U 858. broju časopisa Lider od 11. ožujka objavljeni su i Tanjina razmišljanja o okidačima produktivnosti koji omogućuju ostvarivanje željenih rezultata. Mnogi se menadžeri još uvijek povode za količinom uloženog rada, a manje pažnje obraćaju na produktivnost pa je ova tema tim važnija. U nastavku pročitajte Tanjine odgovore na pitanja koja je postavio novinar Jozo Knez.
U čemu je kvaka produktivnosti?
Kao što mu i samo ime kaže, pojam produktivnost označava sposobnost ostvarenja željenih produkata (rezultata, ciljeva). Mnogi ga pogrešno poistovjećuju s radišnošću, u smislu obavljanja velike količine posla u nekom vremenskom razdoblju. Stoga često znamo čuti mnoge kako govore: „Danas sam baš bio produktivan – baš sam se naradio“. Mnogim menadžerima je izvor zadovoljstva i osjećaja postignuća kada vide da njihovi ljudi rade puno.
Međutim, puno rada ne dovodi samo po sebi do ostvarenja željenih rezultata. Štoviše, može dovesti i do velikog iscrpljivanja ljudi, što ih još više odmiče od postizanja ciljeva. Postoji i narodna izreka koja opisuje tu pojavu: „Puno zuji, malo meda daje.“. Zato je kvaka produktivnosti upravo u postavljanju vrlo jasnih i realnih ciljeva, odnosno u što zornijem predočavanju ljudima kakve konkretno rezultate očekujemo od njih. Menadžer treba svakom svom zaposleniku pojasniti što treba raditi i zašto je to važno. Osim toga, treba mu naglasiti do kada to treba biti gotovo i kako treba izgledati finalni rezultat.
Na taj način može lako pratiti i mjeriti produktivnost: ako je zaposlenik ostvario dogovoreni rezultat, znači da je bio produktivan. Ako nije, onda nije bio produktivan, bez obzira što je možda jako puno radio. Drugim riječima, upravljanje učinkom jedna je od vještina koje menadžer može usavršiti kako bi uspješnije upravljao svojim zaposlenicima. Samim time, menadžerovo upravljanje učinkom bi povećalo uspješnost nekog odjela u organizaciji i/ili organizacije u cjelini.
Na koji se način kod vas potiče produktivnost, postoje li neke posebne radnje?
Važno je imati postavljene ciljeve, najbolje u SMART obliku. Ako je postavljen SMART, to znači da je cilj konkretan, mjerljiv, ostvariv, relevantan te postoji rok do kada ga treba ostvariti. Postavljanjem takve vrste ciljeva se osiguravaju veće šanse za njihovo ostvarivanje. Osim jasno postavljenih ciljeva, postoje još neke važne preporuke za poticanje produktivnosti. Jedna od njih je da u postavljanje ciljeva menadžer uključi i zaposlenike jer se od njih traži realizacija tih ciljeva. Štoviše, oni, svojim znanjima i konkretnim iskustvom u svojoj radnoj ulozi, mogu najbolje pridonijeti njihovom specificiranju. Dodatno, uključivanje u postavljanje ciljeva u ulozi ravnopravnog partnera, umjesto u ulozi pasivnog isporučitelja rezultata, djeluje snažno motivirajuće na zaposlenike. Naime, kod njih razvija „stalo mi je“ osjećaj, odnosno osjećaj da zaposlenici doživljavaju cilj važnim i svojim. To im daje istinsku motivaciju da prebrode prepreke koje im se nađu na putu do ostvarenja postavljenog cilja.
Dakle, za upravljanje učinkom unutar tima važno je uspostaviti otvorenu komunikaciju sa zaposlenicima. To će vam omogućiti da zaposlenici otvorenije daju svoje prijedloge. Isto tako, više će iznositi vlastito mišljenje o tome za koje ciljeve smatraju važnima. Kada vaši zaposlenici shvate da ih čujete i uvažavate njihove prijedloge, bit će motiviraniji za rad na njima. Posljedično tome, povećat ćete im razinu produktivnosti, a vi ćete ostvariti ciljeve kroz upravljanje učinkom.
Potiče li se produktivnost primjerom i smatrate li da bi to tako trebalo biti?
