Fokus za vaš veći i lakši osobni uspjeh

Sigurno ste svi doživjeli one predivne trenutke kada imate osjećaj da vam sve ide tako lako. Čini vam se da tada u potpunosti uspijete isključiti vanjski svijet i uroniti u zadatak pred vama. No u svakodnevnom životu često se borite održati takav fokus dok sa svih strana stižu razna smetala, od zvukova Whatsappa ili Facebooka, do telefonskih poziva kolega, menadžera ili obitelji. Kako potaknuti stanje potpune koncentracije i biti fokusiran na ono što je važno? Kako je to korisno za analizu i poslovno planiranje u vašoj organizaciji? Može li manjak fokusa utjecati na sve oko vas, a tako i na strateško planiranje?

Kao prvo, važno je razumjeti kako funkcionira mozak. Naš mozak je uvijek aktivan i prima informacije iz okoline. To znači i da konstantno mora birati na što će obraćati pažnju, a na što neće. Neuroznanstvenici to zovu selektivnom pažnjom. Selektivna pažnja događa se na dvije razine. Prva je voljni fokus ili fokus odozgo prema dolje. To je onaj fokus orijentiran prema cilju, a koristimo ga kada želimo riješiti neki teži problem. Taj fokus mi možemo kontrolirati.

Drugi je fokus potaknut podražajima iz okoline. Još ga zovu fokus odozdo prema gore. Tom je fokusu cilj naše preživljavanje. Mi automatski reagiramo na iznenadne promjene boja, svjetala ili glasnih zvukove oko nas. Taj fokus je automatiziran proces našeg mozga i teško ga možemo kontrolirati. Upravo stoga, jer je bitan za naše preživljavanje, fokus odozdo ima moć nadvladati našu pažnju odozgo, odnosno onu koju si voljno namećemo.

Kako naš mozak zna gdje naš fokus treba biti?

Nakon što nam nešto prekine pažnju, odnosno nakon što ju preusmjerimo, treba nam, prema različitim istraživanjima, više od 20 minuta da ju ponovno usmjerimo na prvobitan cilj. I svaki put to ponovno usmjeravanje pažnje iscrpljuje naš mozak. Što je naš mozak umorniji to će teže biti usmjeriti ga na ono što uistinu želimo raditi. Istraživanja su također pokazala da su naša sposobnost koncentracije i snaga volje ograničeni resursi. Što znači da što je više ometanja, to nam postaje sve teže zadržati koncentraciju. Sama koncentracija je iznimno bitna za bilo što što se radi. Ako nemamo koncentraciju ono što radimo bit će loše napravljeno. Sigurno ste upoznati sa slučajevima kada je manjak koncentracije bio koban za nekoga. Primjerice kada vozite auto, manjak koncentracije znači puno. Niska koncentracija može dovesti do propusta bitnih detalja (npr. pravilnog skretanja) ili čak i povreda koje su se mogle izbjeći.

Naš mozak upija sve informacije iz okoline te ih počinje obrađivati kako bi odlučio na što se treba koncentrirati. Poput leće kamere kada ju usmjeravamo na određeni objekt u tražilu. U drugom dijelu tog procesa, naš mozak usmjerava svoju pažnju na samo jedan aspekt kojega odabere kao najvažnijeg. Taj je proces identičan i kod voljnog i nevoljnog fokusiranja. Ako odluči da je zadatak kojega smo si postavili dovoljno važan za naše preživljavanje, može zanemariti sve vanjske distrakcije. Kao kad vam gori pod petama jer imate vrlo malo vremena da dovršite nešto pred važan sastanak. Ako zadatak nije percipiran kao važan i ako je mozak umoran, koncentracija znatno opada i naša usmjerenost postaje nepostojana.

