Voditelj promjena

Upravljanje promjenama ideja je koja prožima popularnu kulturu. Pogledajte bilo koji film... Takoreći u trenu u glavama glavnih glumaca se dešava promjena od koje oni postaju nešto drugo, bolje i veće. Svejedno je radi li se o najjednostavnijim filmovima ili uspješnicama u kojima su roboti i nikad viđena čudovišta ili efekti. Ta promjena je uvijek očekivana i iščekivana. Mi, dapače, volimo gledati takve priče o iskupljenju i promjeni jer nam pokazuju da u nama, ljudima, postoji potencijal. Potencijal kojim će ta promjena od nas običnih napraviti sasvim posebne ljude kako bismo uspjeli u VUCA svijetu. Postoji, naravno, i razlika. Nama se karte odnosno događaji ili osobe poklope, ako ikako, onda barem malo drugačije nego glavnoj junakinji onog filma. Ta promjena nikako da se dogodi!

Slično je i u poslovnom svijetu. Pusta literatura govori o važnosti koju promjena ima na zdravlje nekog poduzeća. U filmovima glavni junaci sami(!) pobjeđuju sustav i zločeste suparnike nakon što su i osobno prošli kroz svojevrsnu katarzu. U časopisima čitamo o junacima stranih korporacija koji nisu pristajali na prosječno i koji su svoju ideju i viziju izgurali do samog vrha. Bilo unutar tog poduzeća ili osnivajući vlastitog jednoroga koji već u prvoj godini svog postojanja vrijedi čitavu milijardu dolara. No kad zaklopite stranice časopisa ili knjige, kad izađete iz kina, što se događa? Pomislite li: „Baš kao kod mene u odjelu ili poduzeću?“ Ili nam se čini da promjena zaobilazi i nas i poduzeće?

Gdje je promjena?

Ako i vi imate sličan osjećaj moguće je da promjena zapravo zaobilazi – vas! U stvarnosti se transformacija i promjena dešavaju i u životu i u poslu. Svojstvena je onim osobama i voditeljima na svim razinama koji uzimaju sebi za pravo da budu promjena. Oni inspiriraju kolegice i kolege kako bi postigli više i pritom se još, koliko god je to moguće, i dobro zabavili.

Zato sam siguran da i u vašoj organizaciji postoje neki Ivica i Marica čiji su članovi tima iznimno lojalni. Istovremeno su oni kao pojedinci, ali i kao čitav tim iznimno uspješni. Isto tako sam siguran da su neki drugi voditelji u vašoj organizaciji manje uspješni. I često pričaju kako su njihovi članovi tima prilično isključeni od zbivanja u timu, vlastitih i timskih zadataka i planova. Onaj tko želi promjene mora definirati plan djelovanja, a ne sve prepustiti slučaju. Imaju vrlo visoku fluktuaciju zaposlenih, a rezultati su im često razočaravajući. Kako i jedni i drugi rade u istoj organizaciji očito je da problem nije u organizaciji već u samim voditeljima. Moglo bi se reći kako tim voditeljima upravljanje promjenama baš i ne ide. Vođenje je jedno od najproblematičnijih pitanja suvremenoga poslovanja. Problem vođenja posebno je izražen pri već spomenutom procesu upravljanja promjenama. Sposobnost upravljanja i vođenja promjena u suštini predstavlja konkurentsku prednost poduzeća. Kako bi organizacijske promjene bile uspješne trebaju biti mjerljive, ponovljive i održive. Međutim, kako bi se cijela organizacija mogla uspješno transformirati potrebno je razvijati vještine vođenja. Manjak vještih vođa koji mogu održati promjene predstavlja glavni ograničavajući čimbenik u mnogim inicijativama za upravljanje promjenama.

Kako dolazi do promjena?

Što ti voditelji zapravo rade kad imaju takve članove tima i rezultat? Prije svega ih redovno podsjećaju na svrhu njihovog posla. Samo navesti neki broj ili rok do kojeg taj broj mora biti ispunjen nije baš inspirativno. U nedostatku odnosno nepoznavanju svrhe vlastitog posla, izostaje i rezultat. Takvi voditelji svojim članovima tima ne predstavljaju samo formalno nadređenu osobu već su istovremeno i predstavnici čitavog tima. Ponašanje voditelja u svakodnevnim situacijama nije samo operativno već i pokazatelj svih njenih/njegovih odnosa. Posljedično, oni su primjer za kojim se povode više ili manje svi članovi tima.

