COVID-19 kriza – upute za menadžere kako uspješno voditi ljude i poslovanje

Cilj mnogih je postao što prije se poslovno oporaviti nakon nje. Ako ste na čelu organizacije, odjela ili tima, jako je važno da ovu uputu pročitate i primijenite. O tome može ovisiti kratkoročna i dugoročna dobrobit vaših ljudi i poslovanja.

Kao odgovoran rukovoditelj slušate upute Nacionalnog kriznog stožera i nastojite donositi najbolje odluke. Znate da i vaši zaposlenici slušaju iste upute te da imaju iste informacije kao i vi. Oni, slično kao i vi, trebaju svakodnevno donositi razne odluke vezane za novonastalu situaciju. Dugotrajna višegodišnja pandemijska situacija koja se pojavila vrlo vjerojatno nije bila predviđena kada ste izrađivali krizni plan.

Niti u jednoj krizi nije lagano voditi organizaciju. COVID-19 kriza nije izuzetak tog pravila. Morate biti svjesni da će vaša znanja, vještine i sposobnosti biti iskušane do maksimuma. COVID-19 kriza možda će biti i najveći izazov u vašoj karijeri pa je važno da za nošenje s njom koristite krizni menadžment. Uz prave korake, ovu krizu možete pretvoriti u period vaše karijere na koji ćete jednog dana gledati s ponosom!

Brige zaposlenika u COVID-19 krizi

Zaposlenici u novonastaloj situaciji postaju zbunjeni. Za neke odgovore su im dovoljne javne upute, ali za neke im ipak trebaju upute vas, njihovih rukovoditelja. Primjeri pitanja koja ih brinu su sljedeća:

• Trebam li ograničiti vlastito kretanje, kako bih time smanjio/la širenje virusa, bez obzira što nisam zaražen?
• Kako reći klijentima da se ne rukuju sa mnom, iako oni to žele?
• Kako ćemo nastaviti s poslovanjem kad nam se otkazuju narudžbe, ne dolazi roba, ...
• Trebamo li ići na sastanke unutar i izvan organizacije i je li to neodgovorno?
• Je li poslovanje organizacije sigurno, kao i moj posao unutar nje?

Uz pitanja vezana uz ponašanje u samoj pandemiji, kod zaposlenika se vrlo vjerojatno javljaju i druga pitanja. Nije neobično da se pojavljuju pitanja vezana uz vlastitu egzistenciju u pandemiji. Nesigurnost, strah, briga i napetost, kako na radnom mjestu zbog novonastale situacije, tako i u okruženju, dovode do idućih pitanja:

• Hoću li biti kažnjen ako poslodavac procjeni da sam se „namjerno“ zarazio?
• Postoji li šansa da zbog smanjenja troškova u pandemiji izgubim posao?
• Hoće li mi biti smanjena plaća zbog otkazivanja narudžbi, poslova, …?
• Trebam li se brinuti o tome da me poslodavac dodatno optereti zadacima kolega koji su zaraženi?
• Hoću li izgubiti klijente ako se zarazim te hoće li me poslodavac zbog toga drukčije tretirati?

Kao što vidite, mnoga pitanja se mogu pojaviti u krizi COVID-19. Sasvim je uobičajeno da u kriznim situacijama ljudski um funkcionira i razmišlja drukčije nego što bi inače.    

Važnost koju nosi krizno komuniciranje i krizni menadžment u pandemiji COVID-19

Zato je važno da upravo vi, kao voditelji, temeljem plana za krizno komuniciranje „prevedete“ te opće upute Nacionalnog kriznog stožera. Važno je da prilagodite upute vašoj organizaciji i specifičnostima vašeg poslovanja. Ponekad niti vi sami niste sigurni što činiti, ali važno je zadržati kontrolu i smirenost. U ovom trenutku najviše i najbolje što možete dati vašim zaposlenicima je upravo ispravna i pravovremena komunikacija. Krizni menadžment se upravo temelji na prikladnoj komunikaciji. Bez takve komunikacije, upitno je koliko i uz najbolje upravljačke vještine i znanja možete provesti vlastite ideje nošenja s krizom.

