Kako rukovoditi rukovoditeljem

Ako novopečeni voditelj ne upravlja svojim timom, njegovi zaposlenici mogu mu pomoći da se snađe u novoj ulozi. Stoga, rukovoditelj ne upravlja isključivo svojim timom, već i članovi tima mogu i trebaju rukovoditi rukovoditeljem. Vrijeme je za prave lidere koji to i dozvoljavaju. Kvalitete uspješnog menadžmenta i leadershipa su posjedovanje i dijeljenje vizije, inspiriranje drugih, prepoznavanje i cijenjenje doprinosa članova tima, pružanje povratne informacije i učinkovita komunikacija. Ako želite steći povjerenje svojih zaposlenika, napraviti promjenu u ustaljenom načinu rada ili pak stvoriti angažirani tim koji će entuzijastično pristupati novim radnim zadacima, usmjerite se na vaš tim.

Točnije, usmjerite se na svakog vašeg člana, upoznajte se s njihovim jakim stranama, ambicijama, dosadašnjim iskustvima te stavovima o trenutnom načinu rada. Osluškujte njihove potrebe i pokušajte stvoriti ugodnu atmosferu u kojoj se niti jedan član tima neće osjećati zakinuto. Što više komunicirajte. Na taj način članovi vašeg tima osjećat će se slobodni izraziti svoje mišljenje te će biti motivirani raditi za dobrobit organizacije.

Jedan od uobičajenih pokazatelja uspješnosti menadžmenta je stupanj u kojem organizacija uspješno dijeli znanje, obavlja zadatke i ostvaruje svoje ciljeve. Također, gleda se doprinos rukovoditelja kvaliteti grupnih procesa i stavovi podređenih, odnosno članova tima, prema rukovoditelju. Iz navedenog vidimo kako su podređeni i nadređeni neodvojivi dio jedne cjeline te kako trebaju međusobno utjecati jedni na druge.

Organizacija tima je odgovornost menadžmenta

Na taj način će organizacija moći učinkovito funkcionirati i obavljati svrhu za koju je namijenjena. Iako prevladava mišljenje kako su menadžeri ti koji trebaju utjecati na članove svoga tima, velika važnost je i u odnosu podređenih prema nadređenom. Stoga je vrlo važno stvoriti kulturu u kojoj članovi tima mogu i znaju utjecati na rukovoditelja, odnosno rukovoditi rukovoditeljem. Rukovoditi rukovoditeljem nije lako, posebice u svijetu u kojem se smatra da je rukovoditelj taj koji određuje pravila. Međutim, polaganim uvođenjem specifičnih promjena kojima vas može podučiti Ramiro menadžment leadership akademija svakako je ostvarivo.

Uloga rukovoditelja je vođenje tima ljudi u obavljanju nekog konkretnog posla. Tim može dobro funkcionirati ako je jasno definiran opis posla koji obavlja, kao i ciljevi koje treba postići. Također, treba biti točno definirana uloga svakog pojedinog člana. Važno je i da su jasno postavljeni standardi rada, odnosno pravila ponašanja koja trebaju poštivati svi članovi tima. Za takvu organizaciju posla odgovoran je rukovoditelj. U tako uređenom timu svatko zna svoje područje ovlasti i odgovornosti, kao i ciljeve koje treba postići, pa je lako pratiti učinak. U slučaju lošeg učinka može se jednostavno definirati što se od ponašanja treba popraviti kako bi se on poboljšao.

Npr., u punionici izvorske vode odjel prodaje je zadužen za prodaju vode. Ciljevi su mu, recimo, prodati šest milijuna boca vode na domaćem tržištu i stalno održavati dobre odnose s korisnicima. Budući da se kupci punionice dijele na velike supermarkete, restorane i male trgovine, odjel prodaje sastoji se od tri djelatnika, od kojih je svaki zadužen za jedan segment kupaca.

Nejasne ovlasti ometaju postizanje rezultata

Svaki od njih točno zna kojom dinamikom mora kontaktirati postojeće i potencijalne kupce kako bi ostvario zadani cilj. Također zna koje ovlasti ima i odgovornosti u pregovorima. Svi članovi tima točno znaju kako se trebaju odnositi prema kupcima, kolegama i prema svojim obavezama, jer je to jasno navedeno u standardima rada. Rukovoditelj redovito prati njihov učinak i potiče ih da se stalno usavršavaju u slabije razvijenim segmentima. Također, zna koji zaposlenik je najbolje snalazi u kojem području te prema tome raspoređuje poslove.

