U današnjem svijetu punom promjena, brojne organizacije se osjećaju preplavljeno i bespomoćno, svjesna brojnih faktora koji utječu na njihovu uspješnost. Ipak, većina tih faktora se može svesti na dvije stvari - jasno postavljenu poslovnu politiku i dobar poslovni plan, koje su temeljne determinante uspješnosti organizacije.
Organizacijska klima u poduzeću je posljedica ponašanja menadžera te je jedan od faktora koji utječu na uspješnost organizacije, a čije je jedna od važnih sastavnica organizacijska kultura. Organizacijska kultura može se opisati kao skup vrijednosti i pretpostavki koje su se pokazale korisnima i kojima treba podučiti nove djelatnike, ali i konstapodsjećati trenutne. Kvalitetna organizacijska kultura pospješuje uspješnu suradnju među zaposlenicima i postavlja temelje uspješnom poslovanju organizacije.
Organizacijska nekultura ima suprotan učinak i može ugroziti kako stanje unutar organizacije, tako i uspješnost organizacije na tržištu. U interesu je svakog rukovoditelja poduzeti sve kako bi se osigurao uspjeh organizacije, a tako i izbjeći organizacijsku nekulturu. Poslovna nekultura može otjerati vaše najbolje zaposlenike i klijente.
Karakteristike kvalitetne organizacijske kulture i čimbenici njezina nastanka
Menadžment organizacije sve više postaje svjestan da za još bolje poslovanje ključ leži, između ostaloga, i u kvalitetno postavljenoj organizacijskoj kulturi. To znači da organizacija nastoji razviti kulturu poštovanja i odgovornog ponašanja prema korisnicima, dobavljačima i kolegama te prema poduzeću općenito. Uloga managera ključna je za razvijanje kvalitetne poslovne kulture i taj proces mora krenuti s najviših razina unutar organizacije te se prenijeti na sve ostale zaposlenike.
Kod postavljanja organizacijske kulture važno je voditi računa o nekoliko faktora. Najvažniji faktori za razvoj kvalitetne organizacijske kulture su managerski i organizacijski faktori. Managerski faktori su radna filozofija i vjerovanja, vizija kao i samo ponašanje managera na radnom mjestu i prema suradnicima. Pod organizacijski faktor smatraju se struktura unutar organizacije te tehnologije i sustavi kojima organizacija raspolaže te načini na koji se poslovanje obavlja (u uredu, hibridno ili radom od kuće). Kvalitetno postavljena organizacijska kultura omogućuje vrhunsko poslovanje, čak i u kriznim vremenima!
Konkretno, to je kultura koja promiče:
- da zaposlenik prvo nastoji razumjeti sugovornika (korisnika, dobavljača, kolegu) prije nego mu odgovori na zahtjev ili upit,
- da u problematičnim situacijama nastoji pronaći rješenje, a ne krivca,
- da održi obećanje u dogovorenom roku,
- da o kolegama i poduzeću govori dobro pred trećim stranama, a ako ima konkretne zamjerke da ih komunicira direktno.
Nagrađivanje pozitivnih ponašanja ubrzavaju proces prilagodbe
Da bi se postavila takva organizacijska kultura, važno je da menadžment zajedno sa zaposlenicima definira vrijednosti poduzeća. Definiranje vrijednosti poduzeća prvi je i najvažniji korak u postavljanju organizacijske klime, bez kojega nije moguće nastaviti s postavljanjem kulture. Idući korak je, također sa zaposlenicima, na temelju vrijednosti napisati standarde rada. Standardi rada su nadgradnja klasičnog opisa posla. Oni objašnjavaju kako zaposlenik treba raditi te kakvo mu treba biti profesionalno ponašanje da bi ostvario poslovne ciljeve. U njima trebaju jasno biti navedena poželjna ponašanja zaposlenika prema korisnicima, dobavljačima, kolegama, radu i samoj organizaciji. Tako zaposlenici dobivaju jasne smjernice što je poželjno, a što nepoželjno ponašanje pa se mogu sukladno tome i korigirati. Brižnost je snaga koja je potrebna svakoj organizaciji.
Izuzetno je važno da se na isti način dosljedno ponaša i menadžment te da svatko svakoga korigira u situacijama pojave nepoželjnog ponašanja. Prilikom uvođenja novog sustava vrijednosti i pravila ponašanja potrebno je da menadžment nadzire napredak usvajanja pravila. Naravno, još je učinkovitije za usvajanje poželjnih obrazaca ponašanja primjećivanje pozitivnih ponašanja djelatnika od strane menadžera i pohvala za njih. Menadžer mora i zaštiti poštene zaposlenike. Nagrađivanje pozitivnih ponašanja kod djelatnika će izazvati ugodne emocije i ubrzati proces prilagodbe na novu organizacijsku kulturu. Ovako postavljen sustav organizacijske kulture kojeg se dosljedno pridržavaju svi (naročito menadžment), bit će lako održavati i nadograđivati.
