Sustav je zakazao jer je zakazao menadžment

Kad čujete da nešto nije u redu sa sustavom budite sigurni da je pogriješio voditelj. Onaj koji pazi na sustav propustio je učiniti sve potrebno da bi sustav funkcionirao. Snijeg pada zadnja dva tjedna što i nije neka posebna vijest obzirom da je veljača. Uz to nalazimo se u klimatskom području gdje je to uobičajeno u ovo doba godine. Ipak, više od polovice vremena televizijske, novinske i radijske vijesti fokus usmjeravaju upravo k toj pojavi. Čini se kao da je snijeg nešto potpuno čudno i rijetko za sve nas!

Naše čuđenje nad snijegom i snagom vremena je toliko da su ljudi zaboravili neke sasvim uobičajene postupke. Na primjer, pustiti vodu iz slavine da curi kako se cijevi ne bi zamrznule. Ili vještine, kao što je pečenje kruha, te im je problem što nema vode, a kruh se ne dovozi. Takvo stanje osim u gradovima, je i u selima gdje bismo očekivali da su stare mudrosti i interesi sačuvani.

Čini se da je najčudnija situacija u našem drugom najvećem gradu, Splitu. Tamo je gradonačelnik od svih mogućih aktivnosti proglasio "snježni dan" što god to bilo! Objavio je da zatvara vrtiće i škole, obustavlja odvoz smeća te gotovo sve gradske autobusne linije. Vjerojatno gradonačelnik zna razloge zbog kojih je to učinio i kakav je napredak želio postići tim odlukama za svoje sugrađane. Nekako sumnjam da je baš takve poruke sadržavala prezentacija na obuci u Državnoj upravi za zaštitu i spašavanje.

Kako bilo, građanima Splita je bilo potrebno veliko samopouzdanje i tjelesna inteligencija kako bi se snašli u tim uvjetima. Situacija je je poprimila takve razmjere da se uključio i Predsjednik Republike izjavom kako je sustav zakazao.

Sustav nije perpetuum mobile

Na koji sustav točno misli naš Predsjednik teško je reći. O samom sustavu postoji nekoliko definicija koje govore da je sustav zbirka organiziranih stvari te način organiziranja ili planiranja. Drugi kažu da je sustav cjelina sastavljena od odnosa između njenih članova. Dakle, kad govorimo o sustavu, govorimo o nekoj cjelini organiziranoj na neki način i povezanoj odnosima između dijelova sustava. Ono što Predsjednik, a i mnogi ostali zanemaruju jest da sustav ne postoji ako ga nismo stvorili - mi sami.

Postoji mnogo sustava u kojima se svatko od nas tijekom života nalazi. Ponekad čak i u nekoliko njih istovremeno – obitelj, škola, prijatelji, mjesto u kojoj živimo ili posao. Vjerujem da ste se našli u situaciji u kojoj vam se ne sviđa kako je organizirana maturalna proslava. Ili, kako je očišćeno stubište u vašoj zgradi ili ulica u kojoj se zgrada nalazi. Ili kako je organiziran rad u vašem odjelu ili poduzeću. Vjerujem da ste više nego jednom pomislili kako biste vi to, koristeći svoje sposobnosti organizirali puno bolje i jednostavnije.

A ako smo sustav stvorili mi, onda je sasvim jasno da ga mi sami možemo i moramo održavati. Niti jedan sustav koji je čovjek zamislio i ostvario, na žalost, još uvijek nema sposobnost perpetuum mobile. Odnosno jednog jednom pokrenutog sustava koji se sam održava. Nadam se da će to jednog dana biti i moguće. Do tada će svaki sustav ovisiti isključivo o ljudima koji se o njemu brinu i koji su njegovi – menadžeri.

