Zaposlenici su motiviraniji što su informiraniji

Svaka velika organizacija ima drugačiju internu komunikaciju. Neka poduzeća baziraju se na internet komunikaciji, dok neka poduzeća najviše vole čitati interni glasnik. Interni glasnik i intranet tradicionalni su načini komuniciranja u poduzećima. Međutim, nove tehnologije velikim koracima ulaze na hrvatsko tržište, ponajprije preko domaćih poduzeća u stranom vlasništvu. Nešto stariji zaposlenici i dalje se više drže iskušanih načina informiranja, baš kao što je interni glasnik. S druge strane, mladi ljudi, koji su dobili priliku zaposliti se u modernom hrvatskom poduzeću, prihvaćaju nove tehnologije kao sastavni dio svakodnevnog rada.

Kakogod, činjenica je da postoje razni načini informiranja u poduzećima i da su preferencije drugačije od poduzeća do poduzeća. No, važno je naglasiti da je zaposlenicima ipak najbitnija jedna stvar. Radi se o komunikaciji koja ih upoznaje sa svrhom i smislom – što onim vezanim za poduzeće, što onim vezanim za njih same. Važno je da postoji učinkovita komunikacija unutar poduzeća na koji god način se ona događala.

Bitna je šira slika

Što ja radim ovdje? Ja ovdje na pripadam! Sjetite se svog prvog radnoga dana na poslu. Baš kao stih iz pjesme Creep Radioheada, vjerojatno ste se pitali: „What the hell am I doing here?“ ili, u prijevodu, „Što ja radim ovdje?“.

Ako ste imali nekoga da vas uputi u okruženje u koje ste došli, sigurno pripadate manjini zaposlenika koji su samo imali sreće. Većina zaposlenika najčešće dolazi na novo radno mjesto poput izgubljenog djeteta. Najveći problem je taj što ne znaju koje su njihove ovlasti i odgovornosti niti što se od njih očekuje. Tako se čak i prestanu pitati što trebaju raditi i tražiti odgovor na to pitanje, nego zaključe kako oni tamo ne pripadaju.

Ono što se sve više primjećuje u poduzećima je nedostatak upravo tih informacija koje će motivirati zaposlenika na rad. Od iznimne je važnosti da zaposlenik dođe na svoje radno mjesto i shvati svoju ulogu u organizaciji ili timu te ulogu same organizacije na tržištu. Međutim, u organizacijama je najčešći slučaj da nitko ne može posvetiti toliko vremena samo jednoj osobi. Tako zaposlenik ostaje sam u vrtlogu neinformiranosti koja vodi do manje motivacije. On tada svakodnevno dolazi na svoje radno mjesto, a ondje dobiva zadatke koji obično nisu stavljeni u širi kontekst. Zbog toga ne vidi jasnu vezu između onoga što radi i uspjeha tima ili organizacije.

Pošast svake organizacije – osjećaj nevažnosti

Zaposlenici žude za povratnim informacijama koje će staviti njihove zadatke u kontekst, a pri tome im uvelike može pomoći menadžer. Međutim, najčešći je slučaj da zaposlenici svakodnevno gledaju menadžere koji su u stalnoj žurbi jer moraju ići na neke važne sastanke, što zaposlenicima daje osjećaj da su nevažni. Zaposlenici smatraju da ih poštuje onaj koji otvoreno govori o njihovim postupcima i daje im povratne informacije za njihov rad. Da bi se takva vrsta komunikacije ostvarila menadžer treba usmjeriti pažnju na svoj tim, a ne da se oni osjećaju kao da se pravi posao odvija negdje drugdje.

Ponekad dobivaju zadatke analitičkog tipa koje menadžer ne stigne niti pogledati, a kamoli korisno upotrijebiti u razvoju poslovanja. O rezultatima važnih sastanaka ih rukovoditelj nikada ne obavještava. Iznimka su kritike, u smislu da se svi općenito trebaju više truditi ili pak najave štednji, odnosno rezanja troškova.