Zaposleniku koji radi u tako dobro organiziranom timu vrlo je lako uklopiti se i pokazati svoju učinkovitost. Međutim, premda su prethodno navedene karakteristike temelj za učinkovito funkcioniranje čitavog tima, pa tako i svakog njegovoga pojedinog člana, u realnosti se rijetko susreću. Timovi imaju donekle definirane zadatke i ciljeve, ali u pravilu nemaju jasno definirane uloge, te ovlasti i odgovornosti. Posljedice toga su da kada u tim dođe nova osoba, kaže joj se općenito za što je zadužena. Npr., kaže joj se da treba prodati određenu količinu boca vode u sljedeća tri mjeseca. Eventualno još dobije informaciju o tome koje korisnike već pokrivaju drugi članovi tima.

Sve drugo je ostavljeno njenoj sposobnosti snalaženja i to posebice ako je osoba na prijašnjem radnom mjestu već stekla iskustvo u prodaji. Tada joj se kaže da primijeni svoja dosadašnja znanja i iskustvo. Ako zaposlenik ima određenog prethodnog iskustva, na novom poslu će se snaći nešto bolje od zaposlenika koji nema iskustva, čime se zaposlenike stavlja u nejednak položaj.

Odgovornost rukovoditelja

Kolege u timu, s obzirom da ni oni nemaju jasno definirane uloge, mogu ga doživljavati kao konkurenciju. Izbjegavaju davati mu informacije, odnosno daju mu krive informacije. Takva situacija je vrlo stresna za novog člana tima što mu umanjuje učinkovitost i povećava broj pogrešaka. Niti postojeći članovi tima nisu u boljoj poziciji od novoga. Oni su se vremenom vjerojatno naučili samostalno snalaziti, u pravilu stavljajući naglasak na ostvarenje osobnih rezultata. To ponekad rade i na štetu svojih kolega u timu, zanemarujući tako učinkovitost i dobrobit čitavog tima. Navedeno vrlo nepovoljno utječe na zadovoljstvo zaposlenika, koheziju među njima, a samim tima i na učinkovitost i krajnje ishode.

Međutim, loše postavljeni odnosi u timu nužno negativno utječu na kvantitetu i kvalitetu rada čak i onih članova koji postižu najbolje rezultate. Rukovoditelj takvog tima obično navodi da ima previše svoga posla kako bi se bavio odnosima u timu te da se članovi tima trebaju sami dogovoriti kako će surađivati. Oni koji to ne uspiju, po njemu, samo pokazuju svoju nesposobnost. Međutim, istina je upravo suprotna. Slabo funkcioniranje tima direktan je rezultat rukovoditeljevog neznanja ili nemotiviranosti da postavi posao na kvalitetan način. Većina rukovoditelja postavljena je na tu poziciju jer su se prethodno dokazali kao dobri stručnjaci, pa i kao rukovoditelji nastavljaju raditi stručni dio posla (odnosno ono što najbolje znaju raditi), umjesto da nastoje razumjeti koji su stvarni zadaci njihove nove uloge.

Važnost komunikacije

Međutim, članovi tima ne moraju nemoćno promatrati lošu situaciju u timu, jer puno toga mogu sami napraviti kako bi se ona poboljšala. Naime, ako rukovoditelj ne rukovodi njima, oni mogu rukovoditi rukovoditeljem, odnosno pomoći mu da postavi tim na zdrave noge.

Ne postoji područje života u kojem učinkovita komunikacija nije važna. Iznimno je važna na poslu, posebice kako bi se razjasnili ciljevi, odredile odgovornosti i ovlasti te stvorila atmosfera za rad. Iako rukovoditelj posjeduje veliku odgovornost za kvalitetnu komunikaciju sa svojim timom, članovi tima su također ti koji mogu puno napraviti. Važan korak za rukovoditi rukovoditeljem su komunikacijske vještine članova tima. Ne samo da trebaju komunicirati s rukovoditeljem, nego u velikoj mjeri trebaju komunicirati i međusobno. Ako zaposlenici uvide u organizaciji posla postoji problem te smatraju da je to posljedica rukovoditeljevog ponašanja, prva stvar je međusobna komunikacija. Trebaju međusobno raspraviti sa čime nisu zadovoljni, što bi se moglo popraviti te kako rukovoditelj može utjecati na to. Nakon što su svi članovi tima iznijeli svoje mišljenje i prijedloge za unapređenje, potrebno je pokušati rukovoditi rukovoditeljem. Važno je da zaposlenici ne osjećaju strah i nelagodu pri komunikaciji  s rukovoditeljem.

