Rasprave se najčešće vode takvim žarom da se čini kako stremimo raspravama o promjeni više nego što nam je promjena važna.
Rasprave o promjeni vode do gubitka vremena i energije. One zatrpavaju svačiji dnevni red i stvaraju načine kako da se promjena uspori ili potpuno onemogući. Tijekom prosinca i siječnja pripremali smo se za novu radnu godinu. Govorili smo što smo radili i postigli protekle godine, je li napredak bio u središtu aktivnosti, jesu li ispunjeni ciljevi i ostali. Na sastancima je jedna od važnijih tema bila gdje su nastale greške i što bi se trebalo napraviti drugačije. Ponekad bi netko od nas na sastanku glasno ili manje glasno izrekao da smo nešto trebali napraviti drugačije. Sama pomisao na to bi vodila do uzdignutih obrva, žamora i povišenih tonova. To se shvaćalo kao osobni napad i sumnju u nečije sposobnosti. Također, ugrožava samopouzdanje onima koji se u takvim situacijama osjećaju prozvano. Iznosile su se pretpostavke da se promjena traži kako bi se ispravila nečija osobna greška što je, naravno, pogrešno!
S približavanjem rokova takve su se rasprave vodile sve više i sa sve većim žarom. Činilo se da je povjerenje jednih u druge sve manje. Činilo se da uživamo i stremimo k raspravama o promjeni i više nego u samim promjenama. Rasprave su najčešće imale fokus na vođenje i upravljanje promjenama te smanjivanje otpora prema promjeni. Čini se kako je Promjena (namjerno je, zbog toga, napisana velikim početnim slovom) nešto posebno i odvojeno od naših života i svakodnevice.
Otpor na promjene
Okruženje prije promjene zaposlenicima predstavlja poznatu, a s time i sigurnu okolinu. Suprotno tome, stanje nakon promjene im je nepoznata i nesigurna okolina. Shodno tomu, prirodno je očekivati otpor nekoj promjeni jer je to obrana od nesigurnosti. Otpor promjenama često dolazi u obliku kritika, sarkastičnih ili šaljivih primjedbi, propuštenih sastanaka, neodrađenih obveza, rasprava i sabotaža.
Otpor zaposlenika početna je prepreka uspješnom provođenju promjena. Upravljanje promjenama uvelike je otežano jer otpor zaposlenika utječe na njihove osjećaje i mišljenja u svim fazama posla. Posljedično, utječe na njihovu produktivnost, kvalitetu rada, međuljudske odnose, ustrajnost zaposlenika da daju svoj doprinos na radnom mjestu. Jačina otpora promjeni usko je povezana sa opsegom promijene. Kada je promjena mala i djelomična, otpor je najčešće jedva zamjetan, odnosno lako rješiv. Međutim, kada je promjena temeljita i sveobuhvatna, otpor je znatno izraženiji. Otpor može biti prikriven ili otvoren, organiziran ili pojedinačan.
Zaposlenici mogu shvatiti da im se ideja promjene ne sviđa i javno se opirati, a to može biti vrlo ometajuće radu organizacije. Otpor se može javiti jer se zaposlenici osjećaju nelagodno zbog uvedenih promjena te se odupirati, ponekad i nesvjesno, kroz svoje postupke ili djela. Stoga je jedan od ključnih zadataka voditelja da pokuša smanjiti otpore promjeni na razinu na kojoj će se promjena moći uspješno provesti. Za uspješno upravljanje promjenama potrebno je istovremeno reducirati otpor te stvarati viziju budućnosti organizacije. Povezivanje te dvije strategije za rezultat ima uspješno provedenu promjenu.
Uzroci otpora
Otpor promjeni prirodna je reakcija zaposlenika. Međutim, otpor nije nužno negativna pojava. Otpor promjeni može biti pozitivna reakcija jer vodi k otvorenom razgovoru, racionalnim kritikama i korisnim debatama. Ako je otpor dugo traje i štetan je, upravljanje promjenama treba biti usmjereno na otklanjanje otpora. Otklanjanje otpora najučinkovitije je ako se uklone izvori otpora na promjene, a poštuju se elementi procesa upravljanja promjenom. Najčešći izvori otpora su nesigurnost, socijalni i ekonomski gubitci, neprilike, neodobravanje kontrole, udružena oporba i strah od gubitka moći.