Najvažniji primjer koji menadžer može dati svome zaposleniku je pokazivanje da mu je stalo do ciljeva koje zaposlenik treba ostvariti. To znači da treba pokazati aktivni interes za proces njihove realizacije. Konkretno, treba pitati zaposlenika kako mu ide realizacija, s kojim se poteškoćama susreće, kako ih rješava te kako mu može pomoći pri tome. Treba redovito pohvaljivati zaposlenika za uspješno realizirane podciljeve. Također, za proaktivnost i kreativnost u rješavanju problema s kojima se suočava. Osim toga, treba ga pohvaliti i za otvoreno prijavljivanje svih poteškoća s kojima se ne može samostalno nositi. Na kraju, kad se postigne željeni cilj ili rezultat, treba zaposlenika još jednom pohvaliti i naglasiti važnost njegovog ostvarenja u kontekstu ciljeva organizacije. Sve to spomenuto je zapravo upravljanje učinkom.
Najveći neprijatelj motivacije i produktivnosti je loš, tj. neučinkovit menadžerov pristup. Drugim riječima, da zaposleniku samo delegira zadatke bez provjeravanja radi li na njima, odnosno je li ih realizirao u dogovorenoj kvaliteti. To je zaposleniku znak da menadžeru zapravo nije stalo do toga što on radi, kao i da ciljevi koje je dobio suštinski nisu važni. Upravo sve to navedeno govori o tome da menadžerovo upravljanje učinkom nije učinkovito te da je potrebno promijeniti strategiju praćenja produktivnosti. Ako menadžer sam predano radi na svojim zadacima, daje dobar primjer svojim zaposlenicima, ali je to samo po sebi premalo.
Kako uopće potaknuti radnika da bude produktivniji?
Jedan od važnih preduvjeta produktivnosti je redovito davanje zaposlenicima šire slike poslovanja. Preciznije, koji su trenutno ciljevi poduzeća i što se sve radi na raznim razinama organizacije kako bi se oni ostvarili. Osim toga, kako ciljevi svakog zaposlenika pomažu u realizaciji tih općih ciljeva. Kako radni zadaci svakog zaposlenika imaju određenu svrhu i da utječu na učinak organizacije na cjelokupnoj razini. Također, menadžer treba zaposlenicima davati i redoviti osvrt na tijek realizacije ciljeva na razini cijele organizacije. Konkretno, da se iznese što je već realizirano i s kojim uspjehom. Isto tako, napraviti izvješće zaposlenicima o tome što se sve pritom naučilo.
Zaposlenike treba informirati i o tome što se još treba realizirati, odnosno koje aktivnosti slijede. Isto tako, potrebno ih je ponovno informirati o tome na koji način će se preostali ciljevi realizirati. Sve to pridonosi osjećaju da je organizaciji stalo i do vlastitih ciljeva i do zaposlenika, jer i jedne i druge tretira s velikom pažnjom i poštovanjem. Taj osjećaj snažno pridonosi maksimizaciji produktivnosti svakog zaposlenika. Uz sve to, važno je imati na umu da se ponekad neki ciljevi neće moći ostvariti ili će proces biti otežan. Tada je važno razgovarati sa zaposlenicima kako bi se došlo do uvida treba li nešto promijeniti u vezi postavljenog cilja. Modificiranje i poboljšanje ciljeva se također može prepustiti zaposlenicima, primjerice ako znaju da je potreban duži vremenski rok.
Je li istinita ona tvrdnja da je sretan radnik i produktivan radnik?
Produktivnosti radnika pridonosi osjećaj da radi nešto važno, nešto što pridonosi nekoj dobrobiti, te osjećaj kompetentnosti u realizaciji ciljeva. Osjećaj kompetentnosti temelji se na njegovim znanjima i vještinama koje mu omogućuju da ostvari svoje ciljeve. Za produktivnost je važno i da radnik može slobodno govoriti o poteškoćama s kojima se susreće i o greškama koje je napravio, bez straha od negativnih posljedica. Važno je i da radnik ima slobodu samostalnog djelovanja u okviru vlastitog područja odgovornosti. Osim toga, i da je ohrabren u davanju svog mišljenja i prijedloga. Dodatno, važno mu je da menadžer poštuje njegove potrebe za privatno-poslovnim balansom kao i njegovu psihofizičku dobrobit. Sve to u prvom redu daje radniku osjećaj da ga se cijeni, što svakako potiče i osjećaj sreće. Sve te aspekte kao menadžer uspješno možete osigurati kada je upravljanje učinkom zaposlenika prisutan.
