Komunikacija tehnologijom donosi zamke

Umjesto osobnog kontakta ili kratkog razgovora telefonom sve su češće u upotrebi različite platforme za komuniciranje. One donose mogućnost da u kratkom roku prenesemo dobijemo ili informaciju. Ili okupimo grupu ljudi za kratku digitalnu razmjenu mišljenja pri čemu se manje izlažemo strahu od javnog nastupa. Moguće je da se učinkovita komunikacija tako teže održava.

Starija generacija radnika često ima problema i s korištenjem e-maila, a kamoli s još novijim tehnologijama. Kako nam u timove dolaze sve mlađe osobe, one sa sobom donose i svoje navike iz privatnog života. Svi smo vrlo dobro upoznati sa Viberom, Whatsappom, Messengerom i koristimo ih svakodnevno, ako ni za što drugo onda za komunikaciju sa najbližima.

Mladima je takva vrsta komunikacije postala primarni način komuniciranja. Nekako im se čini da će, u svojoj nesigurnosti, manje pogriješiti ako nešto napišu umjesto da kažu. Njihova komunikacija značajno je manje formalna, neposrednija. Podrazumijeva da su sugovornici na istoj ili barem sličnoj razini odnosa. To je dobro! Naravno, ako su sugovornici zaista na toj razini jer bliski odnosi nam omogućavaju i bolji utjecaj na ljude oko nas.

Što se dešava kad takav način komunikacije i bliskih odnosa koje prakticiraju gotovo čitav svoj život donesu u poslovno okruženje? Nismo sigurni nastaje li iracionalna komunikacija ili postoje iracionalni ljudi. Osigurava li se tako učinkovita komunikacija? Suvremena poduzeća sve više napuštaju čvrstu hijerarhijsku strukturu i stegu koje su nekad bile potpuno uobičajene. Danas ih poznajemo samo iz serija i filmova koji prikazuju neko prošlo doba.

Učinkovita komunikacija za uspostavljanje funkcionalnih odnosa

Uobičajene titule mijenjaju se kako bi se radnici bolje osjećali. U nekom su poduzeću perače prozora prozvali "menadžerima za poboljšanje osvjetljenja". Sve veća prisutnost tehnologije mijenja metode komunikacije na radnom mjestu. Korištenje digitalne tehnologije na radnom mjestu s telefonima, tekstualnim porukama, e-poštom ili alatima za video konferencije smanjuje količinu komunikacije licem u lice. Stoga nam nedostaje neverbalni dio komunikacije pa teško možemo druge ljude "čitati" kao otvorenu knjigu.

Međuljudski odnosi i učinkovita komunikacija važni su za uspostavljanje funkcionalnog radnog mjesta, a tehnologija može negativno utjecati na te odnose. Tehnologija također može utjecati na radne odnose i cjelokupnu atmosferu u  organizaciji, što dovodi do rastresene radne snage. Sve veća upotreba društvenih mreža može utjecati na produktivnost i učinkovitost zaposlenika na poslu.

Mnoga poduzeća već godinama rade sa zaposlenicima koji su od centralne lokacije udaljeni stotinama pa i tisućama kilometara. Takva poduzeća cijelo to vrijeme koriste neki oblik digitalne komunikacije, a sada im je možda lakše priviknuti se na njene nove oblike.

Kako bi se održala učinkovita komunikacija, sastanci su se prebacili na videokonferencijske pozive, a e-pošta je postala glavni način na koji su suradnici međusobno komunicirali, čime je postalo jasno koliko je digitalna komunikacija važna. Društveno distanciranje također je značilo da se prijatelji i obitelj nisu mogli okupljati kao prije, pa su se morali oslanjati na poruke, društvene medije i videopozive kako bi ostali povezani.

Zašto je digitalna komunikacija bitna?

Digitalna komunikacija je brza, praktična i učinkovita komunikacija. Zaposlenik može razgovarati u stvarnom vremenu s kolegom ili klijentom sa druge strane svijeta, a da ne mora napustiti svoj stol. Čelnici u organizaciji mogu koristiti digitalne kanale za komunikaciju s cijelom globalnom radnom snagom odjednom i koristiti odgovarajuće kanale za učinkovito prikupljanje povratnih informacija od tih zaposlenika. To je ključno za angažman zaposlenika.

Gledajući sva poslovna područja koja uključuju digitalnu komunikaciju, sa sigurnošću se može reći da je moderna tehnologija uvelike unaprijedila način poslovanja  u organizaciji. Uz jednostavne i dostupne komunikacijske sustave, vaši zaposlenici mogu provesti svoje vrijeme fokusirajući se na važnije zadatke. Čak nam se čini da je ponekad uz pomoć tehnologije lakše reći "ne".

