Uspješan menadžer treba imati stručna znanja za donošenje dobrih poslovnih odluka te imati razvijene konceptualne vještine kao što su sagledavanje šire slike, analitičke sposobnosti, umijeće rješavanja problema i donošenja odluka i sl.
Ipak, najvažnijima za uspješno rukovođenje i ostvarivanje rezultata pokazale su se upravo učinkovita komunikacija i vještine rada s ljudima. Američka udruga menadžera ističe tzv. „meke vještine“ kao ključne za uspješnost rukovođenja, a suvremena istraživanja pokazuju da su upravo vještine rada s ljudima i učinkovita komunikacije važnije za uspjeh od inteligencije i stručnih znanja. Ova saznanja izazvala su polemike oko kojih još nije nađen zajednički jezik, a naše iskustvo ih svakako potvrđuje.
Sve do nedavno menadžeri su trebali znati čitati financijska izvješća, organizirati poslovne procese i procedure, analizirati tržište te uspješno plasirati proizvod ili uslugu. Sve se te vještine, s pravom, smatraju važnima za dobro poslovanje. Međutim, sustavno se zanemarivalo znanje o najvažnijim elementima svake organizacije, bez kojih niti najsofisticiraniji poslovni planovi nemaju šanse za uspjeh, a to su ljudi. Između odlično osmišljenih poslovnih planova i izvrsnih rezultata nalaze se ljudi koji omogućuju da ovaj proces zaživi i ostvari se. Zašto se ipak ljudskom faktoru posvećivala tako mala pozornost u menadžerskim edukacijama? Zbog triju zabluda koje su dominantno vladale u poslovnom svijetu.
Ljudi bi sami po sebi trebali poslu pristupati odgovorno
Po završetku škole ili fakulteta od novopečenih se zaposlenika očekivalo da imaju sva potrebna znanja i savjestan pristup poslu. Stoga se selekcijskim postupcima provjeravala inteligencija i stručnost, što je poslodavcima bila garancija da će zaposliti kvalitetnu osobu. Ukoliko se osoba nije kasnije u poslu pokazala dovoljno dobrom, krivnja se prebacivala na loš selekcijski postupak.
Današnja istraživanja govore da samo 19% osoba koje se zapošljavaju nakon završenog školovanja ima dobro razvijene radne navike. Zna se i da kvocijent inteligencije pridonosi uspješnosti u poslu do najviše 25%. Istraživanja na zaposlenicima ukazuju da više od 50% nema motivacije za daljnje učenje i usavršavanje na poslu, a 40% njih ne zna kako surađivati s kolegama. Svi ovi podaci ruše tezu da su ljudi nakon školovanja potpuno pripremljeni za savjestan rad na poslovnim izazovima. Možda su dobili temelje stručnih znanja i vještina, ali su još daleko od prave profesionalne kompetentnosti koja uključuje i uspješnu suradnju s kolegama, učinkovito upravljanje vremenom, dobro nošenje sa stresnim situacijama i sl.
O tome koliko je učinkovita komunikacija zanemarena tijekom školovanja da ne govorimo. U redovnom školskom sustavu o svemu tome se ne uči i većina djelatnika se s ovim pojmovima susreće tek kada počne raditi i osjeti nedostatnost u postojećim znanjima, koja im onemogućuje uspješno obavljanje posla. Komunikacija je često i podloga za diskriminaciju.
On je takav, ne možeš ga promijeniti
Da bi zaposlenici usvojili potrebne stručne kompetencije, rukovoditelj im treba dati priliku i poticati ih. Međutim u tome ih sprečava druga raširena zabluda, a to je da su u temelju svih tih vještina karakterne osobine koje se ne mogu mijenjati.
Neki rukovoditelji još uvijek vjeruju da su npr. savjesnost, komunikativnost i miroljubivo rješavanje sukoba nešto s čime se čovjek rađa, te da se to ne može naučiti. Djelatnicima koji se pokažu „talentiranijim“ za ove poslovne vještine rado će delegirati posao, dok će drugima dodjeljivati nezahtjevne poslove, jer u njih nemaju povjerenja i sumnjaju da se mogu razviti.
Postoje brojni načini na koje možete podržati razvoj zaposlenika: individualni coaching, treninzi, radionice, tečajevi, seminari, praćenje, mentorstvo ili čak samo povećanje njihovih odgovornosti. Ovim mogućnostima zaposlenicima ćete dati dodatne vještine koje će im omogućiti da poboljšaju svoju učinkovitost i produktivnost.
