Kako postaviti, a zatim i ostvariti ciljeve

Kako postaviti ciljeve koji će Vas voditi putevima poslovnih uspjeha? U svjetskom klasiku literature “Alisa u zemlji čudesa”, Alisa lutajući susreće mačku. “Možeš li mi, molim te reći kojim putem trebam krenuti?” upita ju. “A kamo želiš stići?” uzvrati mačka. “Ne znam” reče Alisa. “Onda će te svaki put odvesti tamo” završi mačka. Ovakve dvojbe postoje i izvan zemlje čudesa. Mnogi menadžeri su u stalnoj potrazi za pravim putevima, a da uopće ne znaju kamo točno žele stići, što točno žele postići. Postavljanje nekih općenitih ciljeva, kao npr. biti uspješan menadžer ili povećati prodaju, je neučinkovito za postizanje pravih rezultata. Također, čak i ako se tako postavljen cilj u nekoj mjeri i ostvari, pitanje je hoće li to stvarno biti uspjeh i rezultirati pravim zadovoljstvom.

Ciljevi opisuju što organizacija očekuje od njenih zaposlenika, odjela i timova. Pri tome, svaki uspješan menadžer shvaća važnost postavljanja ciljeva, njihovu provedbu i praćenje. Važno je da ciljevi budu u skladu s onime što organizacija može postići te da svi članovi organizacije budu obuhvaćeni tim ciljevima. U tome najveću ulogu ima strateško planiranje – kako postaviti i uklopiti ciljeve u svoje poslovanje kako bi se postigao uspjeh, a fokusiranje na ciljeve će vam donijeti lakši osobni uspjeh.

Strateško planiranje i postavljanje ciljeva

Strateško planiranje je proces koji ima jednu svrhu - pomoći organizaciji da napravi bolji posao. Strateško planiranje može pomoći organizaciji da se fokusira na svoju viziju i prioritete u odnosu na promjenjivu okolinu te osigurati da članovi rade na ostvarivanju organizacijskih ciljeva. Dakle, strateško planiranje uz sve ostalo, uključuje i postavljanje ciljeva. Ciljevi su jedan od specifičnih prioriteta koje ima strateško planiranje.

Ciljevi mogu biti opći i specifični. Ako je strateško planiranje dugotrajan proces, što je vrlo vjerojatno da organizacije imaju dugotrajan plan poslovanja, onda je i vjerojatnije da je cilj općenitiji. Zato jer je u tom slučaju više naglasak na načine kojima se dolazi do cilja. Međutim, specifični ciljevi su više razrađeni i detaljniji u smislu da se planira svaki korak u dolaženju do toga cilja.

Pazite što želite

Dakle, da bi se ciljevi mogli ostvariti, moraju biti dobro smišljeni. Primjerice, prodaje je nužna za preživljavanje, a usmjerenje na prodaju može proizaći iz strategije da se mora nešto prodati, pa se time kvantiteta pretpostavi kvaliteti, što dugoročnije sigurno vodi u propast. Isto tako, cilj biti uspješan menadžer može rezultirati stalnim nezadovoljstvom. Razlog tomu je taj što takav cilj može utjecati na percepciju menadžera da svaki trenutačni neuspjeh doživljava previše dramatično, dok ga niti najveći uspjesi neće uvjeriti da je stvarno uspješan. Iz tih razloga je i nastala uzrečica da čovjek treba pripaziti što želi – da mu se to ne bi i ostvarilo.

S druge strane, dobro osmišljeni ciljevi imaju izuzetnu moć da čovjeka dovedu do željenih rezultata. Ako su kreirani točno prema uputama pobuđuju veliku motiviranost, fokusiraju njegovu pažnju i ponašanje štiteći ga od suvišnih aktivnosti, potiču ga na korištenje svih resursa, razvijaju kreativnost u pronalasku različitih rješenja, čine ga upornim, dosljednim, nepokolebljivim, veselim i optimističnim. Posao, kao i sam život, bez kvalitetnih ciljeva je besmislen i liči na stalnu jurnjavu za obavljanjem mnoštva svakodnevnih aktivnosti za koje čovjek i ne zna čemu uopće služe.

Samo aktivnosti koje su povezane s ostvarenjem dobro osmišljenog cilja dovode kako do opipljivih rezultata, tako i do osjećaja zadovoljstva i ispunjenosti. Menadžer, ako želi ostvarivati rezultate u svojim područjima odgovornosti, treba postaviti kvalitetne ciljeve za svako od njih, naravno sukladno ciljevima organizacije. Općenito, osnovno pravilo dobro postavljenog cilja je da bude što konkretnije zamišljen, uz što jasnije definiranje svih važnih detalja.

Kako postaviti ciljeve?

