Važnost organizacijskog dizajna

Brojni rukovoditelji ne obraćaju pažnju na postojeći organizacijski dizajn već dođu u organizaciju i mijenjaju sve osim njega. Zapravo se ponekad podcjenjuje koliko je organizacijski dizajn poduzeća bitan čimbenik u stvaranju uspješne organizacije.

Kada pomislimo na povećanje učinka i uspješnost, većinom razmišljamo o povećanju produktivnosti, koheziji timova i stvaranju novih ideja. Međutim, izvor svih navedenih stavki proizlazi upravo iz organizacijskog dizajna. On je temelj koji, ako je dobro postavljen, stvara brojne prilike za rast i razvoj poduzeća. Ako niste uspjeli izbjeći zamke organizacijskog dizajna on će biti loše postavljen što može uvjetovati da će cijela organizacija nazadovati i patiti usprkos brojnim naporima rukovoditelja.

Povećana uspješnost javlja se s organizacijskim dizajnom koji je u skladu s vizijom i svrhom organizacije. Ako odmah na početku uložite trud u postavljanje dizajna, smanjit ćete dodatne troškove, a ujedno povećati kvalitetu proizvoda ili usluga. Organizacija u kojoj se javlja jednostavna struktura s jasno podijeljenim ulogama i odgovornostima je sama po sebi u prednosti naspram ostalih.

Zasučite rukave i pripremite se na postavljanje temelja, a u mi ćemo vam dati sve potrebne alate za izgradnju!

Struktura je pola posla

Stvaranje jasnog plana često može umanjiti glavobolje koje dobijemo tijekom organiziranja posla. Bilo da se radi o postavljanju osobnih ciljeva, kao što je primjerice gubitak na težini, ili karijernih ciljeva, planiranje je ključan dio procesa. Organizacijski dizajn je također na neki način planiranje i investiranje u budućnost. Podrazumijeva da pomoću stvaranja jasne strukture ulažete u zaposlenike i poduzeće.  Time smanjujete vjerojatnost da će vam se, kao rukovoditelju, javiti dugoročni ili kronični problemi.

Stvaranjem stabilnog organizacijskog dizajna pokrećete lavinu pozitivnih promjena. Što to znači? Kada imate odgovarajući dizajn za vaš tip poduzeća, smanjujete dvostruki trud. Neće vam se dogoditi da zbog zbunjenosti oko podjele uloga, dvoje ili više zaposlenika radi isti posao. Time ćete podići razine produktivnosti na novu razinu, smanjit ćete razinu troškova poduzeća, a proizvod ili usluga će postati još kvalitetniji. Dakle, onaj dizajn koji uključuje jasnu strukturu, dobru raspodjelu uloga i odgovornosti, će biti upravo i onaj koji će vašu organizaciju transformirati. Organizacija tada nesmetano može nastaviti rasti i razvijati se sukladno s izazovima tržišta.

Naravno, uvijek postoji mogućnost da će se javiti problemi unutar vođenja organizacije. Međutim, ako imate prikladan dizajn, moći ćete puno lakše razlučiti o kojem problemu se radi. Primjerice, radi li se o zaposleniku koji je nezainteresiran i zabušava ili je to samo mali dio većeg problema – loše raspodjele uloga zaposlenika. Jednom kada imate dizajn koji odgovara vašim potrebama, lako ćete izdvojiti uzroke problema. Tada ćete brže uočiti iglu u plastu sijena.

Prilagođavanje na promjene

Da bi organizacija kao „stroj“ bila uspješna, mnogo je sitnih kotačića koji moraju biti dobro podmazani. Jedan od malih kotačića jest sposobnost prilagodbe na promjenu. Današnji poslovni svijet je vrlo promjenjiv, stoga je ključno da organizacija može ostati u koraku s vremenom. Ako je prilagodljiva, organizacija može lakše i brže odgovoriti na promjene na tržištu.

Isto tako, tehnologija napreduje brže nego ikada dosad, a taj proces se sve više ubrzava. Već je sada pomalo zahtjevno biti u koraku s najnovijom tehnologijom, a kada nemamo dobar dizajn, to postaje iznimno teško. Tehnologija može unaprijediti organizaciju pa je jako bitno da ostanemo što više toku s novostima u tom svijetu. Ako smo poštivali načela organizacijskog dizajna i korake pri uvođenju organizacijskog dizajna imamo organizacijski dizajn koji je dobro strukturiran, možemo lakše mijenjati zahtjeve i zadatke organizacije ovisno o zahtjevima tržišta.

