Zašto ne uzimamo stvari u svoje ruke, iako smo gladni promjene?

Zamislite sljedeću scenu – pet majmuna, banana koja visi sa stropa i nekoliko sanduka postavljenih točno ispod banane. Već trenutak kasnije majmuni kreću u akciju, namještaju sanduke i jedan od njih se penje, kako bi dohvatio bananu. No tada, sasvim neočekivano, „zločesti“ eksperimentatori polijevaju hladnim tušem cijelu grupu. Majmuni ne odustaju, pokušavaju još nekoliko puta, ali ishod je opet isti. Put prema banani popločan je i dalje jednako oštrom kaznom – hladnim tušem. Konačno grupa odustaje i zaključuje da je ovu bananu bolje ne dirati.

Zatim kreće zanimljiv zaplet. Jednog majmuna eksperimentatori odvode iz kaveza i dovode novog člana grupe. Podsjećam, on nije bio prisutan prilikom prethodnih nemilih događaja. Ugledavši bananu, kreće odmah u akciju. No, i on ubrzo biva spriječen, ali ovaj put ne od tuša. Ostatak grupe ga napada i povlači prema natrag, šaljući jasnu poruku – da se nisi usudio dirnuti bananu! Novi majmun gleda u čudu, pokušava još jednom, ali njegov entuzijazam ovaj put biva ugušen do kraja i – odustaje. Bez obzira što nema razloga da ga drugi sprječavaju, prihvaća situaciju i postaje nemoćan.

Eksperimentatori nastavljaju s igrom te rade još jednu zamjenu – drugog majmuna iz inicijalne grupe zamjenjuju novim članom tima. Naravno, i on je odlučan i kreće u akciju. Sad već znate što slijedi. Bam! Vrlo uskoro je zaustavljen, i to ne samo od članova prve grupe koji su doživjeli iskustvo hladnog tuša, već i od prethodno zaustavljenog majmuna. Iako nikad nije osjetio hladan tuš, usvojio je pravila igre te ih nastavlja prenositi dalje, ne znajući zapravo zašto je to tako. I tako jedan po jedan, svi članovi prvotne „kažnjene" skupine bivaju zamijenjeni novim majmunima, no obrazac ponašanja i dalje ostaje isti – ne diraj bananu! Ako i pokušaš, bit ćeš napadnut od „svojih“. Iako ne znaju zašto ne smiju dirati, naučeni obrasci i pravila se moraju poštovati. Svi redom odustaju i vidimo da nijedan ne pokušava preuzeti upravljanje promjenama u skupini u svoje ruke. Kako ostali, tako ću i ja. Zvuči li vam poznato?

Priča druga

Radionica o leadershipu. Polaznici – skupina menadžera iz istog poduzeća. Kreće rasprava o inflaciji sastanaka u poduzeću, što većina sudionika navodi kao razlog zašto nemaju vremena aktivnije raditi sa članovima svog tima. U tom trenutku, jedan od menadžera iznosi kako je bez problema uspio „izboriti“ željeno vrijeme za razgovore sa svojim djelatnicima. Otišao je do svog nadređenog te ga zamolio da ga ponedjeljkom ujutro i petkom popodne „poštedi“ sastanaka, jer bi htio imati vrijeme za interne susrete, kako bi aktivno radio na poboljšanju rada svog tima. Na čuđenje svih, odmah je dobio zeleno svjetlo. Zar je s „tim“ šefom moguće nešto tako dogovoriti, drugi (si) postavljaju pitanje. Sam je preuzeo upravljanje promjenama u svom rasporedu, što je rezultiralo uspjehom. Promatrajući taj trenutak razmjene dobre prakse i „aha-efekta“ koji se upravo dogodio, razmišljam koliko je ovo važan trenutak. Želeći ga dodatno naglasiti, odlučujem ispričati priču o pet majmuna i banani. U dvorani vlada potpuni muk, a svaka nova riječ je gladno dočekana. Kako će mi kasnije mnogi pričati, u sebi su razmišljali koliko toga ne propituju, a rade. Iako znaju da to nije dobro, ni ne pokušavaju nešto promijeniti (kao i svi majmuni koji su odustali od pokušaja da dohvate bananu, mada nikad nisu osjetili hladan tuš). Bio je to važan trenutak na radionici - bila sam sigurna da smo zajedno potaknuli upravljanje promjenama Ali…

