Procjene zaposlenika su neizbježan dio rada rukovoditelja. One omogućuju nadređenima da shvate kako zaposlenici ispunjavaju radne zadatke te zadovoljavaju li zahtjeve i standarde poduzeća. Najbolji način za procjenu zaposlenika je kroz upravljanje učinkom.
Glavna svrha i razlog zašto bi svaka organizacija trebala imati program za upravljanje učinkom jest prvenstveno zbog pozitivnog utjecaja koje on donosi sa sobom. Općenito govoreći, upravljanje učinkom poboljšava učinak zaposlenika, dok klasične metode često samo naglašavaju slabije strane i pogreške zaposlenika. Negativne povratne informacije ne mogu zauzvrat dati pozitivne posljedice poput poboljšanog učinka. Kada implementirate program za upravljanje učinkom, dajete zaposlenicima do znanja da im prije svega želite pomoći u profesionalnom razvoju. Biste li više voljeli od nadređenog čuti povratnu informaciju „Dobro ti ide.“ Ili „Izvrsno si odradio/la ovaj dio projekta, no vidim da si zapeo/la u prezentaciji. Treba li ti pomoć?“. Većina ljudi bi se složila da je druga izjava puno jasnija i konstruktivnija. Svi vole čuti konstruktivnu povratnu informaciju. Ona potiče poboljšanje u obavljanju radnih zadataka i rad na problematičnim područjima.
Upravljanje učinkom omogućuje usklađivanje individualnih napora s timskim i organizacijskim ciljevima. Ako uspijete osmisliti učinkovit program za upravljanje učinkom temeljen na načelima, bilježiti ćete povećanu produktivnost, porast poslovanja, a i usavršavanje vaših zaposlenika. Postoje određene ključne strategije unutar postavljanja novog sustava mjerenja učinka koje će posebno poboljšati produktivnost. Kada je produktivnost visoka, tada i svi drugi procesi u organizaciji funkcioniraju. Bez produktivnosti nema ni ostvarenja osnovnih ciljeva organizacije. Zato je od iznimno značajne važnosti pokušati zadržati razinu produktivnosti na zadovoljavajućoj razini u svim trenutcima.
Preokret za 360 stupnjeva
Da biste imali program za učinkovito upravljanje učinkom koji funkcionira, trebate uložiti resurse u sustav povratnih informacija o učinku, takozvani pristup 360 stupnjeva. Razlog zašto nosi to ime je u tome što počiva na ideji različitih razina procjene. U procjeni učinka sudjeluju ljudi koji su u kontaktu s procjenjivanom osobom i nalaze se u odnosu na nju u različitim pozicijama. To uključuje menadžere, kolege, voditeljem timova, kupce i krajnje potrošače ili korisnike usluga. Kada primijenimo ovakav pristup on postaje sveobuhvatan i značajan. Zaposlenici mogu vidjeti kako njihov uradak percipiraju različite skupine ljudi.
Kada zaposlenike procjenjuju kolege i nadređeni, poboljšava se sposobnost zaposlenika da sagleda svoj rad na kvalitetniji način. Velika je razlika između onoga kada zaposleniku dajemo ocjenu na temelju vlastitog zapažanja i onoga kada mu pokažemo procjene kolega i suradnika, a možda i kupaca. Takav iscrpan izvještaj dovodi do povećane samosvijesti, a zaposlenik vas ne može optužiti za pristranost. Procjene drugih mogu i vama, rukovoditelju, otvoriti oči i ukazati na slijepe pjege koje imate pri procjeni rada članova svog tima.
Kada se prikladno uvede u organizaciju, pristup 360 promovira otvorenu komunikaciju i prenosi poruku zaposlenicima da nam je njihovo mišljenje itekako važno. Ono što ovaj pristup čini privlačnim je jednostavnost njegove implementacije. Povratne informacije postaju jasnije i lakše se dolazi do ocjena nečijeg ponašanja kada one dolaze iz više izvora. Od zaposlenika se traži da anonimno ispune kratku anketu pa se takav feedback može primijeniti puno češće od uobičajenog. Jasnoća povratnih informacija čini ovaj proces puno jednostavnijim i iscrpnijim, a zaposlenici točno znaju kako se mogu poboljšati. S obzirom na to da informacija dolazi iz više izvora, mogu biti uvjereni u pouzdanost i pravednost danih informacija. Takvi zaposlenici će postati i mnogo produktivniji jer imaju točan prikaz svog rada.