Sustav nadzire menadžment

Menadžeri su oni članovi sustava čiji su ciljevi da sustav, uz pomoć motivacije i podrške, stalno funkcionira. Njima bi trebao biti i cilj da se, ako je moguće, a u većini slučajeva jest, sustav i unapređuje. Voditelji su oni dijelovi sustava koji promatraju sam sustav te njegovu okolinu. Na taj način primaju informacije o događajima koji mogu utjecati na usporavanje ili čak i prestanak rada sustava. U toj razmjeni informacija voditelj treba biti potpuno otvoren i imati povjerenje u svoje suradnike. Tako će u obzir uzeti i one informacije koje mu se naizgled čine irelevantnima. Treba biti i dovoljno upoznat sa sustavom da bi znao koje bi od tih informacija mogle djelovati na sustav.

Na temelju tih informacija menadžer odlučuje što će učiniti u kojem dijelu sustava i koji ljudski resursi će biti korišteni kako bi osigurao sigurno daljnje funkcioniranje sustava. Kad sljedeći put čujete da nešto nije u redu sa sustavom budite sigurni u jedno - menadžer je loš jer je propustio prikupiti sve potrebne informacije kako bi pravovremeno reagirao. Ako ih je čak i prikupio možda nije znao što će s njima. I što je još gore, čeka da sada sve to, umjesto njega, učini netko drugi. Obično voditelj višeg ranga. A i vi pazite kakve aktivnosti provodite i koje poruke pronosite. I vi ste voditelj!

Sustav je zakazao jer je zakazao menadžment

„Sustav je zakazao“ uobičajen je refren ovih dana, i uglavnom dovoljno prikladan. Međutim, ta izjava ne pomaže definirati problem. Kad nešto ne funkcionira uglavnom za to optužujemo sustav, no što/tko je sistem? Ljudima je to prirodna reakcija jer na taj način izbjegavaju odgovornost za nedostatke. Međutim, menadžment je taj koji sustav stvara i usavršava! Coaching ili mentoring bi menadžerima trebao koristiti za usavršavanje sebe pa tako i cijelog organizacijskog sustava. Promatrajući situaciju iz takvog kuta gledanja, može se lako zaključiti da bi odgovornost onda trebao snositi menadžment.

Upišete li rečenicu „Sustav zakazao“ u Google tražilicu, pronaći ćete 28000 rezultata u manje od jedne sekunde. Iako Google svaki spomen tih istih riječi smatra validnim rezultatom, velika je vjerojatnost da su svi rezultati ovog traženja upravo članci u kojima novinari i drugi ljudi krive sustav. Zaboravljamo da smo svi dio sustava, koliko god mala ili velika naša uloga bila u tom sustavu. Međutim, upravo oni ljudi čije su uloge velike imaju najviše utjecaja, a time i najveću odgovornost za trulost u sustavu, koji god sustav to bio. Što je uloga veća, to je veći utjecaj i odgovornost.

Difuzija odgovornosti i coaching

Problem u svakom sustavu stvaraju velike podjele vodstva zbog čega u cijelu priču ulazi pokvareni neprijatelj pod nazivom difuzija odgovornosti. Difuzija odgovornosti je pojava koju su opisali američki psiholozi John Darley i Latané 1968. godine. Pretpostavili su kako je manja vjerojatnost da će netko pomoći, to jest preuzeti odgovornost što je više promatrača u nekoj kriznoj situaciji. Ova se pojava viđa svakodnevno unutar različitih sustava, pa tako i u slučaju onog sustava koji je zakazao. Nitko ne želi preuzeti odgovornost za svoje postupke ili izostanak istih.

Menadžment coaching je izvrstan način na rješavanje difuzije odgovornosti. On se odnosi na metodu obuke, savjetovanja ili upućivanja pojedinca ili grupe kako razviti vještine za povećanje njihove produktivnosti ili prevladavanje problema u izvedbi. Nakon coaching procesa, pojedinac donosi i poduzima mjere za postizanje ciljeva te postaje samopouzdaniji. Osim toga, on učinkovitije doprinosi timu i organizaciji te lakše i produktivnije surađuje s drugima (šef, menadžer, kolege, i sl.). Ono što je najbitnije, pojedinac preuzima veću odgovornost za postupke i svoje obveze.