Iako se čini da članovi tima ne mogu puno toga napraviti, situacija nije tako beznadna jer dosta toga mogu uraditi ako pokušaju. Mogu sami analizirati što je u timu dobro postavljeno i uspješno funkcionira, a koja su područja nejasna i dovode do sukobljavanja. Za početak, potrebno je upitati rukovoditelja za njegovo viđenje situacije. Potrebno je razjasniti ciljeve, misiju i viziju te vidjeti gdje se rukovoditelj i zaposlenici razilaze.

Mogućnosti članova tima

Za nejasna područja mogu napraviti prijedloge kako se mogu jasno definirati i to predložiti rukovoditelju. Ako se rukovoditelj složi to mogu postati pravila. Nadalje, članovi tima mogu sami definirati svoje uloge i tražiti od rukovoditelja da ih odobri.

Od rukovoditelja mogu tražiti i da im redovito daje informacije s viših razina, kao i dogovoriti s njime individualne sastanke radi davanja povratne informacije o učinku i prostoru za napredak svakog pojedinog člana tima. Za rukovoditi rukovoditeljem važno je preuzeti inicijativu. Pogrešno je čekati uvijek na rukovoditelja da predloži novu ideju, već je dobro biti korak ispred. Ako je ideja od strane zaposlenika predložena u pozitivnom ozračju te dobro komunicirana, rukovoditelj će je vrlo vjerojatno prihvatiti.

Ovo su samo neki primjeri kako članovi tima mogu rukovoditi rukovoditeljem te mu pomoći u organiziranju tima. Kod rukovođenja rukovoditeljem općenito je pravilo da je bolje doći s prijedlozima rješenja nego samo s pitanjima i problemima, osim ako članovi tima nikako ne mogu sami domisliti rješenje, odnosno ono nadilazi njihove kompetencije. Ako rukovoditelj izbjegava dati neke odgovore, članovi tima nikako ne smiju odustati od svojih zahtjeva već ga trebaju strpljivo, ali uporno podsjećati da čekaju odgovor. U čitavom tom procesu rukovoditelj se ne bi smio osjetiti ugroženim u svojim pravima, već bi članove tima trebao doživljavati kao svoje saveznike koji mu pomažu definirati ona područja kojima se on sam dosad nije imao vremena sustavno posvetiti.

Kako rukovoditi rukovoditeljem?

Sve ove zahtjeve rukovoditelju može adresirati i svaki pojedini član tima, premda, ako zajednički nastupe, svakako će postići puno veće i dugoročnije rezultate. Stoga je naglasak na povezanosti tima, jer timskim nastupom se postižu najbolji rezultati za zaposlenike, ali konačno i za organizaciju u cjelini.

Konačno, dolazimo do glavne svrhe ovog članka. Koji je najbolji način za rukovoditi rukovoditeljem? Svi ćemo se složiti da je ovo prilično složeno pitanje, čiji je odgovor još složeniji. Ne postoji jedan točno određeni put koji će dovesti do uspjeha. Također, ono što funkcionira kod jednog tima i rukovoditelja možda neće funkcionirati kod drugog tima i rukovoditelja. Međutim, smjernice koje su navedene je dobro slijediti te ih je potrebno uklopiti u vlastiti put prema učenju kako rukovoditi rukovoditeljem. Potrebno je osvijestiti vlastite želje, kao i trenutne probleme te rukovoditelju doći s razrađenim planom. Važno je naglasiti da rukovođenje rukovoditeljem ne znači da članovi tima obavljaju posao umjesto samog rukovoditelja. Oni mu isključivo pomažu organizirati i poboljšati sve aspekte posla. Jedan od najvažnijih segmenata je komunikacija koja se treba odvijati na svakodnevnoj razini. Učinkovita komunikacija je ključ svega, a u ovom slučaju ključ uspjeha.