Sastanak koliko god važan bio zna biti i teška noćna i dnevna mora, ako ga ne znamo organizirati ili usmjeriti u pravom smjeru.
Ujutro otvorite oči i provjerite elektronsku poštu, poruke te statuse na društvenim mrežama. Zatim pogledate u svoj kalendar i vjerojatno vas stisne u grudima jer je stigao barem jedan zahtjev za sastanak. To je jedan u moru onih koje ste za taj dan isplanirali sami ili vam ih je netko drugi isplanirao. Ponekad vam se čak i čini da ništa drugo i ne radite već samo jurite od sastanka do sastanka. Od svega toga u glavi vam se samo gomilaju neobavljeni poslovi za koje svi očekuju da ih obavite na vrijeme.
Sve to povećava vašu razinu stresa, a vi se više ne osjećate dovoljno motiviranima za rad. Ponekad ne znate točno koji je vaš sljedeći zadatak i očekujete da ćete to saznati na sastanku. Međutim, dolazite na dugotrajni sastanak i nije vam baš jasno zašto je on uopće bio sazvan. Ali ne samo to, vi i dalje niste sigurni što se od vas očekuje.
Na žalost, često i sami sastanci svojom lošom organizacijom, dugim trajanjem i nedostatkom cilja pridonose vašem zaziranju od njih. Je li moguće sastanak učiniti takvim da ćete vrijeme posvećeno njemu smatrati dobro uloženim? Jest! I to vrlo jednostavno: najvažnije je definirati što točno želite od sastanka i to realizirati. Naravno, vi možete težiti organizirati vlastite sastanke na taj način. No, što kad će svi ostali sastanci kojima ćete prisustvovati biti jednako neučinkoviti kao i prije?
Kakav sastanak želite imati?
Dan za danom imate more sastanaka kojima se ne veselite jer imate osjećaj da gubite vrijeme. Vjerojatno se već prisustvovali sastancima na kojima niste mogli održati svoju pažnju. Osim toga, možda niste znali za što je sastanak sazvan te imate osjećaj da se nije ništa njime postiglo. Kako to promijeniti?
Ako ste vi ti koji sazivate sastanak, znate da osobe neće biti zainteresirane za njega ako unaprijed ne znaju temu sastanka. Također, ne želite da sastanak traje predugo te da se skrene s puta, tj. s teme o kojoj ste htjeli razgovarati. Važno je tijekom sastanka ne gubiti vrijeme na pripremu materijala, o čemu ćete pričati i slično. Također, uspješnost sastanka ovisi i o vašemu načinu vođenja. Zanimljiv način prezentiranja, jasan i razumljiv govor može vam pomoći da ostvarite cilj sastanka. Osim toga, na sastanku ne treba pričati samo ona osoba koja je sazvala sastanak. Dopuštanje sudionicima da se uključe u raspravu i da iznose svoje mišljenje o temi može olakšati vođenje sastanka. Kako se vaš sastanak ne bi pretvorio u onaj monotoni i besciljni, potrebno je primjenjivati tehnike za povećanje njegove efikasnosti. Menadžment leadership akademija vas može naučiti korisnim savjetima kako poboljšati vođenje sastanka. Osim toga, menadžment leadership akademija vas priprema na vaše nadolazeće sastanke i kako da ne izgubite bit tijekom sastanka.
Tko vodi sastanak?
Vjerujte mi da će, ako vaši sastanci budu zaista smisleni, učinkoviti i produktivni i ostali se početi pridržavati istih pravila. Tako će odlazak i na te druge sastanke biti ugodniji. Možete, kao sudionik sastanaka koje su organizirali drugi, zatražiti pridržavanje istih pravila te utjecati na kvalitetu sastanaka u vašoj organizaciji. Naravno, takav prijedlog potrebno je dati na lijep i pristojan način, tj. da drugima ne ostavite dojam nametanja svojih strategija. Ujedno će vam ostati i više vremena za odrađivanje svih preostalih zadataka na vrijeme.
