Upravljanje vremenom pomaže postaviti prioritete

Koje su prednosti postavljanja prioriteta i kako odrediti prioritete bez da riskiramo propuštene rokove i nezadovoljstvo obavljenim poslom? Koje nam strategije mogu u tome pomoći?

Što točno podrazumijeva postavljanje prioriteta? Postavljanje prioriteta vještina je koju moramo usavršiti ako želimo vidjeti prednosti koje će efikasno upravljanje vremenom donijeti u naš život. Svrha postavljanja prioriteta je da rangiramo zadatke po važnosti kako bi se mogli najprije pozabaviti onima koji su najviše na listi. Na taj način pokušavamo osigurati da svoju energiju i vrijeme ulažemo u stvari koje su uistinu važne za uspješnost na našem radnom mjestu i dobrobit organizacije u kojoj smo zaposleni. Ta vještina najviše olakšava kada nam se čini da novi zahtjevi nikada neće prestati pristizati, a mi nemamo dovoljno vremena ni da stare privedemo kraju. U tom slučaju je postavljanje prioriteta nužno kako bi uspjeli izvršiti sve što sve od nas očekuje.

Prednosti postavljanja prioriteta

Postavljanje prioriteta je vještina je koja je nužna za efikasno upravljanje vremenom. Usavršavanje te vještine imat će brojne prednosti za organizaciju u kojoj se zaposlenike uči o postavljanju prioriteta i potiče na isto. Tako će, ponajprije, zaposlenici imati manje razine stresa i anksioznosti jer će izbjeći situacije u kojima se osjećaju prezauzetima i pod velikim pritiskom. Nadalje, postavljanje prioriteta će im olakšati da ostanu motivirani zato što će kada izvrše neki zadatak moći vidjeti pozitivne i mudre rezultate svog rada što će kod njih probuditi želju da se pozabave i ostalim zadacima s njihove to-do liste.

Učinkovito upravljanje vremenom nužno je i za izbjegavanje odugovlačenja ili prokrastinacije. Poznato je da je odugovlačenje najčešći način na koji ljudi izgube dragocjeno vrijeme te zbog toga ne uspiju ostvariti sve što su htjeli. No, kada jasno definiramo koje aktivnosti su najbitnije za postizanje našeg željenog cilja, lakše je oduprijeti se odugovlačenju. Konačno, zaposlenici koji nauče kako postaviti prioritete imat će više vremena za odmor, punjenje baterija i vaše zadovoljstvo prije nego što dobiju nove odgovornosti. Zbog svega toga zaposlenici će se osjećati ugodno u svom radnom okruženju pa će stopa apsentizma u organizaciji biti niska. Time će se izbjeći dodatni troškovi koji znaju nastati zbog stalne fluktuacije zaposlenika.

Osim prednosti za zaposlenike, pravilno postavljanje prioriteta imat će brojne koristi i za uspješnost u poslovanju samog poduzeća. To će biti vidljivo u tome što će svi rokovi biti ispoštovani, klijenti će biti zadovoljni te će ostaviti pozitivne recenzije za vaš rad. Također će vas preporučiti drugima što vam dovesti nove klijente i olakšati ostvarivanje željenih prihoda. Konačno, sve navedeno olakšat će izgraditi i održati dobar ugled organizacije.

Strategije za postavljanje prioriteta

Kako su uočene brojne prednosti postavljanja prioriteta, tako su se i razvijale nove strategije za postavljanje prioriteta koje mogu olakšati upravljanje vremenom. Najbolji savjet za početnike u postavljanju prioriteta je da upravljanje vremenom započnu tako što će svaku večer zapisati koje obaveze sutradan trebaju izvršiti. Osim samih zadataka, potrebno je pored svakog zapisati i koliko vremena smatramo da nam je potrebno za izvršavanje istog. Također, bilo bi dobro raspored sastaviti tako da ostavimo vremena i za neke nepredvidive situacije ili obaveze.