Priča treća

Radionica o leadershipu se nastavlja. Nepunih sat vremena nakon priče o majmunima i banani, kad smo već odmakli od te teme, jedna menadžerica spominje kako svaki dan isključi mail na pola sata, kako bi se mogla koncentrirati na određene poslovne analize koje treba dnevno napraviti. U tom trenutku provaljuje bujica glasova njenih kolega sa porukom – Lijeeeeeeepo, ti isključiš mailbox kako bi imala mir za napraviti svoj posao, a za nas sve ostale, ako te zatrebamo, ne mariš! Daleko ćemo tako stići!

Bam! Ovaj put to nije skupina majmuna koja napada člana svog tima jer je pokušao doći do banane. Riječ je o grupi menadžera koji se bune da nemaju vremena kvalitetno se posvetiti promišljanju i analizi, a kamoli radu s ljudima. I u trenutku kad jedan od njih navodi primjer na koji način uspijeva sebi priuštiti malo takvog dragocjenog vremena, dobiva vrlo jasan hladni tuš. I to samo sat vremena nakon uvida koliko se svi često znamo ponašati „kao majmuni“.

Pouka – kako sprječavamo promjenu koju priželjkujemo?

Sva sreća da se ova situacija dogodila upravo na radionici. Svi smo odmah mogli vidjeti koliko je riječ o snažnim navikama gdje smo skloni ponašati se u skladu s pretpostavkama i nepisanim pravilima, makar nam bilo potpuno jasno da nisu smisleni, a još manje korisni. I na sreću, imali smo priliku još jednom se šokirati i uvidjeti da nije problem samo u tome što propuštamo propitivati smislenost onoga što (ne) radimo, već smo spremni spriječiti i druge u tome, čak ih i napasti. Pritom najveći paradoks leži u činjenici da istovremeno ostajemo frustrirani zbog činjenice da se ništa oko nas ne mijenja. Tko onda treba preuzeti upravljanje promjenama koje svi žele? Najčešće se događa difuzija odgovornosti između članova organizacije. Odnosno, ljudi postanu manje skloni preuzeti odgovornost i djelovati kada se nalaze u grupnom okruženju nego kada su sami.

Nažalost, riječ je o jednom od ključnih razloga zašto je promjena svijesti i načina rada u nekoj organizaciji vrlo teška, ma koliko svi pričali o njezinoj nužnosti. Često sami svojim (nesvjesnim) ponašanjem održavamo postojeću situaciju, i samim time bivamo sve udaljeniji od promjene, koju (svjesno) želimo. Zašto je upravljanje promjenama tako strašno?

Zašto se ljudi boje promjene?

Zapravo, bilo kakva promjena donosi nešto novo i nepoznato. Drugim riječima, promjene znače da moramo izaći iz komfor zone i implementirati nešto novo u svakodnevne radne obaveze. Bez obzira što ta promjena možda donosi inovativnost, kreativna rješenja i olakšava posao, predstavlja nepoznanicu. Ljudi su bića navika, vole rutinu i poznata okruženja u kojima se osjećaju sigurno. Koliko god ugodno bilo u komfor zoni, tamo ništa ne raste! Isto važi i za organizacije. Ključno je uvoditi učinkovito upravljanje promjenama kako bi se organizacija prilagođavala tržištu. ako organizacija želi preživjeti u konkurentnom okruženju i zadržati učinkovitost, važne su promjene. Zato je upravljanje promjenama u organizaciji vrlo zahtjevno. Osigurati da zaposleni prihvate promjenu bez otpora je izazov za menadžere. No, kada spoznamo da je promjena nužna i potrebna i poželimo djelovati, koji je najbolji način da to učinimo? Što možemo napraviti kako bismo sami sebe spriječili da (p)ostanemo isti kao majmuni koji iz njima nepoznatih razloga ne pokušavaju doći do banane, ili čak sprječavaju druge u tome?

