Svi smo se često susretali sa situacijama u kojima nismo stigli obaviti svoje svakodnevne obveze – od kućnih do poslovnih. U životu se događa da iz dana u dan „trčimo na sve strane“.
U tim trenucima shvaćamo da je jedna od naših velikih tajni da mnoge zadatke nismo obavili kako smo zamislili ili ih nismo dovršili. Osim toga, tada se događa da u brdu aktivnosti na neke jednostavno zaboravimo. S obzirom na to da je ovo široko raširen problem današnjeg užurbanog života, ovaj članak je usmjeren na traženje rješenja kako bolje organizirati svoje aktivnosti.
Ponekad uz vlastite aktivnosti imate želju pomoći i kolegama u obavljanju njihovih zadataka. No, koliko god vas morila želja da pomognete svima, morate znati da su vaši kognitivni resursi, a i vrijeme ograničeni. Ključna stvar koju tada trebate napraviti je spoznati koje su aktivnosti vaš prioritet. Osim odabira prioriteta, potrebno je i svu svoju pažnju usmjeriti na izvođenje kako svakodnevnih, tako i radnih zadataka.
Većina nas zna da je usmjerenost na aktivnosti i rezultat, pola obavljenog posla, ali da čak i potpuna usmjerenost ne garantira uspjeh. Usprkos tome, mnogi trče za mnogobrojnim ciljevima i na taj način od starta smanjuju vjerojatnost da će ostvariti bilo koji od njih. Rezultati se tada čine nekvalitetnima te nisu u skladu s našim prethodnim ciljevima. Vjerujem da smo se svi našli u situaciji kad smo imali osjećaj da nešto jest odnosno nije onako kako bi trebalo biti. Ipak, u većini slučajeva, nismo mogli točno odrediti što nas to točno čini (ne)sigurnim u takvim situacijama. Jednostavno smo znali. Do tog osjećaja i zaključka nismo došli proučavajući informacije i dugim razmišljanjem. Taj osjećaj odjednom, bez razmišljanja, servirao je naš nesvjesni um.
Otkrivanje toga što leži u pozadini naše sposobnosti izvođenja aktivnosti
Još od početka prošlog stoljeća psiholozi su provodili različita istraživanja pokušavajući ustanoviti mogućnosti aktivnosti i sposobnosti našeg nesvjesnog. Kako vrijeme odmiče, studija o tome je sve više, iako se ukupna slika stvarnih potencijala nesvjesnog još uvijek ne nazire. Nesvjesni um bez prestanka sagledava nepregledne informacije oko nas. Kad smo dulje vrijeme usmjereni na iste ili slične situacije, sposobni smo za njih podesiti naše ponašanje i razviti intuiciju. Nesvjesni um, već pri samoj pomisli na tu ili sličnu situaciju, trenutačno dostavlja ideju o njenim mogućim ishodima kao i najboljem načinu pristupa.
Osim nesvjesnog uma, koji očito igra veliku ulogu u našem ponašanju, pa samim time i radnom uspjehu, tu se upliće i kapacitet pamćenja. Psiholozi su, nekako u isto doba, shvatili da postoje tri vrste pamćenja – senzorno, dugoročno i kratkoročno. Kratkoročno, još zvano i radno pamćenje je ona vrsta pamćenja koju koristimo prilikom izvođenja aktivnosti u sadašnjem trenutku. Ono služi za skladištenje i manipulaciju trenutno dostupnih informacija. I dok je kapacitet dugoročnog pamćenja iznimno velik, kapacitet kratkoročnog pamćenja je puno manji. Psiholozi su utvrdili da on iznosi 7 +/- 2 čestice.
Zamislite da imate zadatak zapamtiti niz od petnaest brojeva. Ovi podaci nam govore da bi većina ljudi u realnosti uspjela zapamtiti tek 5 do 9 brojeva. Ako obavljate više aktivnosti istovremeno, imat ćete prevelik broj informacija koje morate pamtiti i njima manipulirati. Drugim riječima, preopteretiti ćete vlastiti kapacitet radnog pamćenja. Zbog toga nećete uspjeti dovršiti zadane aktivnosti i javiti će vam se osjećaj nekompetencije i nezadovoljstva. Osim toga, ako niste u potpunosti usmjereni na trenutnu aktivnost, u um će vam dolaziti nevažne informacije. To će također biti katastrofalno za vaš učinak. Dakle, kada izvodite neke zadatke ova saznanja trebate imati na umu. Ključ je u tome da shvatite svoje limite i ne preopterećujete se.
