Za uspjeh je važno – da ga sami ne sabotiramo

Čak i u situaciji gdje je strateško planiranje pomno razrađeno za dolazak do zacrtanog cilja, njegovo izvršavanje može sabotirati sumnja i nesigurnost. Ponekad smo sami sebi najgori neprijatelj i sabotiramo se tik pred ciljem.

U svom svakodnevnom radu susrećemo se s vrsnim stručnjacima i menadžerima raznih profila. Njima je zajedničko to da se uistinu trude što bolje obaviti posao za koji su zaduženi. Od njih učimo i usvajamo znanja iz prve ruke. Probleme u svom području stručnosti analiziraju, kako bi strateško planiranje urodilo plodom. Pokušavaju pronaći najjednostavniji, ali opet učinkovit način rješavanja problema s kojim se, oni sami ili cijela organizacija susreću kako bi ostvarenje cilja zacrtanog kroz strateško planiranje bio zagarantiran.

Na tom putu moraju uzeti u obzir sve mogućnosti i potencijalne poteškoće na koje mogu naići tijekom napora da taj zacrtani cilj i postignu. Ovakav pristup stručnih osoba vidljiv je u svim područjima rada iako se opis i način izvršavanja njihovog posla znatno razlikuju. Svi stručnjaci uglavnom moraju koristiti slične metode analiziranja zadataka i pronalaska najboljeg rješenja za njihovo ostvarenje. U toj potrazi svako treba imati na umu vrijednosti te vodilje za plovidbu u teškim situacijama!

Analiza i detaljno strateško planiranje kao rješenje problema

Tako se npr. kvalitetni liječnici pomno posvećuju dijagnostici, u svrhu otkrivanja pravog uzroka zdravstvenog problema, što je preduvjet odabira optimalne terapije. Također, vrsni informatičari nastoje osmisliti i programirati učinkovita i sigurna softverska rješenja. Slično je i s kvalitetnim računovođama, pravnicima, kemičarima, itd. Svačiji rad je povezan s ostvarenjem neke dobrobiti, a najbolji to shvaćaju vrlo odgovorno i trude se napraviti maksimum koristi, po mogućnosti bez grešaka i štete.

No, nije uvijek moguće predvidjeti sve rizike i izvući najveću korist za poslovanje. Bez obzira koliko ste dobro obavili strateško planiranje i investirali vremena u izradu elemenata strateškog plana za njezino ostvarenje i postojanje dobre ideje. Jedan detalj u izvedbi plana može promaknuti i najvećim stručnjacima u njihovom području što može, naizgled siguran uspjeh, dovesti do neostvarivosti .

I upravo tu dolazimo do jedne od najvećih enigmi naše profesionalne odgovornosti. Postoji jedno veliko područje potencijalnih prilika i rizika, kojem niti blizu ne posvećujemo prethodno opisanu pažnju i koje strateško planiranje ponekad zanemaruje. To znači da nesvjesno stavljamo na kocku sav naš hvalevrijedan rad i trud! Čini se nemogućim da radimo takav previd, a ipak nam se sustavno događa svakog dana. O čemu se radi?

Naše ideje ne moraju uvijek biti prihvaćene

Jedan od tipičnih primjera takvog previda su one situacije kada dobijemo priliku prezentirati svoju važnu ideju onima koji mogu odlučiti o njenom prihvaćanju. Tada se, kao pravi savjesni stručnjaci, danima posvećujemo izradi prezentacije, usmjeravajući se na prikupljanje svih relevantnih stručnih činjenica, kojima želimo naglasiti njenu važnost. Izrađujemo prezentaciju s brojnim šarenim tablicama i grafikonima, ulažemo velik trud, prikupljamo veliku količinu podataka. Stoga se, u pravilu, jako iznenadimo kada dobijemo mlake reakcije i negativan odgovor.

Tada imamo osjećaj kao da je sve u što smo uložili toliko vremena i truda bilo uzalud te da se naše zalaganje ne cijeni dovoljno. To može umanjiti naše samopouzdanje i motivaciju za daljnje ulaganje truda kako bi bili uspješni u sljedećim projektima u koje se uključimo. Početna samouvjerenost u naše sposobnosti i mogućnosti prezentiranja najboljeg rješenja pada u vodu. Moguće je da nismo prilagodili način prezentiranja ideja osobama koje tu ideju procjenjuju ili situaciji za koju je naša ideja predviđena.

