Zašto je dati otkaz posao menadžera?

Svaka tema u nekoj organizaciji može izazvati slabe ili snažne emocije. Među njima se ističu one koje izazivaju snažne emocije! No, koliko god snažne i neugodne emocije određene teme izazivale, o njima se ipak izbjegava otvoreno komunicirati. Svi znamo da je to pogrešno, jer dobra komunikacija je osnova dobrog zajedničkog rada i suradnje. Transformacijski lideri su odličan primjer izvrsnog korištenja učinkovite komunikacije za vođenje cijelih organizacija.

To se posebno odnosi na sve što izaziva negativne reakcije, poput straha, ljutnje, tuge, osjećaja nepravde i sličnih tema. Svaka od njih zaslužuje dodatno objašnjenje, kako bismo bili pozitivno usmjereni na rješavanje i proradu emocije koje takve teme izazivaju u nama. U suprotnom može doći do pogrešnih interpretacija koje svima nama mogu samo naštetiti. Jedna od takvih tema je odluka koju donosi menadžer ili menadžment da nekom od radnika da otkaz!

Vijest o tome da je netko otpušten u većini slučajeva izaziva neugodne emocije. Tu se nađe osjećaj tuge i zabrinutosti, jer se mnogi u organizaciji pitaju kako će se osoba snaći. Odlazi član tima s kojim su se mnogi zbližili. Drugi pak strahuju kako će se neki projekti ili sam rad odvijati bez sudjelovanja te osobe. Javlja se i određeni strah zbog pitanja tko je sljedeći i može li se to dogoditi još nekom. Možda se može javiti i ljutnja. Ponekad radnici doživljavaju organizaciju kao veliku i bogatu naspram malog nemoćnog radnika. Stoga im je teže razumjeti kako za njega nema mjesta. Čini im se prirodno da svatko radi u skladu sa svojim mogućnostima, a da bi organizacija trebala moći isplanirati svoje resurse kako bi imala dovoljno za sve.

Organizacija je skup ljudi koji u njoj rade

I upravo tu u mnogima, pa i nama samima leži takozvana slijepa pjega. Ponekad doživljavamo organizaciju kao nešto što postoji samo po sebi, neovisno od zalaganja njenih radnika. Kao da je ona veliki izvor svega što radnicima treba i predomišlja se što im se treba udijeliti. Međutim, organizacija je skup ljudi koji u njoj rade! A ostvarenje ciljeva svakoga od njenih članova je jako važno da bi ona mogla postojati i davati. Zato posao voditelja i jest to da pomno planira koliko ljudi mu zapravo treba da bi obavio neki posao.

Posao menadžera je i pobrinuti se da svatko napravi sve što je potrebno bez dodatnih kontrola, velikih ispravaka ili ponavljanja. Uz to, planiraju se edukacije, stručna usavršavanja, informatička podrška, podrška nadređenih kako bi radnici imali sve što im treba da ostvare rezultat. Jedino tako organizacija može ispuniti obećanja radnicima i korisnicima, a obaveze državi.

Unutar tima ili čitave organizacije menadžer treba biti spreman na razgovor o svim problemima. Bili ti problemi mali ili veliki, menadžer uvijek treba biti otvoren i komunicirati o njima. Treba biti spreman zajednički pronalaziti rješenja, poslušati tuđe mišljenje, družiti se s članovima svog tima, dijeliti informacije i slaviti postignuća. Treba i može sve to kako bi osigurao da će njegov tim ostvarivati rezultat. Kako bi menadžer sve to uspio balansirati, coaching je jedna od mogućnosti kojom može raditi na sebi i svojim vještinama. Dakle, stalno usavršavanje i osoban rast važni su kako za svakog zaposlenika, tako i za menadžera.

Kada je potrebno dati otkaz zaposlenicima?

Kao menadžer, možda ste se već našli (ili ćete se naći) u situaciji da morate dati otkaz nekome zaposleniku. Postoje razni razlozi zašto bi nekome zaposleniku trebalo dati otkaz.

