Imate li dojam da unutar svog tima možete otvoreno reći što vas smeta i što biste voljeli da se promijeni? Ili kada otvoreno izrazite vlastito mišljenje dolazi do neslaganja i napetosti unutar tima? Većina nastoji napetu situaciju smiriti bez da se problem analizira.
Zamislite se u situaciji na svom radnom mjestu: vaš nadređeni predloži novu poslovnu taktiku kako biste poboljšali radnu uspješnost i raširili poslovanje vaše organizacije na šire područje. Primijetili ste kako se vaš radni tim slaže s novom idejom, no vi smatrate kako postoji bolja taktika s većom šansom uspješnosti te razmišljate hoćete li predložiti vašu taktiku ili ne. Smatrate li da unutar svog tima i svome nadređenom možete otvoreno izreći vaše mišljenje i što biste voljeli promijeniti?
A što kada vidite neki problem u vašem radnom timu koji može utjecati negativno na vašu radnu uspješnost? Možete li tada izraziti svoje mišljenje? Ako otvoreno izrazite vlastito mišljenje, hoće li doći do neslaganja, konflikata i napetosti unutar tima? Ako ipak dođe do raznih nezadovoljstava i napetosti koje narušavaju organizacijsku klimu, pitanje je na koji će se način ti problemi razriješiti: „guranjem pod tepih“ ili će na snagu stupiti otvorena i učinkovita komunikacija među zaposlenicima? Koje su najčešće zablude i prednosti koje učinkovita komunikacija ima te kakav utjecaj može imati na organizacijsku klimu?
Poboljšanje organizacijske klime
Jedan od trenutno najpoznatijih načina za postizanje osjećaja zajedništva tima jest team building. Ova je metoda danas vrlo poznata aktivnost, čak toliko da se sve češće unajmljuju vanjski konzultanti kako bi pomogli timu, a shodno tome i organizaciji da bolje funkcionira. Naime, prava snaga timskog rada leži u međusobnoj sinergiji njegovih članova koja pomaže da se pojedinačne snage pojedinaca tima ističu i pojačavaju, a slabosti zajednički ispravljaju. Pravi timski rad, u kojem je svim članovima iznimno stalo da ostvare zajedničke ciljeve, donosi uistinu izvanredne rezultate. No nažalost, u praksi je postizanje ovakve sinergije rijetko. Razlozi tome leže u činjenici da stvaranje tima može uspjeti jedino ako mu se pristupi na sustavan i promišljen način.
Stoga, za radnu uspješnost tima i organizacije potrebna je jasna definicija svrhe i osnovne zadaće tima, koji su njihovi kratkoročni, ali i dugoročni ciljevi te koji je njihov opis radnog mjesta. Također, važno je znati i kako ostvarivati ciljeve, kakve članove tim treba da bi u tome uspio te po kojim pravilima tim treba raditi. U suprotnom, dolazi do sukoba koncepcija, što posljedično dovodi do nezadovoljstva, nezainteresiranosti i slabe predanosti pojedinca svojoj organizaciji. U postizanju radne uspješnosti tima i izbjegavanju nastanka sukoba te nezadovoljstva, upravo učinkovita komunikacija kao jedan od glavnih čimbenika može pomoći da vaša organizacija bude ugodno okruženje za rad.
Letargična atmosfera
Ponekad ni dobro postavljeni opis radnog mjesta, svrha te ciljevi tima nisu dovoljni za radnu uspješnost. Postoji jedna dimenzija potrebna za radnu uspješnost koja, ako nije dobro postavljena, sigurno dovodi do neproduktivnosti, nezadovoljstva i loše odrađenog posla. Kao što se već dalo i naslutiti, radi se o dimenziji otvorenih međusobnih odnosa. Drugim i jednostavnijim riječima, u pitanju je otvorena i učinkovita komunikacija.