3,2,1 – akcija
S obzirom da je tehnologija postala sastavni dio organizacija, tako je uključena i u upravljanje učinkom. Više se ne koriste staromodne metode pisanih bilješki tijekom sastanaka. Umjesto toga, sada se za upravljanje učinkom češće koristi softver. Oni uz ocjenjivanje daju mogućnost menadžerima za pisanje bitnih bilješki kojima će olakšati davanje povratne informacije. Neki sustavi se temelje na gejmifikaciji odnosno dodjeljivanju pozitivnih i negativnih bodova zaposlenicima za određena ponašanja pa su zaposlenici motivirani skupiti što više bodova. Neki softveri mogu slati automatski podsjetnike kojima potiču ocjenjivanje, odnosno podsjećanje procjenjivanih da trebaju popraviti neke oblike ponašanja kako bi dobili bolje ocjene.
Da bi se povećala produktivnost, potrebno je povratne informacije davati što češće. Čim se određeni događaj koji zahtjeva pažnju menadžera dogodi, softverski sustavi mogu ga o tome obavijestiti pa menadžer može dati povratnu informaciju što zaposlenik treba raditi. Takav način za upravljanje učinkom omogućava kontinuitet, a povratne informacije se daju tijekom cijelog procesa. Utjecaj povratnih informacija je maksimalno iskorišten jer se daje samo pozitivan ili konstruktivni feedback. Menadžeri i zaposlenici mogu imati pristup online bilješkama unutar kojih ostavljaju komentare i dijele informacije s timom. To pomaže svim članovima da unaprijede svoj rad.
Uz navedeno, preciznost u mjerenju i procjeni učinka su ključni savjeti za upravljanje učinkom. Organizacije bi trebale koristiti kvantificirane mjere, odnosno brojčane vrijednosti jer se na taj način napredak prema cilju se može puno lakše procijeniti, a tako i produktivnost raste. Usporedbom stvarnih rezultata s prethodno definiranim mjerama, rukovoditelji mogu identificirati trendove i ona područja unutar kojih je potreban rast. Takvi podaci omogućuju objektivne procjene i eliminiraju pristranosti.
Razvoj i nagrada
Razvoj zaposlenika trebao bi biti u centru pažnje za mnoge procese u organizaciji i to je ključan je element za proces upravljanja učinkom. Planovi individualnog razvoja se izrađuju sa svrhom analize vještina i kompetencija koje zaposlenik treba unaprijediti kako bi postigao što bolji učinak. Kada se planovi individualnog razvoja uključe u implementaciju modernog upravljanja učinkom, možete očekivati povećanje produktivnosti i napredak u karijeri zaposlenika. Planovi se moraju prilagoditi i individualnim ciljevima zaposlenika, jer u suprotnom mogu imati suprotan efekt. Ako se pravilno primjenjuju, uz planove razvoja osigurava se angažiranost zaposlenika i opremljenost za učinkovit doprinos organizaciji.
Nije dovoljno samo imati detaljan proces putem kojeg ćemo priopćiti zaposlenicima izvještaj o njihovom učinku. Da bi se zaposlenici osjećali viđeno i cijenjeno, potrebno je prepoznati i nagraditi njihov rad i rezultat. Kada dajemo nagrade automatski motiviramo zaposlenike. A motivirani zaposlenici su ujedno i produktivni zaposlenici. Naglašavanje postignuća potiče pozitivne obrasce ponašanja. Što više pažnje pridodajemo rezultatima umjesto aktivnostima, to će zaposlenici češće biti usmjereni na rezultat. Dakle, ako pohvalimo zaposlenika za dobro odrađivanje radnih zadataka, vjerojatno ćemo ga motivirati da nastavi raditi na takav ili još bolji način. Osim toga, nagrađivanje potiče i kulturu zahvalnosti. Vrsta nagrade ovisi o samoj odluci nadređenih. Financijske nagrade se uvijek cijene, no treba imati u svemu mjeru. Pohvale i usmeni komplimenti ponekad više znače zaposlenicima od bonusa na plaći.
Nagrade povezuju izvanredan osobni rezultat sa uspjehom organizacije. Da bi nagrade imale pozitivan utjecaj, birajte pravo vrijeme kada ćete ih davati i pripazite da ne nagrađujete najmanje sitnice. Najbolji način davanja pohvala jest povremen i bez nekog određenog pravila, a za novčane nagrade imajte pravila kojima ćete promovirati pravednost i transparentnost u nagrađivanju.
