Modeli organizacijskog dizajna

Kako bi svi odnosi unutar organizacije bili održavani na zadovoljavajućoj razini, potrebno je pomno pratiti način na koji organizacija funkcionira. Vjerojatno ste se susreli sa situacijom kada ste htjeli ostvariti neki cilj. Primjerice, zacrtali ste da s početkom nove godine želite biti u boljoj formi. Što ste napravili jednom kad ste postavili cilj? Velika je vjerojatnost da ste formirali plan kako ćete dostići bolju formu. Odredili ste koliko često ćete odraditi neki trening, kakvu ćete prehranu imati, koliko ćete odvojiti dana za odmor i slično.

Vrlo sličan proces odvija se u brojnim uspješnim organizacijama zbog dobrog organizacijskog dizajna. Organizacijski dizajn predstavlja proces i način strukturiranja organizacije kako bi se postigli svi zacrtani ciljevi i planovi. U prethodnom primjeru, potreban je dizajnirani plan kako ćemo dostići bolju formu. Na nekom drugom primjeru, recimo dostizanja određene brojke prodaje artikala na godišnjoj razini, potreban je organizacijski dizajn koji će to i omogućiti. Bez njega, menadžment može imati sjajne ideje i vizije za poduzeće, ali ih, možda, nikada neće imati priliku ostvariti. Uz konkretan i dobro odabran organizacijski dizajn, svi kotačići će biti dovoljno podmazani kako bi cijeli stroj, to jest organizacija, radila baš kako treba.

Važnost organizacijskog dizajna

Organizacijski dizajn uključuje, jednostavno rečeno, oblikovanje cijele strukture organizacije. To uključuje podjelu uloga unutar organizacije, podjelu odgovornosti za sve zaposlenike kao i odnose koji se javljaju između kolega te između nadređenih i podređenih. Kada je organizacijski dizajn temeljen na načelima organizacijskog dizajna i poštuju se koraci pri uvođenju organizacijskog dizajna, uspjeh postaje gotovo zagarantiran. On je nužno potreban da bi organizacija napredovala. Daje joj priliku da uspješno odrađuje sve zadatke, da se mijenja s obzirom na zahtjeve i izazove koje donosi tržište i njeno okruženje. Također joj nudi šansu za postizanje svih strateških ciljeva.

Dobro odabran i čuvan organizacijski dizajn poboljšava odnose unutar organizacije čime se stvaraju brojne prednosti u odnosu na organizacije s lošim organizacijskim dizajnom. Smanjuju se konflikti, zbunjenost i zabušavanje jer se kroz organizacijski dizajn stvaraju jasne uloge, odgovornost i zadaci svakog zaposlenika. Komunikacija je olakšana, jednostavna i poboljšana pa se mnogi svakodnevni problemi i izazovi lakše i brže rješavaju.

Izbjegnite zamke organizacijskog dizajna jer će dobro postavljen organizacijski dizajn će dovesti do povećane efikasnosti poduzeća. Naime, ako vi točno odredite kako će vaša organizacija izgledati, smanjujete vjerojatnost da će doći do dupliciranja rada. To jest, različiti zaposlenici neće zbog neupućenosti nepotrebno raditi na istom zadatku, već će svako od njih dati svoj jedinstveni doprinos poduzeću. Time smanjujete redundantnost i ponavljanje, pa i, možda, nenamjerno zabušavanje na radu. Organizacijski dizajn, između ostalog, pomaže i u poticanju inovacija. On hrani organizacijsku kulturu koja potiče kreativnost i preuzimanje rizika. Samim time, stvorit će se organizacija u kojoj se cijeni surađivanje, dijeljenje ideja i istraživanje novih prilika.

Modeli organizacijskog dizajna

Postoje brojni modeli organizacijskog dizajna koji su se javljali u praksi, a zatim i literaturi kako su se s vremenom mijenjale i potrebe organizacija. Svaki od modela ima svoje prednosti i nedostatke, a da bismo znali koji model bi valjalo iskoristiti, moramo dobro poznavati svoju organizaciju i njezine ciljeve. Trebamo znati odvagnuti prednosti i nedostatke određenog modela da bi uistinu spoznali koji će od njih najbolje odgovarati vašoj organizaciji.