Učinkovita komunikacija važan je čimbenik u radnom procesu kako bi se mogle prenijeti potrebne informacije za ostvarivanje postavljenih ciljeva. Zapravo, uspješna komunikacija igra veliku ulogu u poslovanju neke organizacije, jer bez komunikacije, vjerojatno ne bi bilo niti organizacije. Samo asertivna i učinkovita komunikacija može pomoći radnicima pri uspostavljanju zdravih i čvrstih odnosa unutar tima. Navedena dimenzija otvorenih međusobnih odnosa ukazuje na to koliko se ljudi osjećaju slobodno da s kolegama otvoreno razgovaraju o njihovim neprikladnim ponašanjima kojih možda kolege nisu ni svjesni ili nekim smetnjama na radnom mjestu. Također, razgovaraju i o svojim idejama i inovacijama koje bi mogle pomoći uspješnosti organizacije ili svojem mišljenju glede poslovnih situacija.
Dimenzija otvorenih međusobnih odnosa ukazuje na to koliko se ljudi osjećaju ugodno kada im netko od kolega da povratnu informaciju. Kod ispitivanja klime u timovima ovu dimenziju članovi često procjenjuju kao najslabije razvijenu. S druge strane, istodobno navode da im je atmosfera u timu ugodna. Navode i da su ljudi spremni na međusobno pomaganje te da nema otvorenih sukoba. Ako dođe do neke napete situacije, većina reagira tako da je nastoje smiriti, a da se problem naknadno ne analizira.
Učinak koji ogovaranje ima na tim
Neki vanjski promatrač u takvim timovima može dobiti dojam kao da postoji neki prešutni sporazum članova tima o tome da se o problemima nikada ne raspravlja. Naprotiv, probleme se „gura pod tepih“ s ciljem da se ne bi narušili dobri odnosi u timu. Međutim, tako održavani odnosi samo su naizgled dobri zato što članovi tima ne shvaćaju kakvu štetu nerješavanje problema može donijeti njihovu timu. Upravo takvi odnosi dovode do polovičnih rezultata poslovanja, kako svakog člana tima, tako i tima u cjelini. No, nisu samo rezultati poslovanja u pitanju, narušeni su i odnosi među kolegama koji, posljedično, također mogu imati utjecaj na radnu uspješnost nekog tima. Tako će se, primjerice, kolege međusobno žaliti na ponašanje ili radnu efikasnost nekog člana tima koji trenutno nije prisutan, a kada on naiđe u njihovom društvu, ostatak tima će se pretvarati kao da je sve u redu.
Takva ponašanja i okolišanja oko problema dovode do toga da svi članovi tima znaju sve o problematičnim ponašanjima svakog člana tima. Istovremeno odbijaju ta saznanja reći osobno kolegi na kojeg se zapravo ona odnose. Drugim riječima, svi znaju sve o drugima, ali najmanje znaju što drugi misle o njima samima. Stoga, kao što je već prije navedeno, na rukovoditeljima je da potiču razvoj zajedništva u timu i ukažu zaposlenicima kakvu važnost učinkovita komunikacija ima za kvalitetne radne odnose i radnu uspješnost.
Prividna idila
Članovi tima koji ogovaraju druge kolege žive u iluziji da su oni dobri te omiljeni u timu jer kolege s njima komentiraju druge kolege. No, pri tome nisu svjesni da su i oni sami zasigurno na meti ogovaranja drugih kolega kada nisu prisutni. Na taj način se dobiva trajno tinjajuće nezadovoljstvo i letargično mirenje s takvom situacijom. Posljedično takvim ponašanjima, u timu vlada atmosfera stvarnog nepovjerenja i izrazite neugode po članove tima, u kojoj članovi počinju sve više i više raditi za sebe i svoje interese. „Ja sam svoje napravio onako kako je trebalo, briga me jesu li i ostale kolege uspjele odraditi ono što je bilo potrebno.“
No, članovi tima ne shvaćaju kako njihova radna uspješnost i kvaliteta odrađenog zapravo leži u timskom radu. Stoga, umjesto da porade na komuniciranju o problemima unutar tima, odabiru naizgled bezbolniju opciju: svi se smješkaju jedni drugima i prividno se slažu; ali stvarna suradnja među članovima tima, istinska razmjena informacija, njihovih znanja i iskustava te sama učinkovita komunikacija u timu nedostaju.