Jedan od mogućih razloga je kad pokoji radnik zakaže u obavljanju svog posla i ne uspijeva izvršavati svoje radne zadatke duže vrijeme te kasni s rokovima. Menadžer obično nema osobine Supermena da bi u svakom trenutku znali reagirati ispravno, ali toleriranjem loših rezultata nekih pojedinaca prešutno očekuje da će neki drugi članovi tima "potegnuti” za njih. To je pogrešno! Time se uništava organizacijska klima, duh zajedništva i unutarnja motivacija pojedinaca da, kada je to potrebno, naprave korak više. Ako neki mogu ostvarivati vrhunski rezultat, drugi mogu barem prosječne. Jer radi se o istoj organizaciji, istim resursima i istim vrijednostima za koje se zalažu. U ovom slučaju, kako biste riješili ovaj problem, trebate razgovarati sa zaposlenikom i ustanoviti što je u pozadini neizvršavanja radnih zadataka.

Ako su u pitanju vještine zaposlenika, coaching se može koristiti kao sredstvo za poboljšanje izvedbe takvih zaposlenika. Kroz coaching, zaposlenik može dobiti jasnu povratnu informaciju o svojim nedostacima i mogućnostima za poboljšanje te imati priliku razviti svoje vještine kako bi se popravili rezultati. Međutim, ako zaposlenik kroz duži period ne pokazuje nikakav napredak u izvedbi, trebali biste razmisliti o davanju otkaza takvom zaposleniku.

Sljedeće što može biti razlog za davanje otkaza je neodgovarajuće ponašanje zaposlenika. To uključuje neprikladne komentare, loš odnos s drugim zaposlenicima, nedostatak poštovanja ili neprimjereno ponašanje prema klijentima ili kupcima. Neodgovarajuće ponašanje zaposlenika može narušiti klimu u organizaciji te također može naštetiti njezinom ugledu. Ono što je bitno naglasiti je da ako bilo koji radnik ne ostvaruje rezultat zbog kojeg je zaposlen i prima plaću, ugrožava sve radnike u organizaciji!

Dati otkaz posao je menadžera

Menadžer se u situaciji kad zaposlenik ne obavlja svoje radne zadatke treba zapitati nekoliko pitanja. Je li pravedan prema onima koji daju sve od sebe, dok prešutno tolerira neradnike? Je li pravedno da se ponaša kao da ne vidi da je njihovo ponašanje i ispunjavanje preuzetih obaveza ispod očekivanja? Zna li da će tako umanjiti volju, želju i sposobnosti onih koji rade? I, na kraju, što može učiniti kako bi to riješio?

Menadžer može biti svjestan svih razloga zbog kojih netko ne ostvaruje rezultat. Menadžer je obavezan tom radniku svim snagama pomoći kako bi uspio. No, posao menadžera je i da napravi procjenu. Je li vrijeme koje posvećuje radnicima kako bi korigirao njihov rad važnije od vremena koje treba posvećivati dobrim radnicima? Onima koje treba pohvaliti, nagraditi i priznati im zasluge. Možda je pojedinom radniku potpuno u redu da netko drugi zaradi za njihov kruh. Možda mu je u redu da se ne brine za kolege i za organizaciju. Posao menadžera je takav da mu to ne može biti svejedno i mora reagirati.

Kada zaposlenik odluči dati otkaz, to može imati značajan utjecaj na poslovanje organizacije i budući smjer. Davanjem otkaza zaposlenik zapravo oslobađa resurse koje organizacija može iskoristiti za fokusiranje na daljnji rast i razvoj. Na primjer, ako zaposlenik koji ne zadovoljava standarde rada ne ode, to može utjecati na ostatak tima i često dovodi do negativne atmosfere u radnom okruženju. Dajući otkaz neodgovarajućem zaposleniku, menadžer može pokazati da posluje ozbiljno i da je spreman poduzeti korake za održavanje kvalitete i produktivnosti tima.