Dakle, voditelj je onaj čije se ponašanje uzima kao primjer za ponašanje čitavog tima. Ako voditelj polagano i nesavjesno obavlja posao žmireći na neke nepravilnosti, članovi njegovog tima će posao obavljati još laganije i nesavjesnije, a nepravilnosti će iz iznimke prerasti u pravilo.

Dobra vijest je da vrijedi i obrnuto! Blago timu čiji voditelj potiče stjecanje znanja, promovira nove ideje i neprestano podsjeća na svrhu rada organizacije ili tima. To znači, u većini slučajeva, da će se članovi njegovog tima potruditi steći dodatna znanja. Posebno važno za ovu temu, članovi tog tima vjerojatno će izmaštati neku promjenu koja će svima olakšati rad ili donijeti uštede. Upravljanje promjenama biti će zadatak voditelja tog tima, a ako voditelj dobro upravlja promjenama, promjene će se dogoditi. Kako će im voditelj vrlo često usmjeravati pažnju na svrhu tako će i oni pokušati nepravilnosti svesti na minimum. Na taj će način povećati zadovoljstvo svojih korisnika, a time direktno utjecati i na rezultat.

Vođeno upravljanje promjenama

Prepoznavanje potrebe za promjenama i mogućnost efikasnog upravljanja promjenama dvije su suprotnosti. Upravljanje promjenama vrlo je kompleksan zadatak, a voditelj zadužen za njega mora posjedovati znanja i vještine primjerena razini tog zadatka. Voditeljima je potrebna sposobnost gledanja «šire slike» te gledanja kako sustav i svi njegovi elementi djeluju i  ovise jedni o drugima. Voditelj mora biti sposoban sagledati položaj nekog dijela organizacije u odnosu na organizaciju u cjelini. Također, i položaj organizacije u odnosu na pripadajuću granu, grupaciju pa sve do mjesta organizacije u društvenoj okolini. Ovo je vrlo važan preduvjet da bismo bili promjena u svojoj okolini.

Osim toga, vrlo su važne i vještine oblikovanja. Od voditelja se traži da razvijaju sposobnost oblikovanja rješenja poslovnih problema i to na način od kojega će poduzeće imati najviše koristi. Voditelji tako trebaju imati sposobnost uočavanja problema, ali i traženja i smišljanja rješenja koje će biti primjenjivo u određenoj situaciji. Međutim, uz spomenute vještine, upravljanje promjenama od voditelja zahtijeva i posjedovanje izoštrenih interpersonalnih vještina kako bi njegov trud rezultirao uspjehom. Ova se vještina očituje kao sposobnost voditelja da motivira, pomaže, upravlja, vodi, komunicira i rješava nesuglasice. Vođe grade sustav pomoću ljudi pa trebaju ohrabrivati njihovo sudjelovanje u svim elementima procesa upravljanja promjenom. Izražena vještina rada s ljudima voditeljima omogućuje da dignu energiju zaposlenika i usmjeravaju tu energiju u željenom pravcu.

Organizacijska kultura

Organizacijska kultura je opći obrazac ponašanja, zajedničkih uvjerenja i vrijednosti pripadnika organizacije. O njoj se može zaključivati iz onoga što ljudi govore, čine i misle unutar organizacijskog ambijenta. Ona uključuje učenje, prenošenje znanja, uvjerenja i obrazaca ponašanja te često određuje ton organizacije i uspostavlja pravila ponašanja ljudi. U takvoj organizaciji učenici su istovremeno i učitelji jer svatko može nešto naučiti od svojih kolega. Organizacijska kultura usmjerava ponašanje zaposlenika prema usvajanju određenog sustava vrijednosti te na taj način zaposlenici doprinose ostvarenju vizije, misije i ciljeva organizacije. Tri sile imaju ključnu ulogu u održavanju organizacijske kulture, a to su proces selekcije, postupci voditelja i metode socijalizacije.

Osnovni cilj procesa selekcije je zapošljavati pojedince sa vještinama i znanjima koje su trenutno organizaciji potrebne. Postupci voditelja imaju ključan utjecaj na održavanje organizacijske kulture. Upravo oni donose odluke o promjenama i odgovorni su za upravljanje promjenama. Metode socijalizacije utječu na prilagodbu novih zaposlenika na samu kulturu organizacije. Socijalizacija zaposlenika utječe na njihovu efikasnost te na odluku hoće li se zadržati u organizaciji.

