Promjene u organizaciji neizbježne su kao i promjene u ostatku života. Kao i mnogim drugim pojavama u radu i razvoju organizacije, promjenama se može i treba upravljati. Kako se to točno radi?
Uspješno provođenje promjene ovisi o cijeloj organizaciji, njenoj kulturi, fleksibilnosti te svakom pojedinom zaposleniku. Dakako, samom procesu upravljanja promjenom pristupa se sve ozbiljnije. Tako su se razvile mnoge metode i strategije koje se mogu koristiti ovisno o različitim obilježjima samog procesa promjene.
Postoje mnoge stavke na koje treba obratiti pozornost pri provođenju promjene te kroz kompletno upravljanje promjenama. Prva i osnovna je prepoznavanje potrebe za promjenom. Potrebu za promjenom prepoznajemo prema raznim pokazateljima, koji često mogu biti i pritajeni. Stoga je važno uvijek i stalno biti ažuran i svjestan poslovanja i procesa u organizaciji. Kada se prepoznaju pokazatelji, važno je odrediti je li potreba zbilja potrebna te koji je cilj njenog provođenja. Tek kada imamo točno određen cilj, možemo se fokusirati na plan procesa promjene. Fokus tog plana trebaju najprije biti ljudi u organizaciji, ali i organizacijske strukture, sustavi te kultura.
Strategije
Budući da je svaka promjena, bilo pozitivna ili negativna, stresna sama po sebi, važno je u fokus staviti ljude i njihovu prilagodbu promjeni. Posebice jer promjene mogu biti zanemarive, poput promjene neke strategije na određenom projektu. Međutim, mogu biti i sveobuhvatne, kao promjene u temeljnim načelima organizacije. U tom slučaju, riskiramo i gubitak zaposlenika.
Tako se veličina i ozbiljnost promjena mogu definirati i kroz neke strategije. Primjerice, strategija kontinuiteta odnosi se na zadržavanje trenutnih strategija uz minimalne promjene. Obično takve promjene izazivaju slab otpor kod zaposlenika, što je svakako pozitivna stvar. Međutim, ova se strategija ne može primijeniti kad se ukaže potreba za nekim brzim i radikalnim promjenama zbog npr. promjena na tržištu. Uz strategiju kontinuiteta možemo spomenuti i strategiju rutinske promjene koja također obuhvaća minimalne promjene vezane uz same tržišne elemente kao što su cijene, oglašavanje i slično. Nastavak poslovanja uz manje promjene poput uvođenja novih proizvoda ili usluga je strategija ograničenih promjena. Za rizičnije i ozbiljnije promjene koristimo strategiju radikalnih promjena. Pri ovom procesu ista ostaje sama djelatnost organizacije, a sve ostalo je podložno promjeni te često izaziva velik otpor kod zaposlenika. Najradikalnija od svih je promjena organizacijskog usmjerenja, koja podrazumijeva promjenu kompletne djelatnosti organizacije.
Vidljivo je kako je učinkovito upravljanje promjenama jedan opširan, sustavan i prije svega strateški pristup. Važno je korištenje stručnih spoznaja i metodologije kako bi se sve odradilo što uspješnije te kako bi se bez previše poteškoća došlo do željenih ishoda. Upravo spomenuta metodologija upravljanja promjenama nosi veliku važnost zbog načela koja pruža za vođenje procesa upravljanja promjenama. Bez tih načela i usmjerenja, cijeli proces bio bi uvelike otežan i neuredan. Metode proizašle iz metodologije upravljanja promjenama pružaju strukturirani pristup za sve korake procesa promjena. To znači prepoznavanje potrebe za promjenom, razvoj plana te provedba plana, praćenje napretka i mjerenje rezultata.
Ove metode pomažu organizacijama da budu spremne za promjene kada do njih dođe, umjesto da na sve moraju reagirati iznenada. Osim toga, komunikacija između svih uključenih u proces upravljanja promjenom je puno lakša jer je sve dio unaprijed poznate strukture. Micanje nepotrebnih prepreka prilikom uvođenja promjena i olakšavanje procesa ključno je za dobrobit vodećih i zaposlenika, budući da umanjuje stres i smanjuje pojavu prilike za sukobe.
Lewino model upravljanja promjenama
Prva metoda koju ćemo predstaviti je Lewino model upravljanja promjenama. Ovaj model temelji se na tri faze koje, prema njemu, sadrži svaka promjena. Te faze su: odmrzavanje, promjena i zamrzavanje.
