Istraživanje pokazuje da se hrvatski rukovoditelji ponašaju prijateljski prema svojim zaposlenicima sve dok se zna tko je šef. No pokazivanje interesa za privatni život zaposlenika nije dovoljno da bi motivacija zaposlenika bila prisutna i da bi kvalitetno obavljali svoje radne zadatke.
Ključ je u dvosmjernom odnosu koji se temelji na međusobnom uvažavanju i poštivanju. Jedino tad, uz iskrenu brigu i profesionalno uvažavanje će zaposlenici imati priliku dati dodanu vrijednost poslovnom procesu. U nastavku doznajte kako balansirati prijateljski i profesionalni pristup. U Zagrebu na konferenciji na temu Vodstvo i poslovna izvrsnost gostovao je Tom Peters, jedan od vodećih svjetskih stručnjaka za menadžment i poslovnu izvrsnost. Jedna od njegovih osnovnih teza je da komunikacija i motivacija zaposlenika dobivaju premalo pozornosti rukovoditelja. Naime, ako žele da njihovi zaposlenici motivirano pristupaju korisnicima i svom poslu, rukovoditelji trebaju jednako motivirano pristupati njima.
Rezultati ispitivanja provedenog s hrvatskim rukovoditeljima ukazuju na dva trenda. Jedan je da rukovoditelji smatraju da se mnogo više bave svojim zaposlenicima nego što to smatraju sami zaposlenici. Drugi da rukovoditelji imaju tendenciju ponašati se prijateljski prema svojim zaposlenicima. Dok god se ne dovodi u pitanje tko je autoritet u poslu. U praksi to znači da će rukovoditelji u pravilu pronaći vremena porazgovarati sa svojim zaposlenikom ako je tema razgovora osobne prirode. To nije dovoljno za transformacijsko vođenje bilo pojedinca, bilo organizacije.
Rukovoditelj kao prijatelj sve dok nema problema
S druge strane, izbjegavat će pitati zaposlenika za mišljenje u temama poslovne prirode. Općenito će imati prilično razumijevanja prema zaposlenikovim privatnim problemima te usklađivanju privatnih i poslovnih obaveza. Primjerice, nastojat će izići u susret zaposlenikovoj potrebi da ode prije s posla zbog privatnih obveza poput bolesti djeteta. Zbog takvog odnosa će često imati problema govoriti o problemima pa će, primjerice, razgovore o otkazu prebacivati na višu razinu ili odjel ljudskih resursa.
Međutim, kada je posao u pitanju, od zaposlenika će tražiti da se obavi točno prema njegovim uputama. Neće biti voljan saslušati zaposlenikove prijedloge i ideje za unapređenje rada. Neće ga uključivati u donošenje odluka, čak i ako posljedice tih odluka mora snositi sam zaposlenik. Također, ako zaposlenik pokazuje nedostatna znanja i vještine, neće aktivno raditi s njime na njihovu unapređenju.
Dat će mu jednostavnije zadatke, dok će složenije obaviti sam. Time će propustiti priliku za razvoj svojih zaposlenika i, dugoročno gledano, smanjenje svoje opterećenosti operativnim zadacima. U tom slučaju, može se postaviti pitanje je li to najbolje rješenje i za zaposlenike i za rukovoditelje – prijateljski odnos kada je u pitanju osobni život, no kada se radi o obavljanju radnih zadataka, rukovoditelj je apsolutni autoritet.
Strateško planiranje kao temeljni pristup rukovođenju
Svaki rukovoditelj ima svoj pristup i stil rukovođenja koji se mogu opisati kroz njegovo strateško planiranje rukovođenja svoga tima. Temeljni teorijski pristupi kroz strateško planiranje su osobinski pristup, situacijski i bihevioralni pristup. Osobinski pristup je temeljen na osobinama ličnosti voditelja i pretpostavlja da je dobar rukovoditelj neovisno o situaciji. Isto tako, osobinski pristup navodi da rukovoditelj ima skup karakteristika ili osobina koje ga čine dobrim rukovoditeljem te da su one nužne da se bude dobar voditelj. Sljedeći, situacijski pristup u obzir uzima važnost inovacije i kontekstualnih faktora, odnosno da se rukovođenje razlikuje ovisno o situaciji u kojoj se rukovoditelj i organizacija nađu.
Međutim, bihevioralni pristup, koji može opisati ranije navedene trendove kod hrvatskih rukovoditelja, odgovara na pitanja što radi rukovoditelj i kako se ponaša. U sklopu ovog pristupa, rukovođenje se dijeli na različite stilove, a neki od njih su:
- stil u kojem je rukovoditelj uglavnom orijentiran na obavljanje zadatka ili na odnose među zaposlenicima
- autokratski u kojem rukovoditelj ima apsolutnu moć te dominira jednosmjerna komunikacija u kojoj rukovoditelj ima glavnu riječ
- demokratski u kojem rukovoditelj uvažava ideje i mišljenja svojih zaposlenika i uključuje ih u donošenje odluka te
- stil u kojem je rukovoditelj usmjeren na razumijevanje svojih zaposlenika i otvoren pristup.