Jedan od vjerojatno najpoznatijih modela organizacijskog dizajna jest hijerarhijski model. On se vrlo često može pronaći u mnogim organizacijama, a o njemu je napisano i najviše knjiga. Hijerarhijski model podrazumijeva vrlo jasnu strukturu i zapovjedni lanac. Na samom vrhu je voditelj, ispod kojeg se nalazi jedna ili više razina nižih rukovoditelja, a ispod kojih su opet raspoređeni ostali zaposlenici, članovi njihovih timova. Takav model je koristan u organizacijama koje imaju vrlo stabilno okruženje i jasne, rutinske zadatke.

Nasuprot tome, imamo model koji se bazira na projektima. Takav organizacijski dizajn podrazumijeva da posao odrađuju projektni timovi koji su usmjereni na određene zadatke. Skup svih njihovih aktivnosti trebao bi biti usmjeren na ostvarenje zajedničkog, organizacijskog cilja. Takav se model može često pronaći u organizacijama koje cijene suradnju, inovacije i kreativnost jer se njime mogu materijalizirati brojne ideje i vizije.

Funkcionalni model

U ovom modelu organizacijskog dizajna zaposlenici se dijele s obzirom na funkciju kojoj pripadaju unutar poduzeća poput marketinga ili upravljanja ljudskim resursima. Drugačija podjela unutar istog, funkcionalnog modela može biti usmjerena na proizvod ili uslugu koju nude, a često se ta dva modela organizacijskog dizajna isprepleću pa ponekad govorimo o mrežnom organizacijskom modelu. U ovom modelu jako dolazi do izražaja među funkcijska suradnja i komunikacija te njen izostanak značajno usporava rad i razvoj organizacije. Sam model je vrlo kompleksan, on je pogodan za organizacije koje imaju vrlo složene proizvode ili usluge koje pružaju.

U, primjerice divizijskom modelu, odjeli organizacije se dijele s obzirom na određene uloge, proizvode ili geografske regije. Svaki od odjela radi sam za sebe, ima svoje financije, prodajni odjel i slično. Ovakav dizajn potreban je za poduzeća koja imaju širok raspon proizvoda ili usluga te ako je raspršen na više lokacija. Ovakav dizajn je fleksibilan i lakše se prilagođava na promjene, ali zahtjevniji je za rukovođenje.

Vidimo kako svaki model ima specifičnu strukturu, a i svoju svrhu, jer svaka organizacija ima različito rješenje koje je pogodno za njene potrebe. Neka od njih će dovesti do veće fleksibilnosti, neka do kreativnosti, a neka do stabilnosti. Odabrati pravu opciju nije lako, a pitanje je treba li tu odabranu opciju zauvijek zadržati?

Organizacijski dizajn – trajno rješenje

Možete pomisliti da je, jednom kada ste odabrali određeni dizajn, vaš posao završen. Nadate se da će taj dizajn biti prisutan dokle god organizacije djeluje, a vi se više ne morate brinuti o tome. No, stvarnost je ipak nešto složenija. Organizacijski dizajn koji ne funkcionira u vašem poduzeću, relativno ćete lako primijetiti. Ako ste ga naslijedili od prethodnog rukovodstva, s veseljem i velikom motivacijom ćete pristupiti njegovoj promjeni. Za nadati se je da znate što radite i da ćete odabrati model koji će vam pomoći pokrenuti pozitivne promjene. Međutim, ako ste sami odabrali dizajn koji je nekoć odlično funkcionirao, teže ćete uvidjeti da je možda vrijeme za promjenu. Kao što svaki proizvod ima na sebi otisnut vijek trajanja, tako i organizacijski dizajn ima svoj. Neki od njih poslužit će vam godinama, dok neke od njih ćete morati promijeniti u vrlo kratkom roku.

