Usklađivanje aktivnosti na poslovima koji zahtijevaju projektni pristup

Kao i svaki kompleksni zadatak, projekti su skup koraka koji u idealnoj situaciji dovode do ispunjavanja ciljeva. Bez obzira na ishod projekti imaju svoj početak i kraj, a sve što je bitno nalazi se između. Svaki projekt je jedinstven. Iako možete imati isti cilj, dolazak do tog cilja bit će drugačiji svaki put. Primjerice, iako zgrade koje gradite mogu biti međusobno slične, one će se razlikovati prema lokaciji, vremenskim ograničenjima, timu koji ih gradi, samoj konstrukciji..

Donošenje odluka o tome kako pristupiti svakom projektu isprepleteno je promišljanjima o mnogim detaljima koji se provlače kroz svaki korak prema cilju. U trenutku kada odlučujete trebate biti potkovani određenom razinom znanja kako bi samouvjereno krenuli prema naprijed. Uz sebe također trebate imati tim u koji vjerujete. Tim koji će sustavno i savjesno raditi na svakom koraku i poštivati rokove.

Upravljanje projektima počinje pomnim planiranjem aktivnosti koje se trebaju poduzeti kako bi se došlo do cilja. Strateško planiranje omogućava da se navedene aktivnosti usklade kako bi se izbjeglo kašnjenje i odgađanje. Ovaj proces zahtijeva objektivno planiranje i timski coaching kojim ćete motivirati vaše zaposlenike. Prije nego što krenete u sljedeći projekt, razmotrite kako postići usklađenost s kojom ćete na najefikasniji način doći od startne linije do ispunjenog cilja.  

Sve je u temeljima 

Kada uspješno poslujete, novi projekti brzo dolaze. Nekada čak i prebrzo. U svemu tome vi za svaki projekt trebate angažirati set radnika koji će se njime baviti. U masi novih, tekućih i završenih projekata, nekada je teško orijentirati se i odabrati one radnike koji će su potrebni za taj projekt. Iako se onboarding čini kao gubljenje vremena, donošenje odluka o tome tko će raditi na kojem projektu i njihovo uvođenje u projekt može uistinu osigurati njegov daljnji uspjeh. Pomno biranje zaposlenika koji su već upoznati s vrstom rada na projektu, s tipom projekta ili pak s klijentom stavlja vas u sigurnu poziciju. U njoj ste se već pobrinuli za osnove i možete planirati detalje. Već uhodanim radnicima trebat će manje intenzivan timski coaching jer će zbog sličnih iskustava već biti potkovani za donošenje odluka i upravljanje konfliktima.

S druge strane, ne mogu se uvijek pronaći radnici koji će savršeno odgovarati svakom projektu. Sve dok ste svjesni potencijalnih nedostataka i rupa koje imate u timu, njima možete upravljati. Strateško planiranje omogućava vam da predvidite ove izazove i pronađete rješenja prije nego što postanu problemi. Upravljanje učinkom zasnovano je na postavljanju individualnih ciljeva. Znate da će nekim članovima tima trebati više vremena kako bi se prilagodili dinamici novog projekta. Stoga znate da ne možete očekivati iste rezultate kao i kod već uhodanih radnika. Realističan pristup kojim osiguravate kvalitetno usvajanje najbitnijih elemenata projekta vašim radnicima olakšava proces uklapanja u projekt. Saznajte što je svakom radniku potrebno za uhodavanje u novi projekt i olakšajte donošenje odluka. Upotrijebite vaše prezentacijske vještine i osigurajte onboarding koji će novajlijama pokazati kvalitetne osnove, a uhodanim radnicima omogućiti samostalnost. Strateškim planiranjem ćete moći bolje organizirati svoje resurse i osigurati uspjeh svakog projekta.

Efikasno upravljanje vremenom dovodi do izvanrednih rezultata

Važna stavka svakog projekta je njegovo trajanje. Rokovi koje postavlja vaš klijent su vam unaprijed poznati. Iako će se ti rokovi u mnogim situacijama mijenjati, oni su ipak okosnica koja vodi vaše daljnje planiranje. Strateško planiranje pomaže u predviđanju mogućih promjena i prilagođavanju projektnog tijeka. Kvalitetno upravljanje vremenom početna je točka koja će utjecati na vaš tim tijekom cijelog projekta. Sve aktivnosti će se odvijati tempom koji vi postavite na početku. Kada s projektom trebate neplanirano požuriti vaš tim će to osjetiti. Aktivnosti i zadaci će postati raštrkani i zbrzani. Zaposlenici će se ponašati kao muhe bez glave. Nastat će opći kaos koji će dovesti do niže kvalitete i do neusklađenog rada. Nastupit će krizni menadžment kojim će se nastojati dovesti stvari u red kako bi se projekt uspješno dovršio do kraja.

