Prijenos upravljanja na profesionalnog menadžera

Uvođenje novog menadžera u organizaciju nije samo puko preuzimanje uloge direktora od starog. To je kompleksan proces koji zahtijeva pažljivo razumijevanje organizacijske kulture i dinamike. Uzimajući u obzir postojanje već utvrđenih vrijednosti, normi i obrazaca ponašanja unutar organizacije, novi menadžer mora biti svjestan kako će njegova uloga utjecati na te faktore te kako ih može iskoristiti u ostvarivanju zajedničkih ciljeva. Stoga su priprema i približavanje novog direktora postojećoj organizacijskoj kulturi ključni koraci ka uspješnoj tranziciji i dugoročnom uspjehu. Zašto je upravljanje promjenama teško i možemo li uspješno reagirati na promjene?

Upravljanje promjenama zahtijeva mnogo više od samih stručnih vještina. Nužno je uzeti u obzir i psihološke aspekte, s obzirom na to da su ljudi ključni sudionici u ovom procesu. Novi vođa treba biti osviješten o vlastitim emocijama i o emocijama svih ostalih uključenih članova tima. Svjestan je kako njegove riječi mogu utjecati na njihovo raspoloženje i angažman. Također, važno je da zaposlenici budu pravodobno pripremljeni za dolazak novog menadžera kako bi se olakšala tranzicija za sve. Treba naglasiti da je proces prilagodbe na novo vodstvo dvosmjeran: novi direktor prilagođava se organizacijskoj kulturi, ali isto tako se organizacija i organizacijska kultura prilagođavaju njegovom stilu vođenja.

Kako izabrati?

Kako izabrati profesionalnog menadžera za prijenos upravljanja i provedbu promjena ključno je pitanje za organizacije koje se suočavaju s potrebom za transformacijom. Ovaj izbor može biti presudan za uspjeh ili neuspjeh projekta te može imati dugoročne posljedice na organizacijsku kulturu i sam opstanak poduzeća. Pri odabiru profesionalnog menadžera, prvo treba razmotriti njihovo iskustvo i ekspertizu. Trebao bi imati dokazanu sposobnost vođenja timova kroz razne projekte i postizanja uspjeha u upravljanju promjenama organizacijskih struktura ili procesa. Također je važno da ima razumijevanje specifičnih potreba i izazova vaše organizacije.

Komunikacijske vještine također su ključne. Novi menadžer trebao bi biti sposoban jasno komunicirati sa svima, od svojih najbližih suradnika do zaposlenika na svim razinama. To uključuje sposobnost slušanja i razumijevanja potreba i briga zaposlenika, kao i efikasno prenošenje ciljeva i strategije upravljanja promjenama. Pouzdanost i integritet su također neophodni. Trebao bi biti osoba od povjerenja koja će se pridržavati visokih etičkih standarda i koja će ispunjavati svoja obećanja. Osim toga, trebao bi imati smisla za rješavanje konflikata na konstruktivan način.

Važno je da novi menadžer ima sposobnost vođenja tima i motiviranja ljudi prema zajedničkom cilju. To uključuje sposobnost delegiranja odgovornosti, poticanja suradnje i podrške te hrabro prihvaćanje promjene, kao i rješavanje eventualnih sukoba ili otpora prema upravljanju promjenama. Odabir pravog menadžera za prijenos upravljanja i provedbu promjena zahtijeva pažljivo razmatranje, ali jedino s pravim odabirom će prijenos upravljanja biti jednostavniji i učinkovitiji.

Pripremite zaposlenika na novog menadžera

Priprema zaposlenika za novog direktora ključan je korak u procesu prijenosa upravljanja i provedbe promjena. Kao što je važan odabir pravog profesionalnog menadžera tako je nužno osigurati da su zaposlenici spremni prihvatiti novog direktora. Priprema zaposlenika uključuje transparentnu i učinkovitu komunikaciju o razlozima za promjenu i ulozi novog direktora u tom procesu. Zaposlenicima treba pružiti priliku da postave pitanja, izraze svoje brige i dobiju potrebne informacije kako bi se osjećali uključenima u proces.

Osim toga, važno je pružiti podršku zaposlenicima u prilagodbi na novu dinamiku i stil vođenja. To može uključivati ​​obuku ili radionice usmjerene na razvoj vještina suradnje, komunikacije i prilagodljivosti. Ključno je i osigurati kontinuiranu podršku i otvorenu komunikaciju tijekom tranzicijskog razdoblja kako bi se riješili eventualni problemi ili otpori prema novom vođi. Priprema zaposlenika za novog direktora treba biti integralni dio šire strategije upravljanja promjenama koja će osigurati glatku i uspješnu tranziciju za sve uključene strane.

Prijenos znanja na novog menadžera

Nakon što je tim spreman prihvatiti novog direktora vrijeme je da se fokusirate na prijenos znanja i iskustva na novog menadžera. Ključno je dobro ga upoznati s načinom rada. Prijenos znanja ima ključnu ulogu u osiguravanju kontinuiteta poslovanja i uspješne tranzicije u organizaciji. Ovaj proces omogućuje novom menadžeru da brže i učinkovitije preuzme svoje odgovornosti te da se što bolje integrira u tim i organizacijsku kulturu.

Prvi korak u prijenosu znanja je identificiranje ključnih informacija, vještina i resursa koje novi menadžer treba usvojiti. To može uključivati ​​razumijevanje povijesti projekata koje je tim imao, internih procesa, ključnih dionika i poslovnih ciljeva. Nakon identifikacije, znanje se mora sustavno prenositi novom menadžeru različitim metodama, kao što su mentorstvo, coaching ili pisana dokumentacija. Mentorstvo od strane prethodnog menadžera ili iskusnih članova tima može biti posebno korisno jer omogućuje novom menadžeru da direktno uči iz iskustva i dobije praktične savjete.