Ispravnom, pravovremenom, konkretnom i jasnom kriznom komunikacijom osiguravate brojne dobrobiti, od kojih su najvažnije sljedeće:

• Smanjujete osjećaj nesigurnosti i panike, jer dajete zaposlenicima važnu informaciju da vam je stalo do njihovog zdravlja i do adekvatnog poslovanja
• Dajete im jasne upute kako trenutno poslovati što je moguće sigurnije za njih i klijente
• Dajete im do znanja da razmišljate i o budućnosti, kako bi zadržali poslovanje i radna mjesta
• Postavljate sebe kao autoritet i kompetentnog voditelja koji će i u budućim situacijama imati povjerenje zaposlenika
• Razvijate i vježbate svoje kompetencije komunikacije za ostale situacije nakon krize i ostvarujete bolji odnos sa zaposlenicima

Upoznavanje sa situacijom i opće upute

Na početku obraćanja dajte im ohrabrujuću poruku da odgovorno pratite sva zbivanja vezana uz aktualnu situaciju. Napomenite da donosite odluke važne za njihovu sigurnost i sigurnost poslovanja te da vam je imperativ zadržavanje svih radnih mjesta. Recite kako biste htjeli zajednički uspješno prebroditi sve kratkoročne i dugoročne izazove te uključiti zaposlenike u procese odlučivanja. Korisno bi bilo objasniti zaposlenicima što je to krizni menadžment i po čemu se sadašnje stanje razlikuje od svega prije. Objasniti im da je COVID-19 kriza potencijalna prilika da se čak i unaprijede određeni segmenti poslovanja.

Što se tiče općih higijenskih uputa, njih prevedite na vaše konkretno poslovanje. Objasnite im npr. kad se i kako peru ruke, nosi li tko i kakvu zaštitnu opremu te u kojim situacijama. Također objasnite kako ćete regulirati grupna okupljanja (interne i eksterne sastanke) i ponašanja u njima (rukovanja i sl.). S obzirom na ozbiljnost situacije i napetosti u organizaciji, korisno bi bilo pokušati primijeniti drukčiji kreativni pristup u objašnjavanju uputa.  Imajući to na umu, možda je najbolje da sve upute zaposlenicima predočite na pozitivan i zanimljiv način. Na taj način povećavate šansu da će ih one potaknuti, a ne prestrašiti. Kao npr. „Dobrodošlicu možete izraziti toplim osmjehom i mahanjem, umjesto rukovanjem“ i slično.

Upute o poslovanju

Važno je uputiti i uključiti zaposlenike u odluke o poslovanju sve dok traje COVID-19 kriza. Dajte im upute kako će izgledati vaše poslovanje u sljedećem kratkoročnom razdoblju. Recite im i najavite što će tko raditi, s kojim ciljevima i na koji način. Važno je imati razumijevanja za potrebe, želje i ciljeve zaposlenika. Zaposlenici će biti skloniji prihvaćati i pridržavati se planova u čijoj su izradi oni sami sudjelovali. Imajte to u svakom trenutku na umu! Pokušajte se postaviti u njihovu poziciju. Uz već dovoljno napetu i neizvjesnu situaciju u kojoj se svi nalazimo, zbunjenost i manjak autonomije pri odlučivanju donosi strah. Kao što se od vas ne očekuje da donosite najbolje odluke u strahu, ne treba očekivati to niti od zaposlenika.

Zbunjenost i neizvjesnost su pogotovo prisutne u situacijama kada često dolazi do promjene uputa. Važno je komunicirati generalni krizni plan sa zaposlenicima, koji zatim nije preveliki problem mijenjati i nadopunjavati. Održavajte otvorenu komunikaciju o vašim ciljevima i zahtjevima koji ipak moraju biti realni i prilagođeni situaciji. Obavijestite zaposlenike da ćete sve nove upute dati na vrijeme. Dajte zaposlenicima vremena za prilagodbu kako bi uspjeli organizirati privatni i poslovni aspekt života u trenutačnim okolnostima.

Obratite pozornost i na to da objasnite zaposlenicima na koji se način trebaju prilagoditi klijentima u novonastaloj situaciji. COVID-19 kriza donijela je promjene na tržištu te se samim time treba prilagoditi za potrebe pronalaska i zadržavanja postojećih klijenata. Pokušajte objasniti zaposlenicima kako je sada pravo vrijeme za maksimalnu digitalizaciju poslovanja.

