Analitičnost - ključna osobina uspješnih menadžera

Analitičnost omogućava uočavanje bilokakvih propusta koji su nastali prije, što otvara vrata za kvalitetnije donošenje odluka. Kako i zašto odoljeti naizgled primamljivim razlozima preskakanja analize?

Nakon što obavi prvu zadaću – definiranje svojih područja odgovornosti, sljedeći zadatak menadžera je detaljna analiza trenutačnog stanja u svakom tom području. Svrha te analize je uočavanje snaga i slabosti u njima, kako bi mogao što realnije planirati ciljeve i prioritete. Slikovito rečeno, ako je menadžer dobio u svoje područje odgovornosti oranicu, da bi znao kako njome upravljati prvenstveno treba analizirati. Što je na njoj dosad bilo zasijano? Je li urod bio dobar? Je li se mogao tržišno plasirati? Kakva je kvaliteta zemlje te koje su mogućnosti da se na njoj zasadi nešto drugo? I slična pitanja kojom će napraviti detaljnu analizu. U to je uključeno i što treba odgovoriti na pitanja svojih podređenih. Ako preskoči analizu, planiranje neće biti temeljeno na realnim postavkama pa tako može dovesti u pitanje uspjeh budućih poslovnih nastojanja.

Zašto stara strategija vjerojatno nije najbolji izbor

Unatoč velikoj važnosti ove preporuke, mnogi menadžeri ju zanemaruju. Tako se često događa da osoba koja dolazi na mjesto menadžera prodaje, odmah krene s provođenjem svog modela organizacije prodajnih aktivnosti. Ona se uopće ne upozna s načinima rada i organizacijom prodaje prije njenog dolaska. Ne zanima ju koja je bila strategija prodaje i s kojim je uspjehom realizirana. Kao ni što se sve radilo u sklopu prijašnje strategije te je li bila mijenjana i zbog čega. Također ju ne zanima koji su najveći korisnici i kakav je pristup doveo do toga, odnosno što se dogodilo s bivšim korisnicima, jesu li bili zadovoljni, kakve su bile fluktuacije i sl. Odgovori na ova i sva slična pitanja predstavljaju čitavo bogatstvo dosad prikupljenih znanja i iskustava. Oni su nužan temelj za uspješnu primjenu neke nove strategije poslovanja.

Nekoliko je razloga za ovo zanemarivanje. Jedan od njih je svakako strah novopostavljenog menadžera da će, ako bude pitao o prošlim iskustvima, pokazati svoje neznanje i nekompetentnost. Stoga se odlučuje dokazati tako da odmah primijeni nešto novo i učini svoje sposobnosti primjetnima. Neki menadžeri smatraju da su na svoju sadašnju poziciju postavljeni upravo zato da stvore promijene. Stoga bi ih kopanje po prošlosti moglo u tome obeshrabriti. Neki podcjenjuju prošla nastojanja smatrajući da su njihova već u startu bolja. Također, neke dočeka previše gorućih problema pa odmah preuzimaju ulogu vatrogasca. Smatraju da nemaju vremena za analize te da će sve shvatiti u hodu.

Gubljenje ili kvalitetno ulaganje vremena

S druge strane, mnogim menadžerima ta početna analitika, kao i definiranje ciljeva izgleda poprilično komplicirano pa uopće ne znaju otkuda početi. Zbog toga se tome najčešće niti ne posvećuju na sustavan način, već nastoje zadobiti tek neki osjećaj o tome. Menadžeri čiji se pristup temelji na prethodno opisanom, početnu analitiku doživljavaju kao bespotrebno teoretiziranje pa u tom smislu i kao gubljenje dragocjenog vremena. Svi ti razlozi, ma koliko uvjerljivo izgledali, nikako ne bi smjeli zavarati menadžera i udaljiti ga od analitike. Strah da će biti proglašen nekompetentnim ako krene ispitivati zaposlenike o dosadašnjim iskustvima, temeljen je na pogrešnoj logici.