Upravljanje promjenama kroz ove tri faze fokus stavlja na sam proces promjene. Odmrzavanje se odnosi na pripremu zaposlenika i voditelja te na sam proces promjene. Zatim slijedi promjena. U ovoj fazi detaljno se analizira ono što promjena jest i što proces promjene donosi. U zadnjoj fazi, odnosno fazi ponovnog zamrzavanja fokusira se na stabilizaciju stanja nakon promjene te integracija novog stanja u organizacijsku kulturu. Prva i zadnja faza zapravo su ključ uspješnosti procesa promjena. Iznimno je važno prirediti teren za promjenu, ali i uspješno je integrirati kako bi mogli zadržati to novonastalo stanje u organizaciji.
7-S model (McKinseyev model)
Druga metoda je 7-S model. Broj 7 odnosi se na sedam faktora koji određuju funkcioniranje organizacije. Odnose se na razne i različite dijelove organizacije te kako oni funkcioniraju kako bi se olakšalo i maksimalno efikasno odradilo samo upravljanje promjenama.
Tih sedam faktora kao početno slovo imaju slovo 'S' na engleskom jeziku, a odnose se na: strategiju, strukturu, sistem, zajedničke vrijednosti (eng. shared values), vještine (eng. skills), stil i osoblje (eng. staff). Ovih sedam faktora potrebno je uzeti u obzir pri provedbi bilo kakve promjene budući da je njima obuhvaćena kompletna djelatnost jedne organizacije. Dakle, uzima se u obzir kako će promjena utjecati i kako će se implementirati u sve, od strateških planova, preko stila rada u organizaciji do samih zaposlenika ili 'osoblja'. Ova metoda zahtijeva trud i energiju, ali njenim opširnim pristupom garantirate minimalne šanse za greške.
Kotterov model 8 koraka
Ovaj model od 8 koraka smatra se jednom od najefikasnijih metoda za upravljanje promjenama. Kroz elemente procesa upravljanja promjena od osam koraka pokušava se objasniti prihvatljivost promjene.
Tako prvi korak uključuje stvaranje potrebe za promjenom. Drugi korak odnosi se na prikupljanje zaposlenika sličnih mišljenja i stavova kako bi se oformila grupa koja će voditi proces promjene. Zatim se u trećem koraku stvara vizija kako bi promjena trebala izgledati te čime bi trebala rezultirati. U četvrtom koraku komunicira se i analizira ta vizija. Peti korak se fokusira na uklanjanje prepreka za provođenje promjene. U šestom koraku slave se 'male pobjede' odnosno napredak prema cilju. Implementacija manjih promjena odvija se u sedmom koraku, a integracija promjene u organizacijsku kulturu je zadnji i osmi korak.
Ova metoda omogućava detaljnu pripremu svih koraka procesa promjene te usmjerava fokus na uspješno izvođenje promjene dio po dio. Time se također pruža detaljnija slika samog procesa kako bi se i voditeljima promjene olakšala primjena načela upravljanja promjenama te kako bi se samim zaposlenicima lakše približilo ono što se zbiva.
ADKAR model
ADKAR model jedna je od popularnijih metoda za upravljanje promjenama. ADKAR je također kratica nastala prema engleskim riječima za svijest (Awareness), želju (Desire), znanje (Knowledge), sposobnost (Ability) i pojačanje (Reinforcement).
U ovom modelu fokus je na zaposleniku. Odnosno, onim pojedincima na koje utječe promjena u organizaciji. Oni koji su zaduženi za upravljanje promjenom imaju primarni zadatak stvoriti prihvaćanje i razumijevanje promjene kod zaposlenika. Zatim je cilj izazvati želju i volju za implementiranje promjene. Nakon toga slijedi edukacija o svemu što se događa kako bi svi imali svo potrebno znanje o stanju. Kada ta faza završi, radi se na razvijanju potrebnih sposobnosti i vještina kod zaposlenika. I na samom kraju, radi se na održavanju promjene kroz podršku i jačanje njene primjene. Ova metoda se fokusira na dobrobit zaposlenika što svakako djeluje pozitivno na sveukupan proces promjene. Pozitivno djelovanje ovakvog pristupa proizlazi iz prevencija velike razine otpora, stresa i sukoba među zaposlenicima.