Budući da poslovni svijet prihvaća digitalnu komunikaciju, postoji nekoliko nedostataka koji su proizašli iz njezine upotrebe. Kao prvo, stalni pristup komunikacijskim alatima može utjecati na digitalnu dobrobit i zaposlenicima otežati prekid ,,radne veze'' na kraju radnog dana. Obavijesti e-poštom i obavijesti s radnih aplikacija prate ih kući putem pametnog telefona, brišući granicu između poslovnog i osobnog života. Bez prilike da se isključe, vjerojatnije je da će zaposlenici doživjeti izgaranje i druge znakove preopterećenosti.

Također, tehnologija ometa. Postoji mnogo načina na koje tehnologija može omesti zaposlenike na radnom mjestu. Korištenje društvenih mreža na poslu može dovesti do ometanja i utjecati na produktivnost zaposlenika. Zbog toga su neke  organizacije odlučile blokirati pristup određenim web stranicama poput YouTubea, Facebooka i Twittera jer odvlače pozornost. Ostale tehnologije na radnom mjestu koje mogu uzrokovati smetnje na poslu uključuju računala, pametne telefone i aplikacije za virtualne sastanke.

Koji su nedostatci digitalne komunikacije na radnom mjestu?

Prema istraživanjima, 75% zaposlenika smatra da gube vrijeme svaki dan prateći obavijesti, a 66% čak kaže da je količina izgubljenog vremena veća od 30 minuta. Zaposlenici bi trebali zadržati kontrolu nad time kako i kada primaju komunikaciju vezanu uz posao, a hitne obavijesti trebale bi biti rezervirane samo za vremenski najosjetljivije informacije. Na taj način učinkovita komunikacija ne biva ometena.

Bitno je postaviti jasne smjernice koje zaposlenici trebaju slijediti kako bi izbjegli negativne učinke tehnologije na komunikaciju na radnom mjestu. Razvijte skup najboljih komunikacijskih praksi koje opisuju kako bi se komunikacijska tehnologija trebala koristiti. Na primjer, upravitelj koji pošalje e-poštu ili poruku nakon radnog vremena ne bi trebao očekivati da će primatelj odgovoriti prije nego što sljedeći dan počne s radom. Obavezno uključite pojedinosti o slanju informacija pravim ljudima kako zaposlenici ne bi bili zatrpani informacijama koje nisu relevantne za njihove uloge. Na taj način će se održati učinkovita komunikacija.

U takvoj, novoj tehnološkoj kulturi ideje se razmjenjuju lakše i brže. Potiče se kreativnost i osmišljavaju načini koji bi radnicima naporan radni tempo trebali učiniti lakše podnošljivim. Poduzeća se čak natječu u tim promjenama i pomicanju granica. Naročito kako bi privukla ili zadržala one pojedince koji čine pozitivnu razliku u sve zahtjevnijem svijetu. Nema sumnje da je način na koji se komunikacija odvija danas promijenio i organizacijsku kulturu. Ona je postala opuštenija pa je sve manje onih koji na posao dolaze poslovno odjeveni. Sve više je onih koji na posao dolaze u ležernoj odjeći, ponekad u tome pretjeraju čak i za liberalna načela.

Privatna komunikacija u poslovnom okruženju

Na neki način briše se granica između našeg poslovnog i privatnog načina komuniciranja, odijevanja i ponašanja.  Kao da više nije potrebno imati (i igrati) nekoliko uloga u toku dana. Stvara se kultura u kojoj je komunikacija među kolegama ležernija. Ponekad se ta ležernost protegne i na komunikaciju između rukovoditelja i članova tima. U takvoj se organizacijskoj kulturi briše i ona, ponekad fina, a ponekad vrlo čvrsta granica između tih dvaju hijerarhija. Time se stvaraju novi izazovi pred obje strane. Ponekad možemo pomisliti da nam je nadređeni gotovo poput prijatelja. Čini se da mu možemo reći stvari na način na koji se inače ne bismo usudili. Nadređeni pak imaju problem kako prijatelju, odnosno onome s kim se komunicira na prijateljski i neformalan način, prenijeti povratnu informaciju o tome da treba izmijeniti pristup poslu ili posvetiti više pažnje ostvarivanju rezultata. Izbjegavajući takvu komunikaciju zanemaruju čudesnu vrijednost povratne informacije. Zadržava li se tako učinkovita komunikacija?