Osim toga, važno je novom menadžeru osigurati adekvatnu podršku i resurse tijekom procesa prilagodbe i učenja - dodatnu obuku, pristup relevantnim alatima i tehnologijama te redovite provjere napretka i povratne informacije. Ključni aspekt prijenosa znanja je kontinuirana podrška i mentorstvo nakon formalnog razdoblja prilagodbe. Novom menadžeru treba pružiti mogućnost da postavlja pitanja, traži savjete i dobiva podršku u rješavanju izazova koji se mogu pojaviti u novoj ulozi.

Ključni korak - planiranje

Za uspješan prijenos upravljanja na profesionalnog menadžera ključno je naglasiti strateško planiranje. Strateško planiranje služi za pružanje smjernica svim uključenima. Smatra se da postoji nekoliko dokazanih elemenata uspješnog planiranja.  Zadaci bi trebali biti usklađeni s postavljenim ciljevima i poslovnim ulogama.  Na primjer, može se postaviti cilj da se poveća prodaja za 20 posto u sljedećih šest mjeseci.

Potrebno je planirati i evaluaciju novog direktora te mu kontinuirano pružiti podršku tijekom cijelog procesa. To se može pomoću planiranih redovitih sastanaka i razgovora s timom. Pitajte zaposlenike o njihovim dojmovima o novom menadžeru i kakva je njihova suradnja. Na sastancima razgovarajte s novim direktorom o njegovim izazovima koje sigurno ima u novoj ulozi. Nakon što se utvrde potencijalni izazovi, slijedeći korak je savjetovanje i podrška.

Tijekom planiranja važno je uzeti u obzir i organizacijski dizajn. Organizacijski dizajn određuje okvire djelovanja novog menadžera te je potrebno da ga on razumije za daljnje aktivnosti tijekom promjene. Poznavanjem i uključivanjem u planiranje organizacijskog dizajna omogućit će da novi menadžer uvidi područja za poboljšanje u organizaciji. S obzirom na brojne nove informacije, potaknite novog menadžera da bude iskren o potrebi za dodatnim obukama. Mnogo je bolje da izrazi nespremnost i potrebu za dodatnim znanjem nego riskirati da posao obavi lošije od očekivanog.

Korak prema postignuću

Izostanak upravljanja učinkom u korporativnom poslovanju može se usporediti s putovanjem bez kompasa (ili GPS-a, u slučaju mlađih generacija). Posebno tijekom dolaska novog menadžera. Čak i ako vjerujete da se kreće određenom rutom, zapravo ne postoji način na koji biste znali je li to točno. Kako ćete stići tamo? Što se od njega traži da tamo stigne? Kada ćete stići?  Zbog toga, iznimno je korisno da novi menadžer dobije točne informacije o strategiji poduzeća i viziji gdje poduzeće želi stići u nekom budućem razdoblju. Na temelju takvih uputa moguće je definirati njegovo upravljanje učinkom u kojem su navedeni zadaci koje je potrebno izvršiti i kako.  

Provjera učinka izvrsno je sredstvo za pružanje povratnih informacija o tome koliko dobro menadžer obavlja svoje radne zadatke. Ide li sve prema planu? Što se može poboljšati? Što radi dovoljno dobro da zasluži priznanje i nagradu? Isto tako, zaposlenici bi trebali biti slobodni izraziti načine za poboljšanje njihove radne učinkovitosti i tako pomoći novom direktoru da ostvari zadane ciljeve.

Svaka nova prepreka na koju novi menadžer naiđe, svaki cilj koji dosegne, sve to je dio putovanja. A kad se sve završi, osjećaj uspjeha može biti poticaj za daljnje uspjehe!

Ono što treba izbjeći

No, u zadavanju ciljeva se krije ogromna zamka. Menadžer koji odmah želi implementirati brojne promjene u organizaciji iako još nije potpuno shvatio dinamiku tima i organizacijsku kulturu će trčati pred rudo i nastradati. To je primjer žurbe bez razumijevanja. Svatko od nas se želi što prije dokazati, a za to nema boljeg načina od postizanja određenih ciljeva. No, ciljeve novi direktor ne postiže sam već zahvaljujući svim zaposlenicima.

Isključiva usmjerenost na ciljeve dovodi do zanemarivanja odnosa. Kod upravljanja promjenama velika je važnost na komunikaciji i odnosu s kolegama. Kritično je da novi direktor njeguje veze s kolegama, timom. Ako radi sve kako treba, ali zanemaruje odnose, riskira postati manje učinkoviti od starog direktora. Uspostavljanje pozitivnih odnosa olakšava mu pristup važnim informacijama, različitim gledištima i potrebnim resursima bitnim za efikasno vođenje tima ili projekta. Bez efikasne komunikacije može biti zakinut za relevantne informacije te, zahvaljujući tome, donijeti pogrešne odluke. Ako novi menadžer ne uzima u obzir doprinose zaposlenika, to može narušiti povjerenje u njegovu sposobnost vođenja tima.

Dajte mu vremena da se uklopi u organizaciju, da bude prihvaćen i da onda utječe na organizaciju i njene ciljeve. Upravljanje promjenama na osobnoj i globalnoj razini i prijenos upravljanja nije lako, ali laganim koracima i vi možete biti sljedeći uspješan primjer ako koristite prokušane metode upravljanja promjenama!

Ovo je proširena i osvježena verzija članka izvorno objavljenog na mirovina.hr