Veliki dio navedene dezorganiziranosti može se riješiti kroz kvalitetno upravljanje vremenom i strateško planiranje. Kada u svoj plan uvrstite moguće promjene u rokovima sebi i timu olakšavate ostatak procesa jer znate što poduzeti u slučaju nepredvidivih situacija. Timski coaching kojim predstavljate vremenski raspored prema aktivnostima pomaže vašem timu vizualizirati kako će što u kojem trenutku funkcionirati. Čak i kada su rokovi kratki, a projekt velik – motiviranje vaših zaposlenika može dovesti do ispunjenja cilja. Ako ste vi uvjereni da se projekt može dovršiti, vaš tim će slijediti to uvjerenje. Radit će prema vašim uputama i vašim rokovima. Stoga stavite upravljanje vremenom u vaš projektni plan i postavite ciljeve koji neće biti nemogući za dostići čak i u slučaju promjena.

Definirajte uloge

Projektne aktivnosti imaju najveću šansu biti usklađene kada radnici znaju što točno trebaju napraviti. Definiranje uloga svakog zaposlenika u pojedinom projektu razjašnjava mnoge nedoumice. Uvažavanjem i iskrenom brigom doći ćete do motiviranih članova projektnog tima. Strateško planiranje onboarding procesa za svaki projekt omogućit će točno definiranje potrebnih kompetencija i vještina. Svaki član trebao bi znati što se od njega očekuje i koji je njegov doprinos timu. Zamislite sebe u ulozi o kojoj ne znate puno. Primjerice, zamislite da ste se jednog dana probudili u tijelu pilota. Znate koje opće zadatke pilot obavlja – treba avion sigurno dovesti od točke A do točke B. Ipak, naravno da ne znate kako to napraviti. Iako ste u tijelu pilota nikada do sada niste bili u situaciji gdje ste morali upravljati avionom. Slično je i kod novih projekata. Radnici generalno znaju što trebaju činiti, no ako njihove uloge nisu jasno definirane, možda neće imati dovoljno dobru podlogu za rad.

Timski coaching kojim svoje radnike upoznajete s ulogom koju trebaju preuzeti tijekom projekta olakšava kasnije upravljanje konfliktima. Vaši radnici biti će opremljeni za donošenje odluka u bilo kojem trenutku jer će znati što se točno zahtijeva od njih. Neće biti preklapanja u izvršavanju zadataka, svaki radnik ima svoj set odgovornosti koje se ne preklapaju s drugima. Upravljanje učinkom prema definiranim ulogama osigurava kontinuirano praćenje napretka vašeg projekta i zadataka na kojima zaposlenici rade. Onboarding kojim kvalitetno prolazite kroz individualne zadatke svakog člana tima već u početku razjašnjava nedoumice.

Donošenje odluka o delegiranju zadataka

Nakon što definirate uloge svakog zaposlenika potrebno je odrediti za koje će točno zadatke oni biti zaduženi. Donošenje odluka o tome koji zadatak će pripasti kojem zaposleniku možda se na prvu čini jednostavno. U pravilu već znate što koji radnik može kvalitetno napraviti, gdje nastaju poteškoće i koji radnici su manje efikasni u pojedinim zadacima. Ipak, donošenje odluka nije toliko jednostavno. Naime, ako se želite nagrađivanje temeljiti na upravljanju učinkom, zadatke ćete postaviti s ciljem da se vaši radnici u njima poboljšaju i možda usvoje neka nova znanja. S druge strane, ako dobijete važan projekt s kratkim rokom, na prvo mjesto ćete staviti upravljanje vremenom pa ćete za bitnije zadatke birati one najbrže i najuvježbanije radnike. Početak svake aktivnosti temelji se na dodjeljivanju individualnih zadataka. Kvalitetno donošenje odluka u početku usmjerava vaš projekt prema smjeru kojem želite da ide. Želite li brz dolazak do cilja? Želite li razvoj zaposlenika? Želite li nov način pristupanja projektu? Odlučite što vam je bitno i prema tome dodijelite zadatke.