Potaknite svoje zaposlenike da budu kreativni. Rješavanje problema zahtijeva kreativnost. Ako potaknete svoje zaposlenike da razmišljaju izvan okvira, budu zaigrani i isprobavaju nove ideje, s vremenom će postati bolji u kreativnom razmišljanju te samim time i učinkovitiji.
Ljude treba tjerati na rad, jer u suprotnom većina neće raditi ništa
Sva istraživanja ukazuju da ljudi pod pritiskom rade samo onoliko koliko moraju! U tim slučajevima odbijaju odgovornost, rješenja problema traže od svojih nadređenih i zatomljuju svoj kreativni potencijal. Oni u poslu sudjeluju mehanički i ne osjećaju osobnu uključenost u ono što rade. Kada se djelatnike pita zašto ne rade onoliko dobro i predano koliko bi mogli, najčešće daju dva odgovora: nitko im nije rekao što točno trebaju raditi, kao niti kako treba izgledati kvalitetan rad. Vrlo često navode da ne znaju rade li dobro ili loše, jer im o tome nitko ne govori.
Suosjećanje prilikom vođenja stvara jače veze među ljudima. Poboljšava suradnju, podiže razinu povjerenja i povećava predanost. Osim toga, studije pokazuju da se suosjećajni vođe doživljavaju jačima i kompetentnijima u usporedbi s autoritativnim vođama. Za učinkovito vodstvo, suosjećanje se mora kombinirati s mudrošću.
Pod mudrošću mislimo na duboko razumijevanje onoga što motivira ljude i kako upravljati njima da ispune dogovorene prioritete. Vodstvo je teško. Kako bi kao vođe bili učinkoviti, često morate efikasno ostvarivati planove, davati čvrste povratne informacije, donositi teške odluke koje će potencijalno razočarati ljude, susretati se neuspjehom i sl. Pokazivanje suosjećanja u vodstvu ne može doći nauštrb mudrosti i učinkovitosti. Trebate oboje. Mudro i suosjećajno vodstvo je sposobnost da se teške stvari rade na ljudski način.
Dobar rukovoditelj sluša barem isto koliko govori
Dobri rukovoditelji informacije trebaju davati i prikupljati. Jedna od temeljnih zadaća vas kao menadžera je definirati svojim zaposlenicima točan opis njihovog posla i standarde rada kojih se trebaju pridržavati. Takva jasno postavljena očekivanja olakšat će vam i vrlo bitno davanje redovitih povratnih informacija o kvaliteti trenutnog rada te područjima za poboljšanje. Otvorenost za feedback je iznimno važna. Nadalje, učinkovita komunikacija zahtijeva da znate što želite reći kako biste izbjegli da se informacije koje želite prenijeti izgube ili krivo shvate. Na primjer, ako objašnjavate novi projekt, trebali biste navesti što je projekt, željeni ishod, vremenski okvir i resurse, kao i sve važne detalje. Zatim ponovite sve što ste rekli. Može biti korisno koristiti i grafičke elemente objašnjenjima kako biste bili sigurni da ste rekli sve važno.
U slučaju problema, umjesto davanja gotovih rješenja učite zaposlenike kako da ih sami riješe. Tako ćete ih učiniti samostalnijima te dugoročno povećati njihovu kompetentnost. Kada svi članovi vašeg tima mogu identificirati i riješiti različite vrste problema, cijelo vaše poslovanje ima koristi. Osim toga, vještine rješavanja problema mogu biti korisne u svim područjima života. Vaši će zaposlenici postati bolje zaokružene osobe sa svojim vještinama rješavanja problema. Uz to, bitno je redovito ih pitati za mišljenja i ideje, pogotovo kada se radi o konkretnom području njihovog rada.
Zajednički nazivnik svih ovih aktivnosti je upravo svakodnevna otvorena i učinkovita komunikacija s vašim ljudima. Istovremeno pazite kako govorite i što govorite jer izbor riječi može imati izniman učinak. Poznat i uspješan menadžer, Lee Iacocca, koji je poduzeću Chrysler omogućio novi uspon i prosperitet, uvijek ističe sljedeće: „Motivacija je presudna za djelovanje poduzeća, a jedini način motiviranja ljudi je učinkovita komunikacija s njima. Dobar rukovoditelj treba slušati barem isto toliko koliko i govoriti.“ Učinkovita komunikacija utječe na angažman vaših zaposlenika, angažirani zaposlenici će raditi više, ostati dulje u organizaciji, poboljšati korisničku uslugu i općenito dovesti do boljih poslovnih rezultata.
