Temeljite aktivnosti na svojim vrijednostima i uživajte

Vjerojatno svaka odrasla osoba poznaje pojam multi-taskinga. Kako god bilo, u životu svi se borimo s gomilom aktivnosti koje utrpavamo u naš dnevni raspored. I kad ih nastojimo organizirati prema prioritetima, sve se čini važnije da važnije ne može biti. Kako vrijeme odmiče, tako postaje sve teže i teže napraviti konkretno strateško planiranje prioriteta. Kako određivati naše prioritete u moru aktivnosti koje moramo ili želimo uvrstiti u svoj dnevni, tjedni ili mjesečni raspored? Kako naći vremena za sve što bismo željeli postići? Kako efikasno strateško planiranje pomaže?

Nemojte misliti da ste jedini koji se muči s ovom tematikom. To je univerzalni problem. Dapače, mnogo knjiga samopomoći se bavi upravo ovom tematikom. Kako pronaći ravnotežu posla i obiteljskog života? Kako upravljati svojim životom i ograničenim vremenom u danu? To su samo neke od čestih tematika. Sama popularnost takvih knjiga je dovoljni dokaz koliko su ljudi, pa čak i oni na koje se možete osloniti, svakodnevno izgubljeni u obavezama. Jednom kada osvijestimo ovaj problem, možemo se naći u stanju nemira i izgubljenosti. Kako dalje, na koji način? Samo su neka od čestih pitanja u našim umovima. Često tek prekasno shvatimo da nas nitko nije educirao kako strateško planiranje pomaže u stvaranju svakodnevnih rasporeda prioriteta.

Žrtvovanje prioriteta za postavljanje prioriteta

Učinkovito možemo upravljati i sobom i svojim aktivnostima tek ako smo svjesni naših prioriteta. Potom vrijeme raspoređujemo sukladno tim prioritetima. Na prvu se to možda čini kao lagan zadatak, međutim da je tako, ne bi toliko ljudi vodilo borbu s tim problemom. Kako bismo znali svoje prioritete, prvo moramo poznavati sebe, vlastite vrijednosti i ciljeve. Tek kada dođemo do tih spoznaja ćemo znati kako krenuti dalje i na što se usmjeriti. Neki prioriteti su nam nametnuti, a neke si određujemo sami. To je jednostavna činjenica života. Unatoč raznim ograničenjima ta ograničenja su i odraz naših vrijednosti. Zahvaljujući njima neke prioritete poput hrane, stanovanja, zaposlenja, plaće, izbora životnog partnera ili odgoja djece guramo u prvi plan.

S obzirom na takve prioritete, odredit ćemo vrijeme posvećeno nekoj od aktivnosti koju smo zamislili. Ako nam je bitna, na primjer, dugoročna sigurnost primanja, prioritet će nam vjerojatno biti stalno zaposlenje u nekom poduzeću. Međutim, to će zatim zahtijevati i određene žrtve. Zato ćemo, recimo, zanemariti pokretanje vlastitog posla ili freelance zanimanja. Ako nam zdrava prehrana nije toliko važna, vjerojatno će nam nabava zdravih namirnica i kuhanje biti među posljednjim prioritetima. Ponekad situacija nije toliko crno-bijela. Nekada nećemo mi biti ti koji postavljamo prioritete. Međutim, koliko god nam se činilo da su neke aktivnosti pod utjecajem drugih osoba ili situacija, sami donosimo odluke o vlastitom životu. Potrebno je preuzeti inicijativu u postavljanju prioriteta kako bismo više kontrolirali vrijeme i uspješnije ga iskoristili.

Aktivnosti se temelje na vrijednostima

Svaka naša aktivnost, iako to nije možda uvijek očito, se temelji na vrijednostima. To pomaže da biramo i usredotočimo se na one aktivnosti koje su važne nama ili koje su važne drugima. Kako bismo uopće započeli, bitno je odrediti par stvari. Prvo vam mora biti jasno koje su vaše vrijednosti. Ne morate biti poduzeće ili organizacija da biste napisali vlastitu misiju. Jednako tako, nisu organizacije jedine kojima je potrebna vizija kako bi postali što uspješniji i vještiji. Vaša misija znači da vam je jasno što želite od života, a to će vas kroz život voditi pravim smjerom. Vizija vam pomaže postaviti onaj krajnji cilj, motivira vas da radite prema tom cilju, što je samo po sebi dakako iznimno korisno.