S dobro funkcionalnim dizajnom lakše je uvesti nove procese, proizvode ili tehnologiju u organizaciju. Poduzeće time ostaje korak ispred drugih. Prije dvadesetak godina nije postojala velika potreba za brzim i efikasnim promjenama u organizacijama. Zahtjevi nisu bili toliko promjenjivi. Danas, uz brojne novitete i veliku količinu trendova, postaje sve teže održavati poduzeće na jednakoj razini bez poteškoća. Najčešće se to odražava na relevantnosti i popularnosti, a samim time i na proizvod ili uslugu koje želimo prodati. Kao što smo i mi ljudi skloni promjenama s obzirom na okolinu, tako moramo osigurati da i poduzeće stalno napreduje i mijenja svoj oblik.

Korištenje resursa i ljudskih potencijala

Kad je riječ o resursima, jako je bitno praviti analizu troškova i dobiti. Ako razmišljamo o riskantnom potezu koji bi potencijalno mogao unaprijediti poduzeće, moramo dobro promisliti o svim aspektima prije uvođenja promjene. Kod svake nove ideje i novih ciljeva, koristimo određene resurse. Svi resursi moraju biti ravnomjerno raspoređeni tako da pokrivaju sve bitne dijelove organizacije u onoj mjeri koja je potrebna. Ako prekomjerno koristimo resurse na jednom području, neko drugo područje će zbog toga patiti. To može biti opravdana odluka – ako su dobiti od tog područja dovoljno velike da opravdavaju troškove.

Ova vrsta analize je iznimno bitna ako želimo održavati organizaciju na jednakoj razini produktivnosti, a pritom uvoditi promjene i novosti. Organizacija koja je dobro dizajnirana može vrlo lako raspoređivati resurse s obzirom na strateške ciljeve koje želi ispuniti. Takva raspodjela osigurava da su resursi organizacije postavljeni na aktivnosti koje doprinose sveukupnom uspjehu poduzeća.

Osim toga, organizacijski dizajn uvelike pomaže zadržavanju talentiranih zaposlenika, i privlačenju novih talenata. Dobar dizajn privlači kandidate jer osigurava jasni napredak u karijeri, priliku za rast i razvoj, pozitivnu atmosferu i organizacijsku klimu. Samim time, kada imamo talentirane zaposlenike također imamo motiviraniji i produktivniji tim ljudi. Takav tim će doprinijeti općoj produktivnosti i uspješnosti poduzeća. Dakle, isplati se uložiti trud kako bi zadržali postojeće i privukli nove talente. Upravljanje organizacijskim dizajnom označava i upravljanje ljudskim potencijalima. Kako postavimo dizajn, tako ćemo i koristiti potencijale naših zaposlenika i pomoći im u izgradnji njihovih karijera.

Rukovođenje rizikom

Identificiranje potencijalnih rizika nije jednostavna stvar. Da bi se prepoznao rizik, potrebna je dobra temeljna struktura organizacije, a to uključuje i organizacijski dizajn. Jednom kada shvatimo da postoji opasnost od rizika, potrebno je razviti strategije koje će rizik svesti na minimum. Primjerice, kada imamo vrlo jasan proces donošenja važnih odluka, smanjujemo mogućnost da će se javiti odluka s katastrofalnim posljedicama.

Ako vi kao rukovoditelj smatrate da treba donijeti odluku isključivo prateći svoj instinkt, možete napraviti velike i nepovratne greške. Međutim, ako uparite vaš prirodni instinkt s procesom donošenja odluka, i ako pratite sve korake – doći ćete do prave odluke. Zašto? Zato jer ćete samim prolaskom kroz proces donošenja te važne odluke moći odvagnuti koristi i nedostatke odluke. Tako izgleda dobro implementiran organizacijski dizajn. Svi znaju svoje uloge i protokole koje trebaju slijediti.

