Vještine potrebne za upravljanje vremenom

Sve to dovodi do povećane konkurentnosti organizacije i njezinog boljeg imidža. Zbog toga ćemo vas u nastavku ovog teksta detaljnije upoznati sa šest vještina koje se smatraju temeljem za uspješno upravljanje vremenom te nešto više reći o načinima na koje ih je moguće razvijati.

Postavljanje ciljeva

Postavljanje ciljeva prvi je korak kada se odlučimo posvetiti upravljanju našim vremenom. No, postavljanje ciljeva je ujedno i vještina koju trebamo razviti. To znači da to hoćemo li uspjeti ostvariti neki naš cilj, ovisi i o načinu na koji je taj cilj formuliran. U organizacijskom kontekstu, preporuka je da svi naši ciljevi budu postavljeni kao SMART ciljevi. Kod SMART ciljeva, svako slovo predstavlja jedan kriterij koji bi naši ciljevi trebali zadovoljiti.

Tako slovo S (specific) se odnosi na to da cilj treba biti specifičan, odnosno da mora biti jasno što točno želimo postići. Kada specificiramo cilj, idući korak je odlučiti kako ćemo procijeniti je li cilj ostvaren. Upravo slovo M (measurable) predstavlja da cilj treba biti i mjerljiv, a to je najlakše postići tako da naš cilj bude brojčano izražen. Slovo A (attainable) nas podsjeća na to da cilj treba biti i dostižan, da ga je uistinu moguće ostvariti. Osim dostižan, važno da je da cilj bude i realističan (realistic). To podrazumijeva da ćemo pri postavljanju cilja uzeti u obzir i druge faktore poput okoline, dostupnih resursa, financija, itd. Konačno, slovo T (time-bound) nam govori da naš cilj treba biti vremenski ograničen, odnosno da moramo odrediti do kojeg vremenskog razdoblja želimo postići taj cilj.

Nije uvijek jednostavno zadovoljiti sve ove kriterije, pogotovo kada se tek upoznajemo s načinima za upravljanje vremenom. Zbog toga je potrebno vježbati postavljanje SMART ciljeva, ali i učiti na primjerima ciljeva koje su drugi uspješno postavili i ostvarili.

Organizacija je ključ

Vještina organizacije se sve češće spominje kao ključ za uspješno upravljanje vremenom i mudriji način rada. Biti organiziran podrazumijeva da mi u svakom trenutku znamo koje aktivnosti nas očekuju u predstojećem razdoblju i koji je rok za njihovo obavljanje te da je vaše vrijeme i vaše zadovoljstvo! Organiziranim osobama se neće dogoditi da ne poštuju dogovoreni rok ili da preuzmu zadatak za koji nemaju dovoljno vremena da ga izvrše na prikladan način.

Prvi korak prema organizaciji je pregledavanje i čišćenje našeg računala i radnog prostora. Trebali bi uvijek znati koje dokumente imamo i gdje ih možemo pronaći ako zatrebaju našem nadređenom ili klijentu. Na sastancima s njima uvijek je poželjno voditi detaljne bilješke koje bi mogle olakšati daljnje obavljanje posla. Konačno, za potpunu organizaciju savjetuje se posjedovati zajednički kalendar gdje će svi članovi organizacije moći vidjeti rokove koji dolaze, imati podsjetnike za sastanke i zajednički planirati nove zadatke.

Vođenje bilješki

Kao što smo već spomenuli, ako posjedujemo detaljne bilješke o određenoj temi, sastanku ili problemu, s manje muke ćemo izvršiti zadatke te će nam olakšati upravljanje vremenom na radnom mjestu. Zbog toga je potrebno naučiti kako optimalno voditi bilješke. Najvažnije je da bilješke i ostali dokumenti budu na vrijeme ažurirani kada dođe do izmjena u poslovanju kako se ne bi našli u situaciji da pratimo nevažeće smjernice te moramo dva puta obavljati isti zadatak.