Razmislite o stvarima koje su vam trenutno važne u životu. Koja načela, vjerovanja ili norme držite najvažnijima i koje vas vode kroz život? Potom razmislite i o vašim interesima i vještinama - stvarima u kojima uistinu uživate i u kojima ste dobri. Stvari koje vas ispunjavaju i pružaju vam sreću. Možda postoji neka veza između vaših vrijednosti, interesa i onoga u čemu ste dobri, a da toga niste bili svjesni. Tek jednom kada zaista promislite i nabrojite vrijednosti i interese, može ta povezanost postati jasna. Mogu li vam neke od tih navedenih vještina pomoći u daljnjem napredovanju u životu ili poboljšanju života?

Ravnoteža je ključ sretnog života

Kada pričamo o prioritetima, može se činiti da naglasak stavljamo na posao. Da bismo zaista bili zadovoljni svojom listom prioriteta, moramo pokušati održati ravnotežu. To znači da biste trebali paziti da svojom misijom obuhvatite i poslovne i privatne ciljeve. Nemojte pridodati previše pozornosti jednom, a time oduzeti pozornost drugome. Kao i svuda, uvijek je potrebna ravnoteža da bi nešto funkcioniralo. Ako odlučimo prioritet staviti na jedno područje, možemo postići upravo suprotno. Zbog nezadovoljstva nećemo uspjeti balansirati aktivnosti u oba područja te ćemo se opet zateći u istom mjestu s početka. Zato pokušajte u jednakoj mjeri posvetiti pažnju privatnim i poslovnim ciljevima.

Nakon što ste napisali svoju životnu misiju i svoje osnovne ciljeve, promotrite sve aktivnosti kojima se trenutačno bavite. Jesu li one u skladu s vašom misijom i ciljevima? Posebno razmotrite aktivnosti koje zauzimaju glavninu vašeg vremena. Provjerite pomažu li vam voditi uravnotežen život koji vas čini sretnim. Ako to nije slučaj, vrijeme je da odredite prioritete koji će podržavati vaše ciljeve. Zatim se pobrinite da upravo ti prioriteti dobiju vašu punu pažnju te im posvetite dovoljno vremena. Iako se ovo može doimati zahtjevno, idući dijelovi će vam pružiti dodatne savjete i otvoriti oči kako biste osigurali poslovni uspjeh u adekvatnom rasporedu aktivnosti i prioriteta.

Matrica generala Eisenhowera

U knjizi 7 navika uspješnih ljudi, Stephen Covey objašnjava matricu koju je upotrebljavao general Eisenhower. Sve su aktivnosti tako podijeljene u četiri kvadranta na: hitne i bitne, manje hitne i manje bitne (poput raznih prekida u poslu, nekih dolaznih telefonskih poziva), potom one koje nisu hitne ali su bitne (rad na dugoročnim planovima i projektima, rekreacija, vrijeme s obitelji), i konačno one koje nisu niti bitne, niti hitne (primjerice pretjerano korištenje određenih mobilnih aplikacija).

Ove potonje možemo izbaciti iz našeg rasporeda. Čak i ako procijenimo da ih ne možemo jednostavno izbaciti, treba organizirati vrijeme tako da prioritet zauzimaju prva tri kvadranta. Eisenhower je bio šef savezničke vojske u drugom svjetskom ratu. Stoga vjerujem da je znao u što se upušta kad je na ovaj način određivao kojim aktivnostima će se baviti. Jednom kada efikasno rasporedimo vrijeme i strateško planiranje iskoristimo za svaki dan, moguće je postići iznimno dobre stvari. Upravo kao i general Eisenhower.

Hitne aktivnosti nameću se same od sebe. Zato i jesu hitne. Međutim, ponekad sama aktivnost nije toliko hitna koliko mi smatramo da je hitna. Uvijek treba uzeti u obzir taj subjektivni faktor. Problem našeg doba je što smo često zatrpani upravo hitnim aktivnostima. Iako, naravno kad malo bolje pogledate nisu baš sve te aktivnosti niti hitne. Možemo li ih barem privremeno odgoditi jer ipak nisu hitne kao što se vole prikazivati?

Procjena hitnosti

Privremeno odgađanje je svakako jedan od načina kako strateško planiranje pomaže u raspoređivanju vremena. To neće u potpunosti riješiti problem, više će ga privremeno zakrpati jer sama metoda nije dovoljno učinkovita. Puno je važnije pitanje – koliko su bitne te hitne situacije i koliko su u skladu s našim vrijednostima. Ako se među njima nalaze i one koje možemo ignorirati postupak je vrlo jednostavan: izbacite ih iz rasporeda! Možda vam se metoda čini rigidnom i isključuje mnoge stvari koje bi trebala uključivati. Možda vam se čini da ne možete tako lako izbaciti aktivnosti, možda ne možete zamisliti dan bez takvih aktivnosti.