Sličan primjer su i one situacije u kojima trebamo provesti neki projekt za koji smo, kao stručnjaci, dobili zaduženje. Projekt smo pomno isplanirali, kako bi donio željene rezultate. U takvim situacijama oni koji ga trebaju praktično provesti, pokazuju veliki otpor prema njemu. Pronalaze mu brojne nedostatke koje javno negativno komentiraju, unaprijed ga proglašavajući neuspješnim i nevrijednim truda. Na taj način čitavi planovi osmišljeni kroz strateško planiranje mogu doći u opasnost. Tada se pitamo kako je moguće da naš projekt, napravljen tako pomno i stručno da mora rezultirati stvarnom koristi, nailazi na takvo nerazumijevanje i neprihvaćanje. U takvim situacijama, premda svjesni napetosti, znamo dodatno umanjiti naše šanse za uspjeh, obraćajući se ljudima autoritarno, prozivački, pa čak i pomalo sa stručnim omalovažavanjem.

Što nam se, zapravo, događa?

Naše strateško planiranje poslovanja odjela ili određenog projekta može biti odbijeno. Kako od strane nadređenih koji ga trebaju odobriti tako i od strane podređenih koji isti plan trebaju provesti u djelo. Iako menadžer može biti zadovoljan planom i smatrati da je uspjeh osiguran, osobe koje su zadužene za njegovo izvršavanje mogu imati potpuno suprotno mišljenje. Možda strateški plan nije u skladu s vizijom kojom se nadahnjuju zaposlenici?

Zajedničko svim tim situacijama je da se u njima izrazito angažiramo i ulažemo sve svoje stručne potencijale u ostvarenje željenog cilja. Taj cilj nosi dobrobit za sve. Istovremeno, uopće ne razmišljamo da će sav taj naš trud ostati bez rezultata, ako pomno ne osmislimo i učinkovitu komunikaciju. Komunikaciju trebamo osmisliti za one, o čijem pristanku i aktivnom angažmanu ovisi sav naš uspjeh. Drugim riječima, pronaći ćemo najbolji odgovor za sve stručne bure i oluje, ali ćemo potpuno nespremni uletjeti u bure i oluje loše isplanirane suradnje s drugima i, naravno, potonuti. Štoviše, okrivit ćemo druge da su uzrok neuspjehu našeg odličnog projekta, umjesto da se suočimo s time da smo u strateško planiranje propustili ugraditi učinkovitu komunikaciju s dionicima kako bi ga oni stvarno i prihvatili.

Stručnim rječnikom rečeno, prezentirali smo projekt koji je bio samo polovično osmišljen. Nedostajala je pomna razrada svih odnosa važnih za njegovu uspješnost. Nedostajao je početak, odnosno strateško planiranje samog projekta. Kako ćemo pristupiti ljudima koji trebaju biti uključeni u naš projekt: što ćemo im reći, kako ih zainteresirati, kako im predstaviti korist koju oni imaju ako aktivno i predano surađuju s nama.

Način prezentiranja je najvažnija stvar u prihvaćanju ideja

Ideju, prije nego ju odlučimo provesti u djelo, moramo detaljno prezentirati onima koji će biti zaduženi za njezinu provedbu, no nije bitno samo prenijeti ideju. Način na koji ju prezentiramo uvelike utječe na spremnost ostalih da ju prihvate, bez obzira na detaljnu osmišljenost strateškog planiranja. I naočigled najbolja ideja može biti odbijena ako je prezentirana na krivi način. Ovdje se ističe važnost komunikacijskih vještina menadžera te načina na koji on zaposlenicima prezentira i objašnjava vlastite ideje.

