Jedan od najvećih izazova s kojima ćete se susresti kao voditelj je kako izbjeći zamku da 80 posto svog vremena posvetite članovima tima koji odrađuju svega 20 posto posla i tako samo 20 posto svog vremena posvetite najvrjednijim članovima tima – onima koji odrađuju čak 80 posto posla! Kako izbjeći ovu vrlo učestalu voditeljsku zamku?
Nedavno sam kao organizacijski psiholog pomagala unaprijediti funkcioniranje jednog tima u organizaciji. Tim se sastojao od sedam ljudi, vrlo sličnih po stručnim znanjima i sposobnostima, ali dosta različitih po pristupu poslu. Cilj mu je bio izrada kompleksnog softvera za upravljanje proizvodnjom. Svaki član tima je imao svoj zadatak, a pri njihovom raspoređivanju pazilo se da svi budu jednakomjerno opterećeni. Naime, ako bi bilo koji član tima izašao iz vremenskog okvira koji je imao na raspolaganju, čitav tim bi imao zastoj u radu i, posljedično, kašnjenje u isporuci. Poduzeće bi zbog toga imalo velike financijske gubitke i reputacijsku štetu.
Voditelj tima je također bio vrlo stručna osoba te je osobno preuzimao rješavanje svih operativnih problema koje pojedini članovi tima nisu znali samostalno riješiti. Prema timu je bio vrlo prijateljski orijentiran, pokušavao je svima izaći u susret kod svih njihovih želja i potreba te je nastojao sve sukobe zataškati, kako se ne bi narušila pozitivna atmosfera. Četiri člana tima su to znala cijeniti i radila su kvalitetno i odgovorno. Međutim, preostala tri člana tima su imala malo ležerniji pristup poslu, pa su koristili prijateljski stav voditelja kako bi organizirali radni dan na što lagodniji način. Zato je važno da budete lider više nego ikad prije.
Kasnili bi na posao, sve zahtjevnije zadatke bi prebacivali na voditelja, umjesto da ih sami pokušaju riješiti te su po učinku stalno bili iza svojih kolega. Voditelj bi to nastojao zataškati, odrađivao bi njihove dijelove posla ili bi igrao na kartu timskog rada, prebacujući njihove zadatke kolegama koji stižu odraditi svoj posao na vrijeme, kako bi tim mogao predati gotov proizvod u zadanom roku.
Posljedice izbjegavanja suočavanja s problemom
Takva politika vođenja tima je funkcionirala određeno vrijeme, jer su radišni članovi tima osjećali odgovornost za dodijeljen posao, kao i pripadnost timu i prijateljskom voditelju, pa su dali sve od sebe kako bi posao bio isporučen na vrijeme. Osim toga, smatrali su da voditelj ima neke važne razloge zbog kojih ležernoj trojki izlazi u susret te da će ti razlozi vremenom nestati, pa će im on tada ukazati na propuste u radu. Međutim, to se nije događalo.
Ležerna trojka se ponašala sve ležernije, a radišna četvorka sve napetije. Voditelj je vidio da su se pojačale tenzije u timu, pa je nastojao još više posla odraditi sam, kako bi na neki način izgladio situaciju. Naime, plašio se ukazati ležernoj trojki na ponašanje, jer je smatrao da će oni iz protesta otići ili da će situacija postati još gora. Dogodilo se to da su, pritisnuti radom i nezadovoljstvom zbog neodlučnosti voditelja, odlučila otići dvojica od radišne četvorke, što je rukovoditelja potpuno šokiralo, jer to nije očekivao. Oni se nikad nisu bunili, uvijek su sve napravili što im je zadao i s njima se nije posebno bavio. S druge strane, svo njegovo vrijeme je okupirala upravo ležerna trojka.
Menadžer je dobar onoliko koliko je dobar njegov tim, a iz ovog primjera lako je primijetiti gdje je rukovoditelj pogriješio. Trebao je prvom prilikom ukazati ležernoj trojci važnost timskog rada i da se zabušavanje ne tolerira. Međutim, lakše je sagledati objektivno situaciju nego zaista biti u njoj. Zadatak rukovoditelja jest nadgledati svoj tim, ali da bi to napravio mora biti iznimno uspješan u zamjećivanju detalja kako bi znao potaknuti tim.