Vjerujte mi da jednom kada u takvu metodu počnete uključivati bilo što osim svoje misije pogled će vam se znatno zamutiti. Opet ćete se naći u čudu koliko stvari najednom morate obaviti. Tijekom tog procesa zaista je od iznimne važnosti imati strategiju i držati se nje. Kada na umu imamo naše vrijednosti i naše prioritete, tada lakše razlučujemo koje su aktivnosti stvarno bitne, a koje ne. Tijekom cijelog procesa uz strateško planiranje vremena, imajte uvijek na umu prioritete i vrijednosti koje ih definiraju. Jednom ostvareno optimizirano postavljanje prioriteta može vas vrlo daleko dogurati, kako u poslovnom smislu, tako i u privatnom životu.

Strateško planiranje

Većina ljudi koji su upoznati s ovim pojmom podrazumijevaju da se on isključivo veže uz organizacije. Međutim, strateško planiranje može biti iznimno korisno kada se primjenjuje u stvarnom životu i u privatnim obavezama. Pozabavimo se pitanjem: što znači strateško planiranje? Iako se čini lako shvatljivo, strateško planiranje je ipak širok pojam za koji je potrebno imati širu sliku kao osnovu za poslovni uspjeh. Treba uvijek imati na umu smjer u kojem se želimo kretati kada promišljamo o aktivnostima u danu. Što njima želimo postići? Prilikom svakog planiranja bitno je voditi se krajnjim ciljem koji bismo htjeli ostvariti. Osim toga, moramo i osmisliti način kako ćemo doći do cilja, koje aktivnosti nas vode bliže cilju, a koje dalje. Jednako je važno pridonijeti pozornost i resursima koje imamo i koje možemo iskoristiti. Strateško planiranje označava da pomoću logike i resursa pronađemo najučinkovitiji način za dolazak do cilja.

Recimo da želite napredovati u karijeri i vodite se tim ciljem. Kako biste došli do promaknuća, morate odrediti koje aktivnosti pridonose tom cilju, a koje vas sputavaju. Trebate u tu jednadžbu ubrojiti i resurse kojima trenutno raspolažete. To podrazumijeva koliko novaca ili truda trebate uložiti kako biste napredovali prema cilju. Možda ćete morati ostaviti vrijeme za gledanje omiljene serije samo tijekom vikenda. Možda ćete procijeniti da trebate nastaviti vježbati kako biste imali energije za nove pobjede svaki radni dan. Jednom kada napravite takvu cost-benefit analizu, uočit ćete da je sada kada imate cilj i način dolaska do njega, puno lakše rasporediti aktivnosti i postaviti prioritete.

Hitne i bitne aktivnosti su rijetkost

Upravo te bitne aktivnosti su ono što nam pomaže da ostvarimo naše ciljeve. Hitne aktivnosti, kako smo i naučili, ponekad nisu. Potrebno je razlučiti što je zaista hitna aktivnost, a što bitna i ono najrjeđe – što predstavlja oboje? Bitne aktivnosti su s razlogom bitne. I to bez obzira radi li se o nekom dugoročnom projektu, razvijanju nekih vještina, vremenu s obitelji ili vježbanju. Iako se može činiti da one nemaju svoju svrhu ili da nam ponekad smetaju u svakodnevnom rasporedu i ometaju strateško planiranje, to nije uvijek tako. To su aktivnosti koje nas izgrađuju, ispunjavaju, koje nas čine sretnima i zadovoljnima. To su aktivnosti koje nas čine spremnijima za uspješnije izvršavanje svih ostalih aktivnosti. To samo po sebi znači da, ako se držimo takvih aktivnosti, s većim trudom i spremnošću ćemo se prihvatiti drugih, možda manje prioritetnih aktivnosti.

Naravno da ako se ne osjećamo dobro jer ne vježbamo ili jer smo duže vrijeme odvojeni od obitelji, to ima utjecaj na našu volju i stav. Najednom opet postaje sve teže strateško planiranje uklopiti u dan, što nas opet dovodi na početak priče. Odvojiti bitne od hitnih aktivnosti je umijeće samo po sebi. Možda će se u početku doimati iznimno teško izdvajati neke aktivnosti kao prioritetne ili kao bitne, a ipak manje hitne. Međutim, jednom kada taj proces započne, jednom kada osjetimo na svojoj koži kako se dan više ne čini toliko kratkim, postaje sve lakše postavljati prioritete.

Čudotvorna formula – mit ili istina?

