„Projektiranje“ i konkretiziranje vaše vizije ne služi samo stvaranju jasnoće. Upravljanje promjenama služi i učenju na koji način usmjeriti svoje misli i djelovanje, kao i pratiti njen uspjeh.
Čvrsto ste odlučili – vrijeme je za promjenu! Spremni ste, osjećate da možete napraviti novi skok u svom životu. I ne samo da vjerujete u sebe, već i znate zašto to želite i što će vam ta promjena važnoga donijeti. Puni ste energije i odlučnosti i iz tih stopa krećete u akciju! Od sad pa nadalje ću svjesno upravljati svojim financijama! Nema više gubljenja živaca zbog problema na poslu – počinjem se uspješno nositi sa stresom! Ovaj put ću spremno svima reći i obrazložiti svoju ideju, bez straha da ću biti ismijan! Nema više lošeg upravljanja vremenom, vrijeme je da postanem fokusiran i učinkovit!
Neko vrijeme ste uistinu snažno usmjereni na svoj zamišljeni cilj. No, ubrzo kreću prve prepreke. Situacija se ipak ne razvija onako kako želite. Upravljanje promjenama ipak nije tako lako, čak ni kada se promjene odnose na vas same. Željeni rezultati izostaju. Nailazite na otpor drugih. Primjećujete da se vraćate na staro ponašanje. Postajete sve manje motivirani, pomalo i razočarani, te se pitate je li vi to stvarno možete ili, možda, ima li uopće smisla pokušavati. Odjednom sve što vidite su prepreke, a želja koja je pokrenula lavinu energije, izmiče vam iz vidokruga.
Zamka zaigranog brodograditelja
Iz snažne želje da se pokrenemo, svi ponekad upadnemo u zamku koju volim zvati „zaigrani brodograditelj“. Zamislite inženjera koji je odlučio izgraditi brod. Ima jasnu viziju. Želi sagraditi prekrasan brod koji će "letjeti" morskim pučinama, najvećom brzinom ikad, pružajući ljudima vrhunski i nezaboravan užitak. Pun energije i zanosa, inženjer okuplja svoje ljude i, gotovo u transu, govori im: „Sagradite novi brod! Želim da bude najbolji i najljepši ikad dosad!“
Cijeli tim osjeća njegov entuzijazam te i sam postaje zaražen njime. Kreće se u akciju. No, uskoro dolaze pitanja. A kakav točno taj brod treba biti? Što točno nam je raditi? Na što pritom trebamo obratiti posebnu pozornost? Koji materijali nam trebaju da bismo ga mogli izgraditi? Je li potrebno napraviti potpuno drugačiji brod ili je dovoljno poboljšati stari model? S obzirom da nedostaju odgovori na sva ta pitanja, ubrzo dolazi do svađa među radnicima. Malo po malo, ne samo da mnoge vanjske neprilike otežavaju izgradnju broda, već se i tim unutar sebe počinje ponašati destruktivno. Primjećuju jedni drugima pogreške, izražavaju neslaganje, vide da ih ono što pokušavaju napraviti ne dovodi do željenog cilja. Nakon mnogih internih pregovaranja i dilema, motivacija pada, a frustracija raste. Vrijeme prolazi, a vizija prekrasne nove morske letjelice sve više blijedi i blijedi… I sve samo zato što glavni inženjer nije napravio – nacrt i plan izgradnje broda. Kvalitetno upravljanje promjenama je izostalo zbog čega se promjene ni ne mogu dogoditi.
Prirodna usmjerenost na pogreške
Svi smo mi, kao i inženjer iz priče, ponekad zaneseni i zaigrani vizionari. I to je izrazito bitno! U tom dijelu nas se rađa motivacija, pokreću promjene, donose velike odluke. Međutim, ako želimo te promjene i odluke uistinu provesti u praksi, moramo postati i vrhunski projektanti. Prije samog kretanja u realizaciju, važno je definirati konkretnije smjernice koje će našem unutarnjem timu što jasnije prenijeti što mu je činiti. Upravljanje promjenama počinje s definiranjem smjernica prema onome što želite što detaljnije možete. Zašto?
