Za projektni menadžment važna je komunikacija

Postavlja se pitanje zašto je projekata koji se realiziraju tako malo i što bi trebalo učiniti da ih bude više. Nije bitno jesmo li u potjeru za dokumentacijom krenuli sami. Ili nam pak u tome pomaže jedno od mnogobrojnih poduzeća za projektni menadžment. U oba slučaja, velika je vjerojatnost da ćemo u tom procesu negdje zapeti. Slično je i u poduzećima gdje se projekti započinju gotovo na dnevnoj razini.

Menadžment pokušava imati pregled nad njima koliko je to god moguće. No, uz toliku količinu projekata neki od njih će se vući "ispod radara" sve dok nekome ne zatrebaju rezultati. Kada se problem uoči teško je ustanoviti ili barem priznati gdje ili kada su stvari pošle u krivo. Tada je najlakše uprijeti prst u nekog drugog. I u tome nema ništa loše ako se koristi pravi način komunikacije. Na žalost, rijetki su oni koji znaju kako reagirati u takvim situacijama. Obično nastane više ili manje otvoreni sukob uz moguću, dodatnu, količinu "teške artiljerije" mailova, vike pa i ružnih riječi. Sigurno se i vama dogodilo da ste bili sudionik takve rasprave. I, vjerujem, još uvijek imate osjećaj da ste se loše osjećali. Takva komunikacija zapravo ne rješava ništa. Ona služi kao ventil nakon kojeg je još teže nastaviti razgovor o pravom problemu. Agresivno ponašanje često odnosi privremenu pobjedu.

Agresivni menadžment je privremeni uspjeh

Agresivno ponašanje može utjecati na budućnost projekta no to istovremeno ne znači da će projekt ići u pravom smjeru. Nakon završetka bure nastane pat pozicija u kojoj voditelj izbjegava susret jer zna ili osjeća da je pogrešno reagirao. Podređeni često čak i svjesno zanemaruje rad na projektu. Na taj način poduzeće ili organizacija nikako ne mogu napredovati niti nastaviti s projektom. Ne radi se ovdje samo o jednom projektu ili više njih već i o raznim operativnim stvarima koje treba obaviti. Umjesto suradnje dobili smo zastoj koji nas odvodi još dalje od uspjeha koji je nužan da bi poduzeće opstalo.

Takav zastoj ili pat pozicija je pak omiljeno utočište mnogih. Teško ga je zaobići ili napraviti nešto kako bi se stvari ponovno pokrenule. Puno je jednostavnije zašutjeti i pustiti stvari da idu svojim tokom. Do tada će svi uključeni obavljati samo najjednostavnije zadatke i manje-više usiljeno održavati komunikaciju. Vrijeme sve liječi, no u poslovnom svijetu je takav pristup za projektni menadžment poguban. Dok vrijeme izliječi posljedice konflikta, projekt, a ovisno o njegovoj veličini i važnosti, i poduzeće mogu već odavno biti zaboravljeni. Gubi se novac i propuštaju se brojne potencijalne prilike. To je ujedno i najgori mogući ishod za svaku organizaciju i njene zaposlenike.

Konstruktivna komunikacija je usmjerena na problem

Ipak svaka je kriza i prilika! Ali samo ako se sukob u mišljenjima oko provođenja određenih projekata i odluka postavi kao kritičan i važan aspekt efektivnog donošenja odluka. Najbolji menadžment, timovi i lideri često imaju sukobljena mišljenja. O njima otvoreno i konstruktivno razgovaraju kako bi argumentima i osjećajima došli do najboljeg rješenja za sve uključene. A ne samo za one čija je komunikacija dovoljno glasna i bezobrazna da prekine – komunikaciju! To nipošto ne znači poticati sukobe bilo kada i bilo gdje. To se odnosi na mjesto i vrijeme predviđeno za raspravljanje o idejama. U takvim situacijama se traži otvorenost, konstruktivnost i kreativnost.

Tako donesena odluka je prihvatljiva svima i podupire napore poduzeća da napravi što bolje projekte na što bolji način. Naravno, prilikom samog provođenja dogovorenog će također nastupiti situacije koje mogu zahtijevati novu raspravu, razmjenu mišljenja i novu komunikaciju. Tada ne treba slijepo slijediti već dogovorene korake ili upasti u zamku pat pozicije u kojoj se traži krivac. Takva situacija uzrokuje sve veće i veće probleme. Treba sagledati situaciju na temelju novih informacija i donijeti nove zaključke. Treba otvoreno sagledati nove uvjete te odlučiti o najpovoljnijem slijedu akcije. Pritom, treba saslušati prijedloge svake osobe i poticati njihovo izražavanje. Na taj način će se doći do najšireg raspona mogućih rješenja za situaciju.