Tražite li čudotvornu formulu moram vas razočarati. Strateško planiranje nažalost ne uključuje čarobne formule. Da je tako, vjerojatno ne bi postojao globalni problem i poteškoća planiranja dana. One knjige samopomoći koje smo spominjali se ne bi prodavale na široko i ne bi ih postojalo toliko puno. Bila bi potrebna samo jedna takva koja objašnjava čarobnu formulu i vrlo brzo bi nestao problem. To jednostavno nije realistično. Život je kompliciran i isprepleten s puno obaveza i neočekivanih događaja, prioriteta na koje nismo računali i slično. Ne postoji način kojim ćete pomiriti svoje i tuđe prioritete te u 24 sata ugurati aktivnosti za čitav tjedan. Takva formula još uvijek nije izmišljena.

Iako je vrlo rudimentarna, Eisenhowerova matrica je odličan alat kojim ćete vrlo učinkovito rasporediti vaše vrijeme i aktivnosti. Ako ništa drugo, pomoći će vam započeti proces postavljanja prioriteta i u to ubrojiti strateško planiranje. Između ostalog, pomoći će vam da jako dobro upoznate samoga sebe. To je, naravno, preduvjet kako bismo spoznali svoje vrijednosti, koje na kraju predodređuju i naše prioritete. Zatim to poznavanje trebate pretočiti u prepoznavanje onog što vam je bitno. To je potrebno kako bi naposljetku za to mogli i odrediti potrebno vrijeme. To je početna formula. Možda se ne čini kao brzo i revolucionarno rješenje, ali će zaista učiniti značajnu razliku.

Kako se riješiti tvrdokornih navika?

U početku će vam problem predstavljati navika. Svaka osoba ima sklonost prema stvaranju navika, a također i prema održavanju tih navika. Neće biti lako oduprijeti im se. Često se zna pisati o tome koliko točno dana ili tjedana je potrebno da nam neka nova aktivnost pređe u naviku. Ili obrnuto, koliko često trebamo obavljati određenu aktivnost da bismo zaboravili staru. Fokus ne treba stavljati na odbrojavanje dana i nadanje, već na aktivnost i promjenu.

Ključ uspjeha za strateško planiranje dana nije da označite datume u kalendaru, već da prema svim aktivnostima ne pristupate jednako. Ne treba svaku aktivnost u svakom danu smatrati bitnim i hitnim aktivnostima. Posebice nije efikasno gledati na aktivnosti kao one o čijem završetku ovisi čovječanstvo. Razumijem da ponekad svi zaista imamo takav osjećaj. U takvim trenucima pokušajte se prisjetiti sljedećeg. I onda kad niste završili određene poslove koje ste sami sebi zadali, nije se dogodilo ništa strašno. Naravno, čak i ako je došlo do ponekog propusta, ne znači da sama aktivnost treba uvijek biti hitna i bitna. Može samo biti bitna. Ako promijenite način razmišljanja na takav način, više nećete osjetiti toliki pritisak za ostvarenje te aktivnosti. Što može dati i kontraefekt. To jest, možete zaista odraditi tu aktivnost s lakoćom jer ne osjećate hitnost. Takav pristup će vas osloboditi puno muke i olakšati prepoznavanje nebitnih aktivnosti kojih se želite riješiti.

Dugačak put popločen je promjenama

Put na koji ste se uputili neće biti lagan. Svi savjeti koji se navode biti će iznimno korisni u započinjanju puta prema promjenama. U međuvremenu ćete naići na prepreke, kao i što se uvijek događa u životu. Bitno je zapamtiti da iako nekad posustanemo, trebamo nastaviti dalje. Ako se zaista potrudimo održati promjene koje postavimo, možemo postati svjedoci kako se brzo dođe do promjena, prvo manjih, a zatim i većih.

Važno je imati na umu da prvo moramo istražiti sebe, svoju misiju i svoju viziju. Nakon što potražimo te odgovore, potrebno je i shvatiti koje vrijednosti predvode našim prioritetima. Odgovorno ponašanje počinje od nas i tek tada, kada shvatimo koja je svrha prioriteta, moći ćemo izabrati koje od njih održati, a kojih se riješiti. U cijelom tom postupku od velike pomoći, osim Eisenhowerove matrice, može biti i organizacijski pojam za strateško planiranje plana. Strateško planiranje ne označava samo postavljanje prioriteta, već i ustrajnost u planiranim aktivnostima.

Jednom kada imate plan, nemojte posustati u njegovoj realizaciji. Najteži posao je iza vas, sada je samo na vama da ga provedete i ostvarite. Tijekom svakog koraka postajete sve bliže i bliže cilju. Iako magična formula ne postoji, vaša nada ne treba posustajati. Uspjeh je cesta popločena brojnim i proaktivnim promjenama. Budite ustrajni i ubrzo ćete se uvjeriti koliko ste dobrog učinili za sebe!