Svakako da produktivnost radnika ovisi o njegovoj sreći. Ako je zaposlenik motiviran, zadovoljan poslom i ima zadovoljene uvjete, njegova produktivnost je veća. Brojni faktori mogu utjecati na zaposlenikovu (ne)sreću na radnom mjestu. Iz toga je razloga važno upravljanje učinkom. Drugim riječima, potrebno je razgovarati sa zaposlenicima te uvidjeti postoje li neki uzroci njihova nezadovoljstva. Kako bi zaposlenici bili produktivni i ostvarili postavljene ciljeve, važno je prvo osigurati im sve uvjete za to.
Kako potaknuti produktivnost bez obzira na mjesto rada?
Produktivnost se potiče svim prethodno opisanim aktivnostima koje je važno provoditi bez obzira na mjesto rada. To znači da menadžer treba osigurati redovitu komunikaciju o kratkoročnim i dugoročnim ciljevima. Osim toga, važna je i komunikacija o aktivnostima i postignućima sa svakim zaposlenikom, kao i s timom kojim rukovodi, uživo ili online. Mnogi menadžeri strahuju da će zaposlenici zabušavati ako ih nemaju na oku tijekom cijelog radnog dana. Međutim, ako su zajedno s njima definirali ciljeve i rokove, nema potrebe za time. Isto tako, ako redovito provjeravaju realizaciju aktivnosti koje su potrebne za ostvarenje ciljeva, onda je njihovo izvršavanje jedino mjerilo produktivnosti. Bez obzira događalo se to u uredu ili od kuće, praćenje izvršavanja aktivnosti je već dovoljan znak produktivnosti.
Problem nastaje kad se aktivnosti ne izvršavaju, a ciljevi ne ostvaruju jer tada treba zajedno sa zaposlenikom pronaći uzroke tome i sustavno ih rješavati. Moguće je da ni menadžer niti članovi njegovog tima ne znaju kako upravljati vremenom i vlastitom energijom u svrhu ostvarivanja ciljeva. Stoga je to vještina koju treba usvojiti za produktivan rad bez obzira na mjesto rada. Dakle, kako bi upravljanje učinkom bilo uspješno, važno je da i sam menadžer ima određene učinkovite strategije za rad. U to spada već spomenuto upravljanje vremenom, kao i organizacija obavljanja aktivnosti te jasno postavljeni ciljevi.
Jesu li kvalitetno upravljanje učinkom i dobra produktivnost radnika jedni od ključnih uvjeta uspjeha poduzeća?
Uspjeh poduzeća ovisi o brojnim faktorima, a ne samo o radnicima. Naravno, ono ovisi o ostvarenju pojedinačnih, timskih i organizacijskih ciljeva. Ključ za njihovo ostvarenje su kompetentni, motivirani i produktivni zaposlenici. Čak i ako je poslovanje u dobroj mjeri automatizirano, i dalje ovisi o ljudima koji trebaju postaviti ciljeve i programirati procese. Isto tako, ovisi i o tome da treba rješavati sve ad hoc situacije kako bi se oni realizirali. Kako bi to bilo ostvarivo, važno je imati i dobro upravljanje učinkom. Važno je kvalitetno voditi tim kroz ostvarivanje aktivnosti i zacrtanih ciljeva, a to je moguće prvenstveno ako je samo vodstvo dobro uređeno. Zaposlenicima je potreban uzor, netko tko će ih progurati kroz izazove i saslušati ih. Isto tako, netko tko će ih pohvaliti i nagraditi za ostvarivanje postavljenih ciljeva.
Nema uspjeha bez ljudi. Zato je poduzeću od iznimne važnosti da svaki menadžer usvoji znanja o tome kako ljudi funkcioniraju i kako maksimizirati njihovu produktivnost. Za svakog menadžera je važno da razvije ponašanje kojim će sustavno poticati produktivnost i motiviranost ljudi. Bez davanja pune pažnje ljudima nema niti poslovnog uspjeha. Pogotovo ne u ovom suvremenom svijetu stalnih promjena, na čije izazove mogu odgovoriti samo ljudi svojim fleksibilnim, kompetentnim, proaktivnim, kreativnim i timskim djelovanjem.
