Svatko od nas ima različite radne navike i vrijednosti, a da bismo s drugima radili na zajedničkim ciljevima važno je da ih uskladimo s drugima. Osoba koja na tome najviše treba raditi ste vi - menadžer odgovoran za svoje ljude i rezultate.
Vlasnik ste, ili možda dio Uprave neke organizacije, i stalo vam je da ona dobro funkcionira. Ulažete puno truda u ugovaranje novih poslova i nastojite svojim zaposlenicima osigurati sve potrebne resurse za njihovo kvalitetno obavljanje. Spremni ste im čak i „progledati“ kroz prste za neke stvari, vjerujući da će tako biti zadovoljni i motivirano raditi svoj posao, a organizacija će uspješno poslovati.
Pritom, kako vrijeme odmiče, imate osjećaj da što vi više dajete i nastojite im se prilagoditi, to kod njih uočavate sve više nezadovoljstva i nepoželjnih ponašanja. Primjerice, možda uočavate da jedan dio zaposlenika gotovo svaki dan kasni 5-10 minuta na posao, iako nemate klizno radno vrijeme. Drugi dio radnog vremena provedu odrađujući stvari nevezane za posao, što smanjuje njihovu učinkovitost. Treći pak rade jako puno i vrlo kvalitetno, ali su u komunikaciji s kolegama iz prve dvije skupine neugodni jer smatraju da oni ne rade dovoljno za organizaciju. Sve navedeno počinje značajno narušavati kvalitetu timskog rada pa u jednom trenutku pomislite – „Što je ovim mojim ljudima?“.
- „Ne bi li čovjek koji radi 5, 10 ili 20 godina trebao znati da treba doći na vrijeme na posao?“
- „Nije li normalno da zaposlenik zna da treba zaraditi svoju plaću, pa dok je na poslu biti fokusiran samo na posao?“
- „Kako netko tko radi već 5, 10 ili 20 godina ne razumije da nije u redu biti neugodan prema kolegama, neovisno o situaciji?“
Na ta pitanja postoje vrlo jasni i jednostavni odgovori:
- „Ne bi.“
- „Nije normalno.“
- i „Vrlo jednostavno.“
…jer često podrazumijevamo da svi mislimo i radimo jednako, pa propustimo jasno reći kakva su pravila rada i ponašanja u našoj organizaciji. To je kao da netko dolazi u vašu kuću i ne izuje cipele na ulazu, a vi se pitate što mu je, iako mu uopće niste rekli da je u vašoj kući pravilo da se izuju cipele na ulazu. U njegovoj kući to pravilo možda ne vrijedi, pa je sasvim normalno da ga zaboravlja kod vas. Možda ste mu jednom i rekli koje je vaše pravilo prilikom ulaska u kuću. Pritom, idući put kad je došao i nije se izuo, bilo vam je neugodno opet ga podsjetiti na vaše pravilo. Ili ste možda pomislili „Pa kako se nije izuo, a već sam mu jednom to rekao? Kako li je tako neobziran?“. Upravo zbog toga osoba može zaključiti da je i vama vaše pravilo zapravo nevažno, pa se nastavlja ponašati po svojim pravilima. Sukladno tome, logično se nameće pitanje – a kako onda osigurati da se pravila koja želimo imati u organizaciji zbilja i poštuju?
1. Osmislite i zapišite standarde rada i ponašanja
Razmislite koja očekivanja od svojih zaposlenika imate u njihovom odnosu prema radu, kolegama, nadređenima i organizaciji općenito. Jasno opisanim pravilima gradite jedinstvenu kulturu organizacije. Ona je temelj kvalitete rada i prepoznatljivosti organizacije na tržištu, što je ključno za njenu uspješnost. Takva pravila svakom zaposleniku trebaju biti nit vodilja što i kako treba raditi da bi se uklopio u kulturu organizacije u kojoj radi, na dobrobit sebe, kolega, nadređenih i cijele organizacije.
2. Uključite zaposlenike u osmišljavanje standarda rada i ponašanja
Objasnite zaposlenicima što su standardi i zašto su važni. Nakon toga, zajedno s njima osmislite što sve trebaju sadržavati da bi bili kvalitetni i korisni za organizaciju i zaposlenike. Ako radite u većoj organizaciji i ne možete uključiti baš sve zaposlenike u promišljanje, osmislite prijedlog standarda zajedno s najbližim suradnicima. Ostalima prezentirajte taj prijedlog te ih pozovite da postave pitanja i iznesu svoje prijedloge za njihovo poboljšanje. Uključivanjem ljudi povećavate vjerojatnost da će zaposlenici prihvatiti standarde i svakodnevno se ponašati u skladu s njima. Finalnu verziju predstavite svim zaposlenicima – upoznajte ih s očekivanjima, načinom praćenja te posljedicama u slučaju njihovog (ne)poštivanja.
3. Kontinuirano pratite rad zaposlenika prema tim standardima
Ovo je najvažniji korak jer osigurava da ono što imamo na papiru zbilja zaživi i u praksi, a mnogi na njega zaborave. Kako bi takav sustav zaživio, ključno je pratiti ponašaju li se zaposlenici u skladu sa standardima (bilo da to radite vi ili vaši voditelji). Uz to, važno je svakom zaposleniku davati povratnu informaciju (i pozitivnu i negativnu), dosljedno primjenjivati dogovorene posljedice i zajedno s njim napraviti plan njegovog daljnjeg razvoja.
Takva dosljedna primjena standarda na sve zaposlenike povećava osjećaj pravednosti u organizaciji i motivaciju zaposlenika za razvojem, što se pozitivno odražava na uspješnost cijele organizacije.
Protekli mjeseci u kojima je COVID-19 pandemija donijela mnoge promjene u svakodnevnom poslovnom funkcioniranju dodatno su pokazali važnost organizacijskih standarda. U takvoj situaciji su jasna pravila bila još važnija za uspješnu prilagodbu zahtjevima situacije (npr. za rad od kuće ili u smjenama) i neometano odvijanje posla. Pritom, poznato je da se u uobičajenim vremenima stvara temelj za uspješno nošenje sa svim krizama koje mogu doći. Upravo zato, izgradnja i održavanje kvalitetne kulture rada organizacije (p)ostaju ključne i u razdoblju pred nama, kada se čini da se sve vratilo „u normalu“.
I zato prestanite pretpostavljati da svi imamo jednake radne navike. Odlučite kakvu kulturu želite njegovati u svojoj organizaciji i na pozitivan i odlučan način inzistirajte na njenom poštivanju. U postavljanju tako važnog organizacijskog procesa, dobro je potražiti i pomoć vanjskih stručnjaka s iskustvom u tom području jer mi znamo kako osiguravati nepristranost u procjeni pravednosti i kvalitete postavljenih standarda. Upravo takva pravedna i jasna pravila te poticajna organizacijska kultura ključ su motiviranja zaposlenika da se u nju aktivno uklope, što doprinosi uspješnosti cijele organizacije.
