Izbjegnite zamke organizacijskog dizajna

Počet će osjećati da je planiranje loše napravljeno i da će cijeli projekt negdje zapeti te će se na kraju od njega, djelomično ili potpuno, odustati. Da biste izbjegli zamke koje će se sigurno pojaviti poželjno je pridržavati se određenih pravila koja dokazano pomažu u kvaliteti provedbe. Čak i pridržavanje nekih od njih pomaže ukupnom uspjehu, a bilo bi izvrsno da organizacijski dizajn temeljite na planu i provedbi koji ga uključuju. Što ćete više njih primjenjivati to je veća vjerojatnost da će organizacijski dizajn biti uspješniji.

Neka od ovih pravila će vam se, sama po sebi, možda činiti očiglednima, a za neke ćete možda pomisliti da nemaju baš nekog smisla. To je normalno i ovisi o vašim rukovoditeljskim stilovima, navikama, strategiji poduzeća ili iskustvu. Pokušajte ih promatrati otvorenih očiju i srca kako biste uvidjeli njihovu važnost i dobrobit za vaše napore da postavite dizajn koji će vaše poduzeće pripremiti za budućnost.

Organizacijski dizajn temeljite na dugoročnim strateškim težnjama

Rukovoditelji često troše previše vremena na trenutne organizacijske nedostatke i operativne poslove. Jedan je razlog što im je lakše baviti se stvarima koje daju trenutačan rezultat. Suočeni ste s problemom i donosite rješenje pa je rezultat odmah vidljiv. Drugi razlog je taj što vaši podređeni stalno dolaze do vas i od vas traže upravo takva rješenja. Već same vaše odluke stvaraju ili zadiru u organizacijski dizajn jer se njima mijenjaju dotadašnji obrasci ponašanja, postupci ili ljudi.

To se posebno odnosi na vas koji volite ili imate sklonosti upravljanju na temelju iznimaka. Drugim riječima, u vašem poslovanju nema pravila na temelju kojih bi zaposlenici sami donosili odluke već za svaki postupak trebaju vaše mišljenje. A ono se mijenja od slučaja do slučaja. Imajte na umu da preoblikovanja postupaka, procesa pa i strukture organizacije koja se bave samo trenutnim bolnim točkama često na kraju stvaraju nove probleme.

Vi i vaša organizacija biste zato trebali koristiti načela organizacijskog dizajna kako biste što bolje koristili vaš strateški smjer. Sjetite se da strategija mora biti jako dobro definirana, a najbolje je da za to koristite strateško planiranje. Tako ćete izbjeći zamke da strategija bude općenita jer će vam to odmoći kod pravilnog dizajniranja vaše organizacije.

Uzmite vremena i proučite trenutno stanje

Najčešća greška koju rukovoditelji naprave je posvećivanje premalo vremena i pažnje proučavanju trenutnog stanja. Menadžeri misle da im je trenutno stanje stvari jasno jer se svakodnevno susreću s njim. Njihova je pretpostavka da su im poznati svi postupci, procesi te da znaju kako se svi zaposlenici uklapaju u organizacijsku shemu. To je u najvećem broju slučajeva potpuno pogrešno. Menadžeri nemaju pregled na svime što se dešava u poduzeću pa samim tim imaju velike rupe u shvaćanju kako se procesi odvijaju na svakodnevnoj razini. Isto tako ne znaju koje sve poslove njihovi ljudi obavljaju kako one propisane tako i one koji su nastali tijekom vremena.

Upoznavanje s trenutnom i točnom strukturom je preduvjet da budući organizacijski dizajn ima svoje opravdanje. Vi trebate odvojiti vrijeme kako bi shvatili strukturu zaposlenih, njihove vještine, sposobnosti i granice. To će vam pomoći u otkrivanju temeljnih uzroka problema zbog koji vam je potreban novi dizajn. Doznat ćete i s kakvim ljudima raspolažete i mogu li oni opravdati svoju ulogu i poziciju unutar novog organizacijskog dizajna. Uspoređujući ovu polaznu točku sa strateškim težnjama poduzeća bolje ćete razumjeti na kojim snagama možete graditi organizacijski dizajn i što sve trebate uraditi da biste ostvarili strateške ciljeve.