Okupljanje, propitivanje i preuzimanje odgovornosti

Prije svega, trebamo osvijestiti problem. Primjerice, ako vas kolega ili nadređeni upozori „da se tako stvari ovdje ne rade“, pitajte vrlo jednostavno pitanje. 'Zašto ne?' ako ne znaju odgovoriti, nastavite objašnjavati da mislite da je vaš način lakši i jednostavniji. Ponekad ljudi ne vide da neke stvari na koje su navikli nemaju smisla. Ponekad možemo uvesti nešto novije, lakše i bolje kako bi si olakšali posao. Ne moramo nužno samo olakšati posao, nego to može biti nešto što će potaknuti kreativnost i inovativnost na radnom mjestu. O problemima koji nas zajednički muče nužno je razgovarati - ne napadati i optuživati, već konstruktivno raspravljati i tražiti rješenja. Pritom je važno imati na umu da nas većinu (a nekad i sve) u timu ili organizaciji muče gotovo iste stvari, iako nam se ponekad čini da nikom drugom, osim nama, nije stalo. No, vjerujte, u koju god organizaciju dođemo i s kim god razgovaramo, neovisno o hijerarhijskoj razini, vrlo često svi primjećuju iste stvari koje ne funkcioniraju i frustrirani su time.

Može biti riječ o neproduktivnim sastancima, prebacivanju odgovornosti, manjku povjerenja, lošijoj komunikaciji, međusobnom nerazumijevanju što koji odjel radi, nedovoljnoj suradnji između timova, lošem protoku informacija ili presporom donošenju odluka. Uvijek će se naći nešto oko čega se više članova tima može složiti da ne funkcionira kako bi trebalo. Tada je vrijeme da netko preuzme upravljanje promjenama u organizaciji i uhvati se u koštac s problemom. I jednom kad se uistinu okupimo oko istog izazova i želje da to riješimo, ključna pitanja koja si (zajedno) trebamo postaviti su: Koje prešutne pretpostavke imamo, po kojima djelujemo, ne propitujući njihovu smislenost? Kako svatko od nas svojim ponašanjem pridonosi upravo toj situaciji? Što svi zajedno radimo da održavamo postojeće stanje? Koja nova pravila i načine ponašanja bi trebali razviti, kako bismo bili učinkovitiji, inovativniji, zadovoljniji?

Kako potaknuti upravljanje promjenama

Prvo se treba stvoriti kritična masa ljudi koja će se okupiti oko iste ideje i koja će prepoznati svoju ulogu, odgovornost i mogućnost utjecanja. Tada ćemo se moći uistinu dovesti u poziciju da se pokrene lavina i novim načinom razmišljanja i ponašanja zarazi ne samo nekolicinu, već cijeli tim, organizaciju ili društvo. Sve dok smo razjedinjeni, sve dok ne propitujemo ništa se neće promijeniti. Sve dok smo spremni napasti i spriječiti one koji pokušavaju potaknuti promjenu, poboljšanja neće biti. Tako možemo i bit ćemo samo nalik čoporu majmuna, koji živi u strahu od novog hladnog tuša – a da to ni ne zna (jer ga nikad nije doživio). Razmislite čega se bojite. Promislite o stvarima koje treba mjenjati i što vi možete učiniti. Razvijajte kritičko razmišljanje i potaknite upravljanje promjenama koje će biti za dobro svih!

Budite ustrajni, okupite istomišljenike te promotrite što zajedno možete učiniti da malim, ali konkretnim koracima krenete graditi kvalitetnije sutra, ma kojeg tima bili dio. Sigurno vam je poznat engleski pojam brainstorming, a prevodi se kao oluja mozgova. Radi se o metodi pronalaska ideja koja potiče razvoj novih i neobičnih ideja kod skupine ljudi. Grupa ljudi traži rješenje za neki problem spontanim izražavanjem ideja, slobodno i bez straha od kritika ostalih. U kratkom vremenu se tako može prikupiti velik broj potencijalnih rješenja problema, o kojima se potom raspravlja. Ovo je odličan način za uključivanje u upravljanje promjenama sve članove organizacije. Također, više glava je pametnije od jedne! Zajedničkim snagama se može doći do idealnog rješenja za potrebnu promjenu u organizaciji.