Nadalje, bilješke koje vodimo bi trebale imati naslove i podnaslove, biti točne te sadržavati ključne riječi i primjere. Ako posvetimo pažnju našem vođenju bilješki, osobi koja ih čita ćemo ostaviti dojam da smo organizirana osoba, da pažljivo pratimo i s lakoćom razumijemo o čemu se razgovara na poslovnim sastancima te da znamo razlučiti što je bitno zapisati. Kada ostavimo takvu sliku o sebi, povećavamo si šanse da nam se povjere nove odgovornosti na poslu i doživimo daljnji profesionalni napredak.

Postavljanje prioriteta

Kao što već znamo, kada smo zaposleni na nekom radnom mjestu, naš opis posla uključuje izvršavanje brojnih različitih aktivnosti. Ponekad je teško odlučiti koje zadatke je potrebno prvo obaviti, a onda tu znatno pomaže ako smo razvili vještinu postavljanja prioriteta. Ta vještina podrazumijeva rangiranje naših obaveza na temelju njihove važnosti. Najčešći kriteriji koje možemo uzeti u obzir pri postavljanju prioriteta su: profitabilnost, vremenski rokovi ili pritisak od drugih osoba.

Rangiranje na temelju profitabilnosti podrazumijeva da ćemo prvo obaviti one zadatke za koje smo procijenili da ćemo iz njih ostvariti najveću dobit. Ponekad je za rangiranje na temelju profitabilnosti dovoljna naša subjektivna procjena, a ponekad će ipak biti potrebno provesti detaljne financijske evaluacije. Neovisno o tome, rangiranje na temelju profitabilnosti se najčešće pokazalo dobrim izborom za postizanje željenih rezultata. Ipak, ponekad se može dogoditi da nemamo vremena za takve procjene ili aktivnosti nisu takve prirode da možemo procijeniti njihovu dobit. U tom slučaju se možemo osloniti na vremenske rokove, odnosno odlučiti se najprije obaviti one zadatke za koje nam je ostalo najmanje vremena. Konačno, kao treću metodu postavljanja prioriteta možemo se odlučiti prvo izvršiti one zadatke za koje naš nadređeni smatra da su najbitniji kako bi zadržali njihovo povjerenje, a i uštedjeli vrijeme koje bi utrošili na rangiranje zadataka po nekim drugim kriterijima.

Vještina postavljanja prioriteta je iznimno važna zato što na taj način možemo svoju energiju i pažnju usmjeriti na stvari koje će uistinu biti zamijećene i imati utjecaja na naš profesionalni razvoj i pomoći nam izbjeći kradljivce vremena kad god je to moguće. Nadalje, to je vještina čije nam razvijanje može znatno smanjiti stres i spriječiti da se na radnom mjestu osjećamo obeshrabreno i preplavljeno.

Delegiranje zadataka

Iako se možda na prvu ne čini tako, nije uvijek lako delegirati zadatke drugoj osobi, pogotovo ako osjećamo odgovornost za njihovo izvršavanje. Delegiranje zadataka najčešće obavljaju menadžeri. Kada menadžer njeguje praksu delegiranja zadataka, to će mu znatno olakšati upravljanje vremenom. Osim toga, menadžer će biti pod manjim stresom i steći će povjerenje u ostale članove organizacije. Osim benefita koje delegiranje zadataka ima za menadžere, i zaposlenici će osjetiti iste. Naime, zaposlenici će steći nova znanja i vještine i dobiti priliku za profesionalni razvoj. Također će im se zbog prilike za sudjelovanjem u novim zadacima povećati razina motivacije i samopouzdanja. Naravno, ako određeni proces ima pozitivne posljedice na menadžere i zaposlenike, imat će ih i za cijelu organizaciju. Tu ubrajamo povećanu produktivnost i zadovoljstvo poslom kod zaposlenika, efektivni timski rad i nove inovacije.

