Rad u beti

Preveliko inzistiranje na detaljima u projektu može vas dovesti u slijepu ulicu. Velik broj lidera i općenito poslovnih ljudi za rad koristi računala. Sva je prilika da koristite barem jedan od računalnih programa koji se još uvijek testira. Odnosno, kako bi rekli informatičari, koji je u beta fazi razvoja. To znači da program još nije završen, ali nam ga je proizvođač softvera dao na korištenje. To je jako dobra opcija za sve – klijenti besplatno koriste program i stječu znanje o njemu, a proizvođač dobiva dragocjene informacije o načinu korištenja i kvaliteti programa. One im omogućuju da završeni program funkcionira još bolje i kvalitetnije, a uz to i široko tržište budućih klijenata.

Neke od najvećih softverskih organizacija, kao što su Google, Microsoft, a odnedavno i Apple, koriste beta fazu u razvoju svojeg softvera. I jasno nam daju do znanja: smislili su inovativni proizvod i dali nam ga na besplatno korištenje. Također jasno navode da proizvod još ne funkcionira savršeno, ali funkcionira dobro ili čak vrlo dobro te se rad na njemu nastavlja.

Sad se već, vjerojatno, češete po glavi i mislite:" Kakve veze imaju softverski programi u beti i menadžment?" Prilično velike! Prisjetite se samo nekog od sastanaka na kojem ste raspravljali o strategiji važnoj za poduzeće, planovima za neko buduće razdoblje, uvođenju novog proizvoda ili provođenju marketinške kampanje. Odabrali ste radnu grupu, u koju ste uključili kolegice i kolege iz različitih odjela, sektora ili poslovnih jedinica. Željeli ste da svatko od njih da svoje mišljenje i pogled na problem koji se nalazi pred vama. To nije ništa čudno, tako radimo gotovo svi: netko iz financija je tu da bi se kvalitetnije sagledali troškovi, netko iz pravne službe kako bi sve bilo u skladu s pravilnicima poduzeća ili zakonom, i sl.

Rad treba dovesti do rezultata

Možda je vaša usmjerenost na rezultat sastanka velika. No, kako se sastanak razvija postaju vidljiva različita stajališta u odnosu na cilj. Pa čak i na način na koji bi se trebalo doći do cilja i tko bi što trebao raditi. Uvijek je tu barem jedna osoba koja ima detaljna pitanja o dijelovima projekta o kojima se još nije počelo razgovarati. Takav sastanak teško može dovesti do rezultata. Pitanja o detaljima ili strah koji kod nekih uzrokuju mogući i nemogući problemi mogu jako podići tenzije među članovima grupe. Stvorena kriza može zakomplicirati rad na projektu do te mjere da se od projekta često i odustane.

Zar ne bi bilo jednostavnije, naročito u svjetlu kompleksnih izazova koje nam svakodnevni rad nudi, koristiti beta način razmišljanja? Na taj način bi do izražaja došlo koliko je važna dugoročna vizija koju moramo osmisliti da bismo znali gdje želimo stići, što nam omogućuje brzo i jednostavno prilagođavanje situaciji oko nas, odnosno rješavanje svakodnevnih problema na konkretnoj razini.

Lider bi u takvom beta ili testnom vođenju mogao jednostavno priznati sebi i ostalima da ne zna sve. Štoviše, i ne mora znati sve unaprijed. Potreban mu je feedback, kojim se korigiraju ionako maleni svakodnevni koraci kojima se kroči ka zadanom cilju. Povratne informacije trebaju stizati u velikim količinama, kako bi se što prije implementiralo novo razumijevanje problema i novi načini njegovog rješavanja.

Lider prima informacije i brzo implementira promjene nastale na temelju njih. On treba biti spreman komunicirati koje su promjene nastale i kako se one reflektiraju na sustav. Razlog je vrlo jednostavan - svi koji sudjeluju trebaju biti upoznati da su promjene nastale i kako te nove promjene trebaju koristiti da bi došli do zajedničkog cilja. Kako bi menadžment projekta bio uspješan, preporučit ćemo neke smjernice koje mogu olakšati cijeli taj proces.