Naime, zaposlenici očekuju da novi menadžer posveti pažnju njihovim dosadašnjim iskustvima i osobnima i na razini odjela. Upravo to prirodno doživljavaju kao preduvjet bilo kakve buduće uspješne strategije i općenito njihove uspješne suradnje s novim menadžerom. Neki misle da kreativcima treba tolerirati pogreške. Drugi smatraju suvišnim i preskupim da netko iz neznanja ponovi greške prošlog menadžera ili ne iskoristi njihova znanja o dobroj poslovnoj praksi. Drugo, menadžer dolazi na njihov teren. Stoga je gotovo stvar pristojnosti da se barem okvirno upozna s njime, prije bilo kakve intervencije. Treće, ljudi vole biti pitani o svojim znanjima i mišljenjima. Tada se osjećaju važno i uključeno, što je izrazito važno za njihovu radnu motivaciju i otvorenost prema daljnjoj suradnji.

Strah od nedostatnog znanja

Ako netko nastupi s pozicije da zna bolje te da su mu njihova iskustva nevažna, to djeluje vrlo demotivirajuće. Na primijer, ako ne znate zašto su ljudi sretni dok kupuju te kako pirstupiti kupovini. Štoviše, menadžer takvim pristupom može napraviti veliki otpor među svojim zaposlenicima. Uz to što će se morati boriti s posljedicama svoje loše strategije suočit će se i s potrebom slamanja otpora. Mnogi bi menadžeri ovakve zaposlenike površno nazvali lijenima i nekompetentnima. Zapravo se samo radi da oni otporom uzvraćaju na to što menadžer svojim ponašanjem pokazuje da ne poštuje njih. Dakle, ne treba doći i provoditi svoju silu, već uzeti u obzir sve relevantne informacije koje su dostupne iz okoline.

Ako se menadžeri plaše svojih nedostatnih analitičkih znanja, uvijek ih mogu razviti kroz naš trening strateškog planiranja. Za početak se mogu dosjetiti i popisati što bi željeli saznati o području koje preuzimaju. Ova pitanja trebaju postaviti svakome od zaposlenika nasamo te pritom aktivno slušati i pažljivo popisati sve odgovore. Ovakav pristup će ujedno povećati kvalitetu prvog razgovora prilikom međusobnog upoznavanja. Osim toga učinit će da se zaposlenik osjeća kao subjekt, a ne kao objekt novih zbivanja. Na kraju, iz popisanih odgovora važno je uočiti trendove, donijeti neke zaključke te ih upotrijebiti kao polazišnu osnovu nove strategije. Svaku analitiku treba početi imajući na umu cilj - brzo i efikasno donošenje odluka te njihovo učinkovito provođenje na kvalitetan način.

Analitičnost je vještina

Analitičko razmišljanje važna je vještina na radnom mjestu jednog menadžera, no ona uključuje i druge vještine koje se mogu razvijati i primjenjivati za kvalitetno donošenje odluka. Nije dovoljno za donošenje odluka prepustiti se intuiciji i emocijama. Primjerice, vještine rješavanja problema u svakoj svojoj fazi uključuju analitičko razmišljanje. Od identifikacije problema te uočavanja odstupanja koje priječe razvoju organizacije, preko brainstorming-a mogućih rješenja tog problema, sve do evaluacije rješenja i pronalaska najboljeg mogućeg. Kod brainstorming-a važno je znati predvidjeti neke događaje u budućnosti, logički rezonirati i kreativno komunicirati moguća rješenja. Ono što prethodi tomu da se donošenje odluka o rješenju privede kraju je uzimanje u obzir svih resursa, budžeta i vremena za implementiranje konačnog rješenja. Za svaki takav proces, koliko god kompleksan ili jednostavan bio problem u pitanju, potrebne su vještine analitičkog razmišljanja.

Kritičko razmišljanje također pripada analitičnosti kao vještina. Kako bi se uspješno riješio problem važno je razmišljati sistematično, a ne generalizirati. Kritičko mišljenje ne znači imati negativan stav, već podrazumijeva uočavanje razloga zašto očito rješenje nije optimalno te donošenje odluka na temelju spoznatog. Dobar analitičar također zna vlastito promišljanje prenijeti drugima. Komunikacijske vještine poput timskog rada, aktivnog slušanja, prijateljske nastrojenosti i suradnje mogu biti u od velike koristi kada je u pitanju rješavanje problema te donošenje odluka može biti brži i efikasniji proces.