Upravljanje promjenama aktivnosti
To upravljanje promjenom je ključ brzog i lakog, gotovo automatskog snalaženja u aktivnostima čiji su nam dijelovi barem malo poznati. Kako je moguće da smo se toliko puta našli u situaciji kada bismo trebali raditi nešto poznato, a ipak (ili opet!) nam izgleda da su oko nas sami problemi?
Potpuno ste očistili stol, zašiljili olovke, pripremili materijale, sjeli pred knjigu, bilježnicu, izvještaj ili računalo. Krenuli ste s obavljanjem zadatka koji je sastavni dio vaših obaveza i aktivnosti. Tada ste pomislili kako bi bilo dobro, prije nego se u potpunosti posvetite poslu, pogledati vijesti na televiziji, ili prolutati internetom. I odjednom shvatite da je prošlo čitavih sat vremena i da ćete posao morati napraviti kod kuće jer sad morate juriti na sastanak.
Ili vam sine da ste u potpunosti pogrešno postavili način kako ćete napisati izvještaj i počnete prerađivati već napisane dijelove. Tražite nove materijale te zovete kolege i kolegice na hitan sastanak kako biste od njih dobili dodatne informacije za koje mislite da vam nedostaju. Tako provedete čitav vikend sastavljajući nešto za što će vam vaš nadređeni u ponedjeljak reći da to nije bilo potrebe. Reći će da to nije bio dogovor te da je stvarno očekivao od vas, s toliko znanja i iskustva, da znate kako izvještaji trebaju izgledati.
Kako upravljati promjenama aktivnosti?
Prokrastinacija je vjerojatno najveći krivac toga što teško započinjete izvoditi jednu radnu aktivnost nakon što završite drugu. U tom trenutku mislite kako se nećete ponovno moći toliko fokusirati, umorniji ste nego prije i imate očekivanja neuspjeha. Ali odrađivanje posla sada je svakako bolja opcija nego prenošenje istoga kući. Zato, za početak, čvrsto odlučite da je za vas i vaše slobodno vrijeme bolje sada odraditi zadanu aktivnost.
Dogodit će vam se dani kada ćete u dnevnom rasporedu imati previše aktivnosti. Tada ste svjesni da ćete dio njih biti primorani dovršiti kod kuće. Kako biste si tada olakšali prebacivanje s jedne radne aktivnosti na iduću, postavite prioritete. Zapitajte se „Koje aktivnosti su mi hitnije za obaviti?“, „Želim li kod kuće obavljati teže ili lakše aktivnosti?“, „Za koje aktivnosti sam spremniji/a i inspiriraniji/a u ovom trenutku?“. Odgovaranjem na ta pitanja osjećat ćete se organiziranije i motiviranije na rad. Samim time ćete lakše prelaziti s jedne na drugu aktivnost.
Vrlo bitna stavka obavljanja više aktivnosti zaredom je postavljanje vremenskih rokova. Ako nemate očekivanja o tome koliko vam vremena treba za jedan zadatak, kako da znate kada biste trebali započeti s drugim? Kada si točno odredite vremenske rokove za određene poslove, vjerojatnije je da ćete ih i htjeti izvršiti do tada i da ćete, posljedično, biti produktivniji. U ovakvim slučajevima od velike koristi je kada u planer imate zapisane specifične ciljeve za određene aktivnosti, podsjetnike i procedure. Dakle, kako se ne biste osjećali „izgubljeno“ prelazeći s jedne aktivnosti na drugu, pisani podsjetnici, hodogrami ili umne mape mogle bi vam uvelike pomoći.