Razvijanje kritičkog razmišljanja

Kritičko razmišljanje je vještina koja podrazumijeva razmišljanje na analitičan i racionalan način kako bi razumjeli odnose i povezanost nekih ideja i činjenica. Pomoću kritičkog mišljenja lakše možemo odlučiti u što ćemo točno vjerovati. Može se reći da je kritičko mišljenje – razmišljanje o razmišljanju. Obuhvaća identificiranje, analiziranje i popravljanje pogrešaka u načinu na koji mislimo. Vještina kritičkog mišljenja zahtijeva dosta vremena i truda za usvajanje. Ljudi su navikli prihvatiti ono što im se servira na pladnju, bez puno propitivanja i analiziranja. No, kada želimo riješiti neki problem i doći do novih ideja, ključ je u kritičkom sagledavanju situacije. Kada preuzmemo odgovornost za upravljanje promjenama u vlastitom razmišljanju, lakše ćemo postati kritički mislioci!

Postoji nekoliko koraka pomoću kojih možete razvijati i usavršavati ovu vještinu. Za početak, identificirajte problem ili pitanje koje treba riješiti. Što je specifičnije, to je lakše pronaći rješenja i odgovore. Nadalje, prikupite informacija iz različitih gledišta. Prikupite argumente i mišljenja koja problem vide iz više perspektiva, kako bi imali što cjelovitiji pristup rješavanju problema. Zatim analizirajte i evaluirajte podatke koje imate. Jesu li izvori informacija pouzdani? Jesu li rješenja koja se spominju istražena, jesu li stvarno uspješna u organizaciji? Imamo li dovoljno podataka koji podupiru to rješenje? Vrlo važno je ne podleći pretpostavkama.

Timski rad je ključan

Zapitajte se - jesam li stvarno objektivan ili sam sklon tražiti rješenja za koja smatram da su najbolja? Zatim odredite značajnost. Odredite koje informacije su najbitnije za vaš problem i jesu li sve informacije relevantne? Konačno, vrijeme je za donošenje odluke o najidealnijem rješenju. Nabrojite nekoliko mogućih odluka, te izvažite prednosti i mane svake od njih. Teško je biti siguran u nešto! Zato nam je vještina kritičkog razmišljanja vrlo važna za upravljanje promjenama u organizaciji.

Ne zaboravite kritički razmišljati sami, ali i u timu. Timski rad je ključan za donošenje odluka i implementiranje promjena. Ne bojte se pitati druge što misle o promjeni, razgovarati i zajedno doći do novih ideja. Cilj je poboljšati radno mjesto i način na koji se posao obavlja. Uz kvalitetan tim ljudi koji se ne boje promjene i spremni su surađivati i zajedno kritički razmišljati, sve je moguće! Zajedno radite na novim idejama. I ne zaboravite se pritom međusobno podržavati i poticati, jer će sigurno biti trenutaka u kojima će vas neki drugi htjeti odvući od banane. No, ne odustajte i imajte na umu – i oni su samo uplašeni, a da ni ne znaju od čega. ako se budete i dalje držali zajedno te ostanete dovoljno uporni, uskoro će vam se i oni pridružiti. Jer svi, na kraju krajeva, želimo biti dio ljepšeg i boljeg svijeta kojeg možemo izgraditi samo vlastitim rukama. Stoga, inicirajmo ponekad kritičko razmišljanje, radimo na novim rješenjima i potaknimo upravljanje promjenama u organizaciji. Čak i mali koraci mogu dovesti do produktivnijeg i uspješnijeg radnog okruženja i zadovoljnijih zaposlenika.