Još jedna stvar koja može olakšati rukovođenje rizika je komunikacija. Da vi kao rukovoditelj ne znate točno koje su sve vaše uloge i odgovornosti, vjerojatno biste se našli pred zidom. Ne biste znali odakle krenuti i na što se fokusirati. Komunikacija sa zaposlenicima bila bi otežana, a zatim ni oni ne bi znali što im je činiti. Kad prilikom restrukturiranja koristimo znanja o modelima organizacijskog dizajna imamo dobar organizacijski dizajn, uloge su jasne i zaposlenici točno znaju kako njihov rad doprinosi radu poduzeća. Takva jasnoća smanjuje nesporazume i konflikte, a povećava uspjeh i pozitivnu atmosferu.

Zadovoljstvo i inovacija

Ono na što se uvijek fokusiramo kada pričamo o poduzeću je osigurati zadovoljstvo kupca. Bilo da se radi o proizvodima ili o uslugama, klijenti su bitan dionik organizacije jer bez njih organizacije ne bi ni bilo. Svako poduzeće opstaje na zadovoljstvu svojih klijenata. Dizajn koji je prikladan vašoj vrsti poduzeća stvara jasno razumijevanje potreba i preferencija klijenata. I sama organizacija može puno lakše zadovoljiti te potrebe i stvoriti proizvode visoke kvalitete te što bolje usluge. Kada ulažete trud, napor i resurse u klijente to će vam se najčešće isplatiti. Jedan od razloga jest jer time osiguravate vjernost klijenata.

U moru poduzeća koje mogu izabrati, oni izabiru vaše. I ako ustrajete u tome da se njihove preferencije zadovolje, oni će nastaviti birati upravo vas. Još jedna stavka koju ne treba zaboraviti jest da se priče lako šire. Pozitivno iskustvo za jednog klijenta dovodi do preporuke nekom drugom. Ako i taj drugi ima pozitivno iskustvo, nastaje lančana reakcija pozitivnih preporuka za vaše poduzeće. Imajte na umu da se jednaka stvar događa i s negativnim iskustvima pa je uvijek potreban oprez.

Organizacijski dizajn pomaže i stvaranju inovacija. Kada uklopimo sve dosad navedeno – pozitivnu atmosferu, privlačenje talenata, jasnu komunikacija, smanjenje rizika – to sve rezultira inovacijom. Takva organizacija će moći povremeno poduprijeti eksperimentiranje i preuzimanje rizika, što može dovesti do briljantnih ideja. Inovacije mogu pomoći stvoriti nove proizvode, procese i usluge koji pomažu održavati vas na visokoj poziciji u usporedbi s vašim konkurencijama.

Ključ uspjeha

Jednostavno rečeno, organizacijski dizajn je ključ uspjeha organizacije. Ako želite ostvariti vizije koje ste dosad imali za vaše poduzeće, provjerite odgovara li dizajn koji trenutno imate potrebama vaše organizacije. Kako smo dosad spomenuli, ako uložite trud u postavljanje dizajna stvorit ćete si brojne prednosti. Svaki od navedenih „kotačića“ ima svoju ulogu u velikom stroju. Iako se može činiti malen i nebitan, ako ne funkcionira taj kotačić postaje veliki problem. Takvi problemi su rješivi.

Ako želite podmazati stroj, prilagodite dizajn. To će omogućiti da vaše poduzeće uspješno radi, da je spremno na promjene, da koristite resurse na najadekvatniji način. Također će vam pomoći da stvorite zaista kvalitetne proizvode i usluge te omogućite napredak i razvoj talenata među zaposlenicima. Uvelike će vam olakšati stvaranje zadovoljnih klijenata i krajnjih korisnika, a pokrenut će i inovacije i nove ideje.

Organizacijski dizajn trebao bi biti prioritet svakom voditelju i rukovoditelju organizacije. Stvaranjem jasne strukture, uloga i odgovornosti, organizacija može postići sve navedene prednosti. Time će si osigurati rast i izdvajanje iz mase drugih poduzeća. Pozitivnim povratnim informacijama od strane sadašnjih i bivših zaposlenika ili pak od strane klijenata, vaša organizacija isticat će se po prednostima i uspjehu. Svi kotačići bit će podmazani, a vaš posao bit će olakšan. Napravite si uslugu i prilagodite organizacijski dizajn da bi vaše poduzeće zasjalo.