Kada to sve napravimo, potrebno je poredati zadatke po važnosti kako bi najvažnije zadatke izvršili prve. Kada smo usavršili tu strategiju za postavljanje prioriteta, možemo se iskušati i u nekim drugima kako bi vidjeli koja nam najbolje odgovara i dodatno usavršili svoje upravljanje vremenom. Nije uvijek lako odlučiti koja strategija je najprikladnija za zadatke koji se nalaze na našoj to-do listi. Zbog toga ćemo u nastavku opisati dvije poznate strategije za postavljanje prioriteta te kada se najčešće koriste kako bi vam olakšali donošenje odluke. U nastavku ćemo više reći o Paretovom pravilu i strategiji „pojedi žabu”.

Paretovo pravilo

Paretovo pravilo, poznato je kao i pravilo 80/20. Često se spominje kada se govori o važnosti razvijanja vještine postavljanja prioriteta te utjecaja kojeg će postavljanje prioriteta imati na naše upravljanje vremenom. Naime, prema Paretovom pravilu 80 posto rezultata koje postižemo zapravo proizlazi iz onih 20 posto vremena u koje smo uložili svoj trud i energiju. Iz ovoga pravila možemo zaključiti kako je potrebno znati prioritizirati one aktivnosti koje će u budućnosti imati najveći učinak na ostvarivanje željenih ciljeva. Na primjer, kada odlučujemo koji će nam zadaci biti prioritet za neki dan, trebamo proučiti uključuje li neki od tih zadataka suradnju s ostalim članovima tima ili je neki od zadataka preduvjet kako bi se moglo nastaviti s važnim projektom. Ako uočimo da je riječ o tako nečemu, prema Paretovom pravilu su to zadaci koji će nam biti prioritet zato što utječu na sve članove organizacije te će njihovo izvršavanje osigurati da svi planirani procesi teku bez zastoja.

Počnemo li se služiti Paretovim pravilom pri postavljanju prioriteta, brzo ćemo uvidjeti neke pozitivne promjene. Najveća prednost Paretovog pravila je da služeći se njime možemo naučiti maksimizirati naš radni učinak što često zna dovesti do povećanja grupne kohezije kod članova organizacije. Također, korištenje 80/20 pravila nam može pomoći u tome da povećamo svoju produktivnost na radnom mjestu. No, osim prednosti, upotreba Paretovog pravila zna imati i negativne strane. Najveći problem sa spomenutim pravilom je da se ponekad može dogoditi da sav svoj fokus usmjerimo na zadatak za koji smo procijenili da će nam u budućnosti olakšati ostvarivanje željenih ciljeva te da zbog toga zaboravimo izvršiti ostale zadatke. Kako bi to izbjegli, važno je pronaći ravnotežu između korištenja ovog pravila i obavljanja svih ostalih obaveza. Ako osjetimo da bi mogli imati problem s tim, preporučuje se pitati za pomoć kolegu ili nadređenog kako bi iz ove strategije za postavljanje prioriteta izvukli ono najbolje.

„Pojedi žabu!”

Iako možda ne toliko poznata kao Paretovo pravilo, strategija poznata kao „pojedi žabu” također se pokazala učinkovitom kada se susretnemo s teškoćama pri postavljanju prioriteta te si želimo olakšati upravljanje vremenom. Sigurno vam se nekad dogodi da od kako se probudite cijeli dan razmišljate o nekom neželjenom zadatku koji vas čeka taj dan. Možda se pokušate opustiti i skrenuti misli s tog zadatka, ali ne uspijete u potpunosti. Upravo je za takve situacije osmišljena strategija pod nazivom „pojedi žabu”. To je strategija kojoj je dobro pribjeći kada trebamo pomoć i motivaciju za izvršavanje iznimno zahtjevnih zadataka. Logika iza te strategije za postavljanje prioriteta je da dobro razmislimo koji zadatak („žaba”) na našoj to-do listi nam je najizazovniji i njega obavimo („pojedemo”) prije ostalih.