U skladu s onime čime se organizacija bavi i što želi postići, tako se trebaju i postaviti ciljevi. Za to služi strateško planiranje koje prije samog postavljanja ciljeva može dati odgovor na potrebna pitanja kao bi ciljevi mogli biti uspješno ostvareni. Ciljevi moraju biti konkretni, odnosno organizacija mora točno znati što želi. Također trebaju biti i motivirajući. Razlog tomu je taj što će nas tada ta motivacija pokrenuti da ciljeve i ostvarimo. Nadalje, ciljevi trebaju biti i realni te svakako ostvarivi. Ako unaprijed sumnjamo u ostvarivost cilja, vrlo je vjerojatno da ga nećemo ni ostvariti.

Da bi se neki cilj postigao, potrebno je i određeno vrijeme, odnosno uspjeh se ne može očekivati „preko noći“. Dobra strategija je da se postavljeni ciljevi i negdje zapišu kako bi bili vidljivi osobama u svakom trenutku. Možda kod organizacija i ostvarivanja općeg cilja ovo nije moguće. No, svaki zaposlenik organizacije može prema njegovim radnim zadacima postaviti i zapisati ciljeve kako bi bio učinkovitiji na radnom mjestu. Danas je jedan od najupotrebljavanijih alata za postavljanje ciljeva tzv. SMART model. Kratica je nastala od prvih slova engleskih riječi koje označuju kakav treba biti dobro postavljen cilj.

Ključni pojmovi SMART modela

Prva riječ „specific“ označava da cilj treba biti konkretan, jasan, jednoznačan. Odnosno da cilj treba biti potpuno određen, razlikovati ono što želimo, od onoga što ne želimo. Još jedno objašnjenje riječi može biti „simple“, odnosno da cilj bude što jednostavniji kako bi bio lakše ostvariv. Druga je „measurable“ što znači da treba biti mjerljiv, jer je inače teško ustvrditi je li postignut i u kojoj mjeri. Može značiti i „meaningful“ drugim riječima značajan ili važan jer će tako više motivirati njegovo ostvarivanje. Treća je „achievable“ i označava da treba biti dostižan za osobu ili organizaciju za koju je postavljen. Četvrta riječ također dolazi u različitim varijacijama: „resource bond“ ili „realistic“ – što znači s realno raspoloživim resursima, ali i razuman – „reasonable“. Bez obzira na to koju varijaciju koristili, valjanost cilja se može ispitati u odnosu na svaku od njih.

Peta je „timed“ ili „time constrained“, odnosno označava da cilj treba imati točno određen rok. Peto slovo može značiti i „towards what you want“ - usmjeren prema onome što zaposlenik ili organizacija želi. Dakle cilj je usmjeren prema onome što se želi ostvariti. To znači i da cilj ne bi trebao biti postavljen negacijskom rečenicom, već pozitivno usmjeren prema željenoj posljedici. Svaka od navedenih komponenti je važna za ostvarenje cilja i izostavljanje makar jedne od njih može značajno utjecati na krajnji rezultat, bilo tako da ga onemogući u realizaciji ili da ga promijeni na neželjen način.

Dobro postavljeni ciljevi uz strateško planiranje

Nakon navedenog modela, uz strateško planiranje, ciljevi se mogu razraditi i postaviti. Osnovno pravilo dobro postavljenog cilja je da bude što konkretnije zamišljen, uz što jasnije definiranje svih važnih detalja. Naime, ako cilj nije konkretan i jasan, oni koji ga trebaju obaviti neće znati što trebaju raditi ili će to interpretirati na svoj način, koji se ne mora nužno poklapati sa stvarnom idejom. Npr. menadžer može postaviti svome odjelu za cilj izradu web stranica, podrazumijevajući da njegovi djelatnici dijele istu ideju s njim kako one trebaju izgledati. Međutim, krajnji rezultat može izgledati prilično razočaravajuće. Zbog takvog nejasnog cilja izgubio je dragocjeno vrijeme i vjerojatno povjerenje u svoje ljude, dok su oni s druge strane izgubili motivaciju da se oko toga ponovno trude. Isto je i za njegovu mjerljivost: ako nije točno definiran krajnji rezultat, nitko neće znati je li on ostvaren i kada.

Ciljevi koji izgledaju kao da se nikada neće u potpunosti ostvariti prestaju biti ciljevi i postaju svojevrsne opsesije koje rezultiraju gubljenjem smisla i energije. Npr. ako menadžer postavi za cilj stalan rast dobiti, to ga može dovesti na rub propasti poduzeća, jer će samo razmišljati kako povećati dobit, pri čemu će imati tendenciju stalnog smanjivanja troškova i iscrpljivanja resursa, što će na kraju rezultirati lošim proizvodima i uslugama te nezadovoljstvom djelatnika. Cilj treba biti postavljen tako da predstavlja izazov, ali da je i dostižan. Isto tako, jedan od ciljeva koje menadžer može postaviti je i razvijanje vještina svojih zaposlenika što nije dobro postavljen cilj. Za svakoga bi zaposlenika i menadžera trebalo specifično odrediti koju vještinu, u kojem vremenskom roku i na koji način će ju razviti. Dakle, strateško planiranje uključuje ključne strategije za preživljavanje i menadžera koji uspješno delegira zadatke svojim zaposlenima te na kraju dolazi do ostvarenja postavljenih ciljeva.

