Jeste li se ikada pitali što trebate učiniti kako bi vaše poduzeće bolje poslovalo? Gotovo smo sigurni da jeste! Vjerujemo da nema voditelja koji si to pitanje nikada nije postavio.
Trebam li ja više potegnuti ili pak moji djelatnici trebaju uložiti više truda kako bismo napokon vidjeli neko poboljšanje i napredak? Kada se gleda izvana, poslovanje poduzeća izgleda jednostavno, ali nije sve baš tako bajkovito kako izgleda. Da bi poduzeće napredovalo, menadžment mora provesti neke radnje kojima bi se unaprijedilo poslovanje uključujući i odlazak na odmor. Izvana jednostavan, ali kada se uđe u suštinu unaprjeđivanja, zapravo jako težak i kompleksan zadatak.
Koliko zadatak može biti težak?
Narodna poslovica 'Puno babica, kilavo dijete' je vjerujem svima poznata koja kaže da je rezultat stvar slučajnosti ili dobre volje ako se previše ljudi miješa u posao. No, kada to kažemo ne mislimo na to da ćemo davati otkaze članovima menadžerskog tima ili djelatnicima poduzeća. Mislim na to da se sami uhvatite u koštac s problemom koji je pred vama. Menadžment ne bi niti postojao kada bi samo jedan čovjek vodio sve i rješavao sve probleme sam. Nije sramota zatražiti pomoć, već je sramota znati da trebate pomoć, a ne potražiti je. Zamislite situaciju u kojoj je pred vama zadatak koji trebate riješiti. Sigurni smo da ih imate često i puno, ali za ovu priliku zamislite jedan specifičan zadatak. Za njegovo rješavanje potrebni su vaše znanje i informacije koje su vam na raspolaganju. Iako ste već kod prvog susreta sa zadatkom stekli sliku o njegovom opsegu i odmah zaključili da biste morali pozvati još jednu ili više osoba kako biste uopće mogli početi raditi na njemu, vi ste rješavanje započeli sami.
Potpuno ste se koncentrirali na rješavanje problema no, nakon nekoliko sati rada postalo vam je jasno da ste zapeli na jednom dijelu zadatka. Sad je stvarno vrijeme kad treba pozvati u pomoć. Koga ćete pozvati? Nekoga od svojih kolega ili nekoga „izvana“? Najvjerojatnije nekog tko zna nešto više o tom problemu ili se već bavio sličnim problemima. Razgovarat ćete pola sata ili nešto dulje, nakon toga se dogovoriti i međusobno podijeliti određene korake u zadatku kako bi se taj problem što je moguće brže riješio.
Uključite suradnike u rješavanje problema
Takav će se proces ponavljati svaki put kad naiđete na neki problem unutar svog zadatka. Vi ćete uključivati sve više i više suradnika na njegovom rješavanju. Na neki način će menadžment okupirati sve ljude koji vam na neki način mogu pružiti pomoć i savladati problem. Nadat ćete se kako ćete uspjeti spojiti sva dobivena rješenja u jednu smislenu cjelinu – na vrijeme. To se naravno rijetko desi!
Svakom od vaših suradnika poznat je samo jedan dio zadatka i samo jedan dio informacija, samo je vama poznat cjelokupni zadatak. Velika je odgovornost na vama jer ste vi sami usko grlo čitavog procesa. Frustrirani sporošću napretka sazivate sastanak na kojem ćete od svih svojih pomagača zatražiti pridržavanje dogovorenih rokova i zadanih okvira problema jer će se inače jedan relativno jednostavan zadatak pretvoriti u golemo višeglavo čudovište koje će nekontrolirano bujati i ugrožavati poslovanje poduzeća i to sve dok se ne pojavi Herkul i odrubi mu sve glave.