Pazite kome ćete delegirati

Kako bi delegiranje nekog zadatka bilo učinkovito, najprije je potrebno dobro razmisliti o tome koji zadatak smatramo prikladnim prepustiti drugoj osobi. Kada se odlučimo za zadatak, idući korak je odabir prave osobe za koju smatramo da ima vještine za upravljanje vremenom i „hvatanje u koštac“ s tim zadatkom. Potom je potrebno pozvati osobu na razgovor i vidjeti s njom može li prihvatiti navedeni zadatak. Ako je odgovor pozitivan, osobi trebamo dati cjeloviti pregled onoga na čemu će raditi i jasno istaknuti koje su njezine odgovornosti. Naravno, nakon našeg objašnjavanja, moramo osobi dati vremena da promisli o svemu što smo rekli i otvoreno nam kaže ako su joj se javila neka pitanja, nedoumice ili joj nešto nije dovoljno jasno.

Nakon što to sve raspravimo, idući korak je zaposleniku dati do znanja da imamo povjerenja u njega i da vjerujemo kako ima sve sposobnosti potrebne za uspješno obavljanje zadataka. Istovremeno naglašavamo da smo mu uvijek na raspolaganju i da u bilo kojem trenutku može bez ustručavanja zatražiti pomoć. Nakon toga, sa zaposlenikom ćemo zajedno dogovoriti koji je rok za obavljanje zadatka. Za vrijeme dok zaposlenik obavlja zadatak, potrebno je s njim održavati kontakt i pratiti kako napreduje. Konačno, posljednji korak pri delegiranju nekog zadatka uključuje davanje povratne informacije zaposleniku o njegovoj izvedbi te nagrađivanje za ostvareni rezultat.

Upravljanje stresom

U današnjem užurbanom svijetu u kojem se trudimo da naše upravljanje vremenom bude maksimalno efikasno, ponekad zaboravimo na to koliko je važno očuvati naše mentalno zdravlje i mentalno zdravlje svih članova organizacije. Kad su zaposlenici pod kroničnim stresom, organizacija će se također susresti s financijskim gubicima zbog smanjene produktivnosti djelatnika. S druge strane, vještine upravljanja stresom nam olakšavaju da se pridržavamo rasporeda i ostanemo motivirani.

Postoje razni načini na koje možemo upravljati stresom na radnom mjestu. Prije bilo kakvih intervencija za smanjenje stresa potrebno je uvidjeti koji su naši najveći stresori dok smo na poslu. Najčešći stresori mogu biti: prekovremeni rad, prevelik opseg posla, nedostatak prilika za napredovanje, nezanimljivi zadatci, manjak socijalne podrške na poslu i neadekvatni radni uvjeti. Budući da su to sve problemi za koje je potrebno što prije pronaći rješenje, potrebno je obavijestiti nadređene o navedenom i pokušati zajednički pronaći najbolji smjer djelovanja.

Kako smanjiti stres na radnom mjestu i olakšati proces pronalaska rješenja?

Dok proces pronalaska rješenja traje, možemo i sami poduzeti neke korake kako bi si smanjili razinu stresa i olakšali boravak na radnom mjestu. Na primjer, korisno je tijekom dana raditi nekoliko kraćih pauza kada osjetimo nelagodu zbog nekog aspekta posla. U tom razdoblju možemo pokušati meditirati ili slušati neku umirujuću glazbu. Također ne bi trebali preskakati pauzu za ručak te je poželjno da naša prehrana tada bude uravnotežena. Treba imati na umu i da kada smo pod stresom naše tijelo treba više sna nego inače. Konačno, ako uvidimo da neke od ovih tehnika za smanjenje stresa ne djeluju, ne treba se ustručavati potražiti podršku od stručne osobe.

Kao što smo vidjeli, postoji velik broj vještina koje su potrebne za uspješno upravljanje vremenom. No, prisutnost tih vještina kod članova organizacije značajno će nam olakšati poslovanje te ćemo znatno brže ostvariti željene ciljeve. Zbog toga se ne trebamo dvoumiti prije nego što odlučimo uložiti resurse u edukaciju i razvoj zaposlenika o temi kao što je upravljanje vremenom. To je ulaganje u budućnost koje će nam se vrlo brzo višestruko vratiti.