No to je ponekad lakše reći nego učiniti, jer sastanku može prisustvovati i netko od hijerarhijski viših voditelja, pa i sam direktor. Onaj koji je sastanak sazvao može se izgubiti u hijerarhijskim ovlastima i odgovornostima, očekujući od nadređenih da vode sastanak. U takvim situacijama imajte na umu da ste vi sazvali sastanak! Da su svi na sastanku članovi vašeg tima i tu su da vam pomognu riješiti problem, a ne voditi sastanak. Prilikom vođenja imajte na umu kako tijekom sastanka trebate svakom od prisutnih dati vrijeme za iznošenje mišljenja. Isto tako trebate spriječiti da netko nadglasavanjem ili automatizmom nametne svoje rješenje. Da ste to htjeli, mogli ste ga pitati za mišljenje nasamo, a ne sazivati sastanak. Vi kao voditelj sastanka možete upravljati u kojemu smjeru će on ići te birate na što se stavlja fokus. U tome kako uspješno zadobiti pozornost drugih i zadržati njihovu pažnju može vam pomoći menadžment leadership akademija.
Ima li sastanak cilj?
Ovo je jedan od najčešćih problema svih sastanaka. Sastanak se sazove jer netko ima problem i želi ga riješiti, ali ne zna kako. Samo okupiti ljude koji će iznijeti svoje mišljenje je teško gubljenje vremena. Većina će sudionika lutati mislima i riječima po neuhvatljivim dimenzijama koje su, na samo njima poznat način, povezane s temom. Takvu bujicu riječi i misli teško je kanalizirati u pravom smjeru ako je cilj nepoznat sudionicima sastanka. Zato je apsolutno nužno da ga na početku sastanka jasno i glasno objavite. Tada možete svaki besplodni monolog i raspravu prekidati i usmjeravati prema cilju. A samim sudionicima sastanka će biti lakše dati prijedloge za rješavanje problema. Osim toga, sastanak će značajno kraće trajati, a vi i ostali sudionici ćete nakon njega jasno znati što je potrebno raditi.
Na kraju sastanka ponovite sve važne dijelove dogovora, zaključke i rokove te odgovorne osobe. Bez toga nemojte niti pomisliti na završetak sastanka. Važno je da ih osim što ih izgovorite i napišete u obliku zapisnika. Izbjegavajte formu "sudskih" stenograma jer će se u njihovoj doslovnosti izgubiti bit, a dogovori i zaključci ostati magloviti. Ako sastanak traje duže nego što je predviđeno, neki sudionici će otići (npr. na drugi sastanak) te ih neće čuti. U svakom slučaju pokušajte privesti kraju sastanak dovoljno rano, kako bi ostalo vremena i za njegov sažetak. Postoje rješenja ako se dogodi da iz opravdanih razloga netko ne može prisustvovati završetku sastanka. Putem e-maila možete u kratkim crtama navesti o čemu se razgovaralo tijekom sastanka te koji su zaključci i odluke donesene.
Kako prezentirati?
Ponekad sastanci započinju prezentacijom kao uvodom u temu koja se želi obraditi na sastanku. Vrijeme predviđeno za prezentaciju teško je kontrolirati u uvjetima kad predavač nudi dodatna pojašnjenja. Ako slušatelji i gledatelji k tome postavljaju mnoga pitanja, u svrhu pojašnjavanja teme, problem se povećava. Stoga je rijetko tko iznenađen kad se na kraju zaključi da sastanka neće niti biti jer je isteklo predviđeno vrijeme. Jedino moguće rješenje je – sazvati novi sastanak.
U takvim slučajevima možda će vam pomoći ono što sam nedavno pročitao o Jeffu Bezosu. Način na koji je on izašao na kraj s tim problemom je odličan. Ukratko, na sastancima više nema prezentacija. Prezentacijski materijal svim sudionicima sastanka treba biti dostavljen barem 24 sata prije sastanka. Naravno, i vi, kao i Bezos, znate da to ne jamči da će svi pročitati taj materijal. Stoga, prvih 10 minuta sastanka rezervirajte da sudionici pročitaju materijal i zatim o njemu do kraja sastanka raspravljaju i donesu zaključke. Na taj način dobivate puno više vremena za razgovor o cilju i iznošenju savjeta na koji način nešto napraviti. Možda vam za kraj ostane vremena i za slušanje prijedloga ostalih, a koje se nužno ne tiču same teme sastanka. Možda upravo tako dobijete ideju za poboljšanje ili razvoj nečega novoga. Ovih nekoliko pravila, ako ih se dosljedno pridržavate, mogu sastanke učiniti uistinu neprocjenjivim alatom za uspješan rad.