Odgovor se krije u činjenici da je naš mozak puno skloniji primjećivati i razmišljati o onome što nije bilo dobro, čime smo nezadovoljni i što, na kraju krajeva, silno želimo promijeniti. Tako na primjer često u radu s ljudima kao odgovor na pitanje „Što želite?“ dobijem „Ne želim više…“. Pa često ponovim isto pitanje i dobijem drugi odgovor, ali koji počinje s iste dvije riječi – „Ne želim…“ Vrlo smo svjesni onoga što ne želimo i spontano lakše usmjeravamo pažnju na to. Često i unaprijed zamišljamo scene koje želimo izbjeći – ne želim biti nesigurna u svom nastupu; ne želim naglo reagirati kad me kolege izbace iz takta. Samo kad to izgovorite, jasno vam je koja mentalna slika se krije u pozadini.
Nemojte misliti na torticu
Mozak ne može zamisliti negaciju. Iako riječima izgovarate kako nešto ne želite, ono o čemu u tom trenutku mislite je upravo ono što želite izbjeći. Samim time dodatno jačate dijelove mozga koji se aktiviraju kad se uistinu osjećate nesigurno ili izbačeni iz takta. Kako onda uopće možete očekivati od sebe da ćete u ključnoj situaciji, koja vam predstavlja izazov (inače ju ne biste tako silno htjeli promijeniti), reagirati drugačije? Kako možete od sebe očekivati sigurnost ili konstruktivnost, kad vaš mozak čim promisli o tome, aktivira suprotne neuronske krugove?
Osim toga, to što smo odlučili da ćemo od sad pa nadalje biti sigurniji, našem mozgu ne znači puno jer mu nismo dali jasnu uputu kako točno se želimo ponašati, kada, s kim i gdje, i kako ćemo znati da to ostvarujemo. Kako da onda provede tu uistinu važnu ideju u konkretno djelo? Treba mu jasan plan, gdje ćete vi kao glavni inženjer reći što je točno potrebno napraviti kako bi željeni rezultat bio ostvaren. Upravljanje promjenama je, sa svim elementima samog procesa, zahtijevno i ontinuirano. Zato je potrebno postaviti cijelo okruženje i prilagoditi postupke i pravila kroz kako bi se promjene dogodile i održale. Budite strpljivi, budite promjena koju želite vidjeti u svojoj okolini i slavite male pobjede koje su u pozitivnom kontekstu.
Pretvorite želju u cilj
Kada se priča o tome što želite postići, kako to postići, kada i na koji način, dosta ljudi nema nikakav cilj iako su upravo oni ti koji su, ili bi trebali biti, voditelji promjena. Ako imaju ciljeve, ti ciljevi nisu konkretni, mjerljivi, motivirajući, izazovni, realni, a definitivno nisu zapisani. Sve ono što nije konkretno, realno i relativno izazovno ostaje samo želja. Želja svi imamo puno, a kada vam je do neke jako stalno, ona ubrzo postane cilj. Kako bi želja postala ostvareni cilj, cilj je potrebno dobro postaviti. Ciljevi moraju biti konkretni, moramo točno znati što želimo. Trebaju biti motivirajući jer ako nas taj cilj ne pokreće, ako ne gorimo za taj cilj, teško ćemo ga ostvariti. Ciljevi trebaju biti i realni, ostvarivi jer ako unaprijed sumnjamo u ostvarivost tog cilja onda sve pada u vodu.
Bez jasnog okvira i koraka djelovanja, stvarno dostizanje ciljeva i upravljanje promjenama može biti izazovno. Promijeniti ne možete ništa ako ne upravljate s onim što želite promijeniti. Nemojte biti nestrpljivi, dajte si vremena za ostvarenje cilja, ali zapamtite da cilj bez roka nije cilj. Postoji jako puno načina, tehnika i alata kako se želja pretvara u cilj i kako se postavljaju ciljevi. SMART načelo definiranja ciljeva je široko prepoznat alat za učinkovito postavljanje ciljeva za sve usmjerene na razvoj karijere ili osobno usavršavanje. Vrlo je jednostavan i prema toj formuli lako možete provjeriti jeste li dobro postavili cilj. SMART način koristan je za sve ciljeve, bilo da se oni odnose na vaš osobni ili profesionalni život.
SMART cilj
SMART ciljevi koriste pet čimbenika kako bi vam omogućili upravljanje promjenama te vam pomoći uspostaviti plan djelovanja. SMART je kratica na engleskom jeziku za sljedeće pojmove:
S – specific i simple (određen i jednostavan) – cilj treba biti potpuno određen, što želimo za razliku od onoga što ne želimo. Neka bude što jednostavniji tim je bolje, probajte u jednoj rečenici izraziti što vam je važno, izvucite bit.