Menadžer mora biti svjestan kome iznosi ideju i prema tome prilagoditi komunikaciju. Kako bi mogao primjereno komunicirati s podređenima, menadžer mora kontinuirano usavršavati svoje komunikacijske vještine kao i vještine upravljanja grupom. Ako svoj plan zna prenijeti na način koji će se svidjeti određenoj grupi, veća je vjerojatnost da će grupa biti spremna taj plan i prihvatiti. Ideje bi trebalo iznositi jasno, detaljno te na što jednostavniji način. Samo tako će zaposlenici dobiti točnu percepciju onoga što menadžer nastoji ostvariti te da im bude jasno koja je njihova uloga u cijelom tom procesu. Osim jasnog sadržaja potrebno je paziti i na sam način na koji se obraćamo, odnosno na riječi, ton na koji ih iznosimo te stav koji zauzimamo dok ih iznosimo. Naš stav uvelike može utjecati na stav i dojam koji će zaposlenici steći o ideji i nama samima kao nositeljima ideje

Oni nisu stručnjaci kao mi i, unatoč svim tablicama i grafikonima, vjerojatno ne mogu vidjeti sve dobrobiti našeg projekta na način na koji ih vide naše stručne oči. Zato je naša odgovornost da im ga približimo na što jednostavniji, konkretniji i zanimljiviji način. Tu nam tablice možda i neće trebati, ali će nam svakako trebati naša emocionalna angažiranost, pozitivan stav i uvjerljivost. I, naravno, strpljenje, koje će nam dugoročno uštedjeti puno vremena i konflikata.

Nametanje i popuštanje dovode do otpora

U prezentaciji ideje menadžeri se nerijetko susreću s problemom da se njihov pristup čini pretjerano napadan ili, u drugom smjeru, pretjerano blag. Prvi stil naziva se autoritarni stil vođenja, odnosno nametanje naših ideja bez prethodne konzultacije s ostalim suradnicima. Takav pristup može dovesti do otpora i osjećaja da se mišljenje, prijedlozi i stručnost ostalih ne uvažavaju. Ljudi osjećaju da se njihova sposobnost umanjuje te se ne osjećaju kao ravnopravni članovi kolektiva što može proizvesti odgovor suprotan od onoga kojeg želimo. Točnije možemo kao odgovor od podređenih i suradnika dobiti negodovanje i neodobravanje naše ideje

S druge strane, kao što pretjerano namećući stil uglavnom neće osigurati željeni uspjeh, taj će isti uspjeh biti otežan i ako menadžer ima pretjerano popuštajući stil upravljanja. Ako na menadžerskoj poziciji popuštamo previše svojim podređenima, izgubit će se osjećaj autoriteta i poštovanja s njihove strane. Sa suradnicima treba pristupati toplo, otvoreno i s poštovanjem, no mora postojati hijerarhija upravaljanja i donošenja odluka.

Ako smo na poziciji menadžera pretjerano popuštajući, naši će podređeni lako odbiti naše prijedloge te postupati onako kako oni žele. To također može negativno utjecati na uspješnost ukupnog poslovanja. Možemo imati savršenu ideju, no ako podređeni smatraju da su oni u mogućnosti postaviti svoju ideju ispred naše, ona se neće ostvariti. Važno je da se svi zaposlenici osjećaju prihvaćeno, no ne smijemo zanemariti svoj položaj i utjecaj na donošenje važnih odluka. I onda kada uključimo podređene u proces odlučivanja i prihvatimo neke njihove prijedloge, svima mora biti jasno kako će konačnu odluku donijeti sam menadžer.

Ravnoteža dovodi do suradnje

Stoga je najbolji način na koji ćemo ostvariti strateško planiranje ako pokušamo ujediniti ova dva načina vođenja, te iz svakog uzeti ono što će najviše doprinijeti napretku. Onda kada pronađemo zlatnu sredinu između pretjerane strogoće i popuštanja, rješenje svakog problema bit će nam bliže. Odnosno kada pristupamo ostalima s poštovanjem i uvažavanjem, ali im ujedno dajemo do znanja da je menadžer onaj koji odlučuje o krajnjim postupcima, uspjeh nam je nadomak ruke. Jednostavnije rečeno, ne možemo slijegati ramenima na sve i potpuno prepustiti odlučivanje drugima kao što ne možemo ni vikati na zaposlenike i biti agresivni.

Kao pravi stručnjaci, dokazali smo puno puta i sebi i drugima da u najtežim situacijama pronalazimo najbolja rješenja. Sigurno da ćemo i ovome problemu jednako profesionalno i odgovorno pristupiti te tako postići da nam suradnja s drugima, umjesto prijetnje, postane dodatna snaga našeg projekta. Tek tada će on moći zaživjeti na krilima svojih punih potencijala.