Coaching donosi prednosti i za organizacije. Najvažnije, to je proces koji osnažuje pojedince i potiče ih na razvijanje samosvijesti, preuzimanje odgovornosti i povećavanje angažmana. Međutim, pomaže i u prepoznavanju organizacijskih te individualnih snaga kao i razvojnih mogućnosti.

Coaching jača sustav organizacije

Svako poduzeće može se smatrati sustavom. Stoga, kako bi se postigao uspjeh, važno je da svi čimbenici sustava skladno funkcioniraju. Rezultati istraživanja sugeriraju kako coaching, kada se koristi kao dio sveobuhvatne organizacijske strategije, može ponuditi temeljni okvir za razvoj ljudskih resursa "ovdje i sada". Također, on može pomoći u uravnoteženom razvoju pojedinaca, tima i same organizacije te tako stvoriti stabilniju strukturu sustava.

Kako sustav vaše organizacije ne bi zakazao, proučite svoju organizaciju te procijenite pomoću stručnjaka kakva organizacijska struktura odgovara vama i vašim zaposlenicima. Pojam organizacijska struktura označava sastav, građu organizacije (od latinskog struere = graditi). Organizacijska struktura je najvažniji element organizacije koji predstavlja strukturu poduzeća pa tako i sastav dijelova koji čine to poduzeće. Struktura je relativno trajno obilježje organizacije. Struktura daje organizaciji obličje, odnosno predodređuje specifičan način njenog funkcioniranja. Prema tome, struktura organizacije je temeljni mehanizam upravljanja djelovanjem organizacija. Do sustava koji je zakazao često dolazi zbog nejasne strukture menadžmenta, podjela odgovornosti i manjka komunikacije među voditeljima i timovima. Oblikovanje organizacijske strukture, odnosno odgovarajuća vrsta organizacijske strukture poduzeća jedna je od najvažnijih odluka u poduzeću. Coaching vam može rasvijetliti put i upoznati vas sa strukturom koja je najprikladnija za vašu organizaciju. Postoji nekoliko vrsta organizacijskih struktura, a najčešće jesu funkcionalna, divizijska, matrična i ravna struktura.

Vrste organizacijskih struktura

Funkcionalna struktura organizacije obilježena je specijaliziranim odjelima (npr. marketing, financije, ljudski resursi). Zaposlenici se specijaliziraju zbog čega im je jasniji put za promociju, a viši menadžer nadzire svaki od specijaliziranih odjela. Svaki zaposlenik odgovara svom višem rukovoditelju, uključujući voditelje odjela, koji odgovaraju višem menadžmentu. Tako odjeli mogu imati problema u komunikaciji jer su svi odjeli odgovorni prema gore zbog čega postoji malo horizontalne komunikacije.

Divizijska struktura dijeli poslovanje na timove na temelju projekata na kojima zaposlenici rade. Svaki projektni tim ima direktora i određenu razinu autonomije. Omogućuje zaposlenicima da se upoznaju s radom svog tima. No, često nisu svjesni rada drugih timova te ne komuniciraju s njima. Ovaj sustav može biti izazovan za upravljanje zbog njegove raširene strukture.

Matrična struktura spoj je funkcionalne i divizijske strukture. Poslovanje je postavljeno u funkcionalnoj strukturi, s tradicionalnom hijerarhijom i specijaliziranim odjelima. Kada se pogleda izbliza, može se primijetiti kako je svaki odjel postavljen u organizacijsku strukturu odjela. Odjeli su podijeljeni u projekte i manje timove. Ovo je složen tip strukture i zahtijeva puno planiranja te snažne sustave komunikacije . Kada dobro funkcionira, ova struktura eliminira mnogo problema koji se odnose na odjele ili funkcije jer komunikacija može doći do pravih ljudi.