Organizacijski dizajn zahtijeva metodičnost

Mnogi menadžeri i poduzetnici svoju sklonost novoj strukturi temelje na dojmovima ili  savjetima prijatelja. Intuitivno donošenje odluka može biti dobro u nekim situacijama, a problem mu je što isključuje činjenice, prepoznavanje obrazaca koji stvaraju probleme i, posljedično, ispravne odluke kojima se ti problemi rješavaju. Za vaše poduzeće je previše toga na kocki da biste se oslanjali na intuiciju u preoblikovanju.

Organizacijski dizajn temeljen na osjećaju gotovo uvijek završava neuspjehom koji će dodatno unazaditi vaše poduzeće ionako opterećeno postojećim problemima. Prema našem iskustvu, organizacije donose bolje odluke kada pažljivo prouče postojeći dizajn, razmisle kako riješiti neuralgične točke i minimiziraju utjecaj raznih želja i politika. Korištenjem nekog od modela organizacijskog dizajna bit će lakše ispuniti strategiju poduzeća.

Imajte na umu da preslikavanje gotovih rješenja iz poduzeća vaših poznanika, kolega ili konkurenata također može završiti neuspjehom. Razlog je što je njihov organizacijski dizajn temeljen na njihovoj viziji, njihovim vrijednostima i njihovoj strategiji. Svo troje, a i još mnogo toga, u vašem je poduzeću različito.

Jedinstvena mješavina strategije, ljudi i ostalih resursa općenito zahtijeva individualni odgovor na definiranje strukture, postupaka, procesa, broja ljudi i njihovih uloga u poduzeću.

Novi dizajn treba uključivati i menadžment

Hijerarhijska struktura poduzeća jedna je od očitijih odrednica organizacije koja se može ili treba podvrgnuti preoblikovanju. Zbog toga se mnogi uhvate formalnih promjena u strukturi spajajući ili razdvajajući odjele iako postoje točni koraci pri uvođenju organizacijskog dizajna. Takve promjene su samo kozmetičke jer ih ne prate promjene u postupcima, načinu rada, kompetencijama koje ljudi trebaju imati za obavljanje posla. Zanemaruju se stvarne potrebe dizajna koje uključuju te odrednice i elemente. Kad usporedite to s uređenjem stana zamislite da ste obojali zidove u drugačiju boju i zadržali isti raspored prostorija. Vaš način stanovanja u takvom stanu je možda trenutno ljepši zbog novih boja, a zapravo je ostao isti kao i prije.

Zbog straha od promjene ili nemogućnosti upravljanja promjenama menadžeri često pribjegavaju djelomičnim rješenjima. Pritom gotovo uvijek zaborave da su i oni dio postojećeg organizacijskog dizajna, a time i dio problema. Zato preoblikovanje koje na taj način planiraju najčešće ne uključuje menadžere, njihove pozicije, zadatke ili način rada. Jedan od takvih primjera je uvođenje sustava upravljanja učinkom. Njime su obuhvaćene niže razine odlučivanja i svi radnici, a menadžment se zadovolji time da ima uvid u rezultate podređenih.

Ljude planirajte sukladno potrebama

Jedno često zanemareno pravilo organizacijskog dizajna je da se prije usmjeravanja na zaposlenike treba usmjeriti na uloge koje su potrebne u novom dizajnu. To je lakše reći nego učiniti jer ste u napasti zadržati one ljude koji vam odgovaraju kao osobe, dugo su članovi tima, ne želite ih izbaciti iz zone udobnosti i slično. Zbog toga uloge koje su vam potrebne za ostvarenje strateških ciljeva zanemarujete ili ih prilagođavate onim ljudima koje ste već odabrali prije nego što su te pozicije u potpunosti definirane. Time ste već umanjili doseg koji je novi organizacijski dizajn trebao imati.