Najvažnija odgovornost voditelja je aktivno upravljanje timom
Kao voditelj trebate organizirati rad tima kako bi se ostvarili zadani ciljevi. U tome vam može pomoći team building. Organizacija rada podrazumijeva jasno definiranje što se treba raditi i na koji način te kako treba izgledati kvalitetan rezultat rada, a tih se pravila trebaju svi jednako pridržavati. Uloga vas kao voditelja je upravo u praćenju ostvaruju li se zadani ciljevi kvalitetno i na vrijeme, kako grupno, tako i individualno.
Ako neki član tima ne ostvaruje zadane ciljeve ili se ne ponaša sukladno standardima profesionalnog ponašanja (npr. stalno kasni, ponaša se destruktivno i sl.), on može u značajnoj mjeri ugroziti kako ispunjavanje ciljeva tima, tako i atmosferu u timu. U takvom slučaju imate pravo i obavezu reagirati i dati mu povratnu informaciju o neprimjerenosti njegovog ponašanja, u odnosu na definirane standarde. Ako to propustite učiniti, na prešutan način postavljate nova pravila tima, prema kojima se svatko može ponašati kako hoće, te ne cijenite i ne promičete kvalitetan rad i profesionalno ponašanje.
Dinamika cijelog tima ovisi o pojedinim članovima. Ako većina radi, možete kao rukovoditelj zaključiti da uspješno vodite tim. No postoji manjina koja uvelike utječe na tu većinu, kao što je vidljivo iz primjera na početku članka. Dakle, svaki član tima treba doprinositi i biti produktivan. U suprotnom riskirate osjećaje zapostavljenosti, nepravde i narušenu klimu u organizaciji i timu. Kao rukovoditelj, može vam pomoći sagledavanje tima ne kao cjelinu, već kao dinamičnu skupinu sastavljenu od jednako važnih članova. Tako ćete lakše uočiti potencijalno zabušavanje te probleme u odnosima i slično.
Pravednost u organizaciji
Iako se može činiti kao vrlo logična stvar, pravednost u organizaciji je iznimno bitan dio rukovođenja. Vi kao rukovoditelj morate voditi računa o pravednosti unutar svojeg tima pa i poduzeća. Pravednost obuhvaća brojne aspekte, od nagrada do kazni. Ako članovi tima i zaposlenici imaju dojam da je poduzeće u kojem radi pravedno, veća je vjerojatnost da će ostati u organizaciji, da će biti motivirani i truditi se obavljati svoj posao u skladu s propisima. Ako se pak percipira nepravednost, sav trud i ulaganje rukovoditelja može pasti u vodu.
Vi možete imati izvrsne sposobnosti vođenja timova, ali ako tim primijeti nepravdu, velike su šanse da će produktivnost opasti i da ćete dobiti brojne pritužbe pa i zabušavanje. Kod pravednosti u organizaciji ključno je da se zaposlenik osjeća kao da pripada poduzeću u kojem radi, da se identificira s njim te da je odan i predan. To će se dogoditi tek u onim situacijama kada pravednost zaista i postoji unutar organizacije. Konkretno, to znači da zaposlenici moraju vidjeti da netko dobiva sankcije ako ne obavlja posao kako treba, a da su sankcije primjerene. Jednako tako, netko tko odrađuje posao na vrijeme i napreduje treba za to biti i nagrađen.
Kada se trud i motivacija cijeni, a zabušavanje kažnjava, uspjeh i produktivnost raste, a pravednost se ističe. Stavovi koje osobe formiraju prema svom poslu uvelike ovise o pravednosti koju percipiraju unutar organizacije. Pravednost dakle može utjecati i na klimu i kulturu organizacije, zadovoljstvo poslom i efikasnost timova.
Vodstvo kao ključ uspjeha tima
U timovima gdje se savjesni članovi moraju dodatno potruditi da bi se na vrijeme ispunili zadaci narušen je timski rad. Samim time, takve situacije postaju plodno tlo za nezadovoljstvo, prijezir, svađe i manjak truda. U takvoj sredini će odgovorni članovi tima raditi najbolje što mogu i „vući“ one manje odgovorne određeno vrijeme, zbog osobne savjesnosti. Međutim, kada uvide da što odgovornije pristupaju poslu to su više kažnjeni, jer dobivaju i zadatke onih koje nije briga za posao i rezultat, onda postaju demotivirani. Ako vi kao njihov voditelj ne pokušavate održavati poželjnu razinu standarda rada u timu i tolerirate prekršitelje, onda većina odgovornih članova jedini izlaz vidi u odlasku iz organizacije. Zbog svojih stručnih i profesionalnih kvaliteta visoko su zapošljivi i lako pronalaze novi posao. S druge strane, u timu počinju prevladavati loši djelatnici, što znatno smanjuje učinkovitost, pa tako organizacija i vas voditelja može vrlo brzo proglasiti neučinkovitim.