(Ne)rješavanje problema
Često se događa čak da pojedini članovi nekog tima ne znaju što radi njihov kolega za susjednim stolom jer se o poslu koji oni rade zapravo ne govori. To se izuzetno kosi svakoj logici ako se uzme u obzir da se članovi nekog tima najčešće bave istim ili sličnim problemima poslovanja. Posljedično tome, narušava se radna uspješnost tog tima jer se ne priča o stvarima koje su im zajedničke. Stoga, zaposlenici radije čavrljaju o neutralnim temama koje načelno nikoga ne ugrožavaju, a time se prividno čini kako zaposlenici održavaju dobre poslovne i osobne odnose.
Shodno tome, tako se i za rješavanje nekog konkretnog poslovnog problema kolega ne obraća za savjet drugom kolegi, već se neuspješno trudi riješiti ga sam. Ako prilikom rješavanja tog problema član tima ne uspije sam dokučiti kvalitetno rješenje, onda će problem ostati neriješen sve dok ne eskalira do granice nepovratka. A kada taj problem izmakne kontroli, eskalirat će i emocionalna napetost unutar tima. Ona, posljedično, onemogućuje da se o problemu govori na konstruktivan, racionalan i produktivan način. U takvim situacijama, kolege kojima nije poznata učinkovita komunikacija kao sredstvo konstruktivnog rješavanja problema, sklone su jedni drugima predbacivati nekorektna ponašanja čak i otprije nekoliko godina. To su iste one povratne informacije koje su se nakupljala godinama jer nisu bila uspješno razjašnjena na vrijeme.
Kako učinkovita komunikacija ispravlja pogreške?
Pa, što se može učiniti? Kako postupiti u situacijama kada tim ne rješava nastale probleme, već ih „gura pod tepih“ kako se ne bi narušio mir u uredu? Tu važnu ulogu ima rukovoditelj tima. Njegova zadaća je razviti svijest o tome da nas najviše poštuje osoba koja je spremna otvoreno reći svoje mišljenje o našim postupcima. Svima nama teško je čuti kritiku na račun našeg rada, čak iako je ta kritika pozitivnog i konstruktivnog duha. No, neovisno o tome koliko nam je teško prihvatiti kritiku, potrebno je otvoreno iznositi vlastita mišljenja vezana uz naš i tuđi rad kako bi se pospješila radna učinkovitost cijelog tima te povećala motivacija.
Stoga, ovdje se ponovno ističe učinkovita komunikacija kao glavno oruđe pri pružanju, ali i primanju kritika na račun vlastitog rada. Vjerujte, ako vam netko govori samo o dobrim postupcima i ponašanjima koje radite, a ne govori vam o vašim lošim postupcima, to ne znači da tih postupaka nema. To samo znači da oko vas nema osoba kojima je uistinu stalo do vaše dobrobiti, već samo prividno misle da vam pomažu tako što skrivaju od vas nešto što loše radite.
Članovi tima kao izvor bitnih informacija
Organizacijska klima koja podržava lažni sklad unutar tima dovodi do nazadovanja, ali i generalnog nezadovoljstva cijelog tima. Zapravo, ona je vrlo ponižavajuća za svaku samosvjesnu osobu i nekog tko teži samoaktualizaciji prilikom obavljanja svog posla. Što mislite, kako biste postupili kada bi netko ukazao na neke vaše loše odluke ili postupke prilikom poslovanja? Biste li se uvrijedili i odustali od poboljšanja rješenja problema ili biste se potrudili ispraviti vaše postupke kako bi efikasno riješili problem s kojim se trenutno suočavate? Ako ste potvrdno odgovorili na drugi dio pitanja, s vama bi se složila većina ljudi.
Drugim riječima, ako se osobi da mogućnost uvida u njene pogreške, osoba shvaća kako se te pogreške mogu lako ispraviti te će se potruditi riješiti problem na bolji način. Danas se zna da se, bez obzira na crte ličnosti, svako poželjno ponašanje može naučiti primjenjivati s razumijevanjem. Pri tome je važno da postoji spremnost da se u to uloži određeni trud i vrijeme. Međutim, prvi korak je osvještavanje kakva osoba uistinu jest, a najdragocjeniji izvor tih informacija svakako su - članovi tima, a samim time i kvalitetna otvorena i učinkovita komunikacija. Naposljetku, poticaj za razvoj takvih otvorenih odnosa i za razumijevanje njihove važnosti spada u odgovornost vas kao dobrog rukovoditelja.
