Elementi procesa upravljanja promjenama

Promjene u organizaciji proces su pomnog planiranja i izvedbe. Upravljanje procesom promjene vrlo je zahtjevno za vas kao menadžera. Za učinkovito upravljanje promjenama i baratanje cijelim procesom važno je biti upoznat sa svim elementima procesa. Poznavanjem elemenata, odnosno faza procesa upravljanja promjenama, osiguravamo veću mogućnost sprječavanja negativnih ishoda.

Jedan od najočitijih i najčešćih negativnih ishoda je visoki trošak promjene. Promjene u organizaciji mogu nastati kao posljedica vanjskih uvjeta, bez planiranja i najave unutar organizacije. Vanjski uvjeti mogu biti vezani uz promjene na tržištu, pojavu nove tehnologije ili generalno društveno-ekonomske trendove. Pri ovoj vrsti promjena, posebno se ističe ovaj rizik od nastajanja dodatnih troškova za organizaciju. Neke promjene mogu dovesti i do mnogo većih gubitaka u odnosu na ukupne koristi. Zbog toga je važno da kao menadžer poznajete elemente procesa promjene kao i elemente koji utječu na sam proces upravljanja promjenama.

Iznenadne promjene

Mnogim menadžerima dogodi se da u krivo vrijeme provode određene promjene i zbog te odluke proces rezultira negativnim ishodima za organizaciju. Ovo se najčešće veže uz promjene koje su unaprijed planirane i unutarnje pokrenute. Čimbenici koji djeluju na to mogu biti dramatičan pad profita, brži rast troškova od zarade, zaostajanje u konkurenciji, pad morala zaposlenika te nepostojanje strateškog plana. Međutim, čak i unutarnje promjene mogu doći iznenada. Zapravo, unutarnje promjene najčešće dolaze iznenada, dok se promjene uzrokovane vanjskim uvjetima mogu bolje predvidjeti učinkovitim praćenjem različitih faktora.

Bilo da je promjena potaknuta vanjskim ili unutarnjim čimbenicima, iznenadna ili planirana i dalje cijeli proces provedbe promjene zahtjeva upravljanje promjenama. Kako bi procesom promjene uspješno upravljali, potrebno je proći kroz određene faze procesa, odnosno elemente. Mnogi su pokušali definirati koje su to sve faze i koje bi elemente one činile. Pregledom različitih objašnjenja, odlučili smo sve te faze sažeti u 5 sveobuhvatnih elemenata procesa upravljanja promjenama.

Kao menadžer vaš zadatak je upravljanje promjenama. Za to postoje razne strategije i metode, no najvažnije usmjerenje je praćenje ovih pet elemenata procesa:

Prepoznavanje potreba za promjenom

Sve metode upravljanja promjenama sastoje se od više koraka. Prvi je prepoznavanje potreba za promjenom. Ne možemo započeti planirati proces promjene u bilo kojem trenutku. To znači ni prerano, kada je sve u redu, ni prekasno, kada već kao da negdje gori.

Potrebu za promjenom prepoznajemo kroz analizu unutarnje i vanjske okoline. Odnosno, analizom snage okruženja te unutarnjih snaga organizacije. Na temelju te dvije dimenzije, unutarnjih i vanjskih snaga, može se prepoznati potreba za promjenom, nakon koje slijedi iniciranje samog procesa. Vaš zadatak je prepoznati potrebu za različitim vrstama promjena. Osim samog prepoznavanja potreba, važno je da budete proaktivni. Točnije rečeno, važno je da brzo poduzimate promišljene korake kako bi vaše upravljanje promjenama bilo što kvalitetnije i ispravnije.

Reagiranje na zahtjeve organizacije i njenog rada u vidu raznih promjena, označava veliku prednost u odnosu na konkurenciju. Menadžeri koji u pravo vrijeme, ali i s pravim odgovorima pristupaju kontinuiranim zahtjevima za prilagodbama i promjenama u okolini, često djeluju na dugoročnu održivost svoje organizacije na tržištu. Reagiranje prekasno ili u krivom trenutku, čak i s dobrim rješenjima, često dovode do teškoća u radu pa i propasti organizacija. 

