vrijeme za brigu o sebi
Još jedan veliki izazov koji je najčešće posljednji na listi prioriteta jest pronaći vrijeme za uspostavu ravnoteže te brigu o sebi. Bez obzira jeste li član menadžmenta ili član tima važno je steći znanje kako se izboriti za vlastito vrijeme kako biste uspješno balansirali poslovnu i privatnu ulogu. Kako to postići? Prvi korak je razgraničavanje uloga. Dakle, kako na poslu imate profesionalnu ulogu, tako i u privatnom životu imate ulogu prijatelja, brata/sestre, sina ili kćeri, partnera.. Svaka od ovih uloga od vas zahtijeva određene obaveze, odgovornosti i zahtjeve koje trebamo obaviti. Često ste podložni riziku donošenja posla kući, odnosno obavljanju poslovnih obaveza u slobodno vrijeme. Tako se možete iscrpiti i doživjeti izgaranje ili burnout. No, još jedna opasnost jest obavljanje privatnih obaveza tijekom radnog vremena, što također doprinosi spajanju poslovne i privatne uloge. Pokušajte održati fokus na poslu, a u privatnom životu odvojite misli od radnog mjesta. Odmor je ključan za uspjeh na bilo kojem području života!
Idući korak je postavljanje jasnih granica. Primjerice, odlučili ste više ne odgovarati na poslovne mailove i pozive nakon radnog vremena kako bi se posvetili privatnom životu. Odredite granicu te jasno i učinkovito komunicirajte s timom ili nadređenim kako bi ih uputili u situaciju. Držite se svojih granica! Nemojte raditi iznimke kada nešto odlučite. Prezentacijske vještine koje ćete pritom koristiti su jednako važne pa se pripremite za taj sastanak.
Briga za mentalno zdravlje
Neravnoteža između privatnog i poslovnog života često doprinosi stanju kroničnog stresa i umora. Kronični stres je povezan s brojnim fizičkim bolestima i poremećajima dobrobiti i raspoloženja. Kako bi spriječili sagorijevanje, te uspješno se brinuli o svom zdravlju, ključno je naučiti strategije za upravljanje vremenom i strategija nošenja sa stresom.
Što se tiče stresa na poslu, postoje jednostavne i brze tehnike koje vam mogu pomoći. Jedna od njih je vježba disanja. Udahnite četiri sekunde, zatim zadržite dah četiri sekunde te isto toliko vremena izdahnite. Ponovite nekoliko puta kako bi si smirili srčani ritam i vratili fokus na radni zadatak. Vježbe disanja su posebno korisne ukoliko osjećate neugodne emocije na poslu, primjerice preplavljenost, tjeskobu, nelagodu, strah od izlaganja i slično. Tad je tijelo u stanju 'bijega ili borbe' te je uključen simpatički živčani sustav. Kako bi vaše tijelo shvatilo da ne postoji stvarna opasnost, trebate se vratiti na parasimpatički živčani sustav. Tako ćete se brže i lakše ponovno fokusirati na ono što trebate raditi, a ne na neugodne emocije.
Osim disanja, ako postanete preopterećeni poslom i ne možete se odvojiti kad ste kod kuće, pokušajte vizualizaciju. Vizualizacija je tehnika opuštanja koja se sastoji od zamišljanja sigurnog mjesta koje volite te fokusiranje na to mjesto nekoliko minuta. Osjetit ćete ugodne emocije koje će vas pratiti kroz ostatak dana! Možete pokušati s bilo kojom tehnikom relaksacije jer one imaju za cilj odvojiti vaše misli od briga i obaveza te vam vratiti fokus na razbistravanje uma.
Brinite o sebi
Kada posložite misli, procesirate emocije koje ste osjećali tijekom dana i evaluirate svoje greške i jake strane, lakše ćete uvidjeti na čemu trebate raditi. Dakle, cilj tehnika za upravljanje vremenom je omogućavanje produktivnosti i osjećaja postignuća tijekom radnog dana kako biste imali više vremena za stvari u kojima uživate. Postizanje zadovoljstva u poslovnom i privatnom životu je cilj kojem svi trebamo težiti, a postići ćemo ga samo ukoliko ne zaboravimo brinuti o mentalnom zdravlju.
Odnosno, zdravom ravnotežom između privatnog i poslovnog života bit ćete sretniji i zadovoljniji općenito. Učenjem tehnika za upravljanje vremenom kroz menadžment coaching ili neki drugi način te njihovom implementacijom i učinkovitim strategijama nošenja sa stresom lakše ćete doći do ovog cilja.