Naćulite uši za sve sudionike

Zatvaranjem i prepuštanjem drugima da vode glavnu riječ u razgovoru ne koristite nikome, a najmanje sebi. Na taj način potkopavate kvalitetu vlastitog stava. Time najprije sebi, a podsvjesno i drugima, dajete signale da je vaše mišljenje nevažno, posebice ako takav pristup opetovano koristite. Preuzmite uzde u svoje ruke i prepoznajte posebnost doprinosa koji dajete. Važno je mirno i asertivno razgovarati o svim potrebnim temama, a to se posebno odnosi na menadžment poduzeća i njegovu ulogu u svemu. On mora biti ujedinjen pred drugima, a u međusobnim razgovorima treba dozvoliti iznošenje ideja, mišljenja, pa i zamjerki. Budućnost poduzeća ovisi o tome koliko je konstruktivan dogovor postignut. Osim što otvorenost treba tražiti od svog tima i menadžer treba biti barem jednako otvoren.

Konstruktivna komunikacija znači usmjerenost za problem i odmicanje od osobe. U konstruktivnoj komunikaciji nema mjesta za napadanje i okrivljavanje pojedinaca. Tvrdnje koje iznosite u komunikaciji trebaju biti potkrijepljene primjerima i pozitivnim emocijama. Tako će vaši sugovornici vidjeti da vam je stalo do rješenja. Tako će vidjeti da dovoljno poštujete njih i projekt te da ste spremni za diskusiju. Kod vašeg tima će se stvoriti atmosfera zajedništva. Time ćete dati do znanja da ste sposobni poslušati njihove emocije naročito ako su pozitivni i usmjereni prema rješenju. Takav menadžment daje drugim osobama slobodu da izraze svoja mišljenja i budu čuveni.

Ne ustručavajte se pokušati nešto novo

Nošenje s različitim mišljenjima i konfliktima je nešto što obično projektni menadžeri pronalaze neugodnim i izbjegavaju. Međutim, zaposlenici žele čuti konstruktivne kritike od njihovih projektnih menadžera kako bi se poboljšali u svom zanimanju. Većina ljudi želi biti što bolja i uspješnija što je to moguće, te postati boljima u svojoj karijeri. Projektni menadžeri također postaju bolji u menadžmentu njihovih timova i rješavanju konflikata kada koriste konstruktivnu komunikaciju. Kada je komunikacija destruktivna, ljudi često postaju obrambeno nastrojeni. Oni osjećaju prijetnju, što rezultira smanjenom produktivnošću razgovora. Projektni menadžment koji naglašava konstruktivnu komunikaciju može pomoći zaposlenicima u njihovom profesionalnom rastu. Ona također može poboljšati odnose unutar tima i smanjiti tenzije.

Menadžment koji je otvorenog uma često lakše usvaja načela konstruktivne komunikacije. Posebno pomaže ako projektni menadžeri mogu staviti svoj ego na stranu i razmotriti gledište druge osobe. Iako menadžeri koji nisu tako otvorenog uma često imaju poteškoća sa konstruktivnom komunikacijom, svi ju mogu i trebaju naučiti koristiti. Korištenje konstruktivne komunikacije tijekom sukoba može biti izazovno i teško. Mnogim ljudima to ne dolazi prirodno te se ne osjećaju ugodno. Zato je iznimno važno pridržavati se određenih smjernica prilikom konstruktivne komunikacije. Prvo, nužno je dobro se pripremiti. Primjerice, sagledavanje svih aspekata problema i odlučivanje o poželjnim ishodima je nužan preduvjet za uspjeh.

Neka vaše djelovanje bude proračunato i osjetljivo

Jedan od načina je i pripremiti se mentalno. Kada se mentalno pripremite, povećavate šanse da će razgovor biti plodonosan. Pritom, korisno je zamišljati razgovor u glavi. Nadalje, projektni menadžeri bi trebali napraviti popis pitanja koja bi mogla doprinijeti rješavanju problema. Ta pitanja trebaju biti iznesena na konstruktivan način, a onda mogu potpomoći prisutnosti svih prisutnih u razgovoru. Prisutnost pomaže u zadržavanju smirenosti prilikom primanja ideja od druge strane. Također je bitno pripremiti sve dokumente, dokaze i primjere koji bi mogli služiti u potkrepljivanju vašeg, ali i tuđih stajališta. Prisutnost dostupnih činjenica pred vama može potpomoći da razgovor ide u pravom smjeru. Također, vrlo je važno unaprijed odlučiti o prostoriji u kojoj će se različita mišljenja iznositi. Ta prostorija mora biti mjesto gdje se svi osjećaju sigurno izraziti svoja stajalište i osjećaje.