Spriječite da vas način na koji moderna komunikacija upravlja svijetom smete i dovede u nezgodne situacije. Ako stvorite ili dozvolite bliske veze između vas i članova tima iz bilo kojeg razloga, imat ćete problema kao rukovoditelj. Bit će vam teško donijeti teške, ali nužne odluke koje se odnose na njih.

Previše digitalne komunikacije sa vašim podređenima može biti kontraproduktivno. Možete ih početi gledati s pogrešnim naočalama te im nećete moći dati kritičan i za njihov razvoj jako važan feedback.

Spriječite da vas tehnologija zavede

Ako imate bliske osobne veze s vremena na vrijeme ćete najprije kod jedne osobe, a zatim i kod svih činiti male ustupke koje će članovi tima – bez obzira što i njima činite slične ustupke! – smatrati nepravičnima. Takve veze mogu proizvesti samo razočaranja među ljudima, a vas rukovoditelja učiniti manje učinkovitim. Rukovoditelji i članovi njihovih timova nisu jednaki unutar organizacije, ma kakva organizacijska kultura bila. Čak i ako veći dio vremena skrivate svoju autoritativnost, s vremena na vrijeme ćete je morati upotrijebiti. Tada se to neće sviđati članovima vašeg tima, jer će zbog načina na koji održavate međusobnu komunikaciju izgubiti osjećaj da vi ipak imate odgovornosti za obavljanje posla u traženoj kvaliteti i rokovima te će učinkovita komunikacija prestati biti učinkovita.

Bliski osobni odnosi teško mogu podnijeti ovu „prevaru“, tim više što rukovoditelji neprestano pritišću članove svojih timova kako bi učinili dodatan napor, izvijestili o stanju svojih projekata ili se odredili prema nekim budućim ciljevima. Prijatelji također imaju očekivanja, ali ona su drugačije prirode i karaktera.

Prije ili kasnije ćete morati reagirati na način koji podređenima neće biti po volji. Odnos rukovoditelja i podređenih jest ples po vrlo tankoj žici. Da bi se ljudi bolje osjećali i obavljali svoj posao približiti im se. Težite zajedničkom i smislenom cilju i razmišljajte kako riječi kojima opisujemo cilj utječu na njegovo ostvarenje! No taj odnos uvijek treba ostati na razini na kojoj je vrlo jasno da razlika u količini odgovornosti postoji. Povežite se s ljudima bez obzira na zamke koje postavljaju moderna tehnologija i njena prihvaćenost među mlađim generacijama.

Iz svega izvucimo najbolje

Uvijek imajte na umu da vaš tim postoji da bi posao bio obavljen na vrijeme i kvalitetno. Ako to zanemarite susrest ćete se s komunikacijom koja možda vama neće biti po volji. Onoj vašeg nadređenog! Današnja tehnologija neće nestati, a sve je u pronalaženju ravnoteže kada je u pitanju njezino korištenje. Organizacije se danas sve više oslanjaju na rad od kuće ili na daljinu i svoju radnu snagu nazivaju digitalni nomadi, ali također očekuju od svojih zaposlenika da ulože određeni napor i ne dopuste tehnologiji da smisli sva njihova rješenja. Najbolja opcija bila bi zamorne i dugotrajne poslove prepustiti računalima, a potom tehnologijom doći do kreativnijih i inovativnijih rješenja. Uz to pobrinite se da učinkovita komunikacija bude na visokom nivou. Ako na to gledamo na ovaj način – ravnoteža je ključna i pobrinut će se da svi budu pobjednici!

Ne postoji način da se izbjegne sve veća prisutnost tehnologije na radnom mjestu. Iako ovaj trend ima pregršt nedostataka, on je neizbježan, pa zašto ga ne prihvatiti i fokusirati se na sve pozitivne strane koje donosi.

Ono što čini uspješno i produktivno radno mjesto je prisutnost motiviranih zaposlenika koji su sposobni učinkovito i dosljedno proizvoditi kvalitetan posao. Pronalaženje isplativih i vremenski učinkovitih rješenja neophodno je kako bi poslodavci i zaposlenici bili zadovoljni.

Iskorištavanje prednosti tehnologija koje su osmišljene kako bi omogućile razvoj suradničkih radnih mjesta ključni je zadatak u osiguravanju fluidnog radnog okruženja. Tehnologija se uvijek mijenja i nastavit će se integrirati u radnu snagu budući da i dalje ima pozitivan utjecaj na razine produktivnosti i cjelokupni učinak radne snage. Učinkovita komunikacija treba se održavati sukladno s integracijom tehnologije te je potrebno postaviti strategije kako bi se ona optimalno razvijala.