Bridgeov model promjene
Model koji je razvio William Bridge objašnjava proces promjene kroz tri faze upravljanja promjenom i često se izjednačava s Lewino metodom. Također, ova metoda fokusira se na psihološke aspekte koje donosi upravljanje promjenama i cjelokupni proces.
Tri faze se odnose na završetak jedne faze, neutralnu zonu te početak nove faze. Završetak jedne faze, kao što samo ime govori, odnosi se na okončavanje starih ili dosadašnjih načina rada. Kraj nikad nije jednostavan i u ovoj fazi mogu se pojaviti intenzivnije emocionalne reakcije kod zaposlenika. Stoga dolazimo do neutralne zone. U ovoj fazi uči se kontrolirati negativne emocije te pregledava što sve promjena donosi i kako će izgledati budućnost rada. Početak nove faze sastoji se od prihvaćanja i implementacije promjene. Osim toga označava i primjenu novih vještina u novu stvarnost radnog okruženja. Važno razumjeti i emocionalnu stranu procesa promjena kako bi upravljanje bilo uspješno.
Kübler-Rossova krivulja promjene
Metoda krivulje, odnosno Kübler-Rossova krivulja promjene, temelji se na 5 faza tugovanja. Prema autoru, uz pomoć ove metode se lakše shvaća ozbiljnost emocija u procesima organizacijske promjene te samo upravljanje promjenama.
Prva faza odnosi se na šok ili poricanje novog poretka stvari u organizaciji. Druga faza je ljutnja kao reakcija na ono što se mijenja, zbog toga što se nešto uopće mijenja. Treća faza je faza pregovaranja. U toj fazi najčešće zaposlenici pokušavaju odgoditi promjenu. Četvrta faza je faza depresije kada se zaposlenik predaje. Tada je njegova motivacija i produktivnost na najnižoj razini. Zadnja faza je faza prihvaćanja. Zaposlenik napokon prihvaća promjenu te pronalazi nova rješenja za snalaženje u novim situacijama s kojima se od sad sam suočava.
Satir model upravljanja promjenom
Ovom metodom, odnosno modelom, pokušava se razumjeti 5 faza promjene kroz koje prolaze zaposlenici, ali i cijela organizacija. Razumijevanje ovih faza uvelike će vam olakšati upravljanje promjenama.
Prva faza naziva se „status quo“. U toj fazi sve tek kreće te ne postoji preveliko prihvaćanje niti otpor promjeni. Druga faza naziva se „kaos“. Ovu fazu karakterizira zbunjenost i neizvjesnost pri napuštanju starih načina rada i pokušaju implementiranja novih. Treća faza je integracija. U ovoj fazi novi obrasci rada polako se integriraju u organizaciju i njenu kulturu. Četvrta faza je faza vježbanja. Vježbanje se odnosi na usavršavanje novih načina rada i ophođenja te novih vještina. Zadnja faza je faza konsolidacije. To je faza u kojoj su promjene u potpunosti integrirane u rad organizacije i zaposlenika.
Važno je odabrati najprikladniju metodu za vašu organizaciju
Upravljanje promjenama uključuje razne korake i korištenje raznih metoda kako bi upravljanje bilo uspješno, i za organizaciju i za zaposlenike. Uz hrabrost koju donosi rast na osobnoj razini potreban za upravljanje promjenom, važno je dobro definirati ciljeve, viziju i korake kako biste što lakše i bez većih poteškoća stigli do željenih rezultata. Kao što smo mogli vidjeti, postoje mnoge metode i modeli upravljanja promjenama kojima se organizacije i voditelji procesa promjena mogu koristiti. Ove metode nude niz usmjerenja i načela prema kojima bi proces upravljanja promjenama trebao teći glatko. Osim toga, nude objašnjenje što je sve važno uzeti u obzir pri vođenju procesa promjene te koliko su važni strateški, ali posebice emocionalni aspekti promjena u organizacijama.
Tako se neke metode, poput Kotterovog modela od 8 koraka te Lewino modela fokusiraju upravo na sam proces promjene. Dok se modeli poput ADKAR-a i Krivulje promjena fokusiraju na psihološke aspekte. Naravno, idealno bi bilo koristiti holistički pristup, kao što to rade u modelu 7-S. Važno je da dobro promislite o tome koja metoda bi bila najprihvatljivija za vaše zaposlenike i vašu organizaciju. Osim toga, važno je procijeniti koja metoda je najprikladnija za vrstu promjene koju provodite. Sretno upravljanje!