M – measurable (mjerljiv), meaninful (vama značajan). Cilj treba biti mjerljiv tako da ga možete izmjeriti u nekoj jedinici, primjerice u kilometrima ako želite trčati. Također, cilj vam mora biti važan i značajan jer ćete se tako bolje motivirati na ostvarivanje tog cilja.
A – as if now (kao da je u sadašnjosti), achievable (moguć za dostići), all areas of your life (sva područja vašeg života). Cilj treba biti izražen u sadašnjosti kao da se već ostvaruje jer se radi o postavljanju namjere. Cilj svakako treba biti ostvariv, u vama ne smije biti sumnje u ostvarivost cilja. Cilj vas treba nadahnuti jer njegovo ostvarenje mora utjecati pozitivno na sva područja vašeg života.
R – relevant (relevantno). Cilj se usklađuje sa vašim širim ciljevima ili ciljevima organizacije u kojoj radite.
T – timed (vremenski određen) i toward what you want (usmjeren prema onome što želite). Cilj bez roka nije cilj, tako da u svako postavljanje cilja morate uključiti rok odnosno datum ostvarenja. Cilj treba biti postavljen pozitivno i usmjeren prema onome što želite ostvariti. Mnogi postavljaju ciljeve u negaciji i to je također jedan od razloga zašto se cilj ne ostvaruje.
Primjer SMART cilja
Recimo da vam je cilj više čitati stručne knjige. Ako ga ne razložite na SMART komponente, biti će vam teže postići ovaj cilj. Uz posao, fakultet i druge obveze, lako je zaboraviti na cilj koji ste si postavili u glavi. Pogotovo je lako zaboraviti na cilj ako on nije vremenski određen jer postoji velika mogućnost da ga nećete shvaćati ozbiljno.
Prema komponentama, upravljanje promjenama glasilo bi ovako. Određeno i jednostavno: Čitam svaki dan kako bih saznao/la nove informacije koje će mi pomoći na poslu. Mjerljivo i vama osobno značajno: Čitam svaki dan uz popodnevnu kavu 30 minuta. Osobno volim čitanje te je korisno zbog čega želim ponovnu rutinu čitanja. Kao da je u sadašnjosti, moguće za dostići, utječe na sva područja vašeg života: Uživam čitati, ali sam se u zadnje vrijeme maknuo od toga. Relevatno: Čitanjem uživam kao što sam uživao/la prije dok sam imao/la naviku čitanja. Također, čitanje mi pomaže da naučim korisne informacije za posao. Vremenski ograničeno i usmjereno prema nečemu što želite: Počinjem sljedeći tjedan i radim ovo šest mjeseci, zatim procijenjujem kako ide i planiram sljedeće korake. Usmjereno je prema napretku na poslu, ali i većem uživanju u aktivnosti čitanja. Zaključak cilja je sljedeći. Provodim više vremena čitajući, tako što, počevši od sljedećeg tjedna čitam stručne knjige svaki dan po 30 minuta. Na taj način se postiže osobni razvoj kojim učenici postaju učitelji pa ćete i vi drugima prenositi svoja znanja!
Upravljanje promjenama
Upravljanje promjenama nužno je za mijenjanje bilo čega što želite promijeniti. Sljedeći put kada osjetite da ste spremni napraviti korak više, prvo si postavite nekoliko bitnih pitanja. Odgovori na ta pitanja će vam pomoći da uistinu krenete u ciljanu akciju, znajući kuda idete i jeste li na dobrom putu. Pitanja koja vam pritom mogu pomoći su:
Što točno želim? Kako to konkretno izgleda? Gdje, kada, s kim to želim? Kako točno je to drugačije u usporedbi s mojim starim ponašanjem? Što je razlika koja će učiniti razliku? Kako ću znati da sam na dobrom putu prema ostvarenju cilja? Kako ću znati da sam ga ostvario/la?
Ono što bi vas moglo iznenaditi je otkriće da „projektiranje“ i konkretiziranje vaše vizije ne služi samo stvaranju jasnoće. Upravljanje promjenama služi i učenju na koji način usmjeriti svoje misli i djelovanje, kao i pratiti uspješno provođenje upravljanja promjenom. Vrlo brzo ćete osjetiti i da upravo taj korak može biti dodatna pokretačka snaga i motivacija na putu promjene. Jer jednom kad znate što konkretno trebate napraviti da biste ostvarili željeno, vjerojatnost gubljenja vizije iz vidokruga drastično opada. Tek tada možete biti zaigrani i zaneseni te istovremeno odlučni i fokusirani brodograditelji. Tek tada vam je šansa za uspjeh u VUCA svijetu veća nego u prošlim pokušajima promjene.
