Zapovjedna odgovornost podrazumijeva da se rukovoditelji mogu smatrati odgovornima za radnje i odluke koje su donijeli njihovi podređeni, čak i ako oni sami nisu bili izravno uključeni u te konkretne radnje. Koncept "zapovjedne odgovornosti" u svjetskoj i hrvatskoj korporativnoj praksi postoji, iako ne obvezuje direktora ili menadžment da ga moraju prihvatiti.
Taj koncept ima za cilj da menadžeri ne shvate svoju ulogu samo nominalno, već da osvijeste da imaju odgovornost osigurati da se njihovi podređeni dosljedno pridržavaju svih relevantnih zakona, propisa i etičkog kodeksa. Odgovornost menadžmenta je da se na svim hijerarhijskim razinama kroz pravilnu obuku, sustavno praćenje rada te aktivno vođenje zaposlenika i timova, stvara i održava organizacijska kultura u kojoj se na minimum smanjuje vjerojatnost da se bilo koji zaposlenik ponaša neetički ili krši regulatorne zahtjeve.
Ako je organizacijska kultura dobro posložena niti jedan menadžer ne bi smio reći da nije znao što se događa na nižim razinama odgovornosti unutar područja za koje je odgovoran. On mora postaviti, odnosno provoditi već postavljena jasna pravila poslovanja te sustavnim kontrolama i komunikacijom sa zaposlenicima osigurati praćenje dosljednog provođenja svih pravila procedura, kodeksa i normi jer je to način da se organizacijska kultura očuva. To je njegova ključna uloga i odgovornost koja je utkana u samu suštinu pojmova menadžmenta i vodstva.
Organizacijska kultura i vrijednosti poduzeća su temeljne odrednice
Organizacijska kultura i vrijednosti poduzeća djeluju kao temeljne odrednice u oblikovanju toga koliko je učinkovito zapovjedna odgovornost integrirana u svakodnevnu praksu. Također, ona utječe na to hoće li viši menadžment poticati niže razine menadžmenta da svatko na svojoj razini i u svome području odgovornosti prihvatiti svoju zapovjednu odgovornost te snosi posljedice za kršenje zakona, propisa ili etičkih normi.
Organizacija čije su vrijednosti i organizacijska kultura posvećeni transparentnosti i etičkim normama vjerojatno će imati rukovoditelje koji će preuzeti zapovjednu odgovornost. Takvi rukovoditelji će poduzimati proaktivne korake kako bi osigurali da i niži rukovoditelji preuzmu odgovornost ako su svojim propustima omogućili ili dozvolili da se u njihovim timovima ili odjelima zaposlenici ponašaju neprimjereno.
Odgovornost menadžera za njegove odluke i rezultate može se i treba definirati i propisati ugovorom o radu. Iako se specifični uvjeti mogu razlikovati ovisno o karakteristikama poduzeća, industrije i uloge menadžera, takav ugovor bi trebao sadržavati mjerljive pokazatelje za koje se očekuje da ih menadžer treba postići ili premašiti. To su materijalni, odnosno financijski pokazatelji, kao što su povećanje profitabilnosti ili postotak povećanja prometa, ali i nematerijalni, poput ocjene zadovoljstva kupaca ili produktivnosti zaposlenika.
Svako poduzeće bi svoj rad trebalo temeljiti na načelima stručnosti, kao i pripadajućih zakona, politika, propisa i etičkih standarda u svojoj domeni poslovanja. Time dobiva i zadržava vjerodostojnost, koja je temelj povjerenja korisnika i zaposlenika. U tom kontekstu poduzeće nužno treba obvezati svoje menadžere da se istih tih temeljnih načela i organizacijske kulture dosljedno pridržavaju u svome svakodnevnom radu, kako bi ih sustavno prenosili na ponašanje zaposlenika.
Menadžeri su ključne karike
Menadžeri su ključne karike poduzeća i upravo o njihovom ponašanju ovisi njegov uspjeh, pa je zato važno točno propisati čega se sve trebaju pridržavati i što trebaju ostvarivati zajedno sa svojim timovima i kolegama na svim hijerarhijskim razinama.
Pri tom treba imati na umu da se ugovorom ne mogu predvidjeti sve situacije koje se mogu dogoditi niti se sve poznate i u ugovoru navedene situacije mogu specificirati toliko dobro da se na temelju ugovora mogu povući konzekvence, bile one pozitivne ili negativne. Stoga ne treba očekivati da je ugovor rješenje za sve što organizacija ili rukovoditelj mogu doživjeti tijekom zajedničkog rada. Organizacijska kultura je ta kojom se mogu prebroditi moguća nerazumijevanja određenih situacija .