Učinkovita komunikacija

Od pokretanja projekta do sastanaka sudionika, voditelji projekta neprestano komuniciraju. Zapravo, menadžment projekta uključuje provođenje ogromnih 90% svog vremena komunicirajući na neki način. Voditelji projekata moraju imati izvrsne komunikacijske vještine kako bi uspješno doveli projekte do završetka. Loša komunikacija, s druge strane, može dovesti do neučinkovitosti i propuštanja rokova; prema nedavnoj anketi, 28% zaposlenika navodi lošu komunikaciju kao primarni uzrok ne isporuke projekta na vrijeme.

Kako bi se smanjio rizik od ovoga, voditelji projekta trebaju dati prednost učenju kako učinkovito komunicirati. To uključuje znanje o tome kako pristupiti ljudima, stvoriti značajne odnose sa suradnicima i artikulirati jasno postavljenu viziju onoga što želite postići. Uzimanje vremena za razmišljanje o tome što želite reći – i kako to želite reći – prije komuniciranja jednostavan je i produktivan prvi korak prema usavršavanju ovih vještina.

Od upravljanja resursima, angažiranja dobavljača do rješavanja timskih sukoba, menadžment projekta znači stalno biti uključen u pregovore. Učinkovit voditelj projekta često je vješt pregovarač sa sposobnošću da uključene strane budu zadovoljne i u svakom trenutku rade prema jedinstvenom cilju.

Neizbježne rasprave o proračunima, proširenju opsega, resursima i rokovima mogu lako postati kontraproduktivne ako se s njima ne postupa taktično. Mudri voditelji projekata instinktivno znaju kada i kako primijeniti uvjerljive tehnike koje će potaknuti rješenja i izbjeći narušavanje odnosa na radnom mjestu.

Ovisno o trenutnoj situaciji, voditelji projekta mogu se odlučiti primijeniti različite stilove pregovaranja. Važno je da imaju mogućnost odabrati koji će biti najučinkovitiji u svakom danom scenariju. Gdje neki mogu pozivati ​​na kompromis (u kojem se postiže dogovor sa suprotnom stranom), na primjer, drugi mogu pozivati ​​na suradnju (u kojem se postiže rješenje u kojem svi pobjeđuju) ili natjecanje (u kojemu je projekt usmjeren u win-lose situaciju). Bez obzira koji stil odabrali, znanje o tome kako učinkovito upravljati ovim pregovaračkim taktikama ključan je alat za uspješan menadžment projekta.

Planiranje i upravljanje vremenom

Naravno, menadžment uključuje i planiranje kao jedno od temeljnih aspekata. Međutim, ako ste vješti u žongliranju s višestrukim rasporedima i možete predvidjeti zapreke prije nego što se dogode, povećat ćete svoje šanse za isporuku uspješnih projekata.

Najčešći uzroci neuspjeha projekta uključuju loše planiranje, a uključuju promjenu prioriteta unutar organizacije, pogrešne zahtjeve, promjene u ciljevima projekta i nedefinirane ciljeve projekta. Kao što ovi podaci pokazuju, upravljanje vremenom očito je vrijedna vještina koju treba steći.

Vodstvo

Menadžment tima ili projekta obuhvaća i jake vještine vođenja. Učinkovitim podučavanjem, usmjeravanjem i motiviranjem svojih suradnika možete pomoći u razvoju projekta i postizanju pozitivnog ishoda. Jaki lideri također potiču produktivno radno okruženje redovitom komunikacijom sa svojim timovima i pomaganjem svojim zaposlenicima da sami razviju važne vještine upravljanja projektima.