Problemi sa zapošljavanjem novih ljudi dodatno potiču takvo razmišljanje pa odustajete od traženja odgovarajućih ljudi za definirane pozicije. Umjesto toga ih popunjavate onim što imate i onim što možete zaposliti. Uz to, problem je što organizacije često ne znaju s kakvim ljudima raspolažu, odnosno nemaju jasnu sliku o kompetencijama svojih ljudi. Sve se svodi na neko maglovito objašnjenje i mišljenje nadređenog koje može i ne mora biti točno.

Popis kompetencija povezan s ljudima koji rade u vašoj organizaciji koji je dostupan prilikom planiranja organizacijskog dizajna iznimno je bitan. Zahvaljujući njemu možete rasporediti ljude na one pozicije na kojima će pružiti maksimum koristeći svoje kompetencije i iskustvo na optimalan način. Pritom će osjećati zadovoljstvo i ispunjenost jer napokon rade ono što vole, što im leži te pritom ispunjavaju zadane ili dogovorene ciljeve.

Upravljanje promjenama uključuje ljude

Organizacijski dizajn često započne razmišljanjima oko promjene procesa, strukture, postupaka. Razmišljanja o ljudima dolaze tek kasnije jer se njih vidi kao elemente kojima će se popuniti izvrsno zamišljen nacrt. Organizacije su skup ljudskih bića s njihovim uvjerenjima, emocijama, nadama i strahovima. Ignoriranje predvidljivih, a često i iracionalnih reakcija zaposlenika dugoročno će potkopati vaše napore za stvaranjem novog organizacijskog dizajna.

Da bi upravljanje promjenama, a organizacijski dizajn to jest uopće moglo funkcionirati u cijeli je postupak od samog početka potrebno uključiti vaše zaposlenike. Oni će sami najbolje prepoznati uska grla upravo u procesima i strukturama. Zahvaljujući njima ćete doznati i njihov način razmišljanja o pojedinim dijelovima postojećeg organizacijskog dizajna. Njima će, pak, biti drago da ih se pita za mišljenje i da se saznaju da imate namjeru nešto popraviti.

I samo upravljanje promjenama ima svoje zakonitosti i korake, a u najranijoj fazi jako je važno da zaposlenicima priopćite da se kreće u redizajn te da očekujete njihovu pomoć. U toj prvoj komunikaciji važno je navesti uvjerljive razloge za promjenu, predviđene promjene, vrijeme trajanja projekta i to na način koji će umiriti zaposlenike, pridobiti njihovu pažnju i učvrstiti ih u mišljenju da rade u poduzeću koje pazi na njihovu budućnost.

Mjerite ono što je važno

Iznenađujući broj organizacija posluje bez promatranja osnovnog kompleta parametara na kojima počiva njihovo poslovanje. Likvidnost, solventnost, povrat investicija pa čak i razina troškova su pojmovi kojima malo koji poduzetnik barata te se u svom poslovanju oslanja na intuiciju i osjećaj.

Moguće je poslovati i na taj način, a kod promjene organizacijskog dizajna nužno je uvesti neki oblik praćenja rada zaposlenika. Metrika je vrlo važna u svakom trenutku jer se iz prikupljenih podataka mogu izvući korisni zaključci. Vjerojatno se vidjeli mnoge statističke podatke za svakog člana nogometne momčadi. Oni trenerima pomažu unaprijediti njihove vještine i upoznati ih s područjima u kojima ih trebaju razviti. Jednako tako trebate i vi napraviti sa svojom momčadi. Od preoblikovanja poduzeća ćete imati malo koristi ako ne znate što se dešava u poduzeću. Imat ćete malo koristi i ako mjerite pogrešne parametre naročito ako su oni temeljeni na starom načinu razmišljanja.

Zato vam je potreban novi ili prilagođen broj mjera kojima ćete mjeriti učinak svakog zaposlenog uključujući i vas! Mjeriti možete puno toga, od brzine donošenja odluka, strukture troškova, cijene, broj izdanih ponuda i slično. Neke starije mjere mogu i dalje biti relevantne pa ih zadržite. Novi parametri neka se usmjere na to kako promijenjena organizacija pridonosi kratkoročnom i dugoročnom cilju koje ste zacrtali strategijom. Dobar početak su Jednostavni, jasni ključni pokazatelji učinka (KPI), a ako imate iskustva s nekim drugim načinom mjerenja prilagodite ga svojim potrebama.