Kao što ste mogli vidjeti iz kratkog opisa različitih modela, njihova uloga nikad nije ista. Stoga, ako vaše poduzeće treba kreativnost i nove ideje potražit ćete onaj model koji će dovesti upravo do toga. Međutim, jednom kada vaše poduzeće uđe u doba stabilnosti i ustaljenog rada, takav model više neće biti toliko koristan. Mnogi menadžeri padnu u zamku neznanja što se dešava s poduzećem iako je razlog vrlo jednostavan. Vaše se poduzeće nije prilagodilo okolini, tržištu ili novim proizvodima koje ste sami osmislili. Nije lako shvatiti kada je vrijeme za promjenu. I vaša organizacija sastoji se od ljudi, dinamike i stalnih izmjena. Zbog toga je potrebno povremeno ispitati je li trenutni organizacijski dizajn dostatan ili je potrebno primijeniti neki novi.

Kako znati da je vrijeme za promjenu?

Kad smo bolesni, javljaju nam se brojni simptomi. Glavobolja, temperatura, kašalj, svi oni imaju funkciju ozdravljenja tijela. Kašljem izbacujemo tvari koje naše tijelo ne želi, temperaturom ubijamo viruse u organizmu. Jednako tako se javljaju i simptomi unutar organizacije koji indiciraju da nešto ne valja. Njih ima mnogo i ne mogu se uvijek lako pripisati samo jednom uzroku. Zato je jako bitno poznavati organizaciju da bismo na vrijeme shvatili da stvari ne funkcioniraju kako bi trebale. Jedna od važnosti organizacijskog dizajna je i u tome da su simptomi vidljivi i lako prepoznati. Jednom kada vidite simptome u svojoj organizaciji, ispitajte koji uzrok može biti u podlozi. Neki od tih simptoma mogu se pripisati lošem ili nefunkcionalnom organizacijskom dizajnu.

Primjerice, ako komunikacija među zaposlenicima i različitim odjelima više ne teče glatko kao prije, moguće je da trenutni dizajn nije prikladan za potrebe organizacije. Jednako tako, ako se bilježi pad uspješnog odrađivanja zadataka i ciljeva, postoji mogućnost da je razlog tomu loš dizajn. Kada imamo neprikladan dizajn, brojni poslovi ostaju nedovršeni, projekti se ne povezuju, a koordinacija je nestabilna. Isto tako, ako su zaposlenici zbunjeni oko podjele posla i uloga te ako ne obavljaju ili dijele zadatke, velika je mogućnost da trenutni model ne valja.

Kontinuirano ulaganje

Da bi se izbjegla situacija gdje vaša organizacija ne funkcionira zbog krivo postavljenog organizacijskog dizajna, potreban je prije svega kontinuitet. To znači da se treba kontinuirano pratiti napredak, uspjeh organizacije te koliko se uloženi trud isplati. Isto tako, prije nego što počnete tražiti krivca u pojedincima ili odjelima, probajte sagledati širu sliku. Ponekad se i vrlo kvalitetni i sposobni zaposlenici teško mogu istaknuti u okruženju koje to ne dopušta.

Ako je organizacijski dizajn neadekvatan, onda ni najkorisniji zaposlenici neće imati priliku pokazati sve što znaju. Generalno govoreći, ako je u pitanju neadekvatan model organizacijskog dizajna, brojni dijelovi organizacije će patiti. Postojat će sukobi, resursi se neće iskorištavati na prikladan način, odluke se neće donositi na vrijeme, troškovi će se gomilati, a bilježit će se brojni nedostaci koji će tražiti ulaganje mnogo više resursa svih oblika, od novca do vremena i rada. Osim toga, zaposlenici neće imati priliku za napredak i razvoj svojih vještina, što može dovesti do pada motivacije, nezadovoljstva pa i otkaza. Takvi simptomi ukazuju da je vrijeme za promjenu na neki novi model dizajna.

Kao menadžer, vaš zadatak je često nadgledanje. Kontinuiranim praćenjem situacije unutar organizacije, a pritom imajući na umu simptome koje smo spominjali, moći ćete zamijetiti kada organizacijski dizajn više ne funkcionira u ovom novom okruženju poduzeća. Tada je vrijeme za pomno promišljanje o tome što vaša organizacija treba i kako ćete iz nje izvući maksimum s primjenom najboljeg dizajna za nju.