Nesigurnost je jedan od ključnih uzroka otpora promjeni. S obzirom da zaposlenici ne znaju što očekivati od promjene, uz promjenu vežu negativne konotacije jer ju shvaćaju kao napad na njihovu sigurnost. Organizacijske promjene mogu ih narušiti ili prouzrokovati socijalne gubitke. Primjerice, ako voditelji žele znatno povećati ili smanjiti broj zaposlenih, doći će do narušavanja ili gubitka socijalnih odnosa. Ekonomski gubitci se javljaju kod zaposlenika koji su zbog promjena izgubili posao jer se nisu mogli prilagoditi novim zahtjevima na radnom mjestu. Smetnje, odnosno neprilike podrazumijevaju izvor otpora promjeni zbog potrebe za dodatnim znanjima, odnosno naporima kako bi se savladale nove promjene. Neodobravanje kontrole reakcija je zaposlenika koji bi mogli izgubiti kontrolu ili moć u područjima u kojima su ju prije promjene imali. Udružena opozicija je skupina zaposlenika koji zajedničkom snagom pokušavaju zaustaviti provođenje promjena u organizaciji. Opasnost od gubitka utjecaja izvor je otpora kod onih koji misle da će nakon promjene izgubiti dotadašnju stečenu moć i utjecaj. Opasnost od gubitka utjecaja može biti izvor otpora promjene kod pojedinaca, grupe ili cijelog odjela u organizaciji.
Jeste li vi u otporu?
Vi ste glavni, a ujedno i jedini izvor otpora promjenama u organizacijama. Zašto baš vi? Jer ljudi čine organizaciju. Zato je za upravljanje promjenama najvažniji zadatak voditelja organizacije pridobivanje ljudi za promjene, on je taj koji je voditelj promjene. Sve navedene izvore otpora voditelj mora neutralizirati kako bi upravljanje promjenama u VUCA svijetu donijelo uspjeh. Kada se izvori otpora ne otklonu, reakcije zaposlenika su razne. Dio zaposlenika se povlači u sebe, što smanjuje njihovu učinkovitost i produktivnost. Drugi dio zaposlenika zauzima obrambeni stav koji može rezultirati svađama i konfliktima. Koji ste vi tip zaposlenika kada su u pitanju upravljanje konfliktima i promjene?
Promjene su nužan dio napretka svih organizacija, pa i one u kojoj radite. Bez promjene organizacija gubi svoju plastičnost, a plastičnost je bitna u ovom svijetu u kojem se sve brzo mijenja. Ako se organizacija ne mijenja, brzo će ju na tržištu zamijeniti neka konkurentska organizacija. Kako biste pomogli svojoj organizaciji, ne morate nužno smišljati nove ideje za promjene. Ono što vi možete napraviti je možda i puno korisnije, a to je prepoznati kod sebe otpor na predložene ili već odlučene promjene. Kako je svaki zaposlenik organizacije važan, tako je bitan i svačiji otpor. Svačiji otpor može kočiti promjene koje mogu donijeti brojne pogodnosti vama, ali i cijeloj organizaciji. Jedna osoba koja je u otporu može povući druge u otpor. Ta jedna osoba koja je svjesna svojeg otpora može potaknuti druge na otpor! Prepoznajte svoj otpor, uočite uzrok tog otpora prema promjeni. Na taj način omogućujete upravljanje promjenama u organizaciji u kojoj imate i stvarate karijeru.
Otklanjanje otpora kod drugih i sebe
Odabir taktike za smanjenje otpora promjeni ovisi o mnogim čimbenicima, primjerice, strukturi zaposlenika, veličini organizacije, odnosu voditelja sa zaposlenicima i slično. Edukacijom i komunikacijom voditelji mogu smanjiti otpor zaposlenika prema promjeni iz više razloga. Prvo, komunikacija rješava problem dezinformacije, razina otpora može se smanjiti jer će zaposlenici bolje razumjeti potrebu za promjenom. Nadalje, kroz edukaciju zaposlenika smanjuje se strah od nepoznatog što također smanjuje razinu otpora prema promjeni. Participacija može biti vrlo korisna taktika jer je znatno složenije pružiti otpor promjeni u kojoj zaposlenik sudjeluje.
Uslijed emocionalne nestabilnosti zaposlenici vrlo teško prihvaćaju čak i najmanje promjene, stoga je važno pružiti im emocionalnu podršku te isticati njihovu važnost u organizaciji. Izgradnja potpore i predanosti korisna je taktika kada je među zaposlenicima prisutna visoka razina straha, nervoze ili anksioznosti. Ljudi su općenito voljni prihvatiti promjenu komotnije ako je među njima pozitivna atmosfera i povjerenje. Nadalje, vrlo je bitno da se promjena provodi pošteno, to jest da zaposlenici razumiju razlog promjene te da ju percipiraju kao poštenu.