Pravila upravljanja ciljevima

Kada uz strateško planiranje organizacija odredi ciljeve za određeno razdoblje, potrebno je o tome obavijestiti sve članove organizacije. To je moguće napraviti pismenim i usmenim putem. Usmeno prenošenje ciljeva djeluje motivirajuće, no mogući su ˝šumovi u komunikaciji˝. S druge strane, pisano prenošenje je preciznije i ostavlja manje mjesta različitim interpretacijama. Na menadžeru ili rukovoditelju je da odluči na koji će način obavijestiti sve članove organizacije o ciljevima.

Također, sljedeće pravilo upravljanja ciljevima je da postoji praćenje uspješnosti ciljeva. Strateško planiranje ciljeva zahtjeva dobro definiranje pojedinih aspekata ciljeva u smislu krajnjeg postignuća. Na taj način se zna kada je cilj postignut ako su zadovoljeni svi definirani aspekti. Stoga praćenje postignutosti ciljeva zahtjeva mnogo vremena i suradnju svih obuhvaćenih u tom procesu. Bitno je naći ravnotežu između sudjelovanja u donošenju ciljeva na svim razinama – komunikacija između menadžera i zaposlenih je vrlo bitna u ovom koraku.

Poticaj za rad

Naime, ako cilj ne predstavlja izazov, on neće potaknuti djelatnike na dodatne napore i razvoj, već će im biti dosadan i demotivirajući. Isto je i s nedostižnim ciljevima, jer ako se od djelatnika očekuje nešto nerealno djelatnici se neće ni početi truditi, već će se unaprijed proglasiti (opravdano) nesposobnima. Primjerice, menadžer tvornice pekmeza može odlučiti proizvesti 100 tona pekmeza od dunja i premda bi to moglo biti realno ostvarivo uz postojeće kapacitete, potpuno je nerazumno ako nema tržišta za tu vrstu pekmeza. Komponenta razuma u cilju odnosi se na promišljanje o njegovoj stvarnoj važnosti i logičnosti.

Na kraju, važno je cilju definirati rok. Treba imati na umu da za neke ciljeve treba više, dok za neke ciljeve treba manje vremena kako bi bili ostvareni. Naime, svakako nije jednak rezultat ako netko osmisli marketinški plan za sljedeću godinu tri mjeseca prije nego ona počne ili tri mjeseca nakon što je nastupila. Stoga, bez obzira koliko se kvalitetno postavljanje ciljeva možda činilo teško ili izgledalo kao gubitak vremena, jedino takav pristup uistinu u konačnici štedi vrijeme i sve druge resurse te predstavlja najveću garanciju da će se oni i ostvariti. Dobro postavljanje ciljeva može profesionalizirati poduzeće i omogućiti stvaranje odjela unutra manjih poduzeća. Neki ciljevi zahtijevaju i razvijanje vještina zaposlenih što uvelike pridonosi uspjehu organizacije, ali i motiviranosti na rad i zadovoljstvu. Zadovoljni zaposlenici neće imati potrebu napuštati radno mjesto, a pozitivna reputacija organizacije će svakako privući nove zaposlenike i stručnjake.

Ostvarenje ciljeva

Kada uz strateško planiranje ciljevi budu dobro postavljeni, neizostavno je njihovo ostvarenje. Koraci kojih se treba sjetiti su da prije postavljanje cilja treba zapitati što se želi postići u organizaciji. Ako su ciljevi specifični, onda su detaljnije isplanirani. Pomoć u definiraju cilja je svakako može biti jedna od metoda koja je ranije spomenuta u tekst. Smart metoda raščlanjuje cilj na komponente koji omogućavaju njegovo lakše realiziranje.

Analiza i poslovno planiranje u tom smislu postaje uspješno kada je ostvaren cilj koji je postavljen na početku. Ostvareni ciljevi će tada biti motivacija za daljnji rad zaposlenika što će stvoriti veće zadovoljstvo na radnom mjestu. A zadovoljstvo donosi razne benefite, od zadržavanja postojećih zaposlenika i bolje radne učinkovitosti pa do želje za daljnjim usavršavanje i razvijanjem svojih vještina. Moguće je da će i strateško planiranje koje osigurava uspjeh organizacije kroz ostvarenje ciljeva privući nove zaposlenike koji dijeli iste vizije s organizacijom. Dakle, dobro postavljeni ciljevi imaju veliko vjerojatnost da će biti i ostvareni. Kao takvi donose benefite i samoj organizaciji, ali i zaposlenicima u toj organizaciji.