Mediji i mozak

Posebno opasna stvar za naš fokus su, kao što ste mogli zaključiti, raznoliki mediji koji se nalaze oko nas. Osim što se mediji koriste sve češće tijekom dana, korištenje više medija odjednom tzv. medijski multitasking također postaje sve zastupljeniji. Na primjer, ako osoba u isto vrijeme obavlja prodajni razgovor kako bi ostvario bolji promet i pokušava organizirati Excel tablicu ona se bavi medijskim multitaskingom. S obzirom da je internet dostupan na većini uređaja kojima se ljudi svakodnevno koriste, medijski multitasking povezuje se s istovremenom konzumacijom različitih internetskih sadržaja. Ovo može biti osobito loše za naš fokus. Ipak se na internetu nalaze puno zanimljivije stvari od onih dosadnih zadataka koje moramo svakodnevno izvršavati. Primjerice, strateško planiranje neće biti posebno privlačno kada se pored vas nalazi tv koji uživo prenosi svjetsko prvenstvo u vašem najdražem sportu. Nešto kao što je strateško planiranje činit će se lakše uz hobi u kojem uživate, jer onda stvari nisu tako dosadne. Tako nešto može naškoditi.

Kada se spomene multitasking obično se pomišlja na kvalitetnu vještinu obavljanja više stvari u isto vrijeme. Naravno da bi svatko htio imati sposobnost obavljanja dvije stvari za upola vremena. No, nije sve onako kako se čini. Iako se multitasking čini kao pozitivna stvar, konstantno prebacivanje s jedne stvari na drugu odvraća od efikasnog obavljanja jednog zadatka. Zasigurno nećete u istom vremenskom okviru završiti zadatak ako polovinu vremena provodite gledajući seriju. Čak i kada obavljate dvije stvari koje su vam bitne, jedna od njih će zasigurno ispaštati. Nemojte dopustiti da vas pošasti modernog svijeta odvrate od onoga što vam je zaista važno. Uvijek možete na tu poruku odgovoriti kasnije, odgledati epizodu serije kad završite posao ili poslušati najdražu pjesmu kada znate da su vaši zadaci ispunjeni u potpunosti.

Bez smetnji, bez brige

Dobro je, bar privremeno, ukloniti sva smetala koja vas odvraćaju od zadatka. Identificirajte koji su to okidači koji vam skreću pažnju. Naravno, nismo svi isti. Nekome glazba pomaže u koncentraciji, a nekoga smeta. Također imamo i unutarnje okidače – razne misli koje nam odvlače pažnju. Te misli su uglavnom potpuno nebitne u tom trenutku i dolaze do izražaja kada je nešto što radimo posebice zamorno. Razmišljanje o tome što ćete pojesti nakon posla ili o razgovoru kojeg morate imati s kolegom samo će vam otežati rad. U ovakvim situacijama vam može pomoći rutina. Što više redovnih zadataka postane rutinsko u vašem životu, to će vas manje stvari ometati. Popisi zadataka koje morate obaviti pomažu vašem mozgu da se potpuno prepusti zadatku pred vama, a ujedno vas drže fokusiranima na postavljene ciljeve koje želite ostvariti.

Najvažnije je biti svjestan što vam smeta i na koji način. Ako previše vremena potrošite na obavljanje zadatka kao što je strateško planiranje, osvijestite si da ne može sve biti savršeno. Ako vam smeta buka radova pored kuće, promislite o tome možete li zadatak obaviti na nekom drugom mjestu. Ako vam je zadatak iznimno zamoran riješite ga prvog dok ste još potpuno koncentrirani. Očistite stol, odgovorite na mailove, stavite mobitel na bešumno i počnite raditi na onome što znate da trebate obaviti. Dajte si dovoljno vremena i umanjite mogućnost bilo kakve vrste ometanja. Znate da to možete, samo vam je potrebna volja.