Kohezivan tim je uspješan tim

I vrapci na grani znaju koliko je učinkovita komunikacija bitna za sve vrste timskog rada. Bilo da je u fokusu donošenje odluka, upravljanje konfliktima,  strateško planiranje ili delegiranje zadataka, komunikacija je ta kojom prijenos bitnih informacija započinje i završava. Kvalitetnom komunikacijom vaš tim postaje kohezivniji i time usklađeniji u obavljanju zadataka tijekom trajanja projekta. Članovi tima trebali bi redovito jedni druge obavještavati o napretku, postavljati pitanja ili obznaniti nedoumice i surađivati u rješavanju problema. Kohezivne grupe općenito  imaju visoku kolektivnu efikasnost. Ona se javlja se zbog zajedničkog vjerovanja članova da mogu odraditi sve elemente zadatka i postići cilj. No, kako uopće doći do kohezivnosti?  

Istraživanja pokazuju kako količina vremena kojeg članovi neke grupe provode zajedno ima utjecaj na razvoj kohezije. Aktivnosti kao team building i timski coaching stavljaju članove vašeg tima u situaciju u kojoj će se stvoriti potencijali za interakciju koji nisu prije bili prisutni. Nadalje, nagrađivanje nakon postizanja ciljeva također utječe na kohezivnost. Kada vaš tim uspije uskladiti aktivnosti i doći do cilja, nemojte se ustručavati nagraditi ih.

Ipak, imajte obzira prema tome na koji način gradite kohezivnost. Primjerice, pokazalo se da je odnos između kohezije i učinka na zadacima biti najslabiji kada vam promakne članovima tima naglasiti važnost produktivnosti. Drugim riječima, vaš tim treba biti složan ponajprije u njihovom pristupu prema zadatku. Stoga iskoristite svoje vještine i učinite izvršavanje zadataka primarnim ciljem vašeg tima. Na ovaj način gradite koheziju i ujedno slažete vaše prioritete. Provedite team building kojim će pažljivo doći do timske suradnje temeljene na međusobnom razumijevanju ciljeva i njihovom složnom dostizanju.

Upravljanje izazovima

Projektni pristup koji je temeljen na usklađenim zadacima ima koristi od nečega kao što je krizni menadžment. Raznoliki izazovi i krize koje se javljaju u svakodnevnom poslovanju mogu uzdrmati projekte i narušiti efikasno poslovanje. Kada se jave nepredvidivosti potrebno je primijeniti krizni menadžment. Upravljanje konfliktima u poslovanju i donošenje odluka o nastavku rada postaju važni koraci u osiguravanju završetka projektnih zadataka. U ovim situacijama bitan je krizni menadžment kojim se nastoji predvidjeti što bi poduzeću vjerojatno trebalo u budućnosti ako se nešto dogodi. Primjerice, zamislite da radite na grupnom zadatku na fakultetu ili u školi. Iako se vaša grupa u početku savršeno slaže, odjednom dolaze poteškoće. Jedan kolega se razbolio. Drugi kolega odlazi na putovanje. Treći kolega odjednom mora učiti za neki drugi kolegij. Aktivnosti na kojima ste prije konzistentno i usklađeno radili postaje sve teže dovršiti. Ne znate što napraviti i trebate li biti ljuti na sebe, kolege ili na zadatak.

Upravljanje učinkom kada sve krene po zlu zahtjeva vješt krizni menadžment. Da ste na fakultetu, u ovoj situaciji bi ste procijenili svoje opcije i nastavili s radom. S druge strane, na poslu ovakvi izazovi zaustavljaju važne projekte i otežavaju poštivanje rokova. Klijenti mogu biti nezadovoljni s vašom izvedbom dok u pozadini vi pokušavate spojiti kraj s krajem kako bi uspjeli dovršit projekt. Kako bi aktivnosti koje morate obaviti bile usklađene i u izazovnim periodima poslovanja, imajte planove B, C i D koji će vam olakšati izazovne dane.

Koordiniranjem aktivnosti prema uspješno izvršenom projektu

Usklađivanje aktivnosti na poslovima koji zahtijevaju projektni pristup temeljeno je na pomnom strateškom planiranju. Donošenje odluka o konstrukciji projekta, onboarding kvalitetnih radnika i upravljanje vremenom sve su koraci kojima se dolazi do konačnog cilja - završenog projekta. Ipak, čak i kada ste sigurni u strateško planiranje, u nekim situacijama tijekom provedbe projekta će vam biti potreban krizni menadžment za upravljanje konfliktima. Naravno, sve će ovo biti lakše ako kroz timski coaching i team building stvorite kohezivnu grupu koji će ustrajati u zadacima do kraja svakog projekta. Stoga budite svestrani, razmotrite što može vaš projekt dovesti do uspjeha. Koordinirajte aktivnosti na kvalitetnim temeljima i nemojte posustati kada se susretnete s izazovima. Učite na greškama, i neka svaki vaš novi projekt bude uspješniji od zadnjeg!

Ovo je proširena i osvježena verzija članka izvorno objavljenog na baustela.hr