Učinkovita komunikacija je presudna

Svako preoblikovanje poduzeća ima dubok i osobni utjecaj na zaposlenike. Prilikom preoblikovanja se mijenja struktura, hijerarhija, način rada i ljudi s kojima obavljaju posao. Otuđena i štura komunikacija emotivne probleme koji nastaju promjenom kod ljudi dodatno produbljuje. Takva komunikacija samo će izazvati glasine, a glasine su uvijek negativne jer se temelje na pogrešnim pretpostavkama.

Vi želite da preoblikovanje poduzeća uspije pa je dobro da glasina ima što manje. To ćete postići vlastitom, iskrenom i ciljanom komunikacijom. Ako je potrebno razgovarajte sa svim svojim zaposlenicima osobno bilo u razgovorima jedan na jedan ili okupljajući ih prema timovima, odjelima ili geografskim područjima. U svakom je slučaju važno da najviše rangirana osoba, dakle vlasnik, izvršni direktor ili član uprave pokrenu komunikaciju o projektu.

Kako će ljudima i nakon takve komunikacije puno toga ostati nejasno važno je istovremeno pripremiti viši i niži menadžment poduzeća kako i što trebaju komunicirati. Oni trebaju znati što će odgovoriti na pojedina pitanja zaposlenika, a njihovi odgovori također trebaju biti iskreni i otvoreni te usklađeni s ciljevima projekta odnosno vašim izjavama. Mnogi projekti zapnu i potonu upravo na dijelu učinkovite komunikacije prepuštajući upoznavanje zaposlenika s ciljevima i načinom provedbe preoblikovanja čistom slučaju.

Upravljajte rizicima

Iz neznanja, a često i u žurbi da se implementacija novog dizajna započne što prije, mnoge organizacije u plan ne uključuju moguće rizike. Razmišljanje je logično jer sve smo dobro zamislili, što bi moglo poći po zlu? Mnogo toga! Svaka promjena, a posebno ona preoblikovanja poduzeća nosi različite rizike. U slučaju redizajna to mogu biti prekidi poslovanja, odlasci zaposlenika, manjak angažmana zaposlenika ili loša implementacija.

Mnogo štete se može izbjeći ili barem ublažiti ako se ovakvi i slični rizici prepoznaju, a zatim i prate tijekom implementacije. Sama činjenica da ste nabrojali moguće negativne posljedice pomoći će vam ih prepoznati kada se pojave. Jedna lasta ne čini proljeće kaže izreka, a dva ili tri zaposlenika koja su otišla već mogu biti znak za uzbunu. Što prije reagirate na njih lakše ćete smanjiti njihov loš utjecaj.

Praćenje operativnih, financijskih i komercijalnih parametara tijekom promjena je korisno iznimno korisno. Još korisnije je provjera „kako dišu zaposlenici“. Po njihovom angažmanu, prihvaćanju i komentarima ćete već u ranoj fazi doznati vodite li dizajn u pravom smjeru. Smanjenje utjecaja rizika je isključiva odgovornost menadžmenta i vi upravljanje rizicima trebate uključiti u plan preoblikovanja poduzeća.

Prema našem iskustvu, važnost organizacijskog dizajna se ogleda u tome što vam organizacijski dizajn daje rijetku priliku da postavite stabilne temelje za budućnost. Oni istovremeno trebaju biti dovoljno fleksibilni da izdrže buduće nalete konkurencije i zahtjeve tržišta. Uspješan menadžment i uspješne organizacije koriste ovakve promjene izgradnju vlastite budućnosti. Praćenje ovih pravila povećat će izglede za uspješno preoblikovanje. Što više njih implementirate u svoj plan reorganizacije to je veća vjerojatnost da će projekt uspjeti na vaše veliko zadovoljstvo.