Možete uvidjeti kako se time stvara začarani krug. Kvalitetni zaposlenici odlaze, loši zaposlenici ostaju te ispunjavanje zadataka postaje sve teže, a vođenje tima sve složenije. Dakle, potrebno je brzo uočavanje i reagiranje na situacije zabušavanja u timu jer se time pokazuje poštovanje prema onima koji rade, a sankcioniraju se oni koji ne rade. Team building može pomoći u takvim situacijama kada je potrebno ujediniti članove da bi dijelili viziju i ispunjavali ciljeve na vrijeme.
Team building je rješenje rukovoditeljevih problema?
Team building je postao popularan u današnjem poslovnom svijetu. U zadnje vrijeme sve češće se čuje kako organizacije organiziraju team building aktivnosti. Jedna od branši koja to često i vrsno implementira jest IT sektor. Team building aktivnosti mogu varirati ovisno o resursima s kojim poduzeće raspolaže. Može se organizirati paintball, roštiljanje u prirodi, radionice koje potiču suradljivost ili zajednički domjenci. Team building podupire stvaranje suradnje i povezivanje članova te upoznavanje članova tima. To može biti iznimno korisno kada članovi ovise jedan o drugome za ispunjavanje ciljeva tima. Najčešće se pokušava izbjeći aktivnosti koje potiču natjecanje između članova jer to može imati kontraefekt.
Team building, između ostalog, služi i za stvaranje povjerenja. Ako članovi nakon team building aktivnosti postanu povezaniji i imaju veću razinu povjerenja, manje su šanse da će netko zabušavati na račun drugih ili da se zadaci neće izvršavati. Team building također može pomoći u smanjenju konflikata, poboljšanoj komunikaciji i koheziji unutar tima.
Ono što je bitno uzeti u obzir prilikom biranja team building aktivnosti su specifične osobine članova tima. Promislite prije nego što birate aktivnost. Ona treba biti prikladna za sve, da svi mogu sudjelovati u njoj te da nitko ne bude izostavljen ili izopćen. Dakle, nemojte birati ekstremno sportske aktivnosti ako postoje članovi koji zbog zdravlja ili drugih razloga ne mogu sudjelovati. Također nemojte birati pretjerano specifične aktivnosti, npr. usko vezane uz kreativnost ili vještine crtanja, ako postoji šansa da brojni članovi nisu vješti u toj aktivnosti. Pokušajte imati na umu osobine svih članova, koliko god je to moguće.
Rad s ljudima zahtijeva dosljednost kako bi doveo do željenih rezultata
Kako izbjeći situacije neučinkovitog rada u timu? Svaki voditelj treba stalno pratiti rad svakog svog djelatnika na redovitoj bazi i odmah reagirati na njegovu slabu kvalitetu ili na kršenje standarda profesionalnog ponašanja. Na redovitim (tjednim ili dvotjednim) individualnim sastancima svakom djelatniku trebate reći što dobro radi, ali i u čemu ne dostiže propisane standarde. Najbolje je ovo praćenje rada redovito pisano dokumentirati, kako bi se mogao pratiti napredak. Tako će kvalitetni djelatnici imati priliku redovito dobivati pohvale i priznanja za dobar rad, a oni manje kvalitetni priliku za popravak svoje radne učinkovitosti i ponašanja (što se događa češće) ili će biti suočeni sa stalnim opomenama, koje mogu rezultirati i premještajem na neko drugo radno mjesto, odnosno otkazom. Samo takvo ponašanje osigurava da u timu imate kvalitetne i motivirane djelatnike, odnosno one koji se trude da to što prije postanu. Osim toga, naravno treba uključiti i team building aktivnosti svako malo kako bi se ostvarila kohezija tima.
Jednom kada imate takav sustavni uvid u napredak tima, lakše vam je uočiti nepravilnosti, nemar ili manjak rada kod članova. Samim time sprječavate neugodne situacije kao što su otkazi kvalitetnih članova jer sada oni znaju da će loši djelatnici dobiti opomenu ili oštriju kaznu.
