Jesmo li spremni za otvorenu komunikaciju

Sve u rukavicama...

Zamislite sljedeću situaciju. Rukovoditelj ste i žurno dolazite na posao jer imate važan sastanak. No prije nego na njega odete, dolazite kod svoje zaposlenice i kažete joj da vam je jako bitno da vam napravi jedan izvještaj, kojeg ćete morati prezentirati upravi kasnije tog istog dana. Objasnite sve što treba uvrstiti u izvještaj, zahvalite joj na pomoći te odjurite na sastanak s osjećajem olakšanja jer će izvještaj, kad se vratite, već biti gotov. Sastanak je, kao i uvijek, prošao u žustroj raspravi i vi se, već prilično umorni, vraćate u ured, znajući da vas vjerojatno čeka još jedan takav. Ulazite u ured i zamolite svoju zaposlenicu da vam pošalje izvještaj, kako biste ga dodatno proučili i osmislili kako ćete ga prezentirati upravi. Na vaše nemilo iznenađenje, zaposlenica vam govori kako ga nije stigla napraviti jer joj je „uletio“ kolega kojem je baš nešto hitno trebalo i da ga jednostavno nije mogla odbiti.

Vjerojatno već zamišljate – u tom trenu pada vam mrak na oči i najradije biste iskočili iz vlastite kože od mješavine ljutnje, nervoze, razočaranja i još kojekakvih negativnih emocija. I tada jednostavno – puknete. Počnete joj prigovarati kako vas nikad ne sluša, kako vam je i prije pet mjeseci učinila istu stvar, kako vas je razočarala, kako joj ne možete vjerovati i sl. Vjerojatno će vam nekoliko dana nakon ovakvog nemilog događaja biti žao zbog toga što ste rekli, međutim u tom trenutku se jednostavno ne možete kontrolirati. Kao da vam je netko uzeo uzde iz vaših ruku i sad neka vanjska, nepoznata emocionalna „sila“ upravlja vašim konjima. Na kraju zaključujete da je najbolje da vi sami preuzmete taj posao na sebe i napravite izvještaj onako kako treba, jer vam se već ionako žuri, a povjerenje da će posao biti obavljen od strane vaše zaposlenice je – nestalo. 

Malo po malo, vaš uobičajeni posao se počne dodatno nagomilavati. Zahtjevi od strane uprave svakim danom bivaju sve veći i kompleksniji. S druge strane, vi svaki dan imate osjećaj da ste na rubu snaga i da ćete prvom sljedećom prilikom reći upravi da je dosta i da vi više ne možete/nećete/ ne želite ispunjavati njihove (ponekad besmislene) zahtjeve. Dodatno, zamjećujete i da vaša zaposlenica u zadnje vrijeme ima više vremena nego što je to prije imala. Uočavate da poslove koje je prije radila unutar jednog sata sada radi puno dulje, zbog čega imate privid da zapravo zavlači posao bez stvarne potrebe. Međutim, nemate puno vremena razmišljati o tome, jer vas čekaju svi oni silni izvještaji koje morate napraviti, kao i sastanci na kojima trebate biti prisutni. 

Kako vrijeme ide, hrpe papira na vašem stolu postaju sve veće, „to do“ lista sve dulja, a inbox sve pretrpaniji. Za drugim stolom nalazi se vaša zaposlenica, koja si može priuštiti i vrijeme za pauzu za cigaretu te odlazak kući u redovno vrijeme, premda ste itekako svjesni da svoj posao odrađuje, po vašem mišljenju, neodgovorno i aljkavo. Želite joj nešto reći na tu temu, ali umjesto toga odmahnete rukom i kažete sebi da za razgovor s njom o njenom poslu i davanje takve povratne informacije – nemate vremena. I ciklus se nastavlja… 

Jesmo li spremni?

Ne prođe gotovo niti jedan trening na kojem ne spomenemo važnost otvorene komunikacije za uspješnost u poslu. Dapače, to je nešto s čime se svi generalno jako slažemo. „Pa naravno!“ – reći će mnogi rukovoditelji. „Mi uvijek sa svojim ljudima pričamo! Kako bismo inače radili svoj posao?“. Upravo s ovakvim komentarima zapravo počinjemo otvarati Pandorinu kutiju i njen vjerojatno najzamračeniji i najnejasniji dio koji se zove „Otvorena komunikacija“. Mnogi od nas otvoreno komuniciranje shvaćaju potpuno pogrešno. Za njih to znači pričati o tehničkim stranama posla i o svemu što se u nekom razdoblju treba obaviti, kako bi poslodavac bio zadovoljan. Drugim riječima, ako se posao obavlja dobro i na vrijeme, smatramo da je naša zadaća otvorenog komuniciranja tu završila. Međutim, pogađate, otvorena komunikacija je puno više od toga. 