Manipulacija je opasna taktika koju vješti voditelji mogu koristiti kao alat za smanjenje otpora te ujedno za upravljanje promjenama. Koristi se „izvrtanje“ činjenica i izostavljanje manjih dijelova informacija o promjeni. Međutim, ako zaposlenici otkriju manipulaciju, kredibilitet voditelja drastično pada. Prisila je taktika niske vrijednost, no potencijalno visokog učinka. Izaziva negativne posljedice na zaposlenike, a podrazumijeva uvjete poput premještaja, smanjenja plaće, loših preporuka i slično. Kroz selekciju zaposlenika koji prihvaćaju promjene voditelji mogu smanjiti otpor onih koji nisu skloni promjenama.
Upravljanje promjenama
Prepoznavanje potrebe za promjenama i mogućnost efikasnog upravljanja promjenama dvije su suprotnosti. Upravljanje promjenama kompleksan je zadatak i voditelji ga obavljaju kombinirajući mnogo načina. Neki istraživači smatraju kako se ono može kvalitetno obaviti kroz sljedeće aktivnosti. Motiviranje na promjene kroz postupnu pripremu zaposlenika na dolazeću promjenu te smanjenjem otpora prema promjeni. Stvaranje vizije kroz opisivanje ideologije koja je u pozadini promjene te kroz oblikovanje zamišljanja budućnosti organizacije. Razvoj političke potpore za provođenje promjena kroz identificiranje ključnih skupina koje podupiru promjenu te utjecanje na njih.
Upravljanje prijelazom na promjenu kroz pomno planiranje aktivnosti i obveza te kroz promjene menadžmenta. Ako želite promjene u životu i poslu trebate definirati plan djelovanja. Podržavanja promjene na način da se pribave resursi koji su potrebni za održavanje postignute promjene. Podržavanje promjene obavlja se i kroz razvijanje novih kompetencija i vještina kod svih zaposlenih. Također, promjena se može podržati učvršćivanjem novih načina ponašanja koji su u skladu s novonastalim promjenama. Neizostavne strategije koje su nužne za učinkovito upravljanje promjenama su planiranje, transparentnost, poštenje, komunikacija te sudjelovanje zaposlenika. Voditelji moraju poznavati i razumjeti ove aktivnosti i elemente jer su oni nositelji promjena. Kao nositelji promjena moraju imati sigurno uporište pri provođenju promjena. Također, potrebno je da voditelji poznaju kulturu organizacije kako bi pretpostavili koja je strategija najbolja za zaposlenike.
Promjena nije tema već cilj
Način na koji pristupate izazovima na koje nailazite utjecat će na to kako pristupate promjenama i novostima na poslu. Kako odgovarate na promjene određeno je vašim odnosom prema životu, uspjehu i zadovoljstvu. Vaše podizanje ruke i glasanje za promjenu ili motiviranje ljudi na sastanku ili tijekom prezentacija ne ovisi samo o predloženoj promjeni. Motiviranje drugih na promjenu ovisi i o vašoj sposobnosti da vaš emotivan odnos prema promjenama prenesete na druge.
Na sastancima su od pomoći oni ljudi koji zanemare riječ Promjena i sve poruke koje ona nosi. Ti suradnici, istinski ljudski resursi, svjesni su, ili su naučili kako raspravljanje o promjeni većinom dovede do gubitka vremena i energije. Raspravljanje o promjeni dovodi do zatrpavanja dnevnog reda nepotrebnim temama, sastavljanja radnih skupina i sličnih načina koji promjene usporavaju, zataškavaju i, naposljetku, zaustave. Njihova usmjerenost na ljude i njihova zainteresiranost za specifična i smislena poboljšanja omogućili su da ta poboljšanja nisu samo mrtvo slovo na papiru.
Da, ti ljudi su naučili kako funkcionira upravljanje promjenama! Oni su istovremeno učenici i učitelji koji su, pustivši svoj duh iz boce, izabrali utjecati na sve oko sebe mudrošću svojih izbora. Prepoznajte kod sebe i drugih otpor. Na taj način obogatite sebe, ali i sve oko sebe! Ono što svjesno izabirete je jedino nad čime možete imati kontrolu.