Otvoren pristup prema zaposlenicima kao osobama, ali i kao stručnjacima. Većina rukovoditelja u otvorenom pristupu ne vidi ništa loše, jer smatraju da odgovornost za posao snose oni. Dok je odgovornost zaposlenika da izvršavaju svoje zadatke po danim uputama, a ne da se miješaju u poslovno odlučivanje. Stoga se nastoje sa zaposlenicima na osobnoj razini ponašati s poštovanjem. S druge strane, kada je posao u pitanju, u pravilu se ponašaju autoritarno. Zadaju zadatke i zahtijevaju poslušnost, ne pitaju zaposlenike za mišljenje i ne očekuju aktivan pristup i propitkivanje. U pravilu ne pružaju zaposlenicima konstruktivnu povratnu informaciju, kao ni uvid u širu sliku poslovanja poduzeća.
Da bi motivacija zaposlenih za posao bila veća, svakako je važno da rukovoditelj ima prijateljski pristup prema njima osobno. Međutim, jednako je važno i kakav pristup ima prema njima kao stručnjacima. Drugim riječima, nužno je da rukovoditelj otvoreno, s povjerenjem i poštovanjem, pristupa i prema njima kao profesionalcima. Zaposlenici se žele na poslu profesionalno iskazivati i važno im je da svojim radom pridonose uspjehu tima. Važno im je da rukovoditelj primjećuje njihov dobar rad i da ih pohvaljuje zbog toga. Znaju da mogu doprinijeti. Stoga im je važno da budu uključeni u odlučivanje u područjima koja utječu na uspješnost njihova poslovanja. Osim toga, imaju potrebu ukazivati na uočene nepravilnosti u poslovnom procesu kako bi se on unaprijedio.
Kako biti uspješan rukovoditelj?
Nakon svih ovih navedenih informacija, postavlja se pitanje kako biti uspješan rukovoditelj i kako balansirati profesionalni i prijateljski pristup. To ne znači da bi rukovoditelj trebao imati osobine Supermena, dapače! U literaturi se stoga pojavljuju pojmovi strateško planiranje i učinkovito rukovođenje kako bi se objedinile sve karakteristike zbog kojih rukovođenje djeluje pozitivno i osnažuje se motivacija zaposlenika. Takvo rukovođenje ima određene kvalitete. Rukovođenje koje je učinkovito temelji se na odnosu rukovoditelja i zaposlenika gdje rukovoditelj posjeduje i dijeli viziju, inspirira svoje zaposlenike, prepoznaje i cijeni njihov doprinos. Važno je i da im pruža povratnu informaciju, a time zaslužuje povjerenje drugih te uspješno komunicira s njima. Svakako je bitno i da prilikom selekcije zaposlenika rukovoditelj odabere prave ljude za posao.
Važno je da im dozvoli raditi njihov posao, uputiti ih u zadatak te pomagati ako je potrebno. Istovremeno sluša zaposlenika ako imaju ideje kako unaprijediti to radno mjesto, a samim time i organizaciju. Zaposlenici su ti koji će organizaciju dovesti u budućnost, a ne „držati“ je u prošlosti. Oni obavljaju radne zadatke i trebaju preuzeti odgovornost za njihovo obavljanje. Dakle, važna je dvosmjerna komunikacija u kojoj su rukovoditelj i zaposlenik ravnopravni. U procesu prijenosa poslovanja svojim zaposlenicima kao rezultat strateškog planiranja može pomoći HR odjel koji će analizirati radno mjesto te prema zahtjevima tog radnog mjesta naći osobe koje će karakteristikama odgovarati zahtjevima toga radnog mjesta.
Učinkovitost rukovođenja i strateško planiranje istoga procjenjuje se s obzirom na posljedice vođenja za zaposlenike i druge sudionike u organizaciji. Uobičajeni pokazatelj je li strateško planiranje rukovoditelja uspješno jest stupanj u kojemu organizacija uspješno obavlja zadatke i ostvaruje svoje ciljeve. Odnosno, ako su zadaci obavljeni na vrijeme i u skladu s postavljenim ciljevima, rukovođenje je uspješno. Zatim sljedeći kriterij jesu stavovi podređenih prema rukovoditelju.
Motivacija zaposlenika određuje uspješnost rukovođenja
Ako podređeni imaju pozitivan stav prema rukovoditelju, njegovo strateško planiranje rukovođenja unutar organizacije i tima je uspješno. Za pozitivan stav prema rukovoditelju važan je pristup koji rukovoditelj ima prema svojim podređenima i zaposlenicima. Dakle ako se prema njima odnosi s poštovanjem, uvažava njihov rad i zna kako motivirati zaposlenika, rukovođenje je uspješno. Motivacija zaposlenika određuje koliko će radni zadaci biti obavljeni i koliko će organizacija biti uspješna.