U slučaju da imamo više „žaba” tj. teških zadataka, prvo trebamo „pojesti” tj. izvršiti onaj koji smatramo težim. No, ponekad zna biti izazovno u mnoštvu zadataka odlučiti koji je „žaba”, odnosno koji je najveći prioritet. To su najčešće oni zadaci za čije će nam obavljanje biti potrebno između jednog i četiri sata vremena. Ako smo suočeni sa zadatkom za koji procijenimo da će nam oduzeti više od četiri sata radnog vremena, bilo bi poželjno onda taj zadatak rascjepkati na više manjih zadataka. Osim vremena koje nam je potrebno za zadatak, „žabu” možemo prepoznati i po tome što ćemo prema izvršavanju tog zadatka najvjerojatnije osjetiti otpor.

Loše strane strategije „pojedi žabu“

Strategija „pojedi žabu” se na prvi pogled čini neobičnom. U praksi se pokazalo da njena upotreba olakšava ljudima da se odvaže pozabaviti sa zadacima koji su im mrski i koje bi najradije odgađali do daljnjega. Nadalje, kada se ljudi odluče koristiti tu strategiju, dobra je stvar što najteži zadatak obavljaju na početku radnog vremena dok su odmorni i dok im koncentracija nije opala. Konačno, strategija „pojedi žabu” korisna je i za učinkovito upravljanje vremenom zato što nam obavljanje najteže stvari na našoj listi prioriteta poveća intrinzičnu motivaciju. Time dobijemo volju da se taj dan pozabavimo i ostalim zadacima koji su nam preostali.

No, korištenje ove strategije ima i neke negativne strane. Na primjer, činjenica da odmah čim dođemo na posao moramo raditi na kompliciranom zadatku može kod nas uzrokovati visoke razine stresa i anksioznosti. Također, ponekad, koliko god to možda željeli, najteži zadatak nije uvijek moguće izvršiti na početku radnog dana. Moguće je da je neki važan sastanak zakazan tek poslije pauze za ručak ili prvo trebamo dobiti odobrenje od nadređenog kako bi mogli krenuti s radom. Bitno je da tada budemo svjesni da takve stvari nisu pod našom kontrolom. Nemojte dopustiti da to što ne možemo koristiti strategiju „pojedi žabu” negativno utječe na vašu produktivnost taj dan.

Kako poboljšati postavljanje prioriteta?

Kao i za sve ostale vještine, tako i za vještinu postavljanja prioriteta vrijedi da se ona uči i razvija s vremenom. Zbog toga je normalno da nećemo uvijek uspjeti izvršiti sve zadatke s naše to-do liste, da ćemo možda neki zadatak zaboraviti uvrstiti u dnevni plan ili da ćemo krivo procijeniti koliko vremena je potrebno da se zadatak obavi. Takvi kradljivci vremena se uvijek pojave! No, važno je da nas to ne obeshrabri. Postoje neki savjeti koji nam mogu olakšati da postanemo uspješniji u određivanju svojih prioriteta.

To ćemo najlakše postići ako redovito provjeravamo i ažuriramo svoju listu prioriteta. Nadalje, kada postavljamo prioritete, osim zadataka koje želimo obaviti poželjno je uzeti u obzir i naše osobine. Tako, na primjer, ako za sebe znamo da smo najproduktivniji u određeno vrijeme, onda ćemo pokušati dan isplanirati tako da zadatke koji su nam visoko na listi prioriteta obavimo tada. No, moguće je i da ćemo se naći u situaciji da smo postavili prioritete, a ipak ne uspijevamo započeti s izvršavanjem naših obaveza. U tom slučaju najbolje je razmisliti o mogućim distrakcijama koje je potrebno ukloniti, promijeniti redoslijed na listi prioriteta ili promijeniti same prioritete.

Upoznali smo se s brojnim prednostima koje ćemo uvidjeti čim uvedemo postavljanje prioriteta u našu rutinu. Postavljanje prioriteta nam pomaže da izbjegnemo burnout ili sagorijevanje na poslu te da ne budemo konstantno nezadovoljni našim uratkom. Budući da je postavljanje prioriteta ujedno i vještina koja je ključna za efikasno upravljanje vremenom bitno ju je razvijati. Osim toga, potrebno je pronaći strategiju za postavljanje prioriteta koja je prikladna za naše potrebe te koja će nam olakšati ostvarivanje željenih ciljeva.