Zaposlenicima su potrebne informacije vezano za poslovanje njih samih, tima i cijelog poduzeća. Osjećaj nevažnosti dovodi do zbunjenosti i svojevrsne paralize. Zaposlenicima je iznimno potreban sustav koji ima smisla i koji nudi informacije. Već je spomenuto da postoje različiti načini za prenošenje informacija, kao što postoje različiti načini za, primjerice, putovanje. Neki biraju autocestu, a drugi više vole voziti se vijugavom cestom kroz pitoreskne krajolike. Način je manje važan: važno je zadovoljiti potrebu za putovanjem. Ili, ako pričamo u kontekstu informiranja, važno je zadovoljiti potrebu za pravom informacijom.

Što je to „prava“ informacija za zaposlenike? I zašto je interno komuniciranje važno?

„Prave“ informacije su one o tome - kakvo je poduzeće, čime se bavi, kako stoji na tržištu, koji su joj ciljevi i planovi i kako ih ostvaruje - ljudi zaposleni u određenoj organizaciji se žele što bolje upoznati s njom. Zaposlenike zanima koja je njihova uloga, uloga tima u kojem rade te što se očekuje od svakog od njih na pojedinačnoj razini. Ljudi žele biti dio sustava koji ima smisla jer tako i sebe, odnosno svoj rad, doživljavaju smislenim. To je jako važno za njihovu radnu motivaciju, pa tako i za učinak.

Učinkovita komunikacija dobiva se internim komuniciranjem. Interna komunikacija se ne treba uzeti zdravo za gotovo, ona treba biti regulirana i kontrolirana. Preduvjet za uspjeh svake organizacije jest učinkovita komunikacija, stoga je važno u nju ulagati.

U organizacijama koje imaju sustav koji se bavi internim komuniciranjem djelatnici imaju mogućnost redovito se informirati o nekim događajima u organizaciji. To je dobro jer pridonosi cilju interne komunikacije, odnosno tome da se djelatnici osjećaju kao da njihov rad ima smisla. Ipak, bez obzira na razvijenost i učinkovitost različitih kanala komunikacije, pokazalo se da djelatnici preferiraju da im se novosti prenose drugačijim putem. Oni smatraju kako je najvažnije da prvi izvor informacija vezanih za njihov posao bude upravo njihov neposredni menadžer.

Zaposlenici su razočarani, a menadžeri su zbunjeni

Iako zaposlenici žele da ih menadžer obavještava o svemu, nerijetko se događa paradoks. Menadžeri ostaju zbunjeni i počinju se preispitivati u svojoj ulozi. Počinju razmišljati na sljedeći način: „Samim time što postoji sustav internog komuniciranja, očito je da trebam biti oslobođen svoje uloge komunikatora i informatora prema djelatnicima“.

S druge strane, zaposlenici i dalje očekuju da učinkovita komunikacija teče preko menadžera jer je on prva osoba kojoj odgovaraju i koja je izravno odgovorna za njihov rad. Iz tog razloga djelatnici se nerijetko osjećaju pomalo prevarenima jer se odnos s njihovim menadžerom gubi.

Zaposlenici na ovaj način dobivaju dvojaku poruku. Putem centralne službe internih komunikacija organizacija zaposlenicima, kroz pravovremeno informiranje, poručuje da su važni. S druge strane, menadžer im propušta davati konkretne informacije vezane za njihovo poslovanje, što zaposlenicima šalje poruku da su nevažni. Zaposlenici se tako u svakodnevnom radu počinju osjećati sve lošije. Također, informacije o organizaciji i kako ona odlično posluje im počinje značiti sve manje.

Što im onda točno nedostaje? Zaposlenici zapravo ne znaju koja je uloga njihovog tima, odnosno njih osobno i kako im ide ostvarivanje ciljeva. Zaposlenici zapravo samo žele dobiti povratnu informaciju kako bi znali gdje su trenutačno u odnosu na svoje ciljeve. Također, žele znati što još sve trebaju poduzeti kako bi te iste ciljeve i ostvarili. Te informacije očekuju od svog menadžera koji i jest zadužen za učinkovito komuniciranje sa zaposlenicima, organizaciju i dobro poslovanje njihovog odjela. Njegovo ignoriranje njihovog rada, kroz propuštanje davanja povratne informacije, za njih je direktna poruka da su nevažni. Takva poruka izrazito nepovoljno djeluje na motivaciju.