Timovi također rade učinkovitije kada zaposlenici osjećaju da daju značajan doprinos projektu. Članovima tima možete pomoći da se osjećaju utjecajno tako što ćete naučiti kako delegirati zadatke, pružiti konstruktivne povratne informacije, postaviti ciljeve i procijeniti učinak pojedinca i tima. Svakako prepoznajte postignuća članova svog tima kako bi znali da cijenite i njihov doprinos. Kombinacija ovih elemenata s vašim vlastitim jedinstvenim stilom vođenja pomoći će vam da uspješno upravljate projektima i istovremeno postanete učinkovitiji rukovoditelj.

Tehnička stručnost

Uspješni voditelji projekata moraju posjedovati ne samo gore spomenute meke vještine, već moraju imati tehničko znanje i iskustvo za vođenje projekata prema završetku. Voditelji projekata koji mogu "govoriti jezikom" stručnjaka moći će učinkovitije komunicirati sa svojim timovima te bolje razumjeti rizike i potencijalne prepreke.

Osim toga, praktično razumijevanje nekog softvera koji su vam na raspolaganju za upravljanje projektima može pozitivno utjecati na rad voditelja projekta. Ove vrste programa često se koriste za planiranje, organiziranje i komunikaciju sa sudionicima dok istovremeno upravljaju resursima, proračunima i rasporedima. U današnjem svijetu to znači da se i voditelji projekata moraju stalno razvijati, učeći kako iskoristiti najnovije dostupne tehnologije za uspješno dovođenje projekta do završetka.

Kritičko razmišljanje i rješavanje problema

Upravljanje rizikom, koje uključuje prepoznavanje i planiranje potencijalnih rizika, ključna je kompetencija za voditelje projekata. Najproduktivniji voditelji projekata sposobni su identificirati rizike na početku projekta i razviti odgovarajuće planove ublažavanja u slučaju da se rizik zaista dogodi.

Budući da su rizici, po definiciji, neizvjesni događaji, voditelji projekata lako ih zanemaruju jer pretpostavljaju da se neće dogoditi. Planirajući koji se pozitivni ili negativni utjecaji mogu pojaviti, voditelji projekta mogu unaprijed planirati kako izbjeći velike probleme koji bi usmjerili projekt u pogrešnom smjeru.

Iako je kritičko mišljenje vještina od koje bi svi stručnjaci mogli imati koristi za menadžment, ono je osobito korisno u disciplini upravljanja projektima. Umjesto da budu reaktivni, najbolji voditelji projekata su proaktivni i koriste svoje vještine kritičkog razmišljanja za upravljanje osjetljivim fazama projekta.

Ostajući objektivni, analizirajući činjenice i procjenjujući opcije bez pristranosti, voditelji projekata mogu riješiti složene probleme organizacije, a istovremeno isporučiti rezultate na vrijeme i unutar proračuna.

Vizija je važna da bi rad bio smislen

Lider i njegovi suradnici trebaju biti svjesni da samo okvirno mogu unaprijed dogovoriti kako će izgledati projekt. Kad se zahukta rad na projektu bit će jasno i kako će se do njega doći. Razlog tome je što detaljan plan projekata implicira da se od zacrtanih smjernica ne odustaje, makar svi vidjeli da je nešto (ili sve) pogrešno, što često vodi do njegovog neuspjeha.

Ovakva organizacijska kultura podrazumijeva da je najvažnije imati viziju što želite postići svojim projektom. Sve ostalo se rješava usput. Odbacite inzistiranje na detaljima kada razgovarate o cilju. Prestanite se baviti dijagnozom i prognozom svih mogućih i nemogućih problema. Pokušajte se izdići iznad čuvanja autoriteta i pozicija. Važno je samo doći do cilja koji ste vidjeli usmjeravajući se na širu sliku onoga što se želi ostvariti. Ili se preusmjeriti na neki drugi cilj, ako se to tijekom beta faze projekta pokaže potrebno. Potičite komunikaciju, davanje ideja i povratnih informacija, kako biste stalno testirali to što radite, ali i kako biste stalno napredovali! Dobar menadžment ovisi o tome. Jeste li spremni uroniti u beta fazu? :-)