Najčešća greška menadžera: puno rada, malo rezultata

Nedavno sam prisustvovao jednoj raspravi tijekom koje su različiti sudionici prepričavali kako im je bio naporan protekli tjedan. Jedna je osoba napomenula kako je nazvala 10 potencijalnih klijenata i započela s njima razgovore o mogućem poslu. Tijekom idućeg tjedna će te iste klijente nazvati još jednom. Namjerava provjeriti imaju li mogućnost odvojiti određeno vrijeme za nastavak razgovora s njom. Druga je ispričala dosta detalja o svom zdravstvenom stanju. Pričala je kako joj je liječnik naložio da započne dijetu, zbog opasnosti koje njena povećana težina može učiniti njenom zdravlju. No, na dijetu nije krenula odmah - smatrala je vrlo važnim najprije se informirati o postojećim dijetama i njihovim utjecajima na organizam.

Došao je i red na mene da kažem koju o svojim aktivnostima. Pitali su me kad ću napisati novi članak za blog. Ta, prošlo je gotovo mjesec dana otkada sam napisao zadnji članak. Potaknut njihovim objašnjenjima što su oni radili prošli tjedan, odlučio sam se malo našaliti, pa sam rekao: "Upravo sam prošli tjedan napravio popis desetak mogućih tema za novi članak." Njihovo sljedeće, očekivano, pitanje je bilo: "Odlično, a kada ćeš napisati članak?" Umjesto odgovora ponudio sam im priču koju su sa zadovoljstvom poslušali, a ja ću je sada prenijeti i Vama!

Postoji uobičajena greška koja se svakodnevno događa ljudima i to na način da je niti ne primjećujemo. Ta greška je upravo prekrasno i stvarno ispričana kroz dva gornja primjera. Ta greška je osnova za najveći broj neuspjeha u našem životu i najveći izvor svih isprika za svaki od tih neuspjeha.

Greška nastaje izbjegavanjem posla

Velika i česta greška je što se najveći broj nas oko posla mota kao maca oko vruće kaše, umjesto da posao napravimo. Imamo stotinu ideja, a malo kojoj se ozbiljno posvetimo da bismo je ispunili. Uzmimo, na primjer, osobu koja je je nazvala potencijalne klijente. Čak i ako prihvatimo da je razgovarala sa svih 10 klijenata, potrebno je vratiti se na početak. Koji je cilj njenih poziva? Ostvariti prodaju ili barem sastanak? Je li ga ostvarila? Nije! Umjesto zakazanih sastanaka ili već obavljene prodaje dobila je samo jedan izgubljen tjedan. Ili primjer druge osobe. Umjesto već započete dijete i možda već nekog skinutog kilograma, osoba je izgubila dragocjeno vrijeme u prikupljanju hrpe informacija, koje će joj na kraju, možda, i dodatno otežati odluku te ju tako još više odmaknuti od cilja.

Iako se čini da su obje osobe puno radile, takav je samo dojam. Njihov rad zapravo nema nikakvog opipljivog učinka. Ponekad je takav rad dobar, pa možda čak i poželjan! Dozvoljava nam da koristimo strateško planiranje i naučimo nešto prije nego poduzmemo konkretnu akciju. No, bitno je da ne zanemarimo glavnu manu ovakvog načina rada: on nam nikada, sam po sebi, neće donijeti rezultat koji želimo postići. Vi možete svaki dan u određeno vrijeme posjetiti teretanu, ali tek kad počnete vježbati možete se nadati da ćete postići rezultat koji želite ostvariti. Za postizanje ciljeva su ključne akcije i koraci koje poduzimamo.

Dakle, zaključili smo da nam činjenica da nešto radimo, sama po sebi, ne daje nikakav rezultat. Pa, zašto onda imamo tolike aktivnosti, koje nisu konkretno usmjerene prema ostvarenju rezultata?

Zašto nam je sama aktivnost važnija od izvršenog zadatka?