Mozak nije superheroj

Uobičajeno je susretati se sa situacijama gdje osoba treba imati više stvari na umu. Ali mozak je sposoban za pohranu samo određene količine informacija. Kao što je spomenuto, valja stavljati stvari na papir. To mogu biti zadaci koje trebate obaviti, promišljanja tijekom dana ili jednostavno stvari koje vas muče u trenutku. Jedna teorija koja govori o oslobađanju mozga od „nevažnih“ informacija zove se teorija kognitivnog rasterećenja. Kognitivno rasterećenje definira se kao korištenje fizičke akcije kako bi se promijenili zahtjevi procesiranja nekog zadatak. Drugim riječima, fizička akcija se koristi kako bi se smanjili kognitivni napori procesiranja. Kognitivno rasterećenje koristi se kada god osoba zapiše ili zabilježi neku informaciju kako bi ju koristila kasnije. To može biti, na primjer u situacijama pravljenja spiska za nabavu namirnica, bilježenje nečijeg rođendana ili broja telefona.

Iako se čini kontradiktorno, prisjećanje na to gdje smo stavili neku informaciju lakše je nego prisjećanje te informacije. Je li vam se ikada dogodilo da ste došli u trgovinu i potpuno zaboravili što sve trebate kupiti? U ovakvim slučajevima, korištenje nekog vrsta skladištenja izvan mozga je jako korisno. Tako rasterećujemo mozak i omogućavamo si praćenje samo bitnih stvari. Ulaganje napora stavljamo u neke druge procese, a ne u pamćenje toga da moramo kupiti baterije u trgovini. Kada je strateško planiranje u pitanju, rasterećenje vam omogućava postavljanje pitanja i stvaranje ciljeva u bilo kojem trenutku. Nećete se morati oslanjati na puko sjećanje već ćete objediniti sve vaše misli i organizirati ih kada je za to pravo vrijeme. Stoga se nemojte oslanjati na vaše pamćenje kada to nije potrebno, zapišite sve što možete.

Odredite na što ćete usmjeriti fokus

Ako niste unaprijed odredili na što ćete tijekom dana usmjeriti svoju pažnju, vrlo je vjerojatno da će vam pažnja odlutati na razna smetala ili manje bitne zadatke. Ako znate točno na što sve želite usmjeriti vaš fokus tog dana, vaš um će manje lutati. Ako ne znate što trebate činiti i odakle početi, vaš glavni zadatak je pretražiti vaše ciljeve i podsjetiti se kako ste na njima prije postupali. Prije nego što počnete s radom, zapitajte se zašto biste to trebali napraviti. Zašto je nešto kao strateško planiranje uopće važno? Što će vam korisno strateško planiranje donijeti u organizaciju? Kada pridodate procjenu važnosti onome što radite, lakše ćete vrednovati zadatak pred vama i biti angažiraniji na njegovom završetku.

Započnite dan tako da pregledate popis svega što trebate obaviti toga dana i provjerite kada to trebate obaviti. Uvijek se zapitajte koliko su hitni i važni zadaci pred vama, hoće li oni doprinijeti ostvarenju vaših ciljeva i ciljeva vaše organizacije. Ako ste voljni ozbiljno shvatiti zadatke pred vama, možete prevladati mnoge stvari. Liste aktivnosti koje morate obaviti određenog dana te rokovi kojima su one ograničene također pomažu u nadvladavanju automatskog, obrambenog fokusa snagom vaše volje. Time dajete na važnosti, a to nas dovodi do sljedećeg...

Naučite kako zadržati fokus

Održati fokus je vještina koju možemo razvijati. Jedan sat ili čak pola sata potpune koncentracije može vas, u početku, umarati. Posebice ako ste navikli na konstantne distrakcije ili mislite da ste stručnjak za multitasking (sumnjam da itko jest, no ako vi vjerujete u to samo nastavite!). Zamislite da je vaš mozak poput vaših mišića. Niti mišići ne bi izdržali da potrčite duže od 15 minuta ako niste na to navikli.