Izrazito je važno prepoznati trenutak potrebe za promjenom u organizaciji kako bi se na vrijeme moglo odgovoriti na promjenu. Čak ni najuspješniji menadžeri ne mogu uvijek procijeniti ispravan trenutak za početak promjene. To se događa ponajviše zbog toga što su pokazatelji potreba za promjenom više ili manje pritajeni. Nakon što ti pokazatelji postanu vidljivi obično već bude kasno za početak provođenja promjene u određenoj organizaciji. Stoga je važno učiti iz iskustva, ili od svojih mentora, kako biste znali što bolje upravljati promjenama još od njihovog korijena. Dajte si vremena i budite spremni na učenje!

Planiranje promjene

Nakon što se primijeti potreba za promjenom, slijedi element planiranja. U ovoj fazi najvažnije je odrediti cilj provođenja potrebe. Cilj se često može povezati i s pokazateljima potrebe za promjenom. Odnosno, cilj je vjerojatno ukloniti onaj alarm koji se upalio zbog toga što nešto ne funkcionira, nečeg nedostaje ili ima viška, ili pak samo treba funkcionirati na drugačiji način.

Osim što ga možemo povezati s prepoznavanjem same potrebe za promjenom, cilj nas dovodi do toga i kako točno provesti samu promjenu te kako treba izgledati konačni rezultat. Kada znamo što želimo dobiti na kraju nekog procesa, lakše nam je odrediti koje točno korake treba poduzeti kako bismo do toga došli. Dakle, kada će se koji dio promjene odvijati, tko će biti uključen u izvođenje promjene, kako će izgledati rad organizacije za vrijeme procesa i slično.

Osim toga, potrebno je razmotriti prioritet koji promjena ima, kakav će imati utjecaj na poslovanje, a na stanje organizacije na tržište. Prilikom toga razmatramo i korisnike proizvoda pojedine organizacije. Ovo je važno kako bismo spriječili rizik od velikog troška. Troškovi su svakako među najvećim neprijateljima organizacija.

Promjene gotovo nikad ne prolaze bez troškova te dodatnih komplikacija. Stoga je bitno imati analizu utjecaja promjene na unutarnje, ali i vanjske snage organizacije. U tom slučaju, čak i kada se neki problem pojavi, bit ćete spremniji ponuditi dobra i promišljena rješenja za uspješno provođenje načela upravljanja promjenama.

Prihvaćanje promjena

Nakon planiranja promjene, slijedi element prihvaćanja. Naime, ovu fazu možemo podijeliti na dvije stavke: strateško prihvaćanje i priprema zaposlenika.

Što se tiče strateškog prihvaćanja, njega bismo mogli objasniti na temelju odluke nadređenih. Dakle, važno je pripremiti plan koji će menadžeri ili menadžment prihvatiti i odobriti. To znači da ćete morati osigurati odgovore na pitanja poput koje procesne strategije i intervencije će se koristiti u ovom procesu promjene. Zatim, koji faktori pokreću, a koji koče promjenu te koje neočekivane okolnosti se trebaju uzeti u obzir. I najvažnije od svega, zašto je ta promjena potrebna i koji je cilj njene provedbe. Ako u tome svemu ne prepoznaju korist za poslovanje vaše organizacije, za vaše zaposlenike, ili pak vide veće gubitke nego koristi, gubite podršku i zeleno svjetlo za promjenu.

Ako pak dobijete ovo odobrenje, važno je da vaš organizacijski sustav prihvati promjenu. Odnosno, da isplanirate kako ju uspješno implementirati kako bi vaše poslovanje nastavilo funkcionirati i napredovati. Promjena je tada prihvaćena strateški u potpunosti, jer je dio strateškog plana i rada organizacije. Kada se vaše upravljanje promjenama odvija u skladu s kontekstom poslovanja, znate da ste na dobrom putu.