Odmarajte se u redovnim razmacima
Kako biste neometano započeli s novom radnom aktivnošću, potrebno je između aktivnosti praviti pauze. Bez obzira koliko te pauze vremenski trajale, bitno je da su svrsishodne. Odnosno, da se nakon njih osjećate spremniji započeti s novim zadatkom. Da biste to osigurali, tijekom pauza pokušajte opustiti svoj um i tijelo. Pokušajte ne razmišljati o prethodnom ili budućem radnom zadatku. Smjestite se u udoban položaj, razbistrite um i uživajte u slobodnom trenutku. Pijte dovoljno tekućine i potrudite se nešto pojesti. Dobra ideja je i izaći na zrak (ako ste u mogućnosti) kako biste se razbudili. Dakle, što god radili, potrudite se da se nakon pauze osjećate spremnije za „nove pobjede“.
Nagrađujte se! Bilo koji oblik nagrade (poslastica, odmor pa čak i priznanje samom sebi) mogu vas motivirati na obavljanje više aktivnosti uzastopno). Ovaj savjet je prilično jednostavan za shvatiti i sumnjam da će ga itko odbiti primijeniti.
Usmjerenost na dani zadatak
Većina nas zna da je usmjerenost na zadatak pola obavljenog posla, ali da čak i potpuna usmjerenost na zadatak ne garantira uspjeh. Usprkos tome mnogi od nas izgube fokus i izgube se u mnogobrojnim, često besmislenim, poslovima. Na taj način od starta (ili jutarnjeg ustajanja iz kreveta) smanjuju vjerojatnost da će ostvariti bilo koji od njih.
Svaki put kad svrnete pogled s aktivnosti što ste namjerili raditi smanjujete mogućnost da to i napravite. Znam da okolinom kolaju bezbrojne informacije, izazovi i aktivnosti koje odvlače pažnju. Pridavanje pažnje bilo čemu od toga znači zanemarivanje glavnog zadatka i obično je rezultat straha ili nemoći pred tim zadatkom. Važno je znati da ako nastavite svoju pažnju usmjeravati u različite smjerove smanjujete vjerojatnost uspjeha u bilo kojem od njih. Neka vaš izbor bude samo jedna od aktivnosti, vaš osnovni cilj. Svemu ostalome počnite govoriti NE i gledajte kako se čarolija odigrava ispred vaših očiju! Slijedi par savjeta koji vam mogu pomoći u usmjeravanju pažnje na jedan zadatak.
Kako se bolje usmjeriti na aktivnost?
Eliminirajte vanjske distrakcije. Kako biste se mogli koncentrirati samo i isključivo na sadašnji zadatak, morate se riješiti vanjskih distrakcija. To mogu biti kolege s posla, prostor u kojem radimo ili pak tehnologija. Obavijestite kolege da vas u tom roku ne ometaju, počistite i organizirajte svoj radni stol da u prostoru oko vas bude što manje podražaja i isključite mobitel (ili barem obavijesti i zvuk zvona).
Pozabavite se s hitnim problemima prije započinjanja aktivnosti. Ako započinjete s nekom radnom obvezom, a pritom znate da vas čeka neka neodgodiva situacija, neminovno je da ćete cijelo vrijeme razmišljati o tome. To će negativno utjecati na vašu radnu učinkovitost. Stoga, ako trebate dogovoriti pregled kod doktora, nazvati dijete da ga pitate je li krenulo u školu ili bilo što drugo, obavite to prije no što počnete s radom.
Podijelite aktivnost u manje dijelove. Poprilično je teško fokusirati se na aktivnost ako nemate plan kako tu aktivnost provesti. Odjednom u umu imate previše informacija, problema i mogućnosti rješenja pa je sasvim prirodno da vaš um počne „bježati“. Kako biste to izbjegli, podijelite aktivnost na manje smislene dijelove. To je kao prelaženje razina u igrici. Odredite si vremenski rok za svaki od dijelova te strategiju izvršenja i uskoro ćete shvatiti kako je vaš um fokusiran.
Udahnite duboko par puta! Ponekad u pomoć mogu uskočiti i vježbe relaksacije. Ako prilikom izvođenja zadatka osjećate da vam um leti na sve strane, duboko udahnite par puta. Dok udišete pokušajte razbistriti svoj um i vizualizirati ometajuće misli kako vas napuštaju. Na internetu postoji pregršt vježbi opuštanja, ali i ova jednostavna je vrlo efektna. Usmjerenost na zadatak će se povećati i vi ćete lakše i brže doći do zadanog cilja!