Krenite s 15 minuta, Francesco Cirillo koji je osmislio Pomodoro (rajčica) tehniku upravljanja vremenom, kaže da je to idealno vrijeme za obavljanje jednog zadatka. Postavite alarm na vašem mobitelu ili računalu na 15 minuta i nastojte to vrijeme biti potpuno usredotočeni samo na jedan cilj. Kad uvježbate fokusiranje tijekom tih 15 minuta postupno produljujte vaše vrijeme potpune koncentracije. Trenirajte vašu sposobnost koncentriranja baš kao što biste trenirali vaše mišiće. Ako vam se to čini besmisleno i smatrate da s 15 minuta ne možete ništa napraviti, počnite s 30. Te minute upotrijebite kao da vam je to jedino vrijeme tijekom kojeg možete raditi na tom zadatku.

U školi smo uvijek imali 45 minuta za rješavanje ispitnih zadataka. Tijekom tog vremena naš jedini cilj bio je odgovoriti na pitanja ili riješiti matematičke probleme. To vrijeme je bilo iskorišteno za potpuni fokus na jedan zadatak. Zašto slična strategija ne bi mogla biti korisna i u svakodnevnom životu? Primjerice, ako radite strateško planiranje, zašto ne bi mogli 45 minuta svakodnevno odvojiti na taj zadatak. Znate i sami kako strateško planiranje može zahtijevati truda. Stoga umjesto pretrpavanja jednog dana svaki dan učinite po malo. Tako ćete vjerojatnije zadržati fokus i pomno promišljati o svakom koraku.

Smireni um je produktivan um

Redovno meditiranje također trenira naš um na voljno usmjeravanje pažnje. Istraživanja sveučilišta UCLA upućuju da meditacija može graditi tkivo u mozgu oko područja koje je povezano s pažnjom. Istraživanje je bilo usmjereno na dugoročan učinak, a pokazalo je da se mozak može oblikovati i trenirati. Mnoga druga istraživanja su već dokazala da meditacija nije bauk, kao što neki u našem društvu to vole predstavljati, već da znatno pospješuje koncentraciju i rezultate. Danas postoje mnogi resursi koji se usredotočuju na približavanje meditacije općoj populaciji. Sve što trebate napraviti je upisati u internetsku tražilicu vašeg izbora riječi kao što su „meditacija“, „mindfulness“, „vođeno meditiranje“ i slično. Zasigurno ćete naići na vrstu meditacije koja vama odgovara. Ništa vas ne košta probati.

Nemojte odmah odustati. Meditiranje je proces. Jedna seansa meditiranja neće odmah dovesti do svih poželjnih rezultata. Probajte meditaciju napraviti dio svoje rutine. Ne bojte se, meditiranje vam neće oduzeti značajan udio vremena u danu. Čak i najduže meditacije traju 30ak minuta. Probajte zamijeniti pola sata odugovlačenja za pola sata meditacije. Ako tijekom dana primijetite da se ne možete koncentrirati na zadatke, umjesto odustajanja probajte meditirati. Ako se na zadatak ne možete fokusirati ni nakon toga, barem ste napravili nešto potencijalno korisno umjesto pukog odgađanja.

Samokontrola je majka uspjeha

Ljudi moraju kontrolirati svoje ponašanje u različitim situacijama. Od kontroliranja ljutnje kada nas netko uvrijedi do kontroliranja smijeha kada je neprimjeren situaciji. Konstantno kontroliramo svoje emocije i iskazujemo ih na zdrav način. U isto je vrijeme važno kontrolirati i svoje misli. Niti jedna od navedenih tehnika neće vam pomoći ako ste vi potpuno prepušteni svim impulsima koje vaš mozak ima na prvu. Na primjer, znate da je tjelovježba korisna. Istovremeno ste se probudili ujutro i prva vam je misao na tjelovježbu bila „mogu to i sutra“. Takvi automatski odgovori koje ne možete kontrolirati potpuno vas ograničavaju.