Na sastancima nema mjesta strahu
Na vaše iznenađenje sastanku se odazivaju svi uključeni. Čak vas mole da pozovete i neke kolegice i kolege iz drugih sektora. Vaši suradnici ne moraju biti vaši kolege, već u vlastiti menadžment možete uključiti i druge. Oni do sada, barem koliko je vama poznato, nisu bili uključeni u rješavanje zadatka. Iako je već samo pronalaženje termina predstavljalo problem zbog broja uključenih nije vam baš niti jasno odakle ta predanost za rješenjem pa vam se na trenutke čini kako bi se taj sastanak mogao okrenuti protiv vas i načina na koji ste pristupili rješavanju zadatka.
No, sastanak se od samog početka i na vašu veliku radost odvija potpuno suprotno. Prisutni vrlo brzo i djelomično uz vašu pomoć podijele postojeće informacije. Zatim se organiziraju u male radne grupe te dogovore sljedeći sastanak već isti tjedan. Tako će vam na završnom sastanku prezentirati rješenje zadatka koje ste tražili. Postavlja se pitanje zašto niste tako napravili odmah? Jednostavan odgovor je jer ste mislili da neće biti potrebno. Još češće, jer ste mislili da vaša formalna pozicija ima premale ovlasti da bi vam to dozvoljavala te da bi takva široka akcija izazvala sumnjičave poglede kolega ili nadređenih.
Zanimljivo je pritom da su i osobe koje ste pitali za pomoć u rješavanju problema bile iz vašeg sektora ili vaše hijerarhije. Okupljanje ljudi koji su izvan te zone budi određenu dozu straha ili nelagode. Ona dolazi od mogućnosti da neki od njih odbiju sudjelovati. Kao i da im zadatak ne bude dovoljno privlačan odnosno da imaju potpuno drugačije viđenje čitave situacije. Većina menadžera nije školovana za nošenje s takvim izazovima pa se radije odlučuju na sastanke u četiri oka. No, vaš stav ne mora biti takav! Ako znate da se možete nositi s takvim izazovima, da se ne bojite ničega i spremni ste na suradnju s drugim ljudima, slobodno ih uključite u rješavanje problema.
Menadžment u pet lakih koraka
Kako biste to spriječili dovoljno je malo pripreme za razbijanje treme, ali i za motivaciju sudionika. Ovih će vam pet koraka zasigurno uvelike pomoći:
- Budite sigurni da je zadatak dovoljno važan da možete zahtijevati od svih tih ljudi njihovo vrijeme i doprinos. Prvi korak stavlja glavnu točku na važnost zadatka. Svakome je jasno da ćemo ono što je najvažnije napraviti prvo. Najbitniji posao uvijek stavljamo na prvo mjesto te probleme oko tog posla pokušavamo što prije riješiti. Menadžment upravo i funkcionira na principu važnosti i uvijek najvažnije stvari trebaju biti prve. Isto funkcioniraju i naši radni kolege. Ako objasnimo koliko je uistinu zadatak važan, kako za nas, tako i za cijelo poduzeće, naši će kolege također dati sve od sebe da bitan problem završe što brže. Samim time i mi ćemo biti na dobitku jer važnost zadatka uvelike utječe na motiviranost svih djelatnika.
- Pripremite podatke i materijale kako bi sastanak bio učinkovit. Drugi korak uvelike ovisi o vašem trudu i motivaciji. Kako bi i drugi zadatku pristupili jednako ozbiljno kao i vi, potrebno je da im pokažete koliko vam je do tog zadatka stalo. Najbolji način da im pokažete koliko vam je stalo do zadatka jest da im pokažete što ste do sada napravili. Dakle, sve materijale i podatke koje imate do trenutka sastanka trebate ponijeti na sastanak i izložiti svojim suradnicima kako bi i oni znali na čemu su i gdje trebaju nastaviti kako bi se zadatak izvršio na vrijeme.