Ponekad nam aktivnosti kao što su analiza i strateško planiranje pomažu da bolje organiziramo konkretan rad. Ponekad, zahvaljujući njima i naučimo nešto i tako ostvarujemo poslovni i osobni rast i razvoj. No, najčešće to radimo jer nam takve aktivnosti daju osjećaj da napredujemo u nečemu što želimo napraviti. To su aktivnosti kojima se tek pripremamo da nešto konkretno napravimo. I to bez opasnosti da pritom radimo greške! Mi ljudi smo stručnjaci u izbjegavanju kritike. Osjećamo se loše kad pogriješimo ili kad netko procjenjuje naš rad, pa nastojimo izbjegavati situacije u kojima nam se to može dogoditi. Koliko god to ponekad bilo teško, da bismo napredovali moramo osvijestiti činjenicu da je jedini način do cilja poduzimanjem stvarnih, konkretnih koraka.

Svaki bi prodavač želio prodati svaki put. No, postoji i strah od odbijanja, pa je onda lakše poslati nekoliko mailova ili pisanih ponuda. Istovremeno bježimo od direktnog razgovora o potrebama klijenta, što je najbrži i najbolji način za ostvarenje prodaje. Slanje mailova nam stvara dojam da nešto radimo. No, u stvarnosti mi samo pripremamo teren kako bismo u budućnosti nešto i napravili. Nažalost, prečesto se pripremanje terena pretvori u jedinu aktivnost, a priča o rezultatima postaje sve mučnija, jer mislimo da radimo neizmjerno puno, a zapravo ne radimo ništa što bi stvarno moglo dovesti do rezultata.

Strah od odbijanja je prisutan kod svih, ali samo oni koji su spremni riskirati će biti zaista ostvariti svoje ciljeve i postići poslovni uspjeh. Izlazak iz zone udobnosti je izrazito bitan i nužan kako bi se dostigli ciljevi koje smo si zacrtali.

Izađite iz začaranog kruga

Strateško planiranje je iznimno korisna aktivnost koja nas može dovesti do cilja uz puno manje prepreka. Pomaže nam da organiziramo svoj posao, da poduzmemo sve korake koje moramo da bismo došli do cilja i ostvarenja vizije budućnosti. Strateško planiranje uključuje da promišljamo o tome kojim ćemo smjerom ići, koliko će koraka biti, koje ćemo resurse morati iskoristiti u tom procesu. Strateško planiranje je zapravo vaganje prednosti i nedostataka te pomno odabiranje pravog puta. Međutim, bitno je naglasiti da strateško planiranje može ostaviti dojam da stvaramo pomak i da zaista napredujemo. I to jest ponekad činjenica, ali je bitno da ne ostanemo samo isključivo na tome. Namjere za strateško planiranje kao što su pozivi na razgovore iz prijašnjeg primjera jesu konstruktivne i korisne, ali predstavljaju samo početak. Holistički menadžment u tome igra veliku ulogu kako za poduzeće tako i društvo u cjelini.

Dakle, ono što je ključno jest da ne ostanemo samo u toj sferi koja predstavlja strateško planiranje. Ovdje je iznimno važno naglasiti da strateško planiranje ima veliku vrijednost. Ono predstavlja prvi korak u pravom smjeru. Također može uvelike olakšati dolazak do cilja i povećati vjerojatnost da će se on i ispuniti.

No jednako tako je ključno da moramo izaći iz tog začaranog kruga namjera i preći iz faze „strateško planiranje“ u fazu “konkretan rad“. Fokus se treba premjestiti s postavljanja terena za budućnost, na postavljanje zadataka i ciljeva u sadašnjosti i njihovog obavljanja. Jednom kada to osvijestimo, shvatit ćemo da smo puno toga zaista napravili i približili se svom krajnjem cilju te ćemo biti još više motivirani zbog produktivnosti i rezultata koje ćemo vidjeti.

Odaberite cilj koji je važan za Vas

Cilj koji si postavljate treba biti zaista važan u vašem životu! Jedino će takvi ciljevi biti dovoljno motivirajući da ćete ih zaista i ispuniti. Smršavjeti je loš cilj: cilj je biti zdrav ili imati točno određen broj kilograma. Cilj je prodati, a ne posjetiti klijenta. Stavljanje naglaska na krivu stvar može uvelike utjecati na kvalitetu cilja. Jedan koristan citat od Edgara Lawrencea Doctorowa jest: „Planiranje pisanja nije pisanje. Pisanje je pisanje.“ Ako sebi postavljate pogrešne ili premalo konkretne ciljeve, sasvim je sigurno da često prekinete to što radite. To činite upravo zato što niste usmjereni na pravu stvar koju želite postići. Tada ne vidite rezultate koje ste poželjeli i vrlo brzo odustanete jer smatrate da trud nije vrijedan.