Kako promijeniti neprimjerenu organizacijsku kulturu?
Ukoliko je unutar organizacije ranije postojala organizacijska kultura koja više nije primjerena, potrebno je raditi na promjeni i prilagođavanju iste. Kao i kod kreiranja nove organizacijske kulture, proces započinje od rukovoditelja koji treba biti uzorni model nove kulture. Njihov je posao i osigurati da u njihovoj organizaciji vlada organizacijska kultura prilagođena trenutnim potrebama. Pritom je važno voditi računa o brojnim čimbenicima kako bi se osigurala uspješna promjena stare i prihvaćanje nove organizacijske kulture.
Ključni čimbenici kod promjene organizacijske kulture su:
- razumijevanje stare organizacijske kulture
- poticanje promjena kod zaposlenika
- slijeđenje modela ( ponašanje rukovoditelja)
- rukovođenje putem razrađene vizije
- shvaćanje da radikalne promjene zahtijevaju vremena
- „življenje“ nove organizacijske kulture
Čak i ako pažljivo planirate i vodite računa o čimbenicima ključnima za promjenu mogu se pojaviti prepreke na putu promjene. Moguće da će određene promjene naići na otpor kod dijela zaposlenika čija se ličnost ili stavovi kose s istima. Stoga je nužno znati kako se postaviti u situacijama kada je organizacijska kultura ugrožena prisutnošću osebujnih pojedinaca. Naročito pazite da kulturu osuđivanja zamijenite kulturom razumijevanja.
Međutim, čak i odlično postavljen sustav organizacijske kulture ima svoj „meki trbuh“. Naime, mnoge organizacije suočavaju se s velikom dilemom: što učiniti s onim djelatnicima koji su izvrsni stručnjaci, ali se njihovo ponašanje teško može uklopiti u standarde organizacijske kulture. Takvi su pojedinci vrijedni doprinos uspjehu organizacije sve dok njihova organizacijska nekultura i ponašanje ne ugroze funkcioniranje i poslovni ugled organizacije. Funkcioniranje organizacije mogu ugroziti svojim ponašanjem prema kolegama dok poslovni ugled ugrožava njihov odnos prema suradnicima izvan organizacije.
Organizacijska nekultura zaposlenika značajno smanjuje produktivnost
Primjeri ponašanja takvih djelatnika prema kolegama su sljedeći: ne pozdravljaju ih, ne daju im potrebne informacije, ne daju izvještaje na vrijeme, kasne ili ne dolaze na sastanke, a na sastancima izazivaju nemir i nezadovoljstvo svojim bahatim ponašanjem. Nisu spremni na suradnju s drugima i rad u timu čak ni kada je to neophodno za ostvarivanje ciljeva. Uspješno funkcioniranje organizacije ugrožavaju i time što njihovo ponašanje smanjuje motivaciju i učinkovitost drugih zaposlenika. Organizacijska nekultura zaposlenika značajno smanjuje produktivnost i kreativnost unutar organizacije i usporava ostvarivanje ciljeva. No možda veća opasnost osebujnih pojedinaca za organizaciju je u odnosu prema klijentima i dobavljačima. Možete je poboljšati, ako ljudima date slobodu.
Prema korisnicima razvijaju osebujnu komunikaciju, kao npr. ostvaruju prodaju na temelju nekih osobnih dugovanja; obećaju im beneficije koje ne mogu ispuniti (obećaju im popust, pa poslije okrivljuju organizaciju da nije dovoljno fleksibilno kako bi takav popust i odobrila); prodaju im robu pod svaku cijenu, riskirajući tako da ugroze dugoročnu suradnju. Ovakva ponašanja djelatnika izrazito su rizična za poslovni ugled organizacije i mogu za rezultat imati značajan gubitak klijenata i profita. Narušeni poslovni ugled organizacije teško je vratiti te je važno pomno pratiti ponašanje svih zaposlenika prema klijentima.
Osim prema klijentima, važno je pratiti i odnos osebujnih pojedinaca prema dobavljačima. U radu s dobavljačima ne poštuju dogovore, bahato odgovaraju na njihove upite, prebacuju odgovornost na druge odjele ili na nesposobnost čitave organizacije, ne rješavaju probleme već okrivljuju. Suradnja s dobavljačima neophodan je preduvjet za uspješno poslovanje organizacije. Stoga se javlja pitanje - Što poduzeti u vezi osebujnih pojedinaca unutar organizacije?
Ignorirati ili reagirati?