Kakav treba biti odnos s menadžerom?

Kako bi motivacija bila povoljna, potrebno je i da postoji učinkovita komunikacija između svih zaposlenika, i podređenih i nadređenih. Da li je bolje šutjeti ili otvoreno drugima reći svoje mišljenje? Kako bi komunikacija tekla glatko, iznimno je bitno imati dobar odnos s menadžerom. No, kakav je to odnos?

Prvo je važno definirati menadžerov opis posla – njegov zadatak je da usmjerava druge prema izvršenju određenog zadatka. Dakle, primarno je naglasak na zadatku, a ne na zaposlenicima. Međutim, postoji drugi aspekt njegovog rada na koji se stavlja nedovoljan naglasak. Zaposlenici trebaju nekoga kome će se obratiti – trebaju svog vođu.

Dobar menadžer treba imati svoj stil i razviti pristup rukovođenju koji odgovara njegovim karakternim i ljudskim osobinama. Iz opisa menadžera od strane zaposlenika može se uočiti koliko su zapravo menadžeri u njihovim očima bitni kao vođe. Naime, zaposlenici kada govore što je za njih dobar menadžer najčešće spominju tri aspekta; prvenstveno mora biti profesionalac, ali zaposlenici naglašavaju i kako treba biti motivator i osoba „pobjedničkog duha“. Dakle, zaposlenicima treba naglasak na njih same, a ne na zadatak.

Menadžer treba biti vođa kojega svi žele slijediti. Naime, kod vođenja se više naglašava utjecaj na same ljude kao ličnosti i njihove sposobnosti. Ako menadžer vodi, on motivira i potiče zaposlenike da rade najbolje. Vođenje je umjetnost utjecaja na ljude, tako da su ljudi u organizaciji vjerni slijediti svoga vođu i težiti ka ostvarenju ciljeva organizacije. Vođenje i slijeđenje su uzajamno uvjetovani; bez vođenja nema ni slijeđenja, i obrnuto, bez slijeđenja nema ni vođenja.

Interna komunikacija uvijek je dvostrana

Stvaranje pobjedničkoga ozračja te klime povjerenja i suradnje, ključne su pretpostavke uspješne motivacije zaposlenika. A u stvaranju toga svega najbitniju ulogu nosi sam menadžer. Iz svega navedenog dolazi se do dva očita zaključka. Važno je da svaki menadžer osvijesti svoju ulogu internog informatora za tim koji vodi. Te, iako postoje razni sustavi i načini internog komuniciranja u poduzećima danas, zaposlenicima je ipak bitno da ih njihov menadžer svakako obavještava o svemu.

Kada se te misli implementiraju u sveopću atmosferu poduzeća, tek tada menadžer može spoznati koja je njegova uloga pri dijeljenju važnih informacija zaposlenicima o organizaciji. Osim toga, tako će se ostvariti i čvrsta veza između rada zaposlenika, tj. onoga što oni osobno ulažu i samog uspjeha poduzeća, što će zaposlenike dodatno motivirati.

Na motivaciju će svakako i utjecati i menadžer koji redovito informira svoj tim ili odjel o njegovim ciljevima i o tome kako se ti ciljevi uklapaju u opće ciljeve organizacije. I menadžer koji jasno kaže svakom članu tima što radi, po kojim standardima i koje su mu granice ovlasti i odgovornosti.

Zaposlenike treba redovito informirati o njihovom učinku i tako im dati priliku za stalni razvoj i motivirani pristup radu. Na kraju, osim što ih treba informirati, bitno je i da se zaposlenike pita za mišljenje. Važno je uključiti ih u sva pitanja važna kako za njih osobno, tako i za tim, odnosno općenito za unapređenje poslovanja. Važna misao koju trebate zapamtiti nakon čitanja ovoga članka: iskrena i učinkovita interna komunicija je uvijek dvosmjerna.