Također, kako bi motivacija zaposlenika dodatno bila osnažena, rukovoditelj treba poticati zaposlenike na daljnji razvoj njihovih vještina. Time zaposlenici stječu dojam da je rukovoditelju važan njihov doprinos organizaciji te da organizacija želi ulagati u svoje zaposlenike kako bi imala stručan tim.
Preuzeti odgovornost je zadatak svake osobe, a najbolje će se osnažiti primjerom rukovoditelja. I on sam treba razvijati svoje potencijale koji su relevantni za područje u kojemu radi. Za rukovoditelje je važno strateško planiranje i razvijanje menadžerskih vještina kako bi uspješno obavljali svoje radne zadatke. One su važne kako bi znali održavati skladne odnose među zaposlenicima i rješavati moguće konflikte među njima.
Time osiguravaju ugodnu atmosferu u radnom timu. To je posebno važno ako se radi o manjoj organizaciji, gdje je zaposlen manji broj ljudi, ili kod obiteljskih poduzeća. Kod njih je za očekivati da će atmosfera među zaposlenicima i rukovoditeljem biti više obiteljska, a samim time i ugodna. Obiteljska i ugodna atmosfera mogu biti karakteristike koje će privući nove zaposlenike u organizaciju, a prije svega zadržati postojeće zaposlenike. Ipak treba pripaziti da se prijateljska i obiteljska atmosfera ne prevagnu jer to može ugroziti profesionalni dio odnosa.
Dvosmjerna komunikacija i uvažavanje
Premda rukovoditelj ima širu sliku poslovanja, zaposlenik na svome radnom mjestu ima detaljniji pregled konkretnih operativnih problema. Stoga je zaposlenik u mogućnosti dati vrijedne sugestije kako da se oni kvalitetno riješe. Od rukovoditelja se tada očekuje da ga pažljivo sasluša, pomno razmotri njegove prijedloge, uvaži i primijeni one korisne. Osim toga, važno je da pruži povratnu informaciju i objasni iz kojih su razloga oni ostali neprimjenjivi. To je dvosmjerni ravnopravni odnos u kojem se svaka strana osjeća pozvanom unapređivati poslovanje iz perspektive vlastitih ovlasti i odgovornosti. I zaista, obje strane, obzirom na svoje znanje i iskustvo, mogu pružiti dodanu vrijednost. Takva komunikacija omogućuje da se motivacija zaposlenika za rad osnaži te da oni učinkovitije rade.
Međutim, ako rukovoditelj preferira jednosmjernu komunikaciju, nužno se javlja nezadovoljstvo zaposlenika i loša klima u timu, što sve utječe na smanjenje kvalitete poslovanja. Rukovoditelju u tom slučaju, u kojem on naređuje, a od zaposlenika očekuje samo da izvršava naredbe, nedostaje konkretna operativna slika. Stoga njegovi zahtjevi mogu biti neprimjereni i ponekad neizvedivi, što može povećati njegovo nezadovoljstvo i rezultirati okrivljavanjem zaposlenika za neefikasnost. S druge strane, zaposlenici ponekad ne mogu vidjeti širu sliku koja se krije iza zahtjeva rukovoditelja.
Stoga zahtjeve rukovoditelja mogu doživjeti besmislenim, a samim time je i njihova motivacija manja. Jedino dvosmjernom komunikacijom se može sustavno poboljšavati poslovanje. Komunikacijom rukovoditelj daje zaposlenicima širi poslovni kontekst. Zaposlenici rukovoditelju daju konkretne prijedloge za poboljšavanje operativnih procesa. Na taj način i jedni i drugi mogu prilagoditi svoje zadatke i kvalitetnije donositi odluku. Štoviše, pri takvoj komunikaciji se svatko u hijerarhiji osjeća poslovno cijenjeno i važno, bez obzira na svoj položaj.
Potrebno je balansirati profesionalni i prijateljski pristup
Može se činiti da je vrlo teško balansirati profesionalni i prijateljski pristup između rukovoditelja i zaposlenika, nekada to tako i jest. Bitno je da rukovoditelj ima razvijene menadžerske vještine koje će mu prije svega omogućiti da uspješno delegira zadatke svojim zaposlenima. Ali također je bitno istovremeno da među njima prevladava dvosmjerna komunikacija.
Od rukovoditelja se očekuje da sluša svoje zaposlenike i da uvažava njihova mišljenja i sugestije, da ih potiče na razvoj njihovih vještina kako bi motivacija zaposlenika bila veća za rad, a samim time i organizacija uspješnija. Ključ za uspješno rukovođenje je strateško planiranje, ugodna atmosfera unutar organizacije, da se rukovoditelj prema zaposlenima ponaša kao prema stručnjacima, ali i da ima razumijevanje za njihov osobni život.