Stoga promislite o tome koliko kontrole vaše misli imaju nad vašim ponašanjem. Pomažu li vaše misli u dostizanju vaših ciljeva? Dovode li vas već automatizirani obrasci razmišljanja do ponašanja na način koji vas konstanto udaljava od onoga što želite napraviti? Osvijestite važnost uloge samokontrole u ostvarenju onoga što želite. Samokontrola nije okov koji vas ograničava od uživanja u životu već je instrument koji vam omogućava dolazak do onoga što uistinu želite. Ako želite imati plan za vašu organizaciju ali vam strateško planiranje ne ide, promislite o tome što vas sprečava. Nemojte biti žrtva automatskih reakcija, svakim danom učinite jednu stvar koja je suprotna vašoj prvoj pomisli. Nemojte provjeriti mobitel kada se probudite, nemojte otvoriti stranicu s vijestima na poslu, bilo što da napravite bit će vam korisno.

Vježbajte redovito

Jedna od ključnih strategija je ta da je potrebno raditi redovne pauze. Čak i kada ne osjećate potrebu za njima. Redovnim pauzama podižete razinu vaše energije prije nego se vaše baterije u potpunosti isprazne. Ako već razmišljate o tome da vaš mobitel treba napuniti prije nego se isprazni baterija, uključite i sebe u tu brigu pa napunite svoje vlastite baterije. Vjerujte to je puno važnije nego baterija mobitela. Kada se potpuno iscrpite, nema dovoljno jake kave niti dovoljno slatke čokolade koja će vas omogućiti normalno funkcioniranje. Stoga svakih sat vremena, napravite pauzu od 5 do 10 minuta, prošećite, odmorite se i fizički i mentalno. Time ćete sebi pomoći brže usmjeriti fokus po povratku na zadatak i jednostavnije krenuti ka njegovom završetku. Nemojte zaboraviti da je to samo pauza i da se nakon nje trebate vratiti na zadatak. Naravno, ako je potrebno uzmite si vremena, ali nemojte zamijeniti 45 minuta rada s 45 minuta pauze.

Sve ovo vam se čini vrlo jednostavno i vjerojatno vam kroz glavu prolazi da vi ionako to sve radite, samo zadataka oko vas ima sve više i više. To da zadataka ima sve više je točno, a da se vi slabo snalazite s procjenom koji su od njih obična smetala, a koji zaista važni je također točno. Pročitajte ove upute još jednom i vježbajte jednu po jednu dok niste sigurni da ste ih u potpunosti usvojili. Tek tada ćete vidjeti kako je lako obavljati sve te poslove!

Fokus na strateško planiranje

Možda ste se do sada zapitali - kako je fokus uopće važan za nešto kao što je strateško planiranje? Kao što je spomenuto, na usmjerenost mogu utjecati brojne stvari. Kada niste usmjereni, bitni zadaci lošije su napravljeni. Oni su zapostavljeni, nije im posvećeno dovoljno pažnje ili su napravljeni u posljednjem trenutku. Strateško planiranje je popunjeno bitnim zadacima. Svaki od njih sadrži male korake u kojima su detalji ono što ih određuje. Fokus u smišljanju svakog koraka u strateškom planiranju može napraviti razliku između njegovog uspjeha i neuspjeha. Strateško planiranje je kao set domina. Ako je jedan komad pogrešno postavljen sve oko njega pada.

Stoga je, u trenucima provedbe i smišljanja planova bitnih za cijelu organizaciju, važno održati fokus. Strateško planiranje je odraz vaše usmjerenosti na dobrobit organizacije. Ako strateško planiranje odgodite za zadnji trenutak ili mu se ne posvetite dovoljno, vaša organizacija će patiti. Stoga, napravite rutinu koja se može pobrinuti o svim ostalim manje važnim zadacima. Kada se susretnete s nečim što je važno usredotočite se bez smetnji. Znam da nekada ne želite uopće razmišljati nečemu kao što je strateško planiranje. No potrudite se biti osnaženi vlastitom voljom i pokušajte se osloboditi svega što nepovoljno utiče na vaše glavne ciljeve.