Prilikom rješavanja sukoba pazite na to da koristite ja-izjave. Ja-izjave se odnose na izjave u kojima ste subjekt vi. Ti-izjave se odnose na izjave u kojima je subjekt osoba kojoj se obraćate. Općenito, studije su pokazale da ja-izjave mogu smanjiti neprijateljstvo i obrambenost druge osobe, dok ti-izjave mogu provocirati bijes. Danas je općeprihvaćeno da ja-izjave na poslu rezultiraju boljom komunikacijom. Korištenje ja-izjava je mnogo suptilnije od ti-izjava. Na taj način nikoga se ne okrivljava, te se ne rade pretpostavke o stavovima i osjećajima druge osobe. Ti-izjave govore da je druga osoba odgovorna za neki problem, ili za nemogućnost dolaska do dogovora. To zatvara vrata razumijevanju, te pretvara diskusije u konflikte.

Pripazite kako izgledate i kako se osjećate

Također, bili u ulozi pošiljatelja ili primatelja, tijekom rješavanja sukoba ključno je biti miran, jasan i specifičan. To omogućava vođenje razgovora na strukturiran način i prevenira pojavljivanje nesporazuma. Nadalje, povećava vjerojatnost prenošenja svih informacija, te osigurava da se nitko ne osjeća povrijeđeno ili nepoštovano. Još jedna vrlo važna stvar je vaš govor tijela. Prilikom toga ključno je obraćati pažnju na facijalne ekspresije, poput ljutih izraza lica i kolutanja očima. Također, pazite na prejako stiskanje zubima, održavajte smirenu i blagonaklonu facijalnu ekspresiju. Neka vaš govor tijela bude otvoren i neka isijava opuštenost. Pripazite na to da vam ruke ili noge ne budu prekrižene, te da ne upirete prstom u vašeg sugovornika. Održavajte kontakt očima. Takav menadžment upućuje na otvorenost, interes i poštovanje vašeg sugovornika.

Projektni menadžeri bi trebali pratiti koliko dugo njihov sugovornik održava kontakt očima. Što on duže traje, to sugovornik ima više interesa i slaganja za temu koja je na dnevnom redu. Konačno, vaš stav prema sugovornicima treba biti podupirući i pun poštovanja. Vaše emocije uvijek držite pod kontrolom. Sasvim je uobičajeno imati izražene emocije tijekom konflikta. Međutim, komuniciranje s bijesom nije konstruktivno, te će samo pogoršati već postojeću situaciju. Kada vaše emocije nisu pod vašom kontrolom, povećava se vjerojatnost da ćete reći stvari koje ćete kasnije požaliti. Kada su vaše emocije pod kontrolom, povećava se vjerojatnost pronalaska međusobno prihvatljivog rješenja. To također omogućava da svi sagledaju problem objektivno.

Ostavite razlike po strani i ujedinite se ka uspjehu

Ponovno, dobar projektni menadžment se fokusira na problem, a ne na osobu. Tek tada odgovorna osoba može pronaći rješenje problema. Također, održavanjem fokusa na problemu može spriječiti buduće probleme, sukobe i međusobno okrivljavanje. Istovremeno, fokusirajte se na budućnost, a ne na prošlost. Ako je vaš fokus usmjeren na prošlost, osoba će se vjerojatno postaviti obrambeno i biti povrijeđena. Konstruktivnije je usmjeriti se na budućnost. Međutim, ako je nemoguće zaboraviti prošle probleme, oni bi trebali biti riješeni prije rješavanja trenutnog problema. Naravno, i rješavanje prijašnjih problema treba biti u duhu konstruktivne komunikacije. Budite nježni, no istovremeno čvrsti. Zalažite se za svoje stajalište, no istovremeno budite otvoreni i za druga rješenja. Neka vaš govor tijela bude prijateljski nastrojen, no istovremeno samopouzdan. Vaše emocije držite pod kontrolom, te pokušajte biti osjetljivi za tuđe. Na taj način, sigurno ćete pretvoriti svaku krizu u priliku!

Razgovor i suradnja su uvijek najbolji način prelaženja prepreka, bilo malih ili velikih. Komunikacija je uvijek dobra ako se držite ovih nekoliko pravila. Iznesite konstruktivno svoj stav i pronađite zajednički jezik s vašim kolegama. Samo na taj način možete postati vrhunski tim. Najbolji se timovi, ne zaboravite, sukobljavaju često, otvoreno i konstruktivno te upravo zbog toga žanju uspjeh za uspjehom!