Mnogi se menadžeri boje da bi mogli izgubiti stručne djelatnike ukoliko od njih traže da se prilagode kulturi organizacije. Nisu spremni na taj rizik pa se odlučuju ignorirati - prešutno odobravaju ovakvo ponašanje svojih djelatnika koji na svoje osebujne načine ostvaruju rezultate. Međutim takav stav je kratkovidan, jer ovakvi djelatnici svojim ponašanjem čine veliku štetu svojoj organizaciji. Također, toleriranje neprimjerenog ponašanja tih djelatnika šalje poruku ostalim djelatnicima kako organizacijska kultura nije važna ni potrebna. Kao posljedica toleriranja neprimjerenog ponašanja može se javiti nezadovoljstvo djelatnika koji se pridržavaju propisanih ponašanja i doprinose kvalitetnoj organizacijskoj kulturi.
Neadekvatno tretirani korisnici potražit će drugog dobavljača, bez puno objašnjenja. Dovoljan je samo jedan primjer neprimjerenog ponašanja kako bi zaključili da niste vrijedni suradnje i toleriranja neugodnosti. Isto je i s dobavljačima. Na tržištu postoji dovoljan broj organizacija da nitko ne mora tolerirati neprimjereno i nekulturno ponašanje pojedinih djelatnika.
Kvalitetni zaposlenici, koji uvide da menadžment tolerira loše ponašanje, nastojat će pronaći organizaciju u kojoj se više cijene prave poslovne vrijednosti. Rijetko tko će ostati raditi u kolektivu za koji osjeća da ne cijeni njegov trud i doprinos. Na kraju će u organizaciji ostati djelatnici koji u problematičnom kolegi i sami pronalaze opravdanje za svoje loše ponašanje. Ponašanje prema korisnicima i dobavljačima postat će konstantno na neprimjerenoj razini i nezadovoljstvo će rasti. Sve navedeno znatno će ugroziti sposobnost organizacije da kvalitetno posluje na tržištu. Kada se ovako podvuče crta, sasvim je izvjesno da dileme zapravo i nema. Ma kakve rezultate ostvarivali osebujni pojedinci, oni na kraju dolaze na naplatu s višestrukim kamatama. Dozvoljavanjem jednoj osobi ili nekolicini njih da organizaciji nametnu vlastitu (ne)kulturu čine organizaciju trajno nekonkurentnim.
Jednaki standardi za sve zaposlenike
Nekonkurentnost na tržištu uzrokuje propadanje cijele organizacije i svih njezinih zaposlenika. Stoga je bolje čvrsto se postaviti i tražiti od svih zaposlenika dosljednost u ponašanju sukladno organizacijskoj kulturi. Jednaki standardi za sve zaposlenike potaknut će doživljaj pravednosti organizacije i osigurati zadržavanje kvalitetnog kadra i poslovnog ugleda organizacije. Ukoliko se pojedinci ne mogu ili ne žele prilagoditi ponašanju koje zahtijeva organizacijska kultura organizacije, najbolje je da potraže drugu organizaciju. Koristi od poticanja takve kulture su višestruke za organizaciju, korisnike i dobavljače.
Unutar organizacije javlja se konzistencija u donošenju odluka i izvršavanju zadataka. Zaposlenici jasno znaju kako se ponašati kako bi bili uspješni u organizaciji, osjećaju da rade u organizaciji koja štiti dostojanstvo i pravednost te se više osjećaju kao punopravni članovi organizacije. Korisnici rado surađuju s organizacijom koja ih nastoji razumjeti i razumjeti njihove potrebe, a dobavljači izrazito cijene fair-play pa se i oni nastoje ponašati na isti način. Zadovoljstvo korisnika i dobavljača osigurava financijski uspjeh i sigurnost organizacije što uvelike može povećati motiviranost zaposlenika.
Ukratko, svi uključeni u tako ustrojen sustav pronalaze u njemu dodatni smisao svoga rada, što je vrlo važno za istinsku motivaciju i ostvarenje kvalitetnih poslovnih rezultata. Ključan je zadatak osigurati da postoji kvalitetna organizacijska kultura i da je se svi pridržavaju. Organizacijska kultura organizacije osigurat će uspješno funkcioniranje i poslovanje, kao i zadovoljstvo i odanost djelatnika. Organizacije s kvalitetnom organizacijskom kulturom većinom uživaju poslovnu reputaciju i ostvaruju odličnu suradnju s korisnicima i dobavljačima. S druge strane, poslovna nekultura uzrokuje značajne gubitke zaposlenike i resursa, bez ikakve dobiti. Stoga, nemojte dopustiti organizacijska nekultura i osebujni djelatnici naštete poslovanju vaše organizacije.