- Pripremite dnevni red koji će vas voditi do uspješnog završetka. Treći korak odnosi se na dnevni red kojeg također sami morate što bolje napraviti. Dakle, sve materijale i podatke koje ste namjeravali izložiti trebali biste izložiti nekim logičkim redoslijedom. Na prvo mjesto svakako staviti važnost zadatka kako biste motivirali svoje suradnike te nakon toga posložiti dnevni red kako bi zadatak bio što jasniji vašim suradnicima. Vjerujemo da se i vaš menadžment temelji na tome da važnošću zadatka motivirate svoje radne kolege. Ako će vam biti lakše, zamislite da imate recept za neki kolač. Ako recept nije napisan dobrim redoslijedom, nećemo niti dobiti kolač kojeg smo htjeli napraviti. Isto je i s dnevnim redom sastanka koji mora biti napravljen kako bi vaši suradnici mogli napraviti uspješan zadatak, odnosno u primjeru s kolačem, ukusan i fin kolač.
- U pozivu za sastanak napomenite prednosti koje će rješenje zadatka donijeti poduzeću i svim sudionicima (a ne samo vama). Četvrti je korak dosta sličan prvom koraku, a odnosi se na važnost zadatka. Kako bi se vaši suradnici uopće odazvali na sastanak vezan uz vaš zadatak, u pozivu im jasno trebate naglasiti koja je važnost zadatka te koje su prednosti obavljenog zadatka. Naravno, ne naglašavajte samo vašu korist od zadatka, već korist koju će imati svaki vaš suradnik, odnosno djelatnik poduzeća te i samo poduzeće na kraju krajeva. Imajte na umu da će vašim suradnicima biti jako važno ako znaju da se i njihov status može poboljšati ako vaš zadatak bude uspješan i završen na vrijeme.
- Oboružajte se strpljenjem i budite spremni na suprotna mišljenja različitih strana koja će vas dovesti do zajedničkog rješenja. Peti je korak najvažniji sto se tiče vašeg psihološkog stanja. Ako tražite pomoć drugih, nerijetko se događa da vam se ideje možda neće svidjeti ili neće biti u skladu s onime što ste vi prvotno zamislili. No, znate kako se kaže, sto ljudi – sto ćudi. Možda upravo to suprotno mišljenje može dovesti do uspješno izvršenog zadatka. Iz tog razloga, poslušajte i razmotrite suprotna mišljenja prije negoli ih u startu potpuno odbijete. Ako je suprotno rješenje bolje, prihvatite ga i to će biti najbolja odluka za sve, za vas, vaše suradnike i naravno, vaše poduzeće. Najbitnije je da poslušate sve: one istog mišljenja i one koji su suprotnog mišljenja od vas da biste uvidjeli koja je opcija najbolja. Na ovaj način možete dodatno razviti vlastiti menadžment i dovesti svoje poduzeće na viši status.
Slijedite ovih pet koraka i unaprijedite svoje poduzeće
Uzimajući u obzir koliko je za vas važno da zadatak bude obavljen na vrijeme i kvalitetno. Sigurno da ćete ovih 5 koraka zapamtiti i uvježbati kako biste prebrodili svoje strahove i nedoumice te pokazali svoje sposobnosti vođenja koje nisu temeljene samo na vašim crtama ličnosti. Dobar menadžment nalaže da menadžeri imaju sposobnost i znanje okupljanja dobrih i važnih ljudi oko sebe. Oni najtraženiji su upravo ljudi iz raznih dijelova organizacije te je svaki ovakav trud posebno vidljiv i nagrađuje se kad za to dođe vrijeme!
Smatramo da ste vi kao voditelji jako dobro upoznati s time tko vam u kojem području može najbolje pomoći te na koga se možete osloniti. Vođeni ovim koracima koje smo vam predstavili, nadamo se da ćete pronaći način kako bi vaše poduzeće unaprijedilo svoje poslovanje te omogućilo djelatnicima da dobiju neke pogodnosti koje bi im puno značile.