Suradnja u organizaciji
Svaka imalo uspješna organizacija zna koliko je suradnja bitan aspekt funkcioniranja poduzeća. Korištenjem modernijih metoda za upravljanje učinkom možete poboljšati suradnju među timovima i članovima. Postavljanjem zajedničkih ciljeva možete osigurati da timovi rade zajedno na njihovom dostizanju. Kada timovi surađuju, promiče se kultura zajedništva i pomaganja. Takve promjene potiču angažman i produktivnost. Dobra je ideja dati timovima ili zaposlenicima projekte putem kojih mogu iskazati svoju vještinu i kreativnost. Bitno je osigurati i kreativnu slobodu prilikom davanja takvih zadataka. Dajte zaposlenicima mogućnost da sami razviju sastavne vještine potrebne za radno mjesto.
Još jedan način kako se produktivnost može povećati u organizaciji jest uz pregled opisa radnih mjesta. Barem jednom godišnje je potrebno analizirati što točno određena pozicija zahtjeva. Odgovornosti, zahtjevi internih i vanjskih kupaca, radni zadaci te svrha radnog mjesta su sve bitni čimbenici opisa radnog mjesta. Možete pitati vaše zaposlenike imaju li sugestije oko promjena vezanih uz opis posla, s tim da promjene trebaju poboljšati njihov rad. Zaposlenici mogu biti uključeni u stvaranje novog opisa posla ako je to potrebno.
Osim toga, omogućite podršku vašim timovima i zaposlenicima. Menadžeri igraju glavnu ulogu u stvaranju suradnje i podrške. Oni usmjeravaju uspjeh zaposlenika. Učinkoviti menadžeri su oni koji pružaju smjernice, podršku i coaching kako bi pomogli zaposlenicima prevladati izazove. Oni potiču timove da maksimalno iskoriste svoje potencijale. Putem redovitih i individualnih razgovora, menadžeri mogu razumjeti potrebe svakog zaposlenika, a na razini tima usuglasiti te potrebe s timskim ciljevima. Zatim trebaju ponuditi smjernice i kreirati planove djelovanja za poboljšanje. Kada su menadžeri pristupačni, tada su i zaposlenici produktivniji.
Uložite trud i vratit će vam se
Pružanje mogućnosti za obuku i razvoj vještina ključno je za kontinuirano poboljšanje vaših zaposlenika. Organizacije bi trebale češće ulagati u inicijative učenja koje omogućuju zaposlenicima da ostanu informirani o trendovima i praksama u industriji ako se ta učenja temelje na informacijama dobivenim iz sustava za upravljanje učinkom. Dobro obučeni zaposlenici će bolje obavljati svoje uloge i radne zadatke. Češće će poticati inovacije u poslovanju te kreativnije pristupati problemima. Oni postaju prilagodljiviji i tako lakše savladavaju prepreke.
Između ostalog, da bi održali visoku produktivnost na radu, potrebno je da prezentirate zaposlenicima sustav za upravljanje učinkom na jasan način. Kada uložite trud u objašnjavanje načina procjene i evaluacije, smanjujete vjerojatnost negodovanja i percipirane nepravde. Pravednost i transparentnost su temelji povjerenja unutar takvog sustava. Svi zaposlenici trebaju imati jednake kriterije procjene, a time i jednake prilike za rast. Potrudite se poticati transparentnu komunikaciju o očekivanjima učinka, metodama koje se koriste za procjenu i načinima donošenja odluka. Tako osiguravate da zaposlenici percipiraju takav sustav kao pravedan.
Zaposlenici se neće osjećati motivirano ako trebaju dostići ciljeve koji se često mijenjaju ili čiji rokovi nisu konzistentni. Kao rezultat toga, produktivnost će vjerojatno opasti. Ciljevi bi trebali biti jasni i mjerljivi na način koji će privući zaposlenika da ih i ispuni. Osigurajte da je svima jasno što trebaju raditi i što će s time dobiti. Jedan od najboljih načina kako poticati produktivnost jest kreiranjem jake organizacijske kulture. To činimo tako što potičemo otvorenu komunikaciju, davanje podrške i motivaciju zaposlenika.
Pokušajte poticati zaposlenike da napreduju u karijeri, nudite im brojne načine poboljšanja i primijetit ćete kako produktivnost raste. Takvi zaposlenici su ujedno i sretni i zadovoljni zaposlenici, a vaša organizacija uspješnija.