Druga stavka, odnosno priprema zaposlenika na prihvaćanje promjene veže se više uz emocionalno-socijalni dio, ali je dijelom vezana i uz sam opis posla. Važno je vašim zaposlenicima, kao i nadređenima, detaljno i jasno objasniti zašto dolazi do promjene, kako će ona utjecati na njih i poslovanje te kakvu će ulogu koji od zaposlenika imati u samom procesu. Ako zaposlenici smatraju kako nisu spremni biti dijelom procesa promjene, važno je omogućiti im dodatne edukacije i podršku. Također, ako se promjena usko veže uz promjenu opisa nečijeg radnog mjesta, važno je pobrinuti se da ta osoba također dobije pravovremeno upozorenje, edukaciju i podršku. Ili u posebnim slučajevima kada se zaposlenika mora otpustiti, podršku u tom procesu i kvalitetnu preporuku za buduće zaposlenje, ako je ona naravno opravdana.

Provedba promjena

Nakon što je vaš plan procesa promjene prihvaćen, slijedi i sama provedba. I ovaj element upravljanja promjenama možemo podijeliti u dvije stavke: implementacija promjene i testiranje promjene.

Implementacija promjene obuhvaća razne aktivnosti kojima se promjena uvodi u sustav. Međutim, te aktivnosti moraju biti u skladu s definiranim i odobrenim planom promjene. Ova faza u nekim slučajevima dolazi prije prve tri. Odnosno, u hitnim slučajevima i kriznim situacijama, kada organizacija nema vremena za detaljne analize i pripreme, odmah se kreće sa provedbom potrebne promjene. Zbog toga je važno imati sigurnosni plan za upravljanje promjenama. I u tome vam također mogu pomoći vaši mentori, ali i sami zaposlenici. Svakako, vještine snalaženja i upravljanja promjenama steći ćete iskustvom!

Nakon implementacije, slijedi testiranje funkcioniranja promjene u sustavu. Ova stavka naizgled se kosi s evaluacijom cijelog procesa. Međutim, testiranje se odnosi samo na funkcionalnost konkretnog elementa, kako bi se poteškoće riješile odmah i kako bi implementacija bila uspješna. Evaluacija se odnosi na evaluaciju cijelog procesa te konačnih rezultata.

Provedba je element procesa upravljanja promjenama koja sa sobom nosi komplikacije i poteškoće. U ovoj fazi, vaš zadatak je primijeniti sve svoje vještine i organizacijske strategije. Ova faza zapravo je sama srž upravljanja procesom promjene, jer paralelno upravljate ostvarivanjem zadanih rezultata poslovanja, implementacijom promjene te rješavanjem problema. U fazi provedbe u suštini testirate vaše pretpostavke o tome što očekivati, kako se što može riješiti te kako će tko od zaposlenika funkcionirati. Nemojte se kriviti ako niste sve baš predvidjeli ili pak ne možete samostalno naći dobro i brzo rješenje. Kao što smo već mnogo puta spomenuli, upravljanje promjenama je vještina koja se može i mora naučiti!

Evaluacija

Evaluacija se odnosi na vrednovanje uspješnosti u pojedinoj fazi, odnosno vrednovanje pojedinih postupaka. To označava i pretpostavke menadžera i strategije koje su se koristile, kako se odnosilo prema zaposlenicima i ostatku organizacijskog poslovanja itd. Evaluira se ono uspješno kako bi se zadržalo u budućim procesima promjene, te ono neuspješno, kako bi se na tome radilo dalje. Evaluacija konačnog ishoda zapravo je pitanje je li ispunjen cilj promjene.

Proces upravljanja promjenama ponajviše se odnosi na upravljanje promjenama dijelova sustava ili sustava u cjelini. Cilj provođenja neke promjene misao je vodilja svakog procesa upravljanja promjenom. Sam cilj promjene usmjerava plan procesa promjene te ukazuje na potencijalne probleme. Sve promjene, pa čak i one krizne, potrebno je planirati i zatim upravljati samim procesom.

Ne smijete biti obeshrabreni ako se pojave problemi ili ne znate odgovor na nešto. Hrabrost donosi rast na osobnoj razini potreban za upravljanje promjenom. I vi kao menadžer svakim danom i svakim novim procesom učite i stječete razna znanja kroz iskustva!