Osobine potrebne za vođenje sastanka
Osim učinkovitog načina vođenja sastanka, važne su i karakteristike voditelja sastanka. Drugim riječima, važne su vaše vještine vođenja. Ne brinite, to nisu osobine s kojima se osoba rađa. Te vještine možete usavršiti kroz svoje radno iskustvo. Osim toga, menadžment leadership akademija vam možemo pomoći u njihovom razvoju.
Da bi uspješno vodili neki sastanak, važno je imati dobre komunikacijske vještine općenito. One se razvijaju tijekom vašeg radnog iskustva. Svoje komunikacijske vještine možete poboljšati kroz komunikaciju sa svojim radnim kolegama, primjerice kroz aktivno slušanje. Osim toga, važne su i dobre prezentacijske vještine koje se također nadograđuju kroz iskustvo. Što više prezentirate pred drugima, držite javni govor i sastanke, to će vaše prezentiranje ideja biti bolje. Svakako je tu važna i neverbalna komunikacija. Ako imate ispravno držanje, ruke i noge otvorene prema publici te održavate kontakt očima, to ćete se doimati sigurnijim. Osim toga, vaši sugovornici i sudionici sastanka će vas pažljivo slušati i shvaćati ozbiljno te uzeti u obzir vaše ideje.
Dobro razvijene komunikacijske i prezentacijske vještine te topao i ugodan pristup mogu pozitivno utjecati na ishod vašeg sastanka. Ako se i drugi osjećaju ugodno na vašem sastanku, lakše će iznositi svoje dojmove i prijedloge. Samim time, vi ćete ostvariti cilj svoga sastanka. Što više iskustva budete imali u tome, svaki sastanak će vam biti sve više uspješan.
Menadžment na sastanku
Na sastanku ste vi menadžment. Drugim riječima, vi pokušavate koordinirati ljude da se postigne cilj sastanka. U vašim je rukama kako će sastanak teći, hoće li sudionici pažljivo slušati i aktivno sudjelovati. Da to učinite, dobro je unaprijed se pripremiti kako će sastanak izgledati. Pomoću resursa na sastanku, a to su sudionici sastanka i njihovi prijedlozi, kritike i sl., možete ostvariti cilj sastanka. Uspješan menadžment sastanka pozitivno utječe ne samo na sam sastanak, već i na njegov ishod. Dobar menadžment, odnosno dobro vođenje sastanka omogućit će vam ostvarenje vaših ciljeva.
Kao i u školi, samo učenjem i vježbanjem možete doći do boljih rezultata. Izlaganjem sebe pred publiku i vježbanje prezentiranja može vam uvelike pomoći u razvijanju samopouzdanja u poslovnom okruženju. Kako ćete biti sigurniji u sebe, tako ćete imati i bolje sastanke. Ljudi će imati pozitivne povratne informacije o vašim sastancima te će i sami htjeti biti tako uspješni u tome. Više nećete imati osjećaj da bespotrebno idete od jednog sastanka na drugi. Jasno ćete znati što morate napraviti i nećete imati više osjećaj da vas guši sastanak.
Kako bi imali pozitivan pristup prema sastancima, važno je da i sami usavršite neke tehnike za njihovo vođenje. Menadžment leadership akademija vam može pomoći da se ne osjećate više zbunjeno i u strahu zbog nadolazećeg sastanka koji morate voditi. Menadžment leadership akademija vam u velikoj mjeri može pomoći u poboljšanju svoje radne učinkovitosti i vašeg samopouzdanja u poslovnom okruženju. Sretno i podijelite s nama vaša iskustva!