Vidimo kako je suradnja bitna stavka na putu do uspjeha. Ma koliko dobra ideja bila i kako detaljno ju razradimo, nećemo uspjeti ako ne uključimo i druge ljude u njezino ostvarenje. Plan moramo komunicirati s drugima te kao što se zadaci trebaju razraditi tako pažnju treba posvetiti i stvaranju odnosa poštovanja i suradnje među svima uključenima u poslovanje. Ako svi sudionici projekta djeluju zajedno i s istim ciljem onda je uspjeh puno bliže nego ako ga sami pokušamo ostvariti.

Suradnja obogaćuje početnu ideju

Osim prezentacije ideje, suradnja omogućuje i njezinu doradu kako bi ona bila još bolja i uspješnija. Više ljudi znači i više različitih mišljenja i prijedloga koji našu početnu ideju mogu samo obogatiti za detalje koji su nam možda promaknuli. Drugi mogu dodati nešto novo, nešto čega se sami možda ne bismo sjetili, a može značajno doprinjeti kvaliteti ideje. Također, uključivanje drugih u stvaranje ideje može dovesti do toga da oni primijete dijelove plana koji bi mogli narušiti uspjeh. Mogu nam ukazati na propuste koje sami nismo primijetili što ideju može odvesti u drugom, boljem, smjeru.

Sve zaposlenike treba potaknuti na iznošenje mišljenja bez straha od osude i zahvaliti im na doprinosu kako bi osjećali da se njihov trud cijeni. Naravno, to će sve imati takav doprinos samo ako prijedloge i kritike prihvatimo kao konstruktivne i uvažimo da tuđa ideja, ako je primjerena i kvalitetna, može samo obogatiti našu početnu ideju.

Također, time može ukazati na neke dijelove strateškog planiranja koje oni nisu u mogućnosti izvršiti. Moguće je da smislimo odličnu ideju, ali za njezino realiziranje nemamo ljude i resurse. Izvršavanje takve ideje bit će znatno otežano ili čak onemogućeno. Projekte trebamo osmisliti uzimajući u obzir resurse koje imamo i ljude s kojima radimo te ih kao takve i prezentirati. Ideje i planove možemo prilagoditi željama i mogućnostima kolega kao i cilju poslovanja organizacije. Ako to ne učinimo i teorijski najbolji plan može propasti jer se neće moći izvršiti kako je zamišljeno, odnosno uspjeh neće biti moguć.

Zajedničkim radom do uspjeha

Uz doprinos pri kreiranju ideje i donošenju odluka, suradnja se može pokazati korisnom i u procesu provođenja ideje u djelo. Neka suradnja bude dio vaše vizije kako namjeravate razviti poduzeće i ostvariti svoje snove. Kao što više mišljenja dovodi do stvaranja najbolje ideje, tako i više izvođača olakšava put kojim bi se ostvario uspjeh. Više ljudi doprinosi i boljem snalaženju u situacijama gdje naiđemo na neočekivanu prepreku. Izvršavanje svakog zadatka sastoji se od lakših i težih trenutaka te će upravo udruživanje mišljenja i snaga u timu dovesti do najboljeg rješenja za tim i za organizaciju.

U stresnim situacijama članovi tima mogu biti podrška jedni drugima i tako smanjiti stres, a povećati motivaciju i želju za napretkom.  Stoga je bitno među zaposlenicima stvoriti atmosferu prihvaćanja i suradnje, a ne natjecanja. Tako će se osjećati ugodnije i raditi za dobrobit svih pojedinačno i cjelokupne organizacije.

Suradnja rukovoditelja i zaposlenika može se slikovno prikazati metaforom ljudskog tijela. Organ koji osmišlja i pokreće sve ideje je mozak. Koliko god dobru ideju mozak osmislio ne može ju izvesti bez ostatka tijela ili izvan granica tjelesnih mogućnosti. Tako i rukovoditelj može smisliti kompleksnu ideju, ali bi provođenje u djelo bilo teško bez pomoći suradnika i prilagodbe njihovim sposobnostima. Rukovoditelj mora biti svjestan da  suradnja nije prijetnja, nego oružje za napredak i poboljšanje rada te ju kao takvu treba i poticati kako bi ostvario uspjeh.