Pokažite vjeru u zaposlenike te zatražite suradnju

Usmjeravajte ih na razvijanje novih vještina i potaknite kreativnost. Budite otvoreni za sve savjete o unapređivanju poslovanja od strane zaposlenika te im pružite priliku da vas uvijek mogu kontaktirati.

Krizni menadžment se u svakoj krizi temelji na suradnji sa zaposlenicima, ne samo pukom zapovjedanju i nametanju odluka. COVID-19 kriza koja je uzrokovala brojne promjene po tom pitanju nije ništa drukčija kao ni krizni menadžment kojim pokušavate ublažiti njene posljedice. Vi ne znate koliko će kriza trajati. Ne možete znati niti koliko će se brzo mijenjati informacije. Ipak, svojim zaposlenicima možete obećati da ćete na svaku od njih reagirati najboljim mogućim odlukama. Naglasite da preuzimate odgovornost za vođenje, ali i da je podjednako velika odgovornost na svakom od njih. Ovo je odlična prilika da se još jednom napomene da su i njihovi konstruktivni savjeti i sugestije dobrodošli.

Velik dio procesa u organizaciji se temelji na povjerenju u rukovoditelja ili voditelja tima. Stoga je i sada važno zadobiti i zadržati povjerenje zaposlenika. Jasno im dajte do znanja da vjerujete u njih. Recite da vjerujete u mogućnost uspješnog poslovanja te da ćete zajednički pronaći način da se poduzeće uspješno oporavi od krize. Podjednako je važno da zamolite za suradnju te naglasite važnost svih zaposlenika kako bi se oni osjećali bliže samoj organizaciji.

COVID-19 kriza i krizni menadžment

COVID-19 kriza ne mora biti isključivo loša za vas i vašu organizaciju. Važno je da usvojite pogled u kojem će COVID-19 kriza biti prilika u kojoj vaša organizacija može napredovati. COVID-19 kriza je također prilika i za svakog rukovoditelja u kojoj se može usavršiti krizni menadžment. Dobro liderstvo u krizi je jako važno kako biste smanjili stres i povećali otpornost vaših zaposlenika na psihofizičke posljedice krize. Formirajte dobar tim za upravljenje kriznim situacijama, koji čine zaposlenici koji poznaju krizni menadžment. U tom će se slučaju vaši zaposlenici osjećati sigurno i dok traje novonastala COVID-19 kriza. Zapamtite, važno je zaposlenicima dati do znanja da su na brodu na kojem netko čvrsto drži kormilo. Tako je veća mogućnost će upute prihvatiti pozitivno te imati više energije i pozitivnog stava za nošenje s izazovima.

Sve navedeno se odnosi na poduzeća svih veličina od onih najvećih pa do malih, obiteljskih poduzeća. Vi trebate izbjegavati osjećaj bespomoćnosti i zaposlenicima redovito davati potrebne informacije i upute na pozitivan i poticajan način. U suprotnom, posljedice krize za vaše ljude i poslovanje bi mogle biti puno dublje.

Vaši zaposlenici imaju rješenja za krizu

U slučaju da niste u potpunosti sigurni u krizni menadžment koji provodite, potražite pomoć! Velika je šansa da će vaši zaposlenici cijeniti iskrenost i sami se uključiti u educiranje o problemima organizacije u krizi. Vanjski stručnjaci i edukacije koje možete pohađati vam potencijalno mogu pomoći promjeniti cjelokupni pogled na poslovanje i potaknuti nove ideje. Upravo je kreativnost u vremenima krize element koji može donijeti prevagu između uspješnih i neuspješnih organizacija.

Zaposlenici su vaša najveća snaga. U današnje vrijeme je sve popularnija i nažalost aktualnija izjava kako je dobrog radnika teško pronaći, a još teže zadržati. Ako sa svojim zaposlencima stvorite komunikaciju temeljenu na međusobnom povjerenju i zajedništvu, imat ćete neprocjenjivi kapital. Važno je znati cijeniti i iskoristiti taj kapital kako sada, u krizi, tako i u budućnosti. COVID-19 kriza za vas može biti prilika da trajno unaprijedite poslovanje te da novonaučena znanja iskoristite i nakon krize. Budite otvoreni, strpljivi, pažljivi, ali i odlučni i hrabri te primjer svim svojim zaposlenicima!