Razvoj analitičnosti u radnom okruženju

Analitičnost je važna kao menadžerska vještina, ali i kod ostalih zaposlenika ako radno mjesto to zahtjeva. Ako se tijekom selekcijskog procesa uzima u obzir analitičnost kandidata, postoje softveri i tehnike uspostavljanja razine vještina što olakšava donošenje odluka. No, ako je analitičnost nešto što trenutno manjka u vašem osobnom profesionalnom razvoju ili kod vaših zaposlenika postoje razni načini kako ju razviti i poboljšati, a u nastavku smo izdvojili tri.

• Osoba koja razvija svoju analitičnost mora biti u mogućnosti uzeti u obzir stajalište koje se ne poklapa s njenim. Ako se nečija ideja ne podudara s njihovom, potrebno je zatražiti argumente koji će potkrijepiti takvo mišljenje. No, istovremeno nije dovoljno reći „ne, ja se ne slažem.” Potrebno je imati širu sliku problemu koji se analizira kako bi se i tuđi argumenti mogli prihvatiti ako daju bolje rješenje.
• Igrom do znanja je zabavan, ali izazovan način kako razviti vještine analitičnog mišljenja su logičke igre poput slagalica, križaljki, šaha i drugih taktičkih igara. Takve igre okolnim putem strukturiraju mozak da osoba sagleda situaciju iz više perspektiva, smišlja logične argumente i analizira tijekom procesa donošenja odluka.
• Ulaganje u sebe i zaposlenike ako za time postoji potreba jer je važno da zaposlenici unapređuju svoje vještine. Tako bi određeni tečajevi uvijek trebali biti opcija za one kojima nedostaje vještina zbog koje bi svoj posao obavljali najbolje što treba. Također je moguće i samostalno odvažiti se i obrazovati se u slobodno vrijeme.

Naravno, najbolji način za razvijanje analitičnosti je analiziranje upravo u vašem području rada te direktnim korištenjem već postojećih vještina što će u konačnici unaprijediti donošenje odluka kada analitički budete trebali djelovati pravovremeno i efikasno.

Potencijalne opasnosti analitike

Važno je upozoriti i na potencijalnu opasnost koja se krije u analitici:

• Preveliko udubljivanje u problem i njegovo detaljno istraživanje. Neki menadžeri, kada upoznaju čari analitike, znaju predugo ostati u njoj što može negativno utjecati na donošenje odluka i fokusiranje na pogrešnu stvar.
• Stvaranje neučinkovitih birokrata čija je jedina svrha prikupljanje informacija. Za razliku od efikasnih menadžera koji svoje odluke temelje na optimalnom broju informacija birokrati nemaju potrebu donositi odluke nakon što prikupe informacije. Te informacije se onda ne usmjeravaju prema samom rješavanju problema, već ih se gomila bez određene svrhe.
• Analitika je uistinu dobar alat, no menadžer ne smije dopustiti da analitika postane sama sebi svrhom. Donošenje odluka je otežano kako se povećava broj informacija jer od velikog broja drva više nisu u mogućnosti vidjeti šumu. Prema tome, uvijek je važno vraćati se na početni korak i upitati se zašto smo uopće počeli s analizom te sagledati širu sliku.

Analitičnost - alat za donošenje odluka

U današnjem konkurentnom poslovnom svijetu, menadžeri se moraju moći osloniti na svoje analitičke vještine kako bi donošenje odluka bilo uspješno i doprinijelo razvoju organizacije. Općenito, te su vještine ključne za razumijevanje složenih podataka i izvođenje pronicljivih analiza za optimizaciju operacija.

Jako je korisno uložiti vrijeme u analizu jer je dobra analiza izvrstan za donošenje odluka u organizaciji. Ulaganje vremena se isplati jer vam može pružiti iskustvo, unaprijediti vaše analitičke vještine te ubrzati dolazak do zaključaka idući put kada se susretnete s problemom.

Menadžeri mogu razviti analitičke vještine i na druge načine osim direktnog analiziranja postojećih problema. Postoje razne mogućnosti poput usmjerenih treninga ili logičkih igara. Svakako su važne i povratne informacije do koji se dolazi suradnjom s drugima i zajedničkim rješavanjem problema. Ne letite pred rudo zanemarujući analizu, a analizirajte mudro i oprezno kako ne biste ušli preduboko u problem jer će vas to udaljiti od početnoga cilja i otežati donošenje odluka!