Tim ili organizacija mora opstati i dobro raditi zbog korisnika, vlasnika i zbog onih radnika koji odgovorno obavljaju svoj posao. Koliko god voditelju to bilo teško, posao menadžera je da uvede reda u takvu situaciju. Dati otkaz pojedincu je uvijek emocionalno teška odluka. No, za dobrobit svih s kojima je organizacija povezana posao menadžera je da ponekad donese i takvu odluku.

Kroz coaching razvite svoje komunikacijske vještine

Ono što treba imati na umu je to da davanje otkaza zaposleniku nije uvijek jednostavna odluka za menadžera. Uzimajući u obzir da zaposlenici provode veliki dio svog života na radnom mjestu, razumljivo je da takva odluka može izazvati neugodne emocije kao što su strah i anksioznost. Osim neugodnih emocija, davanje otkaza stresan je događaj kako za zaposlenike, tako i za menadžere. Međutim, coaching menadžerima može biti koristan u ovakvim situacijama kako bi se ublažile negativne posljedice za zaposlenika, ali i za organizaciju. Dobra komunikacija i transparentnost su ključni u ovom procesu, jer to može pomoći u sprječavanju nesporazuma i  potencijalnih konflikata između (bivšeg) zaposlenika i menadžera.

Coaching je uobičajena praksa u mnogim organizacijama. Cilj mu je pomoći zaposlenicima da razviju svoje vještine, iskoriste svoj potencijal i postignu bolje rezultate. Coaching se često koristi za podršku zaposlenicima koji se bore s određenim problemima na poslu, kao što su nedostatak motivacije, nedostatak fokusa ili teškoće u međuljudskim odnosima. Jedino ćete uvažavanjem i iskrenom brigom doći do motiviranih zaposlenika.

Stoga coaching može biti koristan i vama menadžerima kada trebate nekome dati otkaz. Kroz coaching se možete usmjeriti na razvoj svojih komunikacijskih vještina i kako pristupiti zaposleniku kojemu je potrebno dati otkaz. Važno je naglasiti da ćete kroz coaching dobiti smjernice o tome, ali i vi sami morate pronaći najbolje rješenje, odnosno pristup koji vama najbolje odgovara.

Odluka o davanju otkaza zaposlenicima

Ako je razlog davanja otkaza nedostatak posla, odnosno smanjenje troškova organizacije, poslodavac bi trebao provjeriti ima li alternative poput smanjenja radnog vremena ili smanjenja troškova na drugim područjima. S druge strane, ako je razlog loša izvedba zaposlenika, menadžer bi trebao razmotriti pružanje prilike za poboljšanje i razvoj radnika, bio to coaching ili neka edukacija.

Također, menadžer bi trebao procijeniti utjecaj otkaza na samog zaposlenika, kao i na druge zaposlenike i organizaciju u cjelini. To uključuje pitanja poput: Je li zaposlenik važan za organizaciju? Kakav će biti utjecaj na druge zaposlenike? Kako će to utjecati na poslovanje organizacije i njezinu reputaciju?

Kada se odluči dati otkaz, važno je to učiniti na pravi način. To znači da se zaposleniku treba objasniti koji su razlozi otkaza, te im dati im priliku da postave pitanja ako imaju nekih nejasnoća. Ključna je dobra i kvalitetna komunikacija sa zaposlenikom kojem će se dati otkaz.

Dakle, davanje otkaza zaposlenicima nije lako, ali ponekad je neizbježno. Važno je uzeti u obzir mnoge faktore prije donošenja odluke, uključujući razlog za otkaz, utjecaj na zaposlenika, druge zaposlenike i organizaciju te pravne aspekte. Ako se odlučite dati otkaz, treba to učiniti na pravi način kako bi se osigurala pravednost i zakonitost.

Kad donesete odluku o davanju otkaza zaposleniku, a još više kad je provedete osjetit ćete olakšanje. Olakšanje jer ste jedan veliki teret makli sa svojih leđa, ali i zato što ste onima koji rade i koji prihvaćaju vlastitu odgovornost za poslovni uspjeh organizacije dali jasan znak kakve vrijednosti cijenite i kuda vodite svoj tim.