Tek što krenete ostvarivati takve, krivo postavljene ciljeve, pažnju vam privuku neke naizgled sjajnije, bolje i trenutačno zanimljivije stvari ili aktivnosti. One mogu imati veze s pripremama terena za ostvarenje tih ciljeva, ali je sva prilika da vam samo oduzimaju vrijeme - budite oprezni, to je samo naizgled! Bez unaprijed određenog i dobro postavljenog cilja lutat ćete od jedne do druge aktivnosti i gubiti vrijeme koje vam je potrebno da ispunite svoje snove i prilično se umoriti. Primjerice, umjesto da održavate zdravi život hodanjem i uživanjem u zdravoj hrani, isprobavat ćete mnogo različitih vrsta vježbi jer ste fokusirani na krivi cilj. Pronađite onaj cilj koji će vas zaista dovesti do onog što priželjkujete i osmislite način kojim aktivnostima ćete doći do njega. To će u vama probuditi ustrajnost i motivaciju za postizanje cilja.

Pronađite svoje gutače vremena

Svima nama povremeno bude teško koncentrirati se na onaj zaista važan cilj, ako nam pažnju odvlače sve aktivnosti koje se događaju oko nas. To su sve one aktivnosti koje na prvi pogled izgledaju zanimljivo i važno za nas. To su također vjerojatno i one prve aktivnosti kojih se sjetimo kada promišljamo o cilju. No, ne treba odmah stati na njima. U stvarnosti takve aktivnosti nam samo skreću pažnju i troše naše dragocjeno vrijeme koje možemo puno bolje iskoristiti. Odnosno, takve aktivnosti nas odvode dalje od cilja umjesto da nas približavaju istome. Savršen primjer toga je naravno Internet i mobitel. Iako je važan alat, mobitel je prepun informacija i aktivnosti koje ne dovode do produktivnosti, rješenja i naposljetku do cilja.

Vrlo jednostavan alat za rješavanje tog problema je korištenje tjednog kalendara. To predstavlja vrlo praktičnu verziju za strateško planiranje dolaska do cilja. Naime, kada nešto imamo zapisano lakše se toga pridržavamo, a i mnogo je jednostavnije pratiti napredak. U tjedni kalendar je tijekom perioda od jednog tjedna potrebno upisivati sve što radimo u razmacima od 15 ili najviše 30 minuta. I bez moje pomoći ili pomoći drugih konzultanata, vrlo brzo ćete ustanoviti na što ste potrošili vrijeme. I ujedno ustanoviti koliko ste vremena uložili u ostvarenje vašeg važnog cilja. To će vam pomoći da pronađete koje konkretne gutače vremena trebate izbjegavati, kako bi tako dobiveno vrijeme prebacili na ostvarenje svog cilja.

Odredite korake koji će Vas dovesti do rezultata

Teško je biti čitavo vrijeme koncentriran na cilj koji je tako važan i za koji trebate angažirati mnogo resursa. Upravo zato mnogi ciljevi koje postavimo u novoj godini često ostanu neostvareni. Usprkos tomu, postoje načini kako ćemo osigurati da zaista dođemo do zacrtanih ciljeva. Prije svega, jako je važno odrediti konkretne i stvarne korake do ispunjenja glavnog cilja i usmjeriti se na njihovo postizanje. Možete imati dojam da odmah znate kako doći do cilja, ali se onda nađete u situaciji da krenete zaista smišljati korake i ne znate što i kako dalje. Upravo će tu od iznimne koristi biti strateško planiranje. Jednom kada izradite solidan plan koraka, bit će vam lakše znati koliko ste blizu cilju. Samo je bitno zapamtiti da ne smijemo ostati na tome već zaista i poduzeti sve te planirane korake.

Kako ćete dostizati pojedine korake, tako će rasti vaše zadovoljstvo i samopouzdanje. Imat ćete dokaz da ste sposobni ostvariti što ste zacrtali, upravljati svojim vremenom i biti posvećeni rezultatima. To će naravno imati daljnje pozitivne učinke. Sada, umjesto da se nalazite u začaranom krugu namjera, sada možete biti u začaranom krugu aktivnosti i zadovoljstva! To će Vam dati snage i volje da izdržite na putu, a istovremeno ćete, sa svakim ostvarenim korakom, onaj sljedeći napraviti još lakše i brže.