Ravna organizacijska struktura izravnava veći dio hijerarhije što omogućuje zaposlenicima više autonomije u radu. Zaposlenici su podijeljeni u privremene timove, iako obično nemaju formalne strukture. Ova struktura eliminira probleme u komunikaciji koji su česti u strukturama odozgo prema dolje. Međutim, teška je za održavanje kako organizacija raste, pa dolazi do potrebe za sustavima s boljom strukturom.

Zašto je važan organizacijski sustav?

Bez neke vrste hijerarhije ili strukture, radno mjesto može postati kaotično. Zaposlenici možda ne razumiju tko je za što odgovoran, zbog čega važne stvari padaju u vodu. Organizacijski sustavi važni su za poduzeća svih veličina. Postojanje čvrste, dobro definirane strukture uklanja zbrku i postavlja jednostavne procese koje zaposlenici trebaju slijediti. Coaching vam može pomoći da izgradite čvrstu organizacijsku strukturu koja pojednostavljuje organizaciju.

Organizacijski sustav stavlja svaku osobu na njezino pravo mjesto, sposobnu doprinijeti svojim dijelom organizaciji. Posjedovanje sustava poboljšava ukupnu učinkovitost, povećava produktivnost i pruža jasnoću svima u organizaciji. Svaki odjel može raditi bolje kada su uloge jasno definirane i ciljevi podijeljeni. Nadalje, pravilan organizacijski sustav može poboljšati donošenje odluka jer informacije teku kroz organizaciju. Menadžeri viših razina mogu prikupljati informacije iz svih odjela što im daje bolji uvid u cjelokupno poslovanje organizacije.

Čvrst organizacijski sustav sprječava stvaranje mnogih poslovnih problema, uključujući dupliciranje poslova i sukobe između pozicija. Radnici izbjegavaju frustraciju zbog stalnog mijenjanja uloga i ciljeva jer se mogu usredotočiti na ono što najbolje rade.

Coaching vam može pomoći da odaberete odgovarajući organizacijski sustav koji će vaše poslovanje podići na višu razinu. Na primjer, ako se vaše poslovanje temelji na proizvodu, matrična ili divizijska struktura vjerojatno će biti idealna. To su strukture temeljene na projektima koje su usredotočene na specijalizirane timove. Mali startupi, s druge strane, mogu razmotriti ravnu strukturu kako bi omogućili svim zaposlenicima da doprinesu svojim vještinama i stručnošću bez uplitanja hijerarhije.

Mendadžment nadzire sustav

Menadžeri su oni članovi sustava čiji je cilj da sustav stalno funkcionira. Sustav može ispravno funkcionirati samo ako se u njega ulaže. Coaching je najbolji način kojim možete uložiti u sustav svoje organizacije. Vi ste oni dijelovi sustava koji promatraju sam sustav te njegovu okolinu. Na taj način primate informacije o događajima koji mogu utjecati na usporavanje ili čak i prestanak rada sustava. U toj razmjeni informacija trebate biti potpuno otvoren i imati povjerenje u svoje suradnike. Tako ćete u obzir uzeti i one informacije koje vam se naizgled čine irelevantnima. Treba biti i dovoljno upoznat sa sustavom da bi znao koje bi od tih informacija mogle djelovati na sustav.

Na temelju tih informacija odlučujete što ćete učiniti u kojem dijelu sustava i koji ljudski resursi će biti korišteni kako bi osigurao daljnje funkcioniranje sustava. I vi ste voditelj! Vi imate velike odgovornosti zbog čega trebate paziti kakve aktivnosti provodite i koje poruke prenosite. Ne krivite sustav, vi ste glava sustava! Koji god ste sustav organizacije odabrali za svoju organizaciju, vi ste najbitniji dio tog sustava.