Kako postupci voditelja utječu na organizacijsku kulturu i na sve zaposlenike, vrlo je bitno da je voditelj upravo onakav kakav je opisan na početku članka. Voditelj koji potiče stjecanje znanja, daje i potiče nove ideje te podsjeća zaposlenike na na svrhu rada tima ili organizacije. Kako vidimo, voditelj će u timu stvoriti određenu klimu koju će prenijeti na članove njegovog tima. Posljedično, stvara se tim koji se trudi učiti nova znanja te koji smišlja promjene za boljitak svih članova organizacije. Takva organizacijska kultura omogućava učinkovito upravljanje promjenama.

Upravljanje promjenama i organizacijska kultura

Organizacijska kultura jedan je od ključnih elemenata za upravljanje promjenama u organizaciji. Kako predstavlja skup stavova, normi i vjerovanja koji dijeli većina zaposlenika, nužno je uspostaviti kvalitetnu organizacijsku kulturu kao preduvjet uspješno provedenim promjenama. Ipak, s druge strane, organizacijska kultura može biti i barijera za uvođenje promjena. Primjerice, ako zaposlenici ne žele mijenjati komfor koji im pruža trenutna organizacijska kultura. Kako bi promjena bila uspješno provedena, potrebno je shvatiti međusobnu komunikaciju zaposlenika te razumjeti njihove stavove i interakcije unutar pojedinih dijelova organizacije.

Uslijed izmjena u organizacijskoj kulturi, potencijalno može doći do otpora dijela zaposlenika. Do toga najčešće dolazi radi straha, nesigurnosti te loših iskustava vezanih za promjene u prošlosti. U konačnici, iako organizacijska kultura može imati nepovoljne učinke na promjene, važno je razumjeti da njezini učinci mogu biti i upravo suprotni. Stoga je, uz pravilno upravljanje organizacijskom kulturom, moguće stvoriti dobru podlogu za motiviranje zaposlenika na promjene. Zadatak voditelja je jačanje potrebe za promjenom i hitnosti njenog uvođenja. Bez organizacijske kulture koja je usmjerena i voljna na promjenu, teško je očekivati razumijevanje za aktivnosti koje slijede.

Jedan od prvih i najvažnijih zadataka voditelja je pridobiti srca i umove zaposlenika i stvoriti želju za usvajanje promjene. Bez adekvatnog broja ljudi, raznolikosti članova, te jasnih ciljeva svakom članu vezanih uz provedbu promjena, šanse za uspješnom promjenom su zanemarive. I na kraju, bez osposobljavanja radnika za novo radno okruženje, organizacija će se u brzo vratiti u prvobitno stanje prije promjene.

Dostizanje viših razina ponašanja

Voditelji i njihovi radnici međusobno se potiču na dostizanje viših razina karakternog ponašanja i motivacije. Iako zvuči vrlo jednostavno rijetko tko se tome zaista i posveti jer svatko pod tim može razumjeti nešto različito. Tako se provođenje promjena i upravljanje njima dovodi u pitanje. Stoga imajte na umu da je za promjenu ponašanja unutar vaše organizacije ili tima najprije važno odrediti svrhu onoga što radite. Svrha će vam pomoći da postavite (visoke) ciljeve te ohrabrite sebe i one oko vas na dostizanje tih ciljeva. Sama svrha besmislena je ako ne postane stvarnost.

Nažalost, nakon osmišljavanja vizije i svrhe vlastitog posla, kao i posla svog tima, mnogi voditelji čine grešku. Zanemaruju mukotrpan i često banalan posao transformacije ideje u stvarnost, računajući da će se svrha sama ostvariti kad ju svima obznane! Izbjegnite tu zamku, upregnite sve svoje sposobnosti i snage, uključite i motivirajte ljude s kojima radite. U promjenu uključite što više zaposlenika jer provedbu promjene i uspješno zadržavanje novog stanja teško će provesti šaka ljudi.  Upravljanje promjenama je proces koji može trajati nekoliko mjeseci do nekoliko godina te je nužno osigurati vidljivost promjena. Slavite i najmanje promjene. Cijelo organizacijsko okruženje potrebno postaviti te prilagoditi procedure i pravila kroz cijelu organizaciju kako bi se promjene održale. Sebe i njih neprestano podsjećajte zašto radite posao koji radite, pa ćete vidjeti kako se pravo čudo dešava pred vašim očima.