Primjerice, znamo da uspješan programer mora znati programirati u određenom jeziku. Također, svi znamo da se taj isti programer treba stalno usavršavati u tom jeziku, kako bi njegovo programiranje bilo još bolje. I znamo da taj programer mora općenito odlično poznavati suvremenu tehnologiju programiranja, kako bi mogao uočiti gdje su greške u kodu te ih onda i ispraviti. U svrhu maksimalno kvalitetnog odrađivanja posla, rukovoditelj i programer zajednički razgovaraju o daljnjim koracima i uputama za rad. To je svakako dobro i potrebno, jer razjašnjava tehničku stranu posla, ali nije točka na kojoj treba stati. Potiče li se tog istog programera na razgovor o, primjerice, osobnom usavršavanju? Potiče li se komunikacija kad se uoči problem tog programera u radu s nekim njegovim kolegom? Zna li kako pristupiti zahtjevnom klijentu i uči li ga se kako to učiniti na još učinkovitiji način? 

Svi imamo osjećaj da je tehničke stvari nešto lakše naučiti od ovih „mekih vještina“, poput kvalitetne suradnje s drugima ili smirivanja napete situacije. Isto tako smo svjesni da ljudi nisu uvijek snalažljivi u takvim situacijama te da im je potreban razvoj upravo tih vještina. Kako to da onda ipak ne razgovaramo sa svojim ljudima baš o tome? Upravo to znači onu pravu otvorenu komunikaciju kojom potičemo i motiviramo svoje ljude da rade uspješnije s drugima, te se pritom još i osjećaju bolje. 

Dodatno, otvorena komunikacija znači i razgovor o tome zbog čega kao organizacija i tim radimo ovaj posao koji radimo (koliko god to nekome eterično zvučalo :)), što želimo njime postići, kamo želimo stići i što ćemo po tom pitanju poduzeti. Ovim pitanjima, koje rukovoditelji trebaju prvenstveno postavljati sebi, a onda sustavno razjašnjavati sa svojim ljudima, zapravo kod njih otvaraju cijelo vrelo motivacije i želje za punim osobnim angažmanom. Otvorena komunikacija ne znači stavljanje ružičastih naočala i isključivo bavljenje pozitivom, vizijom i svrhom postojanja poduzeća. Ona znači i razgovor o problemima i izazovima s kojima se svakodnevno susrećemo. Postoji česta predrasuda da rukovoditelji moraju biti savršene osobe, koje se uvijek mogu odlično nositi s bilo kojom situacijom. Ako oni ne znaju što bi napravili, pa tko će onda znati?! Međutim, i oni su samo ljudi. Umjesto da se zakopaju u bespuća svoje nesigurnosti, ne bi li bilo bolje da tu svoju nesigurnost jednostavno – otvoreno iznesu? Znam da nikome od nas nije lako otvoreno izlagati svoje slabosti, međutim, ne leži li baš u tome određena ljepota? Davanjem do znanja ljudima koji nas okružuju da nismo savršeni, dajemo im i priliku da sudjeluju u našem vlastitom rastu i razvoju te tako i dio odgovornosti za zajednički rezultat, koji će sigurno biti iznad očekivanja.

Možemo mi to!

Upravo to i jest poanta cijele priče. Koliko smo hrabri da zapravo iskreno, otvoreno, kvalitetno i jasno komuniciramo? Koliko smo hrabri da se suočimo i s usponima i padovima u odnosima s drugima, a ipak i dalje nastavimo s njihovom izgradnjom? Koliko smo hrabri suočiti se s vlastitom nesigurnošću, pogrešnim uvjerenjima i ponekad neizvjesnim ishodom neke komunikacije? Znam da nam je svima lakše neke stvari jednostavno pustiti i baviti se nekim drugim stvarima (sjetimo se primjera s početka priče), međutim, upravo nam se to vrati kao bumerang (opet se prisjetimo primjera s početka priče). Nije pitanje treba li otvoreno komunicirati, već je pitanje jesmo li spremni na sve što takvo komuniciranje nosi? A definitivno nosi kvalitetnije, pozitivnije, jasnije i čvršće međusobne odnose, što svi želimo, zar ne? Pritom imajmo na umu da ćemo vrlo često željeti odustati od cijele priče, jer okolnosti neće biti savršene i jer će ponekad biti vrlo teško. Međutim, sad kad smo osvijestili koja dobrobit tu leži za nas, naš tim i cijelu organizaciju, najvažnije je čvrsto ustrajati na toj odluci, sve dok nam njeni pozitivni učinci ne budu toliko očiti da više nikada i ne pomislimo odustati od nje. 

Puno uspjeha u izgradnji kvalitetnih odnosa kroz otvorenu komunikaciju želi vam Vaš Ramiro tim!