Uključivanje etičke komponente u ugovor o radu menadžera nije samo moguće, već je i nužno, da bi imao jasne smjernice kako se treba ponašati i donositi odluke, s obzirom da o tome ovisi lojalnost korisnika i zaposlenika te općenito uspješnost poslovanja poduzeća. Ta etička komponenta treba proizlaziti iz temeljnih vrijednosti koje svako poduzeće treba odrediti za sebe te po njima propisati i kodeks ponašanja zaposlenika.
I upravo su menadžeri ti koji svojim poštivanjem organizacijske kulture, dosljednim ponašanjem i stalnom komunikacijom sa zaposlenicima osiguravaju da te vrijednosti i kodeks ponašanja ne ostanu “mrtvo slovo na papiru“, već da se jasno vide u svakodnevnom ponašanju zaposlenika prema korisnicima, kolegama, poslu, poduzeću, prirodnom okruženju i društvenoj zajednici u kojoj poduzeće posluje. Tako te vrijednosti i etički kodeks postaju temelj organizacijske kulture te daju svima koji dolaze u kontakt s poduzećem osjećaj pravednosti, sigurnosti, poštovanja, odgovornosti, savjesnosti, stručnosti i sl. te tako organizacijska kultura održava i poboljšava imidž brenda i poduzeća.
Razvijte osjećaj povjerenja kod zaposlenika
Sve je to ključno za stvaranje osjećaja povjerenja. Ako zaposlenici razviju osjećaj povjerenja prema svom nadređenom i svom poduzeću, to znači da će u njemu raditi angažirano i motivirano te željeti dati svoj doprinos ostvarenju rezultata. Korisnici će povjerenje izražavati zadovoljstvom i lojalnošću. Dakle, etička komponenta nije samo nešto što stvara dobar osjećaj, već je neminovna za dugoročno uspješno poslovanje poduzeća. Stoga se neizostavno treba propisati i za poduzeće i za menadžment, na čijem dosljednom ponašanju poduzeće opstaje ili propada.
Pogrešno je vjerovati da glavni direktor snosi isključivu odgovornost za sve krizne situacije i nesreće koje se mogu dogoditi unutar organizacije. Iako on zauzima vodeću poziciju u organizaciji i igra ključnu ulogu u određivanju strateškog smjera organizacije, učinkovito upravljanje rizicima ili krizama koje iz njih mogu nastati, samo po sebi je vrlo složeno i zahtijeva koordinirane napore mnogih stručnjaka i timova unutar organizacije. Krizne situacije i problemi mogu proizaći iz brojnih razloga, u rasponu od operativnih neuspjeha, katastrofalnih odnosa s javnošću do nepredvidljivih događaja, kao što su prirodne katastrofe ili povrede kibernetičke sigurnosti.
Pomno razmislite o mogućim rizicima
Svaki od ovih rizika zahtijeva pomno promišljanje kako da se adekvatnim preventivnim akcijama spriječe, odnosno kako da se najbolje reagira u slučaju eskalacije. U tim promišljanjima i donošenju odluka trebaju sudjelovati različiti timovi stručnjaka. kao što su stručnjaci za ljudske resurse, pravni savjetnici, financijski stručnjaci, stručnjaci za odnose s javnošću, stručnjaci za sigurnost, operativni menadžeri nižih razina i sl. Pritom je odgovornost glavnog direktora da osigura upravljanje rizicima u poduzeću na odgovarajući način te da kontrolira provode li se potrebne aktivnosti kako bi se ti rizici preventivno smanjili na najmanju moguću mjeru.
U tom kontekstu svaki stručnjak ili stručni tim treba preuzeti odgovornost za svoje prosudbe, jer nije realno da direktor bude jednako dobro upućen u svako stručno područje, kao i osobe koje su školovane za njega te se njime svakodnevno bave. Štoviše, pripisivanje svih odgovornosti u kriznim situacijama samo jednoj osobi potkopava važnost strateškog delegiranja i timskog rada unutar organizacije. Uspješan i učinkovit direktor prepoznaje svoja ograničenja i razumije da poticanje kulture odgovornosti osposobljava menadžment na svim hijerarhijskim razinama da proaktivno sprečava rizike ili da ih učinkovito rješava ako ipak dođe do njihove eskalacije.
Stoga, umjesto svaljivanja krivnje na jednu osobu na vrhu organizacijske hijerarhije, kada se problemi pojave ključno je analizirati što se dogodilo i pravilno adresirati odgovornost, odnosno konstatirati da je riječ o višoj sili koja se nije mogla odgovornim ponašanjem predvidjeti i spriječiti. Uz to, menadžment poduzeća zajedničkim naporima treba napraviti sve da se negativne posljedice krize svede na najmanju moguću mjeru. Na kraju, važno je da se, ako je moguće, stečena iskustva pretoče u još bolje buduće prakse upravljanja rizicima, što je također dio etičkog postupanja menadžera.