Učinkovita komunikacija i nošenje s neuspjehom
Neuspjeh je dio života. Kako se nosite s tim kao vođa mnogo govori vašim zaposlenicima o tome kakav ste vođa. Ljutnja i upiranje prstom često su kontraproduktivni. Umjesto toga, ako želite znati kako biti izvrstan vođa, istražite sa svojim timom što je pošlo po zlu i kako su se stvari mogle učiniti drugačije. Tako ćete osigurati uspjeh svojim nastojanjima. Preuzmite odgovornost za bilo koju ulogu u neostvarenom cilju. Zajedno identificirajte stvari koje se u budućnosti mogu poboljšati.
Henry Ford je rekao da je „neuspjeh jednostavno prilika da se počne iznova; ovaj put inteligentnije“. Važno je prepoznati da će se profesionalna razočaranja dogoditi u nekom trenutku, osobito ako ste se uhvatili u koštac s novim poslovima ili sve većim odgovornostima i izazovima. Nitko od nas nije spreman za svaki dio izazova koji se pojavljuju pred nama.
Uspjeh i neuspjeh promatrajte kao dvije strane iste medalje i znajte da će sve što radite imati neke elemente uspjeha i neke elemente neuspjeha. Sljedećih nekoliko koraka će vam pomoći u prihvaćanju neuspjeha kao nove mogućnosti:
- poslušajte što se dogodilo i pokušajte to razumjeti
- prihvatite to
- naučite iz tog iskustva
- ostanite pozitivni
- zapamtite što ste iz neuspjeha naučili, a ne neuspjeh sam.
Neki se ljudi ne mogu nositi s neuspjehom i dopuštaju da ih to uništi. Dakle, oni sebe definiraju prema neuspjehu, a ne prema onome što su naučili iz neuspjeha. Richard Branson, voditelj Virgin Groupa rekao je „ne dopustite da vas neuspjeh definira. Nemojte se sramiti svojih neuspjeha, učite iz njih i počnite ispočetka“. Ako prihvatite da ćete doživjeti neuspjeh u svom životu, posebno ako izazovete sebe i svoje sposobnosti, tada ćete također znati da možete nastaviti ako se razočarenje dogodi. Iskoristite neuspjeh da odvojite vrijeme za preispitivanje svojih ciljeva i prioriteta kako biste vidjeli jeste li na pravom putu.
Stručnjak u rukovođenju
Rukovoditelj je onaj koji, kako mu ime kaže, treba pružiti ruku svojim djelatnicima i povesti ih prema cilju. Ipak, to mnogim suvremenim rukovoditeljima predstavlja veliki problem. S obzirom da se u pravilu regrutiraju iz dobrih stručnjaka, lako rješavaju stručne probleme, dok u kontaktu s ljudima pokazuju puno manje strpljenja i kreativnosti. Struka im predstavlja izazov, a rad s ljudima – teret. Nemaju se vremena baviti ispitivanjem uzroka slabijeg rada ljudi, kao niti pronalaženjem najboljeg pristupa za njihovo rješavanje.
Što učiniti? Ako je netko stručnjak, onda će se ponašati stručno i kompetentno u svim poslovnim izazovima. To znači da će i na menadžerskoj poziciji svjesno i odgovorno odabrati pravi pristup za postizanje uspjeha, a to je kvalitetan rad s ljudima. Prvi korak je iskrena analiza vaših postojećih znanja i vještina rada s ljudima. Razmislite koje su vam situacije izazovnije i u kojima bi vam neka dodatna znanja i vještine rada s ljudima mogla pomoći. Na temelju utvrđenog stanja, radite na onim vještinama koje ste uočili kao manje razvijene te ih nastojte stalno praktično primjenjivati. Samo takav pristup omogućit će vam da, uz već postojeće priznanje kao stručnjaka, postanete priznati i u svojoj novoj, rukovoditeljskoj ulozi. Rezultati koje ćete tako ostvarivati biti će onakvi na kakve ste već navikli